ГАПОУ ЧР  |
Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!
Новые сроки хранения документов
| Бухгалтерский учет | Первичная бухгалтерская документация
|
Не менее 5 лет |
Регистры бухгалтерского учета:
|
Не менее 5 лет | |
Документы учетной политики:
|
Не менее 5 лет. | |
| Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения: | ||
| Месячная отчетность | 1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно | |
| Квартальная отчетность | 5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно. | |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | |
| Аудиторские заключения | Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно. | |
| Налоговый учет | Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае | Не менее 5 лет |
| Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам | Не менее 6 лет | |
| Счета-фактуры | 5 лет | |
| Журнал учета счетов-фактур | Не менее 5 лет с момента внесения последней записи | |
| Книги покупок и книги продаж | ||
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | |
| Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды | Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов | Не менее 6 лет |
| Расчет по форме 4-ФСС | 5 лет с момента принятия отчетности Фондом | |
| Квитанция о приеме 4-ФСС | ||
| Налоговый учет | Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др | |
| Созданные до 2003 года | 75 лет | |
| Созданные после 2003 года | 50 лет | |
| Коллективный Договор организации | Не менее 10 лет | |
| Штатное расписание | Постоянно | |
| График отпусков | Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия | |
| Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года |
Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.
При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)
Сколько хранить кадровые документы
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).
Акция на переплет документов!
Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.
Скидка на услугу хранения документов!
Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.
Электронный архив в подарок!
Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение «Электронный архив» в подарок.
Срочное уничтожение документов
Уничтожим Ваши документы в день обращения!
Работаем на портале поставщиков госуслуг
Сроки хранения документов в организации в 2021 году
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов
С нами все ваши документы под надёжной защитой
Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.
Получить бесплатный доступ
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, Протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях | а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически
Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ
Бесплатная консультация по хранению документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.
При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Срок хранения документов в 2021 году
Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием срока их хранения представлен в приказе Росархива №236. Таблица содержит 12 больших разделов и 657 наименований с указанием срока их хранения.
Новые сроки хранения документов применяются к документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18 февраля 2020 года. Исключением являются документы, внесённые в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов.
Перечень включает в себя 657 наименований, поэтому для удобной навигации был сделан алфавитный указатель видов документов.
Некоторые документы имеют примечания, в которых указаны дополнительные правила их хранения.
Таблица с новыми сроками хранения
В таблице указаны лишь некоторые документы, у которых был изменён срок хранения.
| Расчётно-платёжные ведомости, расчётные листы, документы на выплату гонораров | 5 лет. Без лицевых счетов — 75 лет | 6 лет. Без лицевых счетов — 50 или 75 лет |
| Книга учёта доходов и расходов на УСН | Постоянно | 5 лет |
| Карточки индивидуального учёта страховых взносов | Срок не установлен | 6 лет. Без лицевых счетов — 50 или 75 лет |
| Расчёты по страховым взносам | Срок не установлен | 50 или 75 лет |
| Учётная политика с приложениями | 5 лет | 5 лет |
| Документы о недостачах, растратах, присвоении | 5 лет | 10 лет после возмещения ущерба |
| Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов | Постоянно | 5 лет после выбытия актива |
| Договоры аренды зданий, помещений | Постоянно | 10 лет после выполнения обязательств |
| Договоры лизинга и документы к нему | Постоянно | 5 лет после выкупа |
| Договоры займа | 5 лет после возврата или списания долга | 5 лет после возврата долга |
| Договоры залога, займа под Залог имущества | 10 лет после срока договора. О залоге недвижимости — постоянно | 10 лет после договора |
| Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка | Срок не установлен | 1 год |
| Сведения, подготовленные для размещения на сайте компании в интернете | 5 лет | 3 года |
Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.
Нарушения и штрафы
За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.
При отсутствии первичных документов Штраф накладывается:
- на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
- на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).
При нарушении правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов накладывается штраф в соответствии ст. 13.20 КоАП РФ:
- на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей;
- на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то ФНС выставит ФНС выставит штраф в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 тысяч рублей.
Перечень Росархива содержит информацию о сроках хранения документов госорганов, органов местного самоуправления и организаций.
Первичные документы бухгалтерского учета в 2021-2022 годах
- Роль документации в бухгалтерском учете
- Документооборот в бухгалтерском учете
- Формы первичных документов бухгалтерского учета — законные требования
- Основные документы бухгалтерского учета — перечень 2018-2019 годов
- Хранение документов бухгалтерского учета
Роль документации в бухгалтерском учете
Документирование каждого факта хозяйственной жизни — одно из ключевых правил ведения бухгалтерского учета (БУ). Под каждую операцию требуется отдельный документ, а подчас и не один.
Составление документов — обязанность различных сотрудников организации. Но основная их масса стекается именно в бухгалтерию. Здесь они проверяются, систематизируются, разносятся по бухрегистрам, в том числе с помощью программных средств. И всё для того, чтобы на выходе дать общую картину финансового положения компании — ее бухгалтерскую отчетность (БО).
Отчетности посвящен отдельный раздел нашего сайта.
А в данной рубрике мы рассказываем всё о первичных документах бухгалтерского учета.
Добавим также, что первичка — основа не только для бухгалтерской, но и для налоговой отчетности. И в целях налогового учета к ней предъявляются едва ли не более жесткие требования, чем к БУ.
Интересный случай по налогам рассмотрен здесь.
Вот почему важно всегда быть в курсе последних «документационных» новостей.
Документооборот в бухгалтерском учете
Документооборот — это движение документов от создания до завершения исполнения или отправки. Он охватывает всю деятельность компании в целом.
Оборот документов бухгалтерского учета — зона ответственности того лица, на которое возложено ведение БУ в организации. Это может быть главбух, иной сотрудник и даже стороннее лицо, привлеченное по договору.
С целью упорядочения документооборота разрабатывается и утверждается его график — в виде таблицы, схемы или ином удобном исполнении. В нём отражаются сроки для составления, передачи, обработки и хранения документов, а также ответственные за это должностные лица. График может прилагаться к учетной политике или утверждаться отдельным локальным актом.
Особенностью документооборота в бухгалтерии является то, что основная масса обрабатываемых ею документов составляется не ей самой, а поступает извне — от других специалистов, подразделений. Вот почему важно не только правильно и рационально организовать документооборот, но и способствовать его соблюдению. Например, предусмотрев для нарушителей материальные последствия.
О том, какие условия важно при этом соблюсти, читайте здесь.
Формы первичных документов бухгалтерского учета — законные требования
Уже достаточно давно, а точнее, с 2013 года у организаций есть выбор, с какими формами документов бухгалтерского учета работать.
Это могут быть всем привычные типовые формы, утвержденные Госкомстатом, или разработанные компанией самостоятельно (за некоторым исключением).
В любом случае каждый принимаемый к учету документ должен строго соответствовать требованиям, установленным ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Подробнее о формах первичных документов бухгалтерского учета, обязательных реквизитах и последствиях несоблюдения требований к ним читайте в этой статье.
В последнее время всё большее распространение получают электронный документооборот и электронные документы. И мы не обходим их своим вниманием.
О требованиях к подписи на электронных документах читайте здесь.
А о том, возможен ли электронный документооборот с подотчетниками, узнайте из этого материала.
Основные документы бухгалтерского учета — перечень 2018-2019 годов
Перечень первичных документов бухгалтерского учета у каждой организации свой. Он определяется масштабами и спецификой ее деятельности, наличием или отсутствием определенных операций и другими факторами и обстоятельствами.
- В данной рубрике нашего сайта вы найдете формы и материалы по заполнению как основных (например, кассовых) документов, так и специфических (к примеру, используемых в общепите, рознице или строительстве).
- Группа документов, которая есть, пожалуй, в каждой организации, — это кадровая документация. На нашем сайте вы узнаете, как заполнять документы о:
- Если у вас имеются основные средства, ищите статьи про документы с префиксом «ОС», оформляемые при:
- принятии объекта на учет — ОС-1, ОС-6;
- передаче в ремонт — ОС-3;
- списании основных средств — ОС-4 и т. п.
Другие материалы рубрики помогут вам заполнить путевые листы, начать инвентаризацию и оформить ее результаты, а также рассчитаться с подотчетными лицами и составить множество иных необходимых бумаг.
Мы постоянно пополняем эту рубрику, добавляя всё новые и новые формы, чтобы вам не приходилось выискивать нужную по всему интернету.
Хранение документов бухгалтерского учета
Это заключительный, но не менее важный этап документооборота. Сколько хранить первичные документы бухгалтерского учета и как правильно организовать их хранение? Когда и как правильно их уничтожить? Как поступить, если срок хранения не истек, а документы пропали или были испорчены?
Ответы на эти и другие вопросы ищите в статьях:
Сроки хранения бухгалтерских документов в 2022 году: большая таблица
Любой документ, как-либо связанный с деятельностью предприятия, подлежит ответственному хранению. Просто так уничтожать важные бумаги нельзя. На основе имеющейся первичной документации создается бухгалтерская отчетность.
Она подлежит аудиту. Отчетность и бумаги, на основании которых она оформлялась, могут затребовать при проведении налоговой проверки. Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги.
Они устанавливаются соответствующими законами РФ.
Вопрос: Сколько лет необходимо хранить документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов, если для некоторых из них (например, для больничных) в разных нормативных актах установлены разные сроки хранения?
Посмотреть ответ
Какие документы подлежат хранению?
Сроки хранения бумаг указаны в ФЗ «О бухучете» от 6 декабря 2011 года №402, а также в приказе Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года №558.
Правила относятся к документам, которые можно разделить на две категории: находящиеся в постоянном использовании на протяжении отчетного года и подлежащие хранению на протяжении всего срока существования предприятия. К первой категории относятся следующие бумаги:
- Первичные бумаги и регистры по различным направлениям.
- Различная отчетность, включающая декларации, бухотчетность, заключения аудиторских компаний.
- Учетная политика, бумаги с данными о предприятии.
Вопрос: При каких условиях первичные документы (выписки банка, платежные поручения) могут храниться в электронном виде и как в этом случае представлять их для налоговых проверок?
Посмотреть ответ
Срок хранения данного перечня документов определяется в зависимости от целей хранения:
- Для осуществления бухгалтерского учета (согласно статье 29 закона «О бухучете» №402) – 5 лет с даты завершения отчетного года или даты последнего использования.
- Для налогового учета (согласно статье 23 НК РФ) – 4 года.
ВАЖНО! В некоторых случаях эти сроки могут быть продлены. Например, представители инвестиционных проектов страны обязаны хранить бумаги на протяжении 6 лет. Если возник убыток, на сумму которого уменьшается налогооблагаемая база, нужно сохранить документы по убытку на всем протяжении снижения базы.
Вторая категория документов – это бумаги предприятия, которые нужно хранить на протяжении всей его деятельности. К ним относятся:
- Регистрационная документация.
- Бумаги, подтверждающие право на имущество предприятия.
- Протоколы об организованных собраниях учредителей.
- Бумаги о выпуске акций.
- Положения о подразделениях компании.
- Перечни аффилированных лиц.
- Заключения экспертов касательно какой-либо деятельности компании.
Как составить номенклатуру дел бухгалтерии?
Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:
- Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
- Квартальная – 5 лет.
- Месячная – год.
ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.
Рассмотрим сроки хранения другой документации:
- Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
- Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
- Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
- Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
- Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
- Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
- Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
- Акты о передаче прав на Недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.
Порядок хранения документации
Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами:
- В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
- Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.
Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.
Причины увеличения и сокращения срока хранения документов
Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:
- Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
- Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные Услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.
ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:
- Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
- Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
- Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – Правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
- Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.
ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия.
Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции.
Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.
С 2021-го действуют новые сроки хранения документов
В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2020 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.
| Документы | Сроки хранения |
| Налоговые декларации по всем налогам и сборам | 6 лет |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Реестр сведений о доходах работников, представленных работодателем в ФНС | 5 лет |
| График отпусков | 3 года |
| Книга учёта доходов и расходов на УСН | 5 лет |
| Документы о недостачах, растратах, присвоении | 10 лет после возмещения ущерба |
| Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов | 5 лет после выбытия актива |
| Договоры аренды зданий, помещений | 10 лет после выполнения обязательств |
| Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка | 1 год |
- За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы, установленные Налоговым Кодексом и КоАП. Например:
- — 10 000 рублей в том случае, если налогоплательщик не может представить налоговые и бухгалтерские документы за один налоговый период;
- — 30 000 рублей, когда у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и налоговые документы за несколько налоговых периодов.
- Но, если отсутствие указанных документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, нарушителю будет выставлен штраф в размере 20 % от недополученной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер».
Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее.
Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.
Также вне всяких сроков хранятся электронные документы, которыми пользователь обменивается с контрагентами. Такую документацию надёжно содержит у себя в «облаке» программа «Такском-Файлер». Пользователь всегда может скачать из неё нужный ему документ на свой компьютер.
- Отправить
- Запинить