Компенсация транспортных расходов сотрудникам: правила и порядок процедуры, размер и расчет

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

• Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
• Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

• для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
• для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни Налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Как компенсировать транспортные расходы сотрудникам

Случаи, когда работодатель обязан оплатить проезд работников, установлены Трудовым кодексом РФ. В соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель возмещает сотрудникам расходы на дорогу при направлении в командировку. А в соответствии со ст. 168.

1 ТК РФ, возмещаются транспортные расходы, связанные со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Причем сотрудникам, которые по служебной надобности вынуждены перемещаться в пределах населенного пункта, также положена компенсация за проезд в общественном транспорте.

Особенно внимательно нужно относиться к проезду на такси. Такие транспортные расходы в командировке подлежат компенсации, только если их необходимость удастся обосновать. Например, сотруднику пришлось добираться из аэропорта до гостиницы в позднее время. Или добраться до пункта назначения иным общественным транспортом было невозможно.

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность в силу ст. 169 ТК РФ сотруднику положена компенсация за проезд к месту работы и новому месту жительства не только его самого, но и членов его семьи. А на основании ст.

325 ТК РФ некоторые наши сограждане могут даже бесплатно съездить в отпуск.

Такая компенсация за проезд к месту отдыха и обратно в пределах Российской Федерации положена один раз в два года лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и ежегодно — сотрудникам федеральных государственных органов и учреждений.

Чтобы получить такую компенсацию, сотруднику необходимо обратиться с заявлением к работодателю. В заявлении необходимо отразить сроки отпуска, сумму расходов к месту отпуска и обратно, приложить подтверждающие транспортные расходы документы (билеты).

Иные случаи, когда за дорогу платит работодатель

Вопрос доставки работников на работу и обратно трудовым законодательством не урегулирован, но многие работодатели оплачивают дорогу сотрудникам по собственной инициативе. А если такой пункт предусмотреть в трудовом или коллективном договоре, тогда, на основании п. 26 ст.

270 Налогового кодекса РФ, организация будет вправе не учитывать эти расходы при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Работодатель чаще всего осуществляет доставку персонала собственным или арендованным транспортом, когда возможность доставки общественным транспортом отсутствует или затруднена из-за удаленности производства или особенностей режима работы.

Но иногда сотрудникам просто выплачивается денежная компенсация проезда к месту работы и обратно общественным транспортом.

Компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях

Если сотрудник использует для поездок по заданию предприятия личный автомобиль, то работодатель обязан ему компенсировать расходы на топливо и амортизацию авто. Для этого может быть предусмотрена выплата компенсации в трудовом договоре. Но следует помнить, что компенсацию включить в расходы при расчете налога на прибыль можно только в пределах норм:

• 1200 руб. в месяц — при двигателе 2000 см³ и меньше;
• 1500 руб. — при двигателе объемом более 2000 см³.

Размеры выплачиваемых компенсаций можно предусмотреть приказом руководителя.

Образец приказа о размере компенсаций за использование личных транспортных средств

Другим вариантом является заключение договора аренды транспортного средства. Этот способ позволит отразить в налоговом учете всю сумму расходов сотрудника на транспортное средство. Чтобы компенсация была правомерна, сотрудник должен подтвердить, что является владельцем автомобиля.

Поездки от дома до места работы на личном автомобиле компенсации не подлежат.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда.

Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму.

Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

Для компенсации транспортных расходов необходимо предоставление подтверждающих документов: ж/д и авиабилетов, квитанций такси, актов выполненных работ транспортной организации. При выплате компенсации за использование личного транспорта должно быть заключено соглашение о ее назначении либо предоставлен Договор аренды. Если подтверждающих документов нет, то:

1. Организация не сможет включить транспортные расходы в затраты при расчете налога на прибыль, ведь они должны быть не только обоснованны, но и документально подтверждены.
2. Если все же организация выплатит компенсацию, то контролирующие органы посчитают ее частью заработной платы и обяжут работника уплатить НДФЛ, а организацию — страховые взносы.

Учет возмещения транспортных расходов

Обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд сотрудников включаются в затраты предприятия и в бухгалтерском, и в налоговом учетах. В бухгалтерском учете они отражаются по дебету затратных счетов (26, 25, 44). В налоговом учете — включаются в расходы на основании:

• пп. 11 п. 1 ст. 264 — компенсация за использование личного транспорта в пределах норм;
• пп. 12 п. 1 ст. 264 — командировочные расходы.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

• Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
• Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
• Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
• Итоги

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

• Компенсации за использование личного автотранспорта.
• Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
• Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также Услуги такси и т. д.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый Нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Когда сотрудникам положена компенсация транспортных расходов в 2020 году

В том случае, если исполнение служебных обязанностей сотрудника напрямую связано с частыми, зачастую даже ежедневными, разъездами, работодатель обязан выплачивать ему компенсацию транспортных затрат. Отправиться в поездку работник может на личном автомобиле, на служебном транспорте, на общественном транспорте – в любом случае ему будет положена компенсация транспортных расходов.

В каких случаях полагается компенсация транспортных расходов сотрудникам

В трудовом законодательстве рассматриваются все случаи, когда наниматель обязан выплачивать своим сотрудникам компенсацию затрат, понесенных из-за разъездного характера работ. Так, согласно положениям Трудового кодекса, компенсации подлежат следующие затраты работника:

• на оплату имущества, взятого в аренду, и расходов на его содержание и использование;
• на покупку билетов на проезд в общественном и междугороднем транспорте и оплату услуг такси при возникновении необходимости;
• на ГСМ и ремонт личного автомобиля во время использования в служебных целях.

Размер компенсации за эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях должен быть прописан в локальных нормативных актах и в договоре с сотрудником. При определении суммы возмещения расходов необходимо опираться на требования Трудового кодекса.

статью ⇒ “Компенсация расходов сотруднику”.

В каком размере выплачивается компенсация транспортных расходов

Положения Трудового кодекса не обязывают работодателей устанавливать размеры компенсаций транспортных затрат в каких-либо определенных рамках – на законодательном уровне не существует минимального и максимального размера возмещения. А потому при трудоустройстве работник и наниматель должны согласовать приемлемую для них обоих величину компенсации

Работодатель может назначить компенсацию служащему, даже если его личный транспорт использовался в рабочих целях лишь единожды.

Компенсация за износ транспортного средства может быть может быть обозначена отдельной строкой, как и любая из прямых затрат в ходе эксплуатации машины (бензин, масло, тормозная жидкость, антифриз, техосмотр, ремонт и т.д.

). То есть можно выплачивать не общую сумму возмещения, а разбить ее по статьям расходов.

Чтобы обосновать перед налоговыми органами затраты предпринимателя на выплату компенсаций, руководитель фирмы должен прописать схему вычисления суммы компенсации в локальных нормативных актах, учитывая при этом пробег машины, СПИ, частоту эксплуатации транспорта в служебных целях и т.д.

Существуют установленные нормы по выплате компенсаций, в рамках которых работодатель вправе действовать, чтобы иметь в дальнейшем возможность списать затраты в “прочие расходы” для уменьшения налогооблагаемой базы:

• за эксплуатацию мотоцикла ему позволено списать 600 рублей в месяц, причем объем двигателя не имеет значения;
• за использование легкового авто разрешается списать 1200 рублей в месяц (объем мотора – до 2000 куб. см.) или 1,5 тысячи рублей в месяц за транспорт, объем двигателя которого превышает 2000 куб. см.

статью ⇒ “Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2020 году”.

Какие документы подтверждают понесенные транспортные расходы

Чтобы получать компенсацию транспортных затрат в полном объеме, должны быть в наличии следующие документы, доказывающие обоснованность возмещения транспортных расходов:

1. Приложение к основному трудовому договору о порядке эксплуатации личной машины в служебных целях (письменный договор о выплате компенсации за использование транспорта сотрудника).
2. Ксерокопия свидетельства о регистрации автомобиля.
3. Маршрутные листы, журналы поездок, служебные записки, путевые листы и любые другие первичные документы.
4. Чеки, квитанции, накладные на покупку бензина и прочих горюче-смазочных материалов, на оплату ремонта и платной стоянки (собираются с целью представления с авансовым отчетом для получения компенсации).

Как рассчитывается компенсация транспортных расходов: пример

Работодатель и сотрудник заключили соглашение, согласно которому работника каждый месяц получает:

• компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в размере 5 тысяч рублей;
• компенсацию расходов на покупку ГСМ (по нормам – 7 литров на 100 километров для марки машины, эксплуатируемой сотрудником).

За последний месяц сотрудник передал в бухгалтерию отчет и чеки с авто-заправочной станции, в которых указал пробег машины за рассматриваемый месяц (690 км). Тогда бухгалтерия выплатила работнику:

• возмещение расходов в сумме 5 тысяч рублей (из которых наниматель имеет право списать в затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль только 1,2 тыс. рублей);
• компенсация оплаты ГСМ = 7л. х 690 км. : 100 км. х 48 руб. (стоимость бензина по чекам на момент выплаты компенсации) = 2 318 рублей 40 копеек.

Типичные ошибки

Ошибка: Сотрудник, который работает курьером, вынужден пользоваться услугами общественного транспорта. Ему не выплачивается компенсация расходов на проезд.

Комментарий: Поскольку разъезды связаны со служебными обязанностями, сотруднику должны быть компенсированы затраты, связанные с оплатой проезда на любом виде общественного транспорта.

Ошибка: Сотрудник пользовался услугами такси тогда, когда можно было проехать автобусом по служебным делам. Работник требует компенсировать ему расходы на такси.

Комментарий: Работодатель обязан компенсировать только обоснованные транспортные расходы. Такси должно использоваться в крайних случаях, или если имеет место особый характер работ.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда выплачивается компенсация транспортных расходов сотрудникам компаний

• Вопрос №1: Какие расходы подлежат компенсации, если компания арендует у сотрудника автомобиль, которым он же и управляет?
• Ответ: В таком случае возмещению подлежат расходы на саму аренду транспорта, на бензин и прочие горюче-смазочные материалы, техосмотр машины, ремонт, содержание авто.
• Вопрос №2: Какие сведения непременно должны присутствовать в договоре между работодателем и сотрудником о возмещении транспортных расходов?
• Ответ: Поскольку, Трудовой Кодекс не предписывает каким-либо особым образом назначать компенсацию затрат на проезд сотрудника по служебным делам, в договоре нужно указать размер компенсации, способ расчета и особенности выплаты.

? Видео-советы. Можно ли учитывать в расходах компенсацию сотрудникам затрат на ГСМ, если они используют личные автомобили?

В видео раскрывается информация о том, можно ли учитывать в расходах компенсацию сотрудникам затрат на ГСМ, если они используют личные автомобили⇓

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

• В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:
• — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
• — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

Тонкости при возмещении транспортных расходов сотруднику

Возмещение транспортных расходов сотруднику производится на предприятиях при осуществлении поездок по служебной надобности. Какими же нормами должны руководствоваться бухгалтерские работники, чтобы начисление этой компенсации было оформлено правильно, и как выглядит Процедура возмещения?

• Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?
• Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
• Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?

Современное ведение бизнеса предусматривает большую мобильность некоторых работников предприятия. Как правило, для того чтобы сотрудник не тратил свои средства в поездке, ему выдаются деньги под отчет. Об их расходовании он отчитывается по приезде, после чего или сдает излишек, или получает перерасход.

Однако иногда обстоятельства требуют траты в поездке своих средств, например, если пришлось ехать по служебным делам без заезда к работодателю. В таком случае последний обязан впоследствии возместить понесенные сотрудником издержки — выплатить компенсацию.

Издержки, связанные с транспортом и подлежащие возмещению, таковы:

• расходы, понесенные сотрудником при использовании принадлежащего ему транспорта;
• расходы по оплате транспорта, взятого в аренду для служебной поездки;
• стоимость купленных билетов для проезда в общественном транспорте, оплата такси и проч.

Если командировки носят продолжительный характер, то работодатель должен возмещать, кроме того, расходы на проживание, суточные и т. п.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Для того чтобы компенсация транспортных расходов была произведена, существуют следующие условия:

• все траты осуществляются с ведома и согласия работодателя;
• расходы должны быть оправданы;
• суммы понесенных издержек должны иметь документальное подтверждение.

Последний пункт стоит внимательно рассмотреть отдельно, поскольку перечень документов может существенно разниться в разных обстоятельствах. Опишем каждую группу документов.

Локальная нормативная база работодателя по вопросам компенсации

Условия компенсации транспортных расходов сотрудникам и порядок этой процедуры в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ надлежит зафиксировать в трудовом/коллективном договоре или приложениях к указанным документам. Отдельно в трудовом/коллективном договоре следует отметить разъездной характер деятельности работника (если таковой имеет место).

Если есть необходимость, то можно сформировать отдельный документ по этому вопросу, например приказ, концепцию (положение) о порядке возмещения транспортных расходов. В нем и указать все должности, на которые распространяется компенсация, и каким путем такие средства могут быть получены.

Какие документы нужны для получения возмещения

Если работник использует личный автомобиль или иное транспортное средство для поездок по работе, то такие расходы разрешается возмещать из средств предприятия. Однако обоснованность расходов требуется подтвердить документально.

Обычно с таким работником заключается договор, где обосновывается необходимость в использовании принадлежащего ему автомобиля и оговариваются условия использования транспортного средства, его ремонта (если автомобиль нужен постоянно). В соглашении можно указать интенсивность использования авто и цели его применения. К договору прилагается копия ПТС.

Если поездка разовая, то сотрудник может написать заявление о компенсации транспортных расходов с просьбой возместить ему понесенные транспортные расходы с приложением всех подтверждающих документов.

Чтобы показать объем затрат на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли, используются путевые листы, к которым прикладываются чеки на топливо. Допускается использование путевых листов по формам собственной разработки.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ — необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.

Какие рамки компенсации предусмотрены?

Рамки выплат оговариваются либо в договоре на использование личного автотранспорта в рабочем процессе, либо в допсоглашении к трудовому/коллективному договору.

Однако учесть в базе по налогу на прибыль полностью эти затраты не удастся, даже если будет издан отдельный приказ руководителя, так как действует правительственное постановление от 08.02.

2002 № 92, устанавливающее, что в расходах для расчета налога на прибыль можно будет учесть возмещение в размере 1 200 руб. для авто с двигателями до 2 л и 1 500 руб. для авто с двигателями, объем которых превышает 2 л.

Если компенсация окажется больше указанных величин, то в состав затрат ее включать не допускается.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если окажется, что автомобиль не принадлежал сотруднику предприятия на праве собственности, а возмещение им получено, налоговики при проверке обяжут работодателя учесть такие суммы в качестве доходов сотрудника и удержать с них НДФЛ и начислить взносы в страховые фонды.

Какие документы оформляются, если автомобиль арендуется у сотрудника?

Одним из видов сотрудничества с работниками, осуществляющими поездки по работе на личном автомобиле, может быть аренда такого авто. Она оформляется договором аренды, в котором арендодателем выступает работник, а арендатором — работодатель. Здесь же устанавливается арендная плата и условия использования авто.

Обычно все расходы по горюче-смазочным материалам, ремонту, техническому обслуживанию и проч. ложатся по договору на плечи арендатора. Такие затраты вполне обоснованно можно включать в базу по налогу на прибыль. Главное — чтобы наличествовали документы, подтверждающие размер произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

Когда расходы на такси могут быть компенсированы?

Расходы на поездки в такси по служебной надобности тоже могут быть возмещены, но при выполнении следующих условий:

• во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
• во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.

При выполнении этих условий бухгалтерия может принять соответствующие расходы к учету и уменьшить на их величину базу по налогу на прибыль.

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:

1. Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 — отражаем начисление возмещения.
2. Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).
3. В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.
4. Пример

Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.

Записи в учете будут выглядеть так:

Дт 26 Кт 73 — 1 500 руб. — начисляем компенсацию нормативной величины;

Дт 91.2 Кт 73 — 4 100 руб. (5 600 – 1 500) — компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.

Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 — 820 руб. (4100 × 20%) — показываем условный расход.

НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.

***

Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.

Разъяснения отдельных вопросов, связанных с оплатой (возмещением, компенсацией) транспортных расходов в системе органов внутренних дел Российской Федерации

Вопрос 1: Подлежат ли оплате расходы на проезд к месту проведения отпуска более двух раз в году?

Ответ: На основании ст. 57 Федерального закона от 30.11.

2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные Законодательные акты Российской Федерации» (далее – Федеральный Закон № 342-Ф3) сотруднику органов внутренних дел, не реализовавшему свое право на основной отпуск в определенный графиком срок, отпуск должен быть предоставлен в удобное для него время до окончания текущего года либо в течение следующего года.

Учитывая изложенное оплата проезда в отпуск за прошедший год будет правомерна в течение текущего года, если эта социальная гарантия не была использована сотрудником. При предоставлении основного отпуска за текущий год, ему также будет произведена оплата транспортных расходов.

Вопрос 2: Подлежат ли оплате расходы по проезду в отпуск члену семьи сотрудника органов внутренних дел, следующего к месту проведения отпуска раздельно от сотрудника?

Ответ: В соответствии с ч. 6 ст.

3 Федерального закона от 19.07.

2011 № 247-ФЗ «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 247-Ф3) сотруднику, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, или в органе внутренних дел, дислоцированном в субъекте Российской Федерации, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, а также одному из членов его семьи оплачивается стоимость проезда к месту проведения основного (каникулярного) отпуска на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно один раз в год.

Порядок оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, к месту проведения отпуска установлен приказом МВД России от 16.05.

2012 № 514 «Об утверждении порядка оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, а также выплаты денежной компенсации расходов, связанных с оплатой проезда, членам семей и родителям погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации» (далее – приказ МВД России № 514-2012г.).

Указанными нормативными правовыми актами не предусмотрено ограничения права на оплату проезда к месту проведения отпуска  в зависимости от того, следует ли сотрудник и один из членов его семьи совместно или отдельно друг от друга.

На основании изложенного полагаем, что правовых оснований для отказа члену семьи сотрудника в оплате проезда к месту проведения отпуска  не имеется.

Вопрос 3: В соответствии с п.

17 Порядка оплаты проезда сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и членам их семей, а также выплаты денежной компенсации расходов, связанных с оплатой проезда, членам семей и родителям погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации (далее – Порядок), утвержденного приказом МВД России № 514-2012г., если оба супруга являются сотрудниками органов внутренних дел, оплата расходов на проезд членов семьи сотрудников производится по месту прохождения службы одного из супругов на основании справки, выданной по месту прохождения службы другого супруга, с указанием в ней сведений о том, что по месту прохождения службы денежные средства на проезд членов семьи не выдавались. В данном случае имеет ли право на ежегодную оплату расходов по проезду одного из детей каждый из родителей-сотрудников, если детей двое (один)?

Ответ: В соответствии с ч. 6 ст.

3 Федерального закона № 247-ФЗ сотруднику, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, или в органе внутренних дел, дислоцированном в субъекте Российской Федерации, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, либо за пределами территории Российской Федерации, а также одному из членов его семьи оплачивается стоимость проезда к месту проведения основного (каникулярного) отпуска на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно один раз в год.

Таким образом, Федеральный закон № 247-ФЗ предоставляет каждому сотруднику-супругу право на ежегодную оплату расходов по проезду каждого ребенка, если детей двое. В случае наличия одного ребенка в семье оплата расходов по проезду производится на одного ребенка по месту прохождения службы одним из супругов.

Вопрос 4: Оплатят ли проезд супруге сотрудника органов внутренних дел, также являющейся сотрудником и находящейся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет или до 3 лет, как члену семьи?

Ответ: В соответствии с ч. 6 ст.

3 Федерального закона № 247-ФЗ сотруднику, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, или в органе внутренних дел, дислоцированном в субъекте Российской Федерации, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, либо за пределами территории Российской Федерации, а также одному из членов его семьи оплачивается стоимость проезда к месту проведения основного (каникулярного) отпуска на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно один раз в год, если иное не предусмотрено федеральными законами либо нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.

Однако социальная гарантия по оплате стоимости проезда к месту проведения основного (каникулярного) отпуска на сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет или до 3 лет, не распространяется, так как данные виды отпусков ему предоставлены быть не могут. Следовательно, им не может быть реализовано и право на оплату стоимости проезда одного из членов его семьи.

В то же время согласно ч. 8 ст. 56 Федерального закона № 342-ФЗ сотрудникам органов внутренних дел предоставлено право на отпуск по уходу за ребенком. На такого сотрудника распространяются социальные гарантии, установленные трудовым законодательством.

Таким образом, оплата расходов одному из супругов, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (до 1,5 лет, до 3-х лет), как члену семьи сотрудника будет правомерна.

Норма, установленная п. 17 Порядка, утвержденного приказом МВД России № 514-2012г.

, исключающая возможность реализации права на оплату стоимости проезда сотрудником как членом семьи сотрудника (в случае, когда оба супруга являются сотрудниками), направлена на недопущение предоставления одной и той же социальной гарантии дважды в течение одного года и в рассматриваемом случае применена быть не может.

Вопрос 5: Пунктом 7 Порядка, утвержденного приказом МВД России № 514-2012г.

, предусмотрено приобретение билетов с использованием банковской карты, держателем которой является сотрудник органов внутренних дел или член его семьи.

 Подлежат ли возмещению расходы, связанные с приобретением проездных документов (билетов) с использованием банковской карты супруга (супруги) сотрудника либо его (ее) детей, родственников или иных лиц?

Ответ: В соответствии с п. 7 Порядка, утвержденного приказом МВД России № 514-2012г.

, документами, подтверждающими расходы по оплате проезда, являются чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является подотчетное лицо, подтверждение кредитной организации, в которой подотчетному лицу открыт банковский счет, о проведении операции по оплате билета.

Оплата (компенсация) указанных расходов при приобретении проездных документов должна осуществляться в случаях, когда такие документы приобретены за счет собственных средств сотрудника.

Вместе с тем в соответствии со ст. 35 Семейного кодекса Российской Федерации имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью (общим имуществом).

Доходы от трудовой деятельности каждого из супругов также относятся к общему имуществу.

При совершении одним из супругов сделки по распоряжению денежными средствами предполагается, что он действует с согласия другого супруга.

• Таким образом, транспортные расходы сотрудника, если оплата за проездные документы была произведена с банковской карты супруга (супруги) либо иных членов семьи сотрудника, подлежат оплате, а в случае приобретения проездных документов с использованием банковской карты третьего лица данные расходы оплате не подлежат.
• Вопрос 6: Имеются ли основания для оплаты стоимости проезда сотруднику органов внутренних дел и члену его семьи в случае возвращения из отпуска в период дополнительного отпуска, предоставленного сотруднику совместно с основным отпуском, либо в случае отъезда к месту проведения отпуска в дни, предшествующие началу отпуска (выходные, праздничные дни, последний рабочий день перед отпуском)?
• Ответ: Отпуска сотрудникам органов внутренних дел предоставляются в соответствии с Федеральным законом № 342-ФЗ.

Согласно ч. 6 ст.

3 Федерального закона № 247-ФЗ сотруднику, проходящему службу в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, или в органе внутренних дел, дислоцированном в субъекте Российской Федерации, входящем в Уральский, Сибирский или Дальневосточный федеральный округ, либо за пределами территории Российской Федерации, оплачивается стоимость проезда к месту проведения основного (каникулярного) отпуска на территории (в пределах) Российской Федерации и обратно один раз в год.

1. Таким образом, в соответствии с Федеральным законом № 247-ФЗ, у сотрудника при проезде к месту проведения основного отпуска возникает право на оплату транспортных расходов.
2. Ограничение данного права временем убытия к месту проведения отпуска и обратно законодательством Российской Федерации не предусмотрено.
3. В связи с этим имеются достаточные правовые основания для оплаты сотруднику расходов, связанных с проездом от места проведения дополнительного отпуска, предоставленного одновременно с основным отпуском в пределах дат, указанных в приказе, либо в выходные (праздничные) дни, следующие непосредственно за датой окончания дополнительного отпуска, к месту проведения отпуска, в случае его отъезда ранее даты, указанной в отпускном удостоверении, если день отъезда сотрудника является общим выходным (праздничным) днем, либо в последний рабочий день перед отпуском по окончании установленного правилами внутреннего служебного распорядка подразделения рабочего времени.
4. Вопрос 7: Имеет ли право на компенсацию расходов, связанных с проездом на стационарное лечение в медицинское учреждение системы МВД России, пенсионер МВД России?

Ответ: В соответствии со ст. 11 Федерального закона № 247-ФЗ Гражданин, уволенный со службы в органах внутренних дел Российской Федерации, имеет право на компенсацию расходов, связанных с оплатой проезда в санаторно-курортные или оздоровительные учреждения.

Санаторно-курортное лечение в соответствии со ст. 40 Федерального закона от 21.11.

2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» включает в себя медицинскую помощь, осуществляемую медицинскими организациями (санаторно-курортными организациями) в профилактических, лечебных и реабилитационных целях на основе использования природных лечебных ресурсов в условиях пребывания в лечебно-оздоровительных местностях, на курортах, и не подразумевает стационар.

Таким образом, денежная компенсация расходов указанной категории граждан при проезде к месту стационарного лечения законодательством Российской Федерации не предусмотрена.

Вопрос 8: Какое подразделение считается последним местом службы сотрудника при переезде на новое место службы, и в чью компетенцию входит возмещение расходов на проезд и провоз багажа при переезде на иное место жительства в связи с переводом на новое место службы?

Ответ: Согласно п.

5 Правил возмещения расходов на проезд и провоз багажа к избранному месту жительства сотрудникам органов внутренних дел, выплаты денежной компенсации расходов на проезд в санаторно-курортные или оздоровительные учреждения гражданам Российской Федерации, уволенным со службы в органах внутренних дел, и членам их семей, а также проезда членов семьи и родителей погибшего (умершего) сотрудника органов внутренних дел к месту его погребения, находящемуся за пределами территории Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2011 № 1229 (далее – Правила), возмещение расходов сотрудникам, переезжающим на иное место жительства в связи с переводом на новое место службы в другой населенный пункт, осуществляется по последнему месту службы.

Пунктом 6 Правил предусмотрено, что сотрудникам, переезжающим на иное место жительства в связи с переводом на новое место службы, могут выдаваться воинские перевозочные документы для обмена на проездные документы соответствующих транспортных организаций.

Исходя из норм, содержащихся в п. 84 и 85 Положения о порядке оформления, использования, хранения и обращения с воинскими перевозочными документами в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 22.08.

2003 № 667, воинские перевозочные документы на проезд сотрудника могут выдаваться в органе внутренних дел, в котором сотрудник проходит службу до перевода, а документы на проезд членов семьи и провоз багажа сотрудника могут выдаваться как в органе внутренних дел по прежнему месту службы, так и по новому месту службы.

• На основании вышеизложенного, в случае, если сотрудник не получал воинские перевозочные документы в органе внутренних дел, в котором он проходил службу до перевода, возмещение соответствующих транспортных расходов, предусмотренных законодательством Российской Федерации, должно быть осуществлено органом внутренних дел, в который вышеуказанный сотрудник переведен.
• В исключительных случаях по мотивированному рапорту сотрудника, завизированному руководителями финансовых подразделений органов внутренних дел по прежнему и новому месту службы сотрудника, воинские перевозочные документы могут быть выданы ФКУ «ГЦСП МВД России» или его филиалом с последующей отметкой о выданных воинских перевозочных документах в карточке денежного довольствия сотрудника на основании информации, поступившей (запрошенной) от ФКУ «ГЦСП МВД России» или его филиала.
• Вопрос 9: Какими методами определяется кратчайшее расстояние по выбранному маршруту следования сотрудника к месту проведения отпуска на личном транспорте и ортодромическое расстояние при авиаперелете?

Ответ: В соответствии с ч. 5 ст. 56 Федерального закона № 342-ФЗ сотруднику увеличивается отпуск на количество календарных дней, необходимых для проезда к месту проведения отпуска и обратно с учетом вида транспорта, но не менее, чем на одни сутки в один конец.

При проезде воздушным, водным и автомобильным транспортом (за исключением такси) информацию о маршрутах и их длительности можно найти на официальных сайтах организаций-перевозчиков, железнодорожным транспортом – на официальном сайте ОАО «РЖД» (http://rzd.ru).

В случае проезда к месту проведения отпуска личным автомобильным транспортом информацию по расчету кратчайшего расстояния между населенными пунктами и времени в пути можно получить на официальном сайте Росавтодора (http://rosavtodor.ru)  в разделе «Дороги России». 

ПО УМВД России по ХМАО – Югре