Роструд раскрыл особенности оформления трудовых книжек в сложных ситуациях

Важнейшим документом официально работающего гражданина является трудовая книжка. В ней фиксируются сведения обо всех местах и периодах занятости. На ее основании можно сделать вывод о стаже человека, его профессиональной ориентации, о наложенных взысканиях и наградах. С учетом того, что в книжку также вносится информация об основаниях увольнения и выговорах, это своего рода сдерживающий фактор. Мало кто из работодателей берет на хорошую должность специалистов, ушедших с прежнего места в связи с нарушениями дисциплины.

Правила заведения, учета и хранения трудовой книжки

Трудовая книжка является унифицированным документом, следовательно, в отношении нее на законодательном уровне установлены определенные правила.

Они касаются не только особенностей заполнения, но также и хранения кадровиками. На текущий момент в России распространено несколько видов трудовых книжек, последние изменения в образец вносились в 2004 году.

Тогда же было принято решение не заменять имеющиеся экземпляры, но выдавать уже новый Стандарт.

Законодательное регулирование

Ключевым нормативным актом является 66 статья ТК РФ. Там описано, как в частности завести трудовую книжку. Современный вид документа был утвержден Постановлением Правительства № 225 от 2003 года. Серьезных изменений произведено не было, только некоторая модификация дизайна, поэтому старые экземпляры из оборота не выводились.

Внимание! Важным актом является приказ Минфина №117н, указывающий на правила хранения, заполнения и на то, где взять трудовые книжки.

Для чего нужна

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий официальную занятость гражданина и его стаж. Она имеет несколько назначений:

• расчет пенсии при предоставлении в ПФР при достижении возраста выхода на отдых;
• предоставление при трудоустройстве, указывает на опыт человека.

На основании этого можно сделать вывод, что первостепенно оригинал нужен самому работнику. Это документальное доказательство его стажа, а также косвенная рекомендация. Далее рассмотрим, как сделать трудовую книжку.

Получение трудовой книжки

В большинстве случаев оформление трудовой книжки реализуется на первом месте устройства. Ее делает работодатель и хранит у себя вплоть до ухода сотрудника. Это его обязанность. Иногда людям оформляют документ при выпуске из университета, однако, это редкость и особо не имеет смысла. Поспособствовать трудоустройству наличие книжки не может.

Важно знать! Документ оформляется с шестнадцати лет, так как в этом возрасте человек может самостоятельно заключить трудовой Договор. Иногда это делается и в четырнадцать, но для подростка необходимо согласие одного из родителей.

Правила заполнения и ведения

Вести трудовую книжку на сотрудника работодатель обязан, если человек оформлен у него свыше пяти дней и это основное место занятости гражданина. Это правило не распространяется на совместителей. Но оно касается абсолютно всех лиц, предоставляющих вакансии. Рассмотрим несколько важных аспектов о том, как оформить трудовую книжку:

1. Применяется перьевая, гелиевая ручка темных цветов.
2. Даты пишутся цифрами. При необходимости перед числом ставится ноль.
3. Не допускаются сокращения.

Отметим, что при внесении корректировок из-за ошибок нельзя зачеркивать информацию. Необходимо ниже написать о признании сведений недействительными и далее поместить актуальные данные. Такова форма ведения трудовой книжки.

Порядок учета и система хранения

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы, должны строго соблюдать правила учета и хранения трудовых книжек. Для этого надо заводить несколько журналов:

1. Приходно-расходная книга. Данный документ ведет бухгалтерия, фиксирует движение книжек и вкладышей.
2. Книга учета движения. Кадровики или иной отдел, принимающий и увольняющий с работы, вносят сведения о взятии или выдаче документа.

Требования к данным журналам также достаточно строгие. Во-первых, книги должны быть прошнурованы и иметь номера страниц. Во-вторых, заверены и подписаны руководителем предприятия. В-третьих, опломбированы.

Совет! Что касается правил хранения, то доступ к трудовым книжкам должны иметь только уполномоченные по работе с ними сотрудники. Во избежание порчи кладутся документы в металлический ящик или сейф.

Вкладыш в трудовую книжку

Как отмечалось выше, правила внесения сведений в трудовую книжку строго регламентированы. Недопустимы исправления и какие-либо перечеркивания в документе, поэтому, когда в любом из разделов, например, награждения, заканчивается место – заводится вкладыш. Нельзя ни вклеить страницы, ни завести новую книжку, поскольку Закон строго указывает на то, что нужно делать.

Вкладыш оплачивается сотрудником, но выдается работодателем, так как руководство компаний уполномочено приобретать лицензированные книжки и их составные части. Дополнительные страницы могут потребоваться даже для заполнения единственной записи – увольнения на пенсию.

Количество вкладышей законом не ограничено, их может быть бесчисленное множество, но они действительны только вместе с трудовой книжкой. Вклеивать или прикреплять степлером каточку нельзя, ее надо вшить. Делается это посредством нитки и шила. Нумерация во вкладыше продолжает основную, а не начинается заново.

Законность исправления записей в трудовой

Сведения в трудовую книжку вносятся сотрудниками кадрового отдела, поэтому не исключен человеческий фактор, то есть присутствует вероятность ошибки. Условно неправильные данные можно поделить на две группы:

1. На титульном листе – можно зачеркнуть одной полосой, чтобы текст был читаем.
2. В остальных разделах – разрешено только признание записей недействительными.

Как правило, если ошибка обнаруживается на этапе заполнения лицевой страницы, документ просто переписывается, а не исправляется.

Если неверную информацию указал прежний руководитель, то самым простым способом будет обращение к нему с просьбой о корректировке сведений. Альтернативным путем может быть запрос от текущего начальства.

Стандартная Процедура признания записи недействительной распространяется и на ошибки, связанные с датами. Это же касается сведений о поощрениях, всей информации во вкладыше.

Важно знать! Корректировка данных на титульном листе допустима, потому что персональные сведения могут меняться: девушка сменила фамилию при замужестве, человек получил высшее образование и так далее. В пенсионном фонде можно узнать только о перечислениях от работодателя, что косвенно подтверждает трудоустройство.

Порядок выдачи при увольнении

Расторжение трудового соглашения сопровождается выдачей книжки. На базе приказа об увольнении в документ вносятся определенные сведения:

• дата ухода;
• причина  расторжения соглашения.

Книжка выдается в последний день присутствия гражданина вместе с полным расчетом. Благодарности и испытательный срок в ней не указываются. Задержка в получении сотрудником документа грозит руководству денежным штрафом, а также необходимостью выплатить компенсацию работнику за все дни незаконного удержания.

Если в последний день, указанный в приказе, служащий книжку не забрал, то работодатель направляет по почте уведомление о необходимости получить документ. После отправки подобного письма, независимо от того, пришел ли человек, компания перестает нести ответственность за удержание.

Уточняя, как получить трудовую книжку в случае смерти гражданина, отметим, что она выдается одному из родственников или отправляется по почте. Для второго варианта необходим письменный запрос принимающей стороны.

Запрос на дубликат трудовой по требованию

Трудовое законодательство не содержит информации относительно выдачи дубликатов книжек. Следовательно, стоит ориентироваться на Постановление Правительства о правилах хранения и использования данного документа. Согласно указанному нормативному акту трудовая книжка подлежит замене, если:

• была утеряна;
• пришла в негодность – порвана, испачкана и так далее;
• массовая утрата книжек работодателем в связи с чрезвычайной ситуацией.

Если человек приходит устраиваться с испорченным документом, то его заменой должна заниматься предыдущая компания.

Внимание! Оформление дубликата производится на основании заявления служащего. Когда в книжке информация не читаема, необходимо доказать свое трудоустройство иными документами, например, справками с предыдущих мест.

Действия при утере и порядок восстановления

Последовательность действий при восстановлении трудовой книжки зависит от того, кто виноват в ее отсутствии. В любом случае заниматься непосредственным оформлением будет руководство компании, а вот поиском документов, подтверждающих факт предыдущего устройства, либо сотрудник, если он потерял, либо работодатель.

По общему правилу шаги будут следующие:

1. Написание заявления о восстановлении трудовой книжки, если она пропала по вине служащего.
2. Сбор сведений о предыдущих местах работы, подтверждаемых документально, если это не первое место трудоустройства гражданина.
3. Заведение нового документа стандартной формы.

Если была утеряна, то делается не дубликат, а просто новый экземпляр. Ответом на вопрос, как оформить новую трудовую книжку впервые, также будет обращение к начальству. Сложнее всего восстановить сведения, если компания, в которой ранее трудился человек, ликвидирована. Тут надо либо искать правопреемника фирмы, либо узнавать в каком архиве хранятся документы по тому предприятию.

Трудовая книжка – один из важнейших документов гражданина.

Несмотря на то, что она не является идентификационным, и не содержит уникальные сведения (всю информацию можно восстановить посредством различных источников), она считается визитной карточкой наемного сотрудника.

В нее вносятся данные о стаже, местах трудоустройства, причинах увольнения. Это документ строго унифицированный, в нем не допускаются исправления в виде зачеркивания информации (за исключение смены фамилии при замужестве), а при порче оформляется дубликат.

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Правила оформления работников в 2022 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу Нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.

Особенности оформления нового работника в 2022 году

В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.

Если лицо устраивается на работу впервые в 2022 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.

Те, кто начал свой трудовой путь до 2022 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.

Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:

• лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
• лицо в течение 2020 года не работало.

Как принять на работу владельца ЭТК?

Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:

• бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
• сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
• форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).

Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.

Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.

Отчетность СЗВ-ТД

Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку. Надо ли оформлять новую?

С 2021 года при приеме на работу сотрудников, у которых отсутствует трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не заводится. А как быть в ситуации, если новичок утверждает, что ранее работал, но трудовую книжку потерял? Как в этой ситуации поступить работодателю, чтобы не нарушить законодательство и права работника?

Кому с 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются

Введение электронных трудовых книжек (далее также ЭТК) для большого количества работников практически прошло незамеченным.

Если у работника уже оформлена бумажная трудовая книжка, у него имеется право выбора: продолжить ее применять или отказаться от бумажного документа и перейти на электронный формат.

И надо отметить, что подавляющее большинство работников решило сохранить бумажные трудовые книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=lagna4751OI\u0026t=4s

Вместе с тем, если работник в 2021 году только начинает свою трудовую деятельность, то есть до этого он не работал, бумажную трудовую книжку работодатель ему не оформляет (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.

2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

В отношении таких работников сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.

Работодатель информирует Пенсионный фонд РФ по форме СЗВ-ТД о кадровых процедурах, производимых в отношении таких работников (прием, перевод, увольнение и т. д.).

Также работодатель не вправе оформить бумажную трудовую книжку работнику, который ранее отказался от этого документа и написал заявление о переходе на ЭТК.

При этом, не имеет значения отказался работник от бумажной трудовой книжки на действующем месте работы или на прежнем месте.

Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка.

• Как действовать работодателю, если новый работник заявляет об утере трудовой книжки
• В том случае, если к вам поступает на работу новый сотрудник, который заявляет о том, что он ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку и просит оформить новую, его просьбу следует удовлетворить и завести новую трудовую книжку на бумаге.
• В качестве обоснования данных действий учитывайте следующие обстоятельства:

1. Законом № 439-ФЗ предусмотрено, что бумажная трудовая книжка не оформляется только тем работникам, которые только начинают трудовую деятельность и ранее не трудились.

2. В силу ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у новичка бумажной трудовой книжки по причине ее утраты или повреждения, работник может обратиться с заявлением к новому работодателю с просьбой оформить новый документ, а работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку.

Разъяснение Роструда о ведении трудовых книжек

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными  Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г. (далее – Правила), Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Инструкция), Трудовым кодексом Российской Федерации. 

Ответы формируются согласно Вашим запросам: 

1. Как правильно сделать в трудовой книжке запись о переименовании должности? 

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:  – графа 1 – порядковый номер записи; – графа 2 – дата внесения записи; – графа 3 – сделана правильно (должность… переименована в…)  – графа 4 – приказ №… от… (в данном случае приказ работодателя, а не министерства). Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства. 

2. Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника? Как это сделать правильно?

  Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.  Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е.

уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.  Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислим некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.   Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения.

Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».    Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить.

Основное правило таково: «В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей» (п. 1.2 Инструкции).

  Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

  Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя.

Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

  Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована,  исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива) (п. 27 Правил).

  При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.  На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе». «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи  или  же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе.  

3. Если в трудовой книжке перепутаны порядковые номера записей, нужно ли это исправлять и как правильно это сделать?  (аналогично предыдущему вопросу)

4. Если в трудовой книжке неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована?

Ошибки оформления трудовых книжек и их последствия

21 июня 2013.

Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника.

Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек.

Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.

Нормативная база

Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом: 1. Трудовой кодекс РФ; 2.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»); 3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»; 4.

Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).

Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».

Виды ошибок

▪ При первичном оформлении трудовых книжек Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.

• ▪ В процессе ведения трудовых книжек
• ▪ При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
• Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
• Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
• Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:

Прием на работу с электронной трудовой книжкой

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая альтернатива традиционной бумажной, отражающая карьерный путь человека. Если в организацию устраивается работник с цифровой версией книжки, то процедура оформления не отличается от стандартной. За исключением того, что вместо бумажной трудовой он принесет непривычную справку.

Особенности приема на работу работника с ЭТК

При трудоустройстве Гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.

Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
• документ о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ) в бумажном или электронном виде — можно получить в отделении или личном кабинете ПФР;
• документ воинского учета;
• документы об образовании.

Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.

Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.

Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.

Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.

Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.

В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р.

Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.

Новый работник хочет перейти на ЭТК

Трудоустраивающийся к новому работодателю работник может пожелать перейти на электронную книжку. Тогда справки СТД-Р при поступлении на работу у него не будет, и он предъявит бумажную трудкнижку. Кадровик оформит прием работника как обычно и через 5 дней сделает в книжке запись о назначении на должность (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).

Чтобы перевести его на ЭТК, придется выполнить ряд действий:

• Выдать работнику уведомление об изменении законодательства в части учета сведений о трудовом стаже.
• Получить от него ответ о выборе в пользу электронного формата.
• Сделать в трудовой запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ», заверить подписью и печатью организации, ознакомить работника и выдать книжку на руки.

С этого момента кадровик не несет ответственности за хранение трудовой книжки работника. А когда он решит уволиться, то получит только справку СТД-Р.

Подводим итоги

• Оформление работника с электронной трудовой идентично стандартной процедуре.
• Для расчета страхового стажа недостаточно одной СТД-Р. Нужно дополнительно получить традиционную книжку или справку СТД-ПФР.

Что делать, если потеряна трудовая книжка?

Есть строгие правила, регулирующие заключение трудового договора. Работник обязан ознакомиться с условиями работы, поставить свою подпись в соглашении и предоставить личные документы. Паспорт, ИНН, СНИЛС трудовая книжка — вот обязательный минимум, без которого вас вряд ли примут на работу.

И если паспорт и идентификационные номера налогоплательщика и застрахованного гражданина вы подаете не в оригинальном виде (в личном деле хранятся копии), то трудовая книжка должна быть не просто оригинальной, а еще и подлинной.

Именно в ней фиксируется факт приема на работу и все должностные движения, влияющие в итоге на страховой стаж.

Но что делать, если трудовая книжка утеряна? Как устроиться на новую работу? Если трудовую книжку потеряли вы сами, то вариант один — восстанавливать сведения о стаже и заполнять новый документ.

В тех случаях, когда книжку теряет работодатель (не важно, новый или предыдущий), срабатывает другой алгоритм действий. Если же руководство компании, из которой вы ранее уволились, не идет вам навстречу, то обращайтесь к юристу и подавайте в суд.

Восстановление утерянных данных — это обязанность работодателя, и пренебрежение этой обязанностью должно наказываться по всей строгости закона.

• Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
• Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
• С этим вопросом могут помочь 99 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг.

В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново.

Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки.

Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже.

Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе).

Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась.

Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения.

Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы.

Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой.

Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация.

Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно.

В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям.

Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд.

Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения.

Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

• определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
• собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
• поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
• запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
• проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты.

Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону.

Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или Иск, если что-то случится с их персональными документами.

1. Источники:
2. О выдаче дубликата трудовой книжки
3. О документах, проверяемых при заключении трудового договора

Новые правила заполнения трудовых книжек – проверки, последствия нарушений

В связи с проведением пенсионной реформы у сотрудников предприятий, их работодателей и бухгалтеров возникает все больше вопросов, касающихся трудовых и «околотрудовых» взаимоотношений. К примеру, по каким правилам теперь начислять трудовой стаж.

Как следствие, появляется множество сознательных искажений, ошибок и нестыковок. А потому представители Роструда стали уделять больше внимания проверке правильности внесения записей в трудовые книжки работников.

Рекомендуется обратить внимание на новые правила заполнения трудовых книжек и основательно подготовиться к предстоящим визитам трудовых инспекторов.

Новые правила заполнения трудовых книжек – скоро ли появятся электронные трудовые книжки

Уже около десяти лет Правительство РФ занимается подготовкой законов, которые регулировали бы порядок пользования электронными трудовыми книжками.

Но совсем недавно, в конце июня 2022 года, Дмитрий Медведев сообщил о том, что начинается поэтапное внедрение в стране электронных трудовых.

Однако, сильно беспокоиться бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров не следует. И на то есть 3 причины:

1. Законопроект, несмотря на длительную его разработку, подготовлен еще будет нескоро, а пенсионная реформа будет проведена намного раньше.
2. Когда проект будет запущен, он будет длительное время находиться на стадии тестирования, в ходе которого будут прорабатываться возникающие вопросы и производиться отладки сбоев.
3. Глава Министерства труда РФ Максим Топилин сообщил о том, что не все трудовые книжки станут электронными – возможность сохранить бумажные варианты документа сохранится. Переход на электронные трудовые станет правом, но не обязанностью граждан, поскольку пожилое поколение сотрудников может воспринять электронный документооборот негативно.

На что следует обратить более пристальное внимание, так это на слова трудовых инспекторов о том, что в ведомстве идет подготовка к массовым проверкам правильности внесения записей в трудовые книжки. Кроме того, имеется вероятность того, что Пенсионный Фонд будет упразднен, и его функции будут переданы Федеральному казначейству.

Прежде чем разбираться с тем, на какие моменты обратит особое внимание трудовая инспекция, следует уяснить, какими могут быть последствия несоблюдения всех требований, касающихся ведения трудовых книжек:

Вид нарушения	Нарушитель	Размер штрафа, иные меры наказания	Нормативный акт
Невыдача трудовой книжки в срок	Юридическое лицо	30-50 тысяч рублей	ч. 1 ст. 5.27 КоАП
Должностное лицо организации, индивидуальный предприниматель	1-5 тысяч рублей
Заверение копии трудовой книжки ненадлежащим образом	Должностное лицо организации, индивидуальный предприниматель	Штраф 10-20 тысяч рублей. Дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.	п. 2 ст. 5.27 КоАП
Юридические лица	50-70 тысяч рублей
Нарушение правил хранения трудовых книжек	Должностное лицо, ответственное за хранение книжек	1-5 тысяч рублей	п. 45 Правил ведения трудовых книжек, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Юридические лица	30-50 тысяч рублей

Новые правила заполнения трудовых книжек – общие сведения о трудовых книжках

Трудовая книжка – это основной документ, который призван подтверждать трудовую деятельность (ее вид и продолжительность) гражданина. Документ необходим для исчисления страхового и трудового стажа в целях проведения расчета пенсионного пособия.

В случаях, когда сотрудники устраиваются на работу впервые в жизни (или до этого они работали неофициально), работодатель самостоятельно оформляет им трудовую книжку в их присутствии, причем сделать это необходимо в течение 7 дней с момента зачисления в штат нового работника. Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о трудоустройстве должна появиться в трудовой книжке в течение 5 рабочих дней после заключения трудового договора/контракта.

Важно! Положения ст. 312.2 ТК РФ позволяют не оформлять трудовую книжку дистанционному сотруднику, если он согласен не заводить ее. Такое позволительно, поскольку стаж при дистанционном трудоустройстве можно подтвердить дистанционным договором.