Первичная бухгалтерская документация в 2023 году

До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.Теперь такой Стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021. Принципиально новых моментов в нём не так много и касаются они в основном электронных документов. Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.

Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.

Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерию, если ведут налоговый учёт.

Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.

Ещё два исключения:

ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.

На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года.

Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Новый стандарт распространяется на две категории документов:

Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые события, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов и т.п.
Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и обязательствах компании, а также об источниках финансирования бизнеса. Всё перечисленное — это объекты бухучёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.

Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.

Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период:

При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки.

Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно.

А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.

В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.

Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта:

Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее. Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.

Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.

Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.п.

При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП).

Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений. Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками.

Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).

Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.

Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного. Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.

Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок:

Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.

Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально. В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид. Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.

В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.

Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить:

Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.

ФСБУ 27/2021 распространяется на российские юридические лица, за исключением бюджетных организаций.
В стандарте отражены все аспекты работы с бумажными и электронными бухгалтерскими документами: особенности заполнения и подписания, внесение исправлений, документооборот и хранение.
Большинство правил, прописанных в стандарте, уже были отражены в других нормативных актах. Нововведения касаются в первую очередь порядка работы с электронными документами. Это выбор варианта электронной подписи, исправление ошибок путём составления нового электронного документа и хранение документа в том формате, в каком он был составлен изначально.
ФСБУ 27/2021 обязательно применять с 01.01.2022 года, но добровольно можно и раньше.

Фсбу 27/2021: документы и документооборот — контур.ндс+

Приказом от 16.04.2021 № 62н Минфин утвердил новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Значительных изменений Стандарт не внёс. Рассмотрим основные изменения.

Термины

ФСБУ 27/2021 нормативно определяет основные термины:

документы бухгалтерского учёта — первичные учётные документы (ПУД) и регистры бухучёта
документооборот — движение в организации документов бухгалтерского учёта с момента их составления и до завершения исполнения (например, до помещения в архив либо до использования при составлении отчётности)

Руководитель контролирует документооборот, чтобы своевременно отобразить данные в бухучёте и защитить документы от несанкционированного доступа.

Реквизиты

Появилось определение даты составления ПУД – это дата подписания документа лицом, которое совершило операцию (заключило сделку) и ответственно за её оформление.

Первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Поэтому Стандартом установлено новое правило: если дата составления первичных документов не совпадает с датой совершения факта хоз. жизни, который оформляется этим документом, то вместе с первой датой (п. 2 ч. 2 ст.

9 ФЗ «О бухгалтерском учёте») указывается и вторая (подп. «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Ещё один новый термин – «оправдательный документ». Это документ, который содержит сведения о факте хозяйственной жизни: кассовый чек, судебный акт и т.д. Обязательные реквизиты вносят в ПУД на основании оправдательного документа.

Если оправдательный документ содержит все реквизиты ПУД, его можно использовать без оформления отдельного ПУД. В оправдательный документ можно и не включать все реквизиты, свойственные ПУД, но его реквизиты необходимо внести в первичные документы.

Также в Стандарте указано, что, помимо обязательных, в ПУД можно включать дополнительные реквизиты.

Оформление документов: новые требования

Новый ФСБУ установил следующие требования к оформлению документов:

Документы бухучёта нужно составлять на русском языке либо с построчным переводом. Но, если документ составлен на другом языке по законодательству страны, в которой осуществляется деятельность, построчный перевод не требуется. Он нужен только для регистра бухучёта.
Стоимость объекта бухучёта указывается в рублях. Если она выражена в валюте, в регистр вносится и валютная сумма. Сумма в валюте пересчитывается в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Несколько фактов хоз. жизни допускается оформить одним ПУД. К примеру, в авансовом отчёте по командировочным расходам отображаются все расходы работника в командировке: проживание, проезд, питание и другие.
Допускается оформить длящиеся (начисление процентов, амортизация и т.д.) и повторяющиеся (периодические отгрузки продукции, авансовые отчёты и т.п.) факты в периодически составляемых ПУД. Периодичность организация устанавливает самостоятельно, исходя из сущности фактов и рациональности. Важно: не допускается наличие не «закрытых» документами фактов, на отчётную дату (сутки, неделя, месяц, квартал, год).

Порядок внесения исправлений

С учётом требований Стандарта организация самостоятельно определяет порядок исправления бухгалтерских документов, когда это допустимо.

Порядок исправления бумажного документа:

Ошибочные данные (сумма, дата и т.д.) зачёркиваются, верные – пишутся над ними. Зачёркнутые данные должны быть читабельны.
Пометка «Исправлено» ставится с указанием даты исправления под подписи ответственных лиц с расшифровками.
Запрещается исправлять документы подчистками – замазывать, стирать.

Электронный документ исправляется по тому же принципу. Можно составить новый электронный документ по следующим правилам:

нужно упомянуть, что это замена первоначального документа
указать дату исправления и электронные подписи ответственных лиц с расшифровкой
невозможно использовать новый документ в отдельности от первоначального

Регистры бухучёта исправляются дополнительным способом – исправительной записью. Она может быть:

Сторнировочной – запись на сумму, равную исходной, либо на часть суммы со знаком «минус».
Дополнительной – запись, равная сумме, которая дополняет ошибочную сумму до правильной.

Правила хранения документов и получения доступа к ним

Новым ФСБУ установлены правила хранения бухгалтерских документов:

Хранение допускается только в том формате, в котором документы были составлены: электронные – в электронном виде, бумажные – на бумаге. Нельзя переводить бумажные документы в электронные для хранения.
Документы и данные в них необходимо хранить на территории России. Но, если законодательство страны, где ведётся деятельность, требует хранить документацию на её территории, нужно соблюдать это требование.
Правила получения доступа к бухгалтерским документам организация разрабатывает самостоятельно. О предоставлении доступа к ним должен быть проинформирован главный бухгалтер или лицо, ответственное за ведение бухучёта (в том числе по договору).
При утрате, порче документов необходимо принять все возможные меры для их восстановления.

Порядок вступления в силу нового ФСБУ

Новый Стандарт станет обязательным с 1 января 2022-го, но возможно досрочное применение, если соответствующее положение внесено в учётную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

Новый ФСБУ 27/2021: какие требования обязательны при составлении и хранении документов бухучета

Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, за исключением тех, кто занят в бюджетной сфере.

Стандарт станет обязательным с 1 января 2022 года, но добровольно его можно начать применять и до указанной даты.

Бухгалтерские документы и документооборот

В пункте 2 ФСБУ 27/2021 закреплено, что к документам бухгалтерского учета относятся первичные учетные документы и регистры бухучета.

Напомним, что все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены первичными документами. Состав таких документов определяет налогоплательщик. Выбранные способы отражения операций и формы первичных документов фиксируются во внутреннем документе, который называется учетная политика. Подробнее см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Под документооборотом в бухучете понимается движение документов в организации или у ИП с момента их составления до завершения исполнения. В частности, до использования для составления бухотчетности, помещения в архив.

Требования к документам

На каком языке составлять документы

Согласно стандарту, документы бухучета составляются на русском языке. Если первичный документ написан на иностранном языке, то он должен содержать построчный перевод.

Исключение — ситуация, когда в месте ведения деятельности за пределами РФ законодательство обязывает составлять документы на языке данной страны.

В таком случае только регистр бухучета должен содержать построчный перевод (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

Какую валюту указывать в регистрах

По общему правилу суммы в регистрах бухучета указываются в рублях, независимо от места ведения деятельности и от того, какая валюта используется в операции. Но если стоимость объектов бухучета выражена в иностранной валюте, то записи в регистрах делаются одновременно и в валюте, и в рублях (п. 7 ФСБУ 27/2021).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Как составлять «первичку»

Датой составления первичного документа считается день его подписания лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за ее оформление, либо лицами, ответственными за оформление совершившегося события. В документе обязательно указывают дату совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты составления (п. 8 ФСБУ 27/2021).

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При составлении «первички» допускается, в частности:

оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
оформлять длящиеся операции (начисление процентов, амортизация активов и проч.), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с определенной периодичностью (например, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату.

Помимо обязательных реквизитов (их перечень приведен в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), в «первичку» можно включать дополнительные сведения. При этом установлено, что если первичный документ оформлен на основании другого, то указание на этот оправдательный документ является обязательным (п. 12 и подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Перечень лиц, имеющих право подписывать документы бухучета, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, которые их составили и подписали (п. 11 ФСБУ 27/2021).

Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб‑сервис

Какой электронной подписью заверять «первичку»

Как известно, первичный документ может быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Согласно пункту 17 комментируемого стандарта, виды электронной подписи документов бухучета устанавливаются самой организацией из числа тех, что предусмотрены Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но только в том случае, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не установлено федеральным законом или нормативным правовым актом.

Если необходимо, чтобы документ завизировали несколько сторон, то вид электронной подписи определяется соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Напомним, что статьей 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрено три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Также см. «Поправки в Закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой Нотариус и выдача сертификатов по новым правилам».

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Как исправлять ошибки в бумажном документе

Также в новом стандарте прописан порядок исправления ошибок в «первичке» и регистрах.

Так, если документ составлен на бумаге, то нужно зачеркнуть чертой неверный текст или сумму и сверху указать корректные сведения. При этом зачеркивать необходимо так, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Замазывать и стирать записи нельзя.

В скорректированном документе нужно написать «Исправлено», проставить дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный документ или ответственных за ведения регистра. Также надо указать их должности, фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).

Как исправлять ошибки в электронном документе

Электронный первичный документ допускается исправлять путем составления нового документа. При этом нужно указать, что он заменяет первоначальный.

Также скорректированный документ должен содержать дату исправления и электронные подписи лиц, которые его составили, с указанием реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 20 ФСБУ 27/2021).

При этом дополнительно установлено, что «средства воспроизведения нового документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального».

Исправлять регистры бухучета можно как сторнировочными, так и дополнительными записями (п. 22 ФСБУ 27/2021).

Хранение документов

Документы бухучета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод бумажной «первички» в электронный вид для последующего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

В случае утраты документов (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи необходимо принять все возможные меры по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).

Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица».

Фсбу 27/2021 — документы и документооборот | «правовест аудит»

Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и некредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухгалтерского учета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).

На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.

Документ бухгалтерского учета должен быть составлен на русском языке, если документ составлен на иностранном языке, то к нему должен быть приложен построчный перевод на русский язык ( п. 5 ФСБУ 27/2021).

Составление первичных документов на иностранном языке допустимо, если место деятельности находится за пределами РФ и по законодательству (правилам) этой страны документы бухгалтерского учета составляются на языке этой страны (абз.1 п. 6 ФСБУ 27/2021).

Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021). Они должны быть построчно переведены на русский язык.

К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся все те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Требования распространяются как на «внешние» документы, то есть полученные от контрагентов (торговый товарный счет и пр.), так и на «внутренние» — составленные внутри экономического субъекта (авансовый отчет и пр.).

При этом ФСБУ 27/2021 конкретизирует, что дата составления первичного учетного документа — это дата подписания первичного учетного документа лицом, совершившим операцию и ответственным за ее оформление, или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта деятельности. Если дата составления документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, то дата совершения хозяйственной операции также подлежит отражению в первичном документе.

К сведению! К обязательным реквизитам документа, указанным в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, можно добавить дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021)

Если экономический субъект включает обязательные реквизиты в первичный документ на основании другого документа, где фиксируются данные о событии, произошедшем в хозяйственной деятельности, то есть на основании оправдательного документа, то указываются также и реквизиты такого оправдательного документа.

При подготовке первичной учетной документации допускается оформление одним документом:

несколько связанных событий хозяйственной деятельности
ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами

К сведению! Все записи в документах должны быть произведены средствами, обеспечивающими их сохранность. К ним не относится простой карандаш (п. 13 ФСБУ 27/2021)

Экономический субъект вправе самостоятельно определять периодичность формирования документации в отношении:

длящихся событий хозяйственной деятельности (амортизация объектов и др.)
повторяющихся событий хозяйственной деятельности (поставка товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.)

Периодичность составления документов может быть любая: сутки, неделя, месяц, квартал. При принятии решения необходимо исходить из существа события и требования рациональности и, конечно, документы должны обязательно быть сформированы на отчетную дату.

Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухгалтерском учете (п. 11 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Перечень лиц, уполномоченных ставить подпись устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021)

Если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект самостоятельно выбирает вид электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 17 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021). Следовательно, если другую сторону не устраивает простая электронная подпись, то письменно может быть оговорено использование наиболее защищенного варианта — усиленной квалифицированной электронной подписи.

По мнению ФНС России, при оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. К таким документам не будет претензий для целей налогового учета (Письмо ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ согласовано с Минфином России).

В регистрах бухгалтерского учета указывается величина денежного измерения объектов. Она едина и это — рубль. При этом не важно, где и в какой валюте совершалась хозяйственная операция экономическим субъектом.

Однако, есть нюансы: регистр бухгалтерского учета может содержать одновременно два денежных измерителя (иностранная валюта и рубль), если это не противоречит иным ФСБУ, принятым в России, а также Федеральному закону от 06.12.

2011 № 402-ФЗ.

Помимо этого, ФСБУ 27/2021 требует, чтобы система регистров бухгалтерского учета обеспечивала:

полноту предоставляемых сведений (то есть достаточность информации, важной для всех заинтересованных пользователей)
отражение сведений о хозяйственной деятельности экономического объекта как на синтетических счетах, так и на аналитических
отражение в учете всех объектов в хронологической последовательности, а также постоянное обновление сведений о них на счетах
обоснованность записей в бухгалтерском учете и их достоверность (соответствие первичным документам и точность отражения объектов)
системность и своевременность информации (взаимосвязь записей и отчетности, соответствие периоду, когда информация необходима пользователям)
юридическую значимость записей, произведенных в учете (то есть записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хозяйственной деятельности экономического субъекта)

При исправлении документов организация (экономический субъект) самостоятельно выбирает способ из приведенных в ФСБУ 27, за исключением тех случаев, когда законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено. В частности, подобные ограничения установлены для кассовых документов (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У).

Экономический субъект обязан исправить документ так, чтобы было понятно, где ошибка, а где корректные данные. В записи об исправлении должны содержаться:

дата исправления документа
подписи лиц, внесших исправление, должности, ФИО либо иные сведения, позволяющие идентифицировать таких лиц (внести коррективы может не каждый, а только лицо, составившее документ, или ответственное за ведение регистра, если ошибка обнаружена в регистре бухгалтерского учета)
подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета)

ФСБУ 27/2021 также допускает исправление документа, сформированного в электронном виде. Так, при обнаружении неточностей можно составить новый (исправленный) документ (п. 20 ФСБУ 27/2021). В новом (исправленном) бланке должны быть:

сведения о том, что он подготовлен взамен первоначального электронного документа
дата внесения правок
электронные подписи лиц, исправивших документ, а также их должности, ФИО или прочие данные, позволяющие их идентифицировать
доступ к новому бланку должен быть построен таким образом, чтобы новый (исправленный) документ не мог рассматриваться и использоваться как отдельный, а только лишь в совокупности с первичным документом

ФСБУ 27/2021 не устанавливает каких-либо существенных нововведений в порядке исправления документов, а также регистров.

Как и было ранее, в документе, составленном на бумажном носителе, неверные данные (это может быть и текст, и сумма) зачеркиваются, а правильные сведения вносятся над зачеркнутым. При этом должно быть читаемо то, что перечеркнуто.

Надпись «Исправлено» по-прежнему актуальна (абз. 3 п. 21 ФСБУ 27/2021). Использование корректирующей жидкости, стирание, замазывание запрещено.

Для исправления в регистрах бухучета предусмотрены два варианта (п. 22 ФСБУ 27/2021):

метод «Красное сторно» (запись сторнируется, иными словами, обнуляется за счет проводки с теми же счетами, но с суммой со знаком минус)
метод «Дополнительная запись» (проводка дублируется, сумма дополняется до той, что является верной)

Подлинники документов бухгалтерского учета, независимо от того, как они составлены (на бумажном носителе или в электронном виде) подлежат обязательному хранению на территории РФ. Сроки установлены законодательством РФ, в частности, Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Обратите внимание! Документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод «бумажных» бухгалтерских документов в электронный формат с целью дальнейшего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

При составлении документов бухгалтерского учета в электронном виде экономический субъект должен обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

Если законодательство или нормы иного государства, где осуществляется деятельность экономического субъекта, обязывают его хранить документы на территории данного государства, то такое хранение не запрещено. Об этом прямо указано в п. 25 ФСБУ 27/2021.

Порядок доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета организация (экономический субъект) устанавливает самостоятельно.

При этом обязательным является информирование об этом главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, которое ответственно за ведение бухгалтерского учета.

Проинформировать придется и лиц, с которыми заключен Договор на оказание бухгалтерских услуг (п. 26 ФСБУ 27/2021).

При утрате документов или в случае их порчи, делающей невозможным использование сведений, отраженных в таких документах, экономический субъект обязан предпринять все возможные меры для того, чтобы восстановить документы (п. 27 ФСБУ27/2021).

НЕ ДАЙТЕ ПОВОДА ДЛЯ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ Получите максимум пользы от аудита: проверьте отчетность, устраните риски и найдите финансовые резервыЗаказать аудит

Организация документооборота — ответственность руководителя экономического субъекта. Именно он должен организовать документооборот так, чтобы:

ответственные лица могли своевременно принимать объекты к бухгалтерскому учету, передавать данные для внесения записей в регистры, а также составлять достоверную отчетность
избежать несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета

Как уже говорилось, ФСБУ 27/2021 обязателен с 1 января 2022 года, но решение о его применении можно принять и раньше (п. 2 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н).

Рекомендуем заблаговременно ознакомиться с обновленными правилами в отношении составления, исправления, хранения первичных документов, регистров бухучета, при необходимости привести учетную политику и систему внутреннего контроля в соответствие с ФСБУ 27/2021.

При проведении системного комплексного аудита применять новые ФСБУ будет легко. В рамках договора на аудит эксперты, аудиторы и налоговые юристы оперативно ответят на вопросы по применению изменений в бухгалтерском и налоговом учете.

Как работать по ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — новшество в практике российских бухгалтеров. Все неизвестное закономерно вызывает вопросы. Какие изменения содержатся в новом стандарте? В какие сроки и кому его следует применять? Во всем этом следует разобраться подробнее.

Сроки применения

В самом ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» содержится указание на дату, с которой соблюдение его норм становится обязательным, — 1 января 2022 года. Но субъекты хозяйствования вправе начать работать по стандарту уже в 2021 году. Этот момент обязательно нужно отразить в Учетной политике.

Область применения

ФСБУ 27/2021с 2022 года применяется ИП и коммерческими юрлицами. А вот предприятия-«бюджетники» не обязаны использовать стандарт. Отдельные пункты документа не действуют и в отношении финансовых организаций. В самом тексте этих положений содержатся указания на то, что они не распространяются на некоторые виды экономических субъектов.

Суть стандарта

ФСБУ 27 отменяет устаревшие принципы и правила, содержащиеся в прежних нормативных актах по регулированию документооборота на предприятиях. Также документ уточняет действующие нормы и вводит новые понятия. Изменений, в сравнении с прежними инструкциями, не так много. Но они все же есть и требуют внимания.

Основные понятия

ФСБУ 27 2021 «Документы и документооборот»содержит определения двух базовых понятий:

документ — первичные бухгалтерские акты и регистры бухучета;
документооборот — движение бухгалтерских документов в пределах субъекта хозяйствования с даты их оформления до окончания исполнения (т. е. до момента составления отчетности или сдачи актов в архив).

Требования к первичным документам

Итак, правила составления первичных документов теперь определены ФСБУ 27 2021. Что нового предписывает этот стандарт? На самом деле изменений не слишком много.

Основные требования к «первичке» следующие:

документы составляются на русском языке (если необходимо использование иностранного языка, в актах обеспечивается наличие построчного перевода);
денежные величины выражаются в рублях (в отдельных случаях и в рублях, и в валюте, но наличие рублевого измерителя обязательно).

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты:

наименование акта;
дату оформления;
наименование субъекта-составителя;
содержание операции;
величину натурального и/или денежного измерения сделки;
название должности сотрудника, оформляющего сделку и/или ответственного за ее проведение, а также его (или их) Ф. И. О. и подпись.

ФСБУ 27 21 вводит новое понятие — оправдательный документ. Это самостоятельный акт, содержащий информацию о сделке или факте хозяйственной жизни организации, которые и оформляются первичным документом.

Сведения, позволяющие идентифицировать такой акт, обязательно включаются в текст «первички». Сам же оправдательный документ к «первичке» не относится, а лишь используется для ее оформления.

В нем могут и не присутствовать обязательные реквизиты.

ФСБУ «Документы и документооборот» определяет некоторые допущения в отношении первичных документов:

несколько связанных между собой событий экономической жизни предприятия можно оформлять единым первичным актом;
длящиеся или повторяющиеся события хозяйственной жизни (например, начисление процентов или поставка товаров партиями в разные даты по одному договору) допустимо оформлять не сразу после их свершения, а с определённой периодичностью, наиболее оптимальной для каждого конкретного случая;
несколько сделок, совершаемых участником биржевых торгов с разными партнерами, можно теперь оформлять единым документом;
в качестве «первички» стандарт ФСБУ 27 2021 разрешает использовать документы, полученные в процессе функционирования организации; необходимое условие — наличие в них обязательных реквизитов: это чеки, договоры, платежные квитанции и т. д.

Первичные документы могут иметь как бумажную форму, так и электронную. Во втором случае обязательно наличие ЭЦП и возможности предоставления копии акта на бумаге.

О бухгалтерских регистрах

ФСБУ 27 21 предъявляет к системе регистров бухучета особые требования. Она должна обеспечивать:

полноту данных;
хронологический порядок отражения объектов и сделок на счетах;
систематичность аккумулирования информации о фактах хозяйственной жизни в бухгалтерском учете;
ведение синтетического и аналитического учета;
системность накапливания, хронологии и отражения на счетах информации, касающейся экономической жизни организации;
достоверность сведений, то есть их соответствие данным «первички»;
своевременность отражения информации;
юридическую значимость отражаемых актов.

Об исправлении документов

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» допускает исправления не во всех видах актов. Так, например, нельзя корректировать кассовые и банковские документы.

Под запретом исправления с помощью механических средств — ластика, корректора и т. д.

В таблице содержится информация о том, как правильно редактировать «первичку» и регистры.

Наименование документа	Способ исправления
Акт на бумажном носителе	Неверная запись (сумма или текст) зачеркивается единой чертой. При этом важно, чтобы информация оставалась читаемой. Сверху делается правильная отметка и обязательно пишется слово «Исправлено». Здесь же проставляется дата внесения корректировок и указываются должность и Ф. И. О. лица, ответственного за оформления акта
Бухгалтерский регистр	Схема исправлений аналогична той, что предусмотрена для первичной документации. Здесь также возможны следующие варианты корректировки: проставление дополняющей суммы, если первоначально была записана меньшая величина; сторнировочная запись, если первоначальную сумму нужно уменьшить
Электронный документ	Вместо ошибочного электронного документа оформляется новый. Причем в нем обязательно должно содержаться указание на то, что он корректирующий. Также в исправительном акте необходимо оставить ссылку на первоначальный документ

Итак, применение ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» становится обязательным для хозяйствующих субъектов с начала 2022 года. Акт меняет прошлые правила: упраздняет устаревшие нормы, вводит новые инструкции и схемы. Основная цель всех этих новшеств — оптимизация документооборота в организациях. Стандарт делает работу с документами более удобной и безопасной.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.