Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке 2023

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Но нормам статьи 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку, в личную карточку и в Договор, вносят соответствующие корректировки.

Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, но ее проводят в обязательном порядке, в противном случае в будущем возникнут вопросы при назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства.

Новый приказ Минтруда регулирует, как провести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, развода или по иным причинам.

Законодательная база по изменению личных данных работников

Чаще всего смена личных данных производится при заключении брака. Федеральный Закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году) в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.

Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. При изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.

12 положения о паспорте, утвержденного постановлением правительства № 828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

Но нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии после замужества — нет, достаточно внести исправления. ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта.

Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, исправляют, если для этого есть причины и документальное подтверждение. В качестве причины, например, выступают:

• перемена фамилии вследствие замужества или развода;
• смена персональных данных по другим причинам;
• ошибки в написании фамилии.

Что касается документальных подтверждений, то в их качестве выступают свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене личных данных, о расторжении брака и другие официальные документы.

Работодатель по последнему месту трудоустройства вносит запись в трудовой, что фамилия изменена на основании свидетельства о браке и заявления сотрудника.

Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем.

Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Минтрудом, указано, что дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала, и разъяснено, как в трудовой книжке сделать запись о смене фамилии после замужества или развода.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом — приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке

При изменении личных данных работника делается запись в ТК о смене фамилии с учетом следующих правил:

• старая фамилия зачеркивается;
• рядом или над старой фамилией указывается новая;
• отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов подтверждающего документа;
• ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись, расшифровку и печать организации.

Вносить правки рекомендуется компактно, если они потребуются не однократно, для всех исправлений должно хватить места. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца, как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

Мы рассмотрели самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК, поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

• личное дело;
• лицевые счета;
• трудовой договор;
• все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные зачеркивают одной чертой и вносят актуальные. Допустимо распечатать бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставить отметку о его замене.

Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются подпись и печать.

Если не хватает места, информацию указывают в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.

Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.

В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.

Вебинары и статьи о бухгалтерии и про бухгалтерию — Контур.Бухгалтерия

Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.

Когда вносить изменения в трудовую книжку

Если сотрудник перед введением электронных трудовых книжек написал заявление о сохранении бумажной трудовой, тогда бухгалтеру или кадровику придется ее вести: делать записи о кадровых мероприятиях и менять личные данные при смене фамилии. Напомним, с сентября 2021 вступили в силу новые правила заполнения трудовых (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021). Изменения несущественные, но их стоит изучить.

Трудовая книжка — один из базовых документов, подтверждающих стаж сотрудника и должности, которые он занимал. При смене фамилии сотрудника нужно внести изменения в книжку, чтобы потом при назначении пенсии не возникли трудности. Алгоритм корректировки прост и тоже регулируется новым приказом Минтруда.

Какие законы и акты регулируют смену фамилии в трудовой

Обычно фамилию меняют сотрудницы после свадьбы или развода. Такие изменения персданных подтверждает свидетельство о браке или о разводе (ст. 30 ФЗ-143). Фамилия — один из главных идентификаторов для гражданина, она фиксируется прежде всего в паспорте — главном документе, удостоверяющем личность (ст. 19 ГК РФ). Поэтому при смене фамилии человек меняет паспорт.

Трудовая книжка содержит личные данные, которые вносятся в нее из паспорта. Но при смене паспорта трудовую книжку не нужно менять — в нее просто вносят исправления (Приказ Минтруда №320н от 19 мая 2021).

Какие личные сведения о работнике есть в трудовой книжке

Кроме данных о должностях и работе в трудовой книжке есть личные данные работника:

• ФИО;
• дата рождения;
• образование и специальность или квалификация.

Эти данные изменяют, только при подтверждении соответствующими документами — дипломами, свидетельством о браке или расторжении брака, паспортом, свидетельством о смене личных данных — ведь иногда имя или фамилию меняют по собственному желанию.

Изменения вносит текущий работодатель. Если человек менял фамилию, когда не был трудоустроен, то после устройства на новую работу исправления в книжку внесет кадровик или бухгалтер компании.

Как изменить фамилию в трудовой книжке

Прежде всего работник пишет заявление о смене фамилии в трудовой книжке и других документах. 

Образец заявления о смене фамилии в трудовой книжке:

Директору ООО «Теплый кот» Аксенову В.И. от ведущего копирайтера

Пшеницыной А.П.

заявление.

Прошу изменить в учетных и кадровых документах мою фамилию с «Антонова» на «Пшеницына» в связи с вступлением в Брак. Прилагаю копии подтверждающих документов. Оригиналы готова предоставить.

Приложения:

1. Копия свидетельства о браке I-ХХ №123456.
2. Копия паспорта ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.

Подпись 11 февраля 2022

На основании заявления работодатель выпускает приказ — вот образец приказа:

ООО «Теплый кот» 

Приказ №12

г. Екатеринбург

14 февраля 2022

• О внесении изменений в учетные и кадровые документы в связи со сменой фамилии сотрудницы
• На основании личного заявления ведущего копирайтера Пшеницыной (в девичестве Антоновой) Анастасии Петровны, свидетельства о заключении брака и паспорта
• ПРИКАЗЫВАЮ

1. Изменить во всей учетных и кадровых документах ООО «Теплый кот» (трудовая книжка, личная карточка формы Т-2, трудовой договор, штатное расписание) фамилию сотрудницы с «Антонова» на «Пшеницына».
2. Бухгалтерии внести изменения в лицевой счет и расчетные документы.

Ответственным назначаю бухгалтера Семенову А.С.

Основание — заявление сотрудницы от 11 февраля 2022, свидетельство о браке I-ХХ №123456, паспорт ХХ YYYYYY, выдан 15 января 2022 отделом УФМС России по Кировскому району города Екатеринбурга, код подразделения 123-456.

С приказом ознакомлена: Семенова А.С.

14 февраля 2022

Затем бухгалтер изменяет фамилию в трудовой:

• зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию, чтобы ее можно было прочитать;
• рядом с нею или выше вписывает новую фамилию;
• на внутренней стороне обложки вносит основание — реквизиты подтверждающего документа;
• ответственный за корректировку сотрудник расписывается и ставит печать организации.

Лучше указывать реквизиты подтверждающего документа компактно, потому что личные данные могут измениться снова.

Образец исправления фамилии в трудовой книжке:

Для смены фамилии могут быть и другие поводы с соответствующими подтверждающими документами, действовать нужно тем же самым образом.

В какие еще документы внести изменения

Кроме трудовой книжки изменить фамилию нужно в таких учетных и кадровых документах:

• личная карточка сотрудника;
• трудовой договор;
• штатное расписание;
• лицевые счета и другие кадровые и бухгалтерские бланки, в которых есть личные данные сотрудника.

Личную карточку обновляют аналогично трудовой книжке: зачеркивают одной чертой фамилию и вносят актуальные данные, указывают дату обновления и ссылаются на документ-основание. Можно также распечатать страницу карточки с новыми сведениями, а на прежнем листе прописать причину замены.

По трудовому договору есть мнение, что редактировать его нужно только для внесения недостающих данных (ст. 57 ТК РФ), и смена фамилии — это другая история. Но лучше новую фамилию утвердить допсоглашением к договору.

Есть ли санкции за неверное оформление трудовой книжки

Работодатель отвечает за верное заполнение документов, а сотрудников, оформляющих документы, можно привлечь к ответственности за ошибки в трудовой книжке, личной карточке и других бумагах (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП;
• 30-50 тыс. рублей для юрлиц.

Для работника не предусмотрена ответственность за передачу недостоверных данных, поэтому работодатель может внести условие об этом в трудовой договор или локальные акты. Тогда к сотруднику можно будет применить дисциплинарную ответственность. Но с подобными документами сотрудник знакомится под роспись.

Работайте с кадровыми документами, зарплатой, учетом и отчетностью в Контур.Бухгалтерии. В сервисе легко вести учет по сотрудникам, бухгалтерский и налоговый учет, а отчетность формируется автоматически. Все новички могут тестировать систему бесплатно 14 дней.

С 2022 года электронные больничные стали обязательными, бумажных листков нетрудоспособности больше нет. Прямые выплаты работают во всех регионах, а еще они стали «проактивными». Появились новые формы документов, изменился порядок взаимодействия с ФСС. Расскажем, что в этих условиях делать работодателю.

, Елена Космакова

Переход на электронные трудовые книжки упростил документооборот. Все данные о трудовой деятельности граждан хранятся на индивидуальном лицевом счете (ИЛС). И если работник был уволен, то этот факт обязательно должен быть зафиксирован в электронной трудовой. Для этого работодатель сдает отчет СЗВ-ТД.

, Михаил Кобрин

Смена фамилии в трудовой книжке: образец 2022 года

Смена фамилии в трудовой

Изменение фамилии при вступлении в брак должно подкрепляться свидетельством о регистрации брака. Поскольку в паспорте или в ином документе, удостоверяющем личность гражданина, указывается фамилия, то при заключении брака документ подлежит замене. Все работодатели, кроме физических лиц, не обладающих статусом ИП, обязаны заполнять трудовые книжки на своих подчиненных.

В ней также содержатся сведения о фамилии работника. Внося данные о фамилии, кадровая служба основывается на предоставленном сотрудником паспорте. Из этого следует, что при смене фамилии в паспорте в документ о трудовой деятельности аналогично должны быть внесены изменения.

Порядок изменения фамилии и основания для этой процедуры регламентированы вышеперечисленными нормативно правовыми актами: п. 26 Постановления Правительства и п. 2.3 Постановления Минтруда.

Согласно законодательству, помимо ФИО, в трудовой книжке должны быть указаны следующая информация:

• дата рождения владельца трудовой;
• сведения об образовании и квалификационные данные;
• должность;
• о смене места работы;
• датированные записи о трудоустройстве и прекращении договора.

Для внесения записи о смене фамилии, сотрудник должен подать заявление в письменном виде. На основании его руководитель в свою очередь издает Приказ. Данные из документа, подтверждающего изменения, должны быть внесены на внутреннюю сторону первой страницы трудовой.

Скачать образец заявления сотрудника на смену фамилии в учетных документах

Скачать образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак

Как вносится запись в трудовую?

Внося изменения в документ о трудовой деятельности сотрудника ответственное лицо должно следовать следующим правилам:

• зачеркнуть старую фамилию;
• указать новую сверху или сбоку от зачеркнутой;
• поставить соответствующую отметку об изменении на внутренней части обложки и указать реквизиты, которые содержатся в подтверждающем документе;
• поставить подпись с расшифровкой и заверить внесенные правки печатью компании.

Также рекомендуется вносить изменения компактно. Это объясняется тем, что такого рода поправки могут производиться не единожды.

Вносим изменения в остальную документацию

Кроме внесения правок в трудовую книжку, не стоит забывать, что актуальные данные должны содержаться в иных кадровых и учетных документах, таких как:

• личное дело или карточка сотрудника;
• кадровая документация и бухгалтерские бланки, в которых требуется указать персональные данные.

В карточке сотрудника аналогичным образом можно зачеркнуть чертой старую фамилию и внести новую.

Есть и второй способ:

• проставить отметку на старом листе о замене;
• распечатать бланк из карточки с актуальными сведениями;
• проставить на новом бланке дату внесения правок, сведения об уполномоченном лице с его подписью, реквизиты документа-основания и печать организации.

При недостаточном количества места данные могут быть указаны в «Дополнительных сведениях» на свободных полях. Также рекомендуется утвердить поправки с помощью дополнительного соглашения.

Источники:

Порядок смены фамилии в трудовой книжке — образец

Смена фамилии в трудовой книжке — образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин, выбравший бумажную трудовую, представляет ее на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Важно! С 01.09.2021 запись о работе по совместительству может быть указана в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на работу по основному месту работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем с ним был заключен трудовой договор по основному месту работы у данного работодателя.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено.

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака.

Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2021

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 7 приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Инструкция: как правильно изменить фамилию в трудовой книжке

Кадры

Как правильно изменить фамилию в трудовой книжке:

1. Аккуратно перечеркнуть прежнюю информацию.
2. Рядом написать новые сведения.
3. На внутренней стороне обложки сделать запись о корректировке и заверить данные.

13 сентября 2021 Иванова Наталья

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать образец изменения фамилии в трудовой книжке в связи с вступлением в брак

Обстоятельства для смены установлены законодателем. Меняют данные самостоятельно граждане РФ в возрасте от 14 лет при наличии уважительных причин (до 14 лет — родители). Особенности действий при изменении регулирует Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ. Поводом для изменения являются:

1. Собственное желание. Чаще всего из-за сложного или неблагозвучного произношения или религиозных взглядов.
2. Бракосочетание. Фамилию исправляют при наличии бумаг о бракосочетании.
3. Расторжение брака. Замена — при предоставлении бумаг о разводе.

Помните, что замена трудовой книжки при смене личной информации не производится!

На основании каких документов меняют данные в трудовой книжке

Перечень документов, в которых прописано, как изменить на титульном листе фамилию, дату и другую информацию, установлены приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021. Пункт 7 утвержденной им инструкции определяет перечень документов-оснований:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке или о его расторжении;
• документы с подтверждением изменения (с указанием номера и даты).

Наличие этих бумаг позволит специалисту по кадрам внести информацию в трудкнижку сотрудника.

Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О

Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудкнижку. Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.

Заявление включает такие сведения:

1. Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
2. Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
3. Дата оформления обращения.
4. В середине следующей строки — слово «заявление».
5. Текст обращения с просьбой излагают ниже.
6. После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.

К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение: Копия свидетельства о заключении брака. Копия паспорта. Никанорова 13.09.2021

Как внести изменения в трудовую книжку

Внесение записи регулирует приказ Минтруда № 320н: в п. 7 указано, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством или по другой причине. Запись вносят на 1-й (титульный) лист.

Действия работодателя:

1. Имеющуюся запись с прежней информацией перечеркивают одной чертой.
2. Рядом с перечеркнутой вносится новая информация. Это делают над записью, рядом, под записью — момент нормативно не урегулирован. На внутренней стороне обложки указывают документы-основания для корректировки. Строгая формулировка не утверждена. Вариантом является «Фамилия в трудовой книжке изменена на основании свидетельства о браке…». Работодатель указывает номер свидетельства-основания и его дату.
3. Запись на внутренней стороне обложки заверяет работодатель или лицо, которое им уполномочено (с расшифровкой), с указанием даты.
4. Работодатель ставит печать учреждения или печать кадровой службы (если таковые имеются). Печать не должна перекрывать внесенные записи.

1. Все надписи производят разборчиво, без сокращений.
2. Вот образец, как правильно изменить фамилию в трудовой книжке в 2021 году:
3. А вот образец, как писать в личном листке по учету кадров о смене фамилии из-за вступления в брак, — аналогично ТК, укажите в личном листке такую запись:

Фамилия «Викторова» изменена на фамилию «Никанорова» на основании свидетельства о заключении брака от 07.08.2021 IV-МЮ № 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы.

Как исправлять фамилию из-за ошибки кадровика

Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке

На наглядных примерах и с юридическими ми объясняем, как изменить записи о Ф.И.О. или дате рождения работника, внести сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности, как исправить записи о приеме, переводе и увольнении в разделе «Сведения о работе».

Недаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи.

Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.

Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках – для вас!

Изменение, дополнение или исправление?

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.

Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.

В дальнейшем и будем из этого исходить.

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:

1. Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – «ТК РФ») – в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77–81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую – и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26–30.

Изменение фамилии в трудовой книжке (после замужества, прочее) в 2018 году: образец записи, как правильно внести, правила оформления смены

Время на прочтение: 6 минут

Среди многочисленных жизненных ситуаций встречается и такая, как изменение фамилии. Это влечёт за собой замену множества личных документов. Ведь это фактически смена персональных данных.

Для трудоустроенного человека важнейшим документом, по крайней мере до 2021 года, когда в действие будет введён электронный кадровый учёт всех работников страны, является трудовая книжка.

Задача кадровика — правильно внести в неё изменения.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке

Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:

• работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
• супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
• человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.

Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:

• при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени — минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
• для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры.

Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников — визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов.

Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О.

, прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую

Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225, которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.

Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:

• паспорт с новыми персональными данными;
• свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
• если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию — свидетельство о смене;
• в крайних случаях — замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.

Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки.

Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника.

Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.

Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают.

Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация.

В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.

Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами

Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.

В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие

После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую — издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:

1. Указываем дату составления распоряжения.
2. Формулируем цель документа — об изменении фамилии в учётных документах.
3. Вносим старые и новые данные по работнику.
4. Уточняем основания для внесения изменений.
5. Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
6. Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
7. Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.

Приказ об изменении фамилии в учётных документах заполняется по стандартной форме

И вот теперь, после всей предварительной подготовки, кадровик может приступить к внесению изменений в личный кадровый регистр работника. Документ, который регламентирует правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, — Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003.

Алгоритм действий при внесении корректировок в трудовую книжку выглядит следующим образом:

1. На основании вышеуказанного руководства по оформлению трудовых (смотри пункт 2.3 Инструкции Минтруда) корректировки должны быть внесены на правый титульный лист трудовой книжки (первый разворот). Изменения вносятся путём зачёркивания предыдущих данных одной тонкой чертой, чтобы старые данные оставались читабельными. По возможности следом (а если не входит в одну строку — над зачёркнутой фамилией) аккуратно вписываются новые данные (фамилия, имя или отчество).

   В основной части аккуратно меняем фамилию

2. В левой части титульного разворота необходимо сформулировать причину и основания внесения изменений. Для этого нужно разборчивым почерком проставить дату, серию и номер документа, который подтверждает произошедшие изменения в идентификационных данных. Корректировка в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, начальником службы управления персоналом или другим уполномоченным работником. На пересечении с записью, ближе к краю ставится печать предприятия (если есть).

   В левой части обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

3. Что ещё следует учесть при внесении уточнения:
   • запись должна быть сделана одним цветом;
   • запрещено оформлять трудовую с помощью гелевой ручки;
   • фамилия вносится полностью (когда фамилия становится двойной, например, Петрова-Воткина, нужно зачеркнуть устаревшее — «Петрова» и прописать полную новую фамилию).

Корректировки внесены. Отметим, что при оформлении трудовой документации не рекомендуется забирать оригиналы подтверждающих документов у работника (взять нужно, но только копии). Уточнения рекомендуется делать в его присутствии.

Если работник повторно меняет фамилию (например, при разводе) процедура повторяется:

• старые данные зачёркиваются;
• на свободном месте вписываются обновлённые данные;
• указываются реквизиты документа, ставится виза ответственного лица, печать.

Видеоинструкция: как внести изменение фамилии в трудовую

В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы

При изменении персональных данных о сотруднике кадровикам придётся исправить информацию и в другой кадровой документации:

1. В журнале учёта трудовых книжек.
2. В лицевом счёте сотрудника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
3. В личной карточке служащего (форма № Т-2), здесь помимо изменения фамилии нужно обновить данные паспорта.

   Сведения о смене фамилии и паспорта вносятся в личную карточку работника

4. В трудовом контракте. Для этого составляется дополнительное соглашение, где опять же дублируются основания для внесения корректировок, устанавливается срок ввода в действие новых персональных данных человека.

   Дополнительное соглашение к трудому договору фиксирует изменение личных данных работника

5. В графике отпусков, ведомостях, другой кадровой документации.

Если человек самостоятельно не получил СНИЛС, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного свидетельства кадровику (или бухгалтеру, в зависимости от того, кто на предприятии занимается этим вопросом) нужно оформить и направить в региональное подразделение ПФР пакет документов, куда должны входить:

• заявление-анкета по форме АДВ-2, обратите внимание, что в заявлении должна стоять обновлённая подпись человека, поменявшего фамилию;
• опись-перечень документации (форма АДВ-6);
• предыдущий СНИЛС сотрудника;
• ксерокопия нового паспорта работника.

Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить

Ошибка даже в одной букве фамилии может привести к признанию трудового документа недействительным. В связи с чем человек может потерять весь свой наработанный к тому времени стаж.

Самые распространённые ошибки в заполнении титульного листа документа:·

• неправильно указаны Ф. И. О. работника;·
• не стоит печать предприятия, когда она есть;
• нет визы ответственного лица, имеющего право заполнения трудовой, и её расшифровки;
• дата оформления книжки сознательно показана неточно (это делается, как правило, для увеличения трудового стажа).

Если ошибка всё-таки допущена, исправлять её нужно обязательно, но при этом запрещено:

• вносить коррективы с помощью гелевой ручки, так как состав пасты неустойчив к воде и истиранию;
• использовать корректор — только зачёркивание тонкой линией.

Что ещё важно:

• исправления вносятся разборчивым почерком;
• обязательны реквизиты подтверждающих документов;
• ставятся расшифровка подписи лица, внёсшего коррективы, и печать организации;
• внести коррективы необходимо сразу, как только была замечена ошибка, вне зависимости от того, допущены неточности на предыдущей работе или на нынешней (кто обнаружил, тот и исправляет).

Трудовая книжка — важнейший документ в жизни работающего человека. Поэтому относиться к нему нужно ответственно и грамотно.

Кадровым работникам следует помнить, что от этого личного регистра во многом зависит сумма будущей пенсии человека и его спокойствие при её оформлении.

Сплошь и рядом случаются ситуации, когда работник, выходя на пенсию, обивает пороги учреждений, чтобы добиться справедливости. И всё «благодаря» некомпетентности кадровика.