Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Читайте также:  Скорректированы нормативы ежемесячных издержек на 1 получателя соцпомощи в виде санаторно-курортного лечения

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по основной деятельности — образец

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности на законодательном уровне официально не утвержден, поэтому каждая компания должна разработать собственную форму такого регистра. О содержании и порядке ведения журнала вы узнаете из нашей статьи.

Для чего используется журнал учета приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности заводится для систематизации информации и учета всех издаваемых в компании распоряжений, которые связаны с решением общехозяйственных вопросов. В этом заключается его основное отличие от журнала учета распоряжений по личному составу, в котором регистрируются приказы, касающиеся кадровой сферы.

Так, журнал приказов по основной деятельности, образец которого разрабатывается в отделе кадров, может включать информацию о распоряжениях:

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк

  • о назначении первого руководителя;
  • учреждении обособленного подразделения;
  • утверждении штатного расписания;
  • проведении внутренней проверки или аттестации;
  • сокращении численности штата;
  • утверждении должностных инструкций;
  • по иным общехозяйственным вопросам.

Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании. Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом.

В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер. Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации. 

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк
Скачать форму журнала

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности может быть индивидуальным в каждой компании. Но, следуя общим правилам делопроизводства, необходимо соблюдать общепринятую структуру:

  • Титульный лист. На нем приводится название регистра, наименование компании, срок начала и окончания ведения журнала. Внизу или с обратной стороны этого листа обычно указывается должность и Ф. И. О. лица, ответственного за заполнение журнала.
  • Основная часть, куда заносится вся подробная информация о регистрируемых общехозяйственных распоряжениях. Эта часть имеет табличную форму, состоящую из следующих граф:
    • порядковый номер;
    • дата утверждения приказа;
    • регистрационный (обычно буквенно-цифровой) номер приказа;
    • краткое содержание (название) приказа;
    • данные лица, издавшего приказ;
    • ответственное за исполнение лицо;
    • примечания.

Все страницы в регистрационном журнале в обязательном порядке должны быть пронумерованы и сшиты. Это позволит избежать подлога путем замены и/или изъятия страниц.

При разработке образца журнала регистрации приказов по основной деятельности за основу можно взять унифицированную форму Т-53а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. А еще можно скачать образец этого журнала на нашем сайте.

Как заполнить бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности

Обычно журналы по регистрации распоряжений заводятся на 1 календарный год. В начале следующего года оформляется новый регистр, в котором нумерация приказов начинается заново. Журналы могут вестись как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае ответственное за ведение журнала лицо должно обладать электронной подписью.

Если журнал ведется в бумажном формате, то при необходимости внести исправление следует соблюдать требования, изложенные в п. 8 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, о заверке поправок подписью ответственного за ведение журнала лица с указанием его фамилии и должности, а также даты внесения исправления. 

Образец Книги приказов по основной деятельности

Документооборот любой организации предполагает строгий учёт, который помогает контролировать количество выпускаемой документации, а при необходимости быстро находить нужный акт.

Поэтому начинающим предпринимателям, секретарям и специалистам аналогичного направления часто требуется образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Рассказываем, почему важен журнал регистрации приказов, кто должен его вести, а также предлагаем скачать типовую форму документа.

Для чего необходим журнал регистрации приказов по основной деятельности

Работа любого современного бизнеса неотделима от издания разного рода внутренних документов. С их помощью руководители обеспечивают эффективное, контролируемое и законное функционирование своей компании. Часто встречающимся видом акта внутреннего документооборота является приказ по основной деятельности.

Эти правовые акты имеют силу внутри предприятия и регулируют ключевые факторы его существования:

  • назначение и снятие с должности генерального директора и главного бухгалтера;
  • наделение заместителя, главного бухгалтера или другого сотрудника правом подписи;
  • назначение ответственного за хранение трудовых книжек;
  • назначение ответственного за табель учёта рабочего времени и аналогичные распоряжения.

Однако, помимо издания и подписания, есть необходимость учета приказов — его регистрационных реквизитов, даты, визирующего лица и краткого содержания. Эту функцию и выполняет книга или журнал учёта приказов. Реестр приказов по основной деятельности одновременно решает несколько задач:

  • даёт общую информацию о количестве изданных документов;
  • позволяет быстро найти необходимый приказ или понять, где искать его (например, в папке за какой год);
  • узнать краткое содержание акта по реквизитам;
  • восстановить приказ после потери.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланкЖурнал регистрации приказов по основной деятельности поможет компании систематизировать документооборот

Кто должен вести документ

Книга приказов должна быть в любой организации, которая издаёт локальные правовые акты. Фактически, это означает, что каждое юридическое лицо одновременно с регистрацией создаёт такой документ и записывает туда сведения о первом приказе — о назначении на должность генерального директора.

Кто из сотрудников несёт ответственность за документ и регулярно пополняет бланк информацией о свежих актах? Ответ зависит от масштаба организации и сложившихся традиций документооборота.

Чаще всего эту функцию берёт на себя секретарь руководителя или офис-менеджер.

Если такие должности отсутствуют в штатном расписании (в маленьких фирмах) регистрировать приказы будет сам директор или любой из сотрудников, кому он это поручит.

В какой форме вести учёт

Сложившийся порядок документооборота большинства организаций предполагает, что книга учёта приказов будет вестись в бумажном виде.

Этот документ имеет постоянный срок хранения, поэтому логично иметь его на физическом носителе. С другой стороны, писать реквизиты и содержание акта вручную слишком трудоёмко и несовременно.

К тому же, могут возникнуть проблемы с читаемостью, если секретарь непонятно запишет цифры или буквы.

Электронный журнал гораздо удобнее бумажного: все символы легко читаются, часть информации можно не писать заново, а копировать (например, фамилию руководителя). Однако файлу с реестром необходимо обеспечить максимальную безопасность, чтобы в случае поломки не лишиться критически важных данных.

Рекомендуется хранить книгу в облачном сервисе (тогда выход из строя техники не нанесёт урон файлам), а также ежегодно распечатывать и подшивать.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланкПример записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности

Типовая форма книги приказов по основной деятельности

Рассмотрим образец книги приказов по основной деятельности. Унифицированного бланка для такого документа нет, каждая организация вправе разработать наиболее удобный для себя вариант. В любом случае форма будет представлять собой таблицу со следующими данными:

  • порядковый номер документа;
  • дата издания;
  • номер приказа;
  • фамилия визирующего руководителя, его должность;
  • краткое содержание приказа.

Проблем с заполнением такой книги не возникает даже у начинающих секретарей — всё, что необходимо записать, очевидно и есть на самом правовом акте. Чтобы прояснить какие-либо возникшие сомнения, изучите образец заполнения на картинке выше.

Трудности часто вызывает оформление графы с кратким содержанием. Что писать в этом разделе? Некоторые дублируют наименование правового акта, например, «О назначении ответственного за пожарную безопасность».

Читайте также:  Кс рф еще раз пояснил правовые аспекты соотношения мрот и северных надбавок

Это не ошибка, но гораздо грамотнее будет передать основное содержание приказа. Например, «О назначении главного инженера Петрова С.М. ответственным за пожарную безопасность».

Такой подход многократно упростит поиск по реестру документов, а при утрате оригинала поможет без труда его восстановить.

Когда распечатываете и подшиваете журнал, добавьте на последнюю страницу строки с указанием количества листов, а также дату и подпись руководителя. Директор должен проверить книгу и подписать её — только тогда документ можно отправить в архив.

Скачать: Журнал регистрации приказов по основной деятельности (пустой бланк)

Заключение

Приказы руководства необходимо фиксировать в специальном журнале или книге. Этот документ помогает вести учёт таких документов, быстрее искать их и восстанавливать после утраты. Пример заполнения представлен на изображении.

Книгу учёта разрешается вести в свободной форме, как в бумажном, так и в электронном виде. Рекомендуется в течение года заполнять файл на компьютере, сохраняя его в «облаке», а по итогам года распечатывать на бумаге и подшивать.

Журнал регистрации приказов работодателя

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя.

Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много.

Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

  • Скачать образец:
  •   Журнал регистрации приказов — титульный лист
  •   Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение
  •   Журнал регистрации приказов по личному составу
  •   Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Пример журнала регистрации приказов работодателя

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму.

При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном.

Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  • порядковый номер записи
  • дата издания приказа
  • номер
  • наименование заголовка (краткое содержание)
  • Ф.И.О. (должность) подписанта
  • ответственный за исполнение
  • срок исполнения
  • сведения об ознакомлении
  • информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.

Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.

Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.

Журнал учета приказов по основной деятельности — образец

Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается приказами и распоряжениями руководства. И чем разнообразнее документооборот, тем большего порядка он требует. Расскажем, как составить журнал регистрации приказов и для чего он нужен.

Распорядительная деятельность в организации и у ИП

Локальные нормативные акты призваны регулировать деятельность и обеспечить ее соответствие законам РФ. Воля руководства оформляется приказом или распоряжением и касается абсолютно всех вопросов, возникающих в работе:

Отдельный блок распорядительных документов посвящается вопросам кадрового учета.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

Журнал учета приказов — необязательный регистр. Но он помогает наладить контроль документооборота:

  • регистрация документов ведется в хронологической последовательности и исключает возможность издания приказов «задним числом»;
  • поиск документа становится легче и быстрее, что актуально при проведении проверки внешними контролерами (ФНС, ПФР, ГИТ) и в споре с сотрудниками;
  • руководство всегда может получить информацию о количестве приказов по каждой сфере учета.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вводит сроки хранения документов организации. Учитывая, что приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно (п. 19 Перечня), журнал их регистрации рекомендуем также хранить бессрочно.

Как составить журнал учета приказов по основной деятельности

Локальный актом руководство закрепляет формат ведения журнала и лицо, ответственное за его ведение:

Бумажный Электронный
Титульный лист в любом случае должен включить сведения:

  • об ответственном за ведение журнала лице (сотрудник отдела кадров, секретарь, руководитель или его помощник);
  • о дате начала ведения журнала;
  • по окончании ведения указывается дата завершения ведения
Разрешается использовать стандартную книгу, имеющуюся в продаже: листы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью ответственного лица.
Не разрешаются:

  • исправления и подчистки;
  • необоснованные исправления;
  • вырывание страниц
Сформированный в электронном виде журнал по окончании ведения:

  • выводится на печать для прошивки и заверения на бумаге;
  • остается в электронном формате, подписанный ЭЦП

Журнал регистрации приказов представляет собой таблицу со сведениями, которые отвечают интересам руководства и удобству пользователей, например:

  • реквизиты документа — дата и номер;
  • наименование приказа и его краткое содержание;
  • исполнитель (автор) приказа;
  • круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом;
  • примечание — графа, которая заполняется при необходимости.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации (читать далее…).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Оформленный журнал выглядит так:

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности 2021 | Скачать форму, бланк
Журнал учета приказов по основной деятельности Скачать

О том, как составить приказ об организации документооборота на предприятии, читайте здесь.

Подводим итоги

  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности не является обязательным документом, но облегчает работу при большом количестве локальных актов.
  • Сведения, необходимые для регистрации приказа в журнале, определяются руководством. Чаще всего внимания заслуживают:
    • реквизиты приказа;
    • его краткое содержание и исполнитель.

Журнал регистрации приказов

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Читайте также:  Дальневосточный гектар: как получить бесплатную землю, что нужно знать, законы, условия, карта

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически.

Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив.

Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

  • Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.
  • Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.
  • Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

Журнал регистрации приказов образец бланк

  • Делопроизводство является рутинной, но необходимой частью повседневной деятельности любой организации.
  • Одним из видов такой деятельности является регистрация приказов, рассмотрим его поподробнее.
  • Виды приказов
  • В общем виде, приказ — это акт управления, имеющий правовой и обязательный к исполнению характер, распространяющийся на сотрудников юридического лица, руководителем которого он был издан.

По содержанию приказы подразделяются на нормативные (общего характера, например, содержащие должностные инструкции, регламентирующие распорядок рабочего дня и т.п.

), а также индивидуальные (личного характера, например, по постановке задач конкретному лицу, назначении ответственных, за определенные направления деятельности лиц и т.п.).

Существует несколько родовых видов приказов:

  • Приказы по личному составу.
  • Приказы по линии основной деятельности
  • Приказы по ведению административно-хозяйственной деятельности.

Они в свою очередь делятся по длительности сроков хранения. Так, приказы по личному составу об устройстве на работу, увольнении и т.п. хранятся 75 лет, тогда как приказы о предоставлении отпуска, наложении взыскания и т.п. хранятся 5 лет.

Столько же хранятся приказы регламентирующие административно-хозяйственную деятельность. Приказы по направлению основной деятельности хранятся до замены их отменяющими или новыми.

Однако для того чтобы придать приказу юридическую силу, нужно его сначала зарегистрировать. Подписанные приказы передаются в канцелярию организации для регистрации, копирования и рассылки совместно с приложениями, к которым имеются отсылки в тексте, а также списком для рассылки.

Регистрация приказа, представляет собой запись учетных данных произведенную по установленной процедуре, фиксирующей момент его создания, отправления или получения. Данное действие производится в журнале.

Правила ведения журнала регистрации приказов

В настоящий момент не существует четко регламентированной формы журналов, однако они должны соответствовать, определенным требованиям. Журнал должен быть постранично пронумерован, прошит и скреплен, предусмотренной для этого, печатью и подписью ответственного лица.

  1. Для различных приказов, должны быть заведены отдельные журналы, в которых их будут фиксироваться, в зависимости от вида и срока хранения.
  2. На лицевой странице журнала присутствует название организации, журнала, фиксируется дата начала и окончания ведения.
  3. Содержание журнала регистрации приказов регламентируется, в основном, внутренними инструкциями организации и отражает номер приказа, дату его принятия, вид приказа, краткое его содержание, а также причина, послужившая поводом для вынесения.
  4. Журналы для контроля своевременности и правильности заполнения, заполнения отчетов проверяются уполномоченными лицами в установленной периодичности.
  5. Хранятся журналы у лица, закрепленного за их ведением.
  6. Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации приказов вариант которого можно скачать бестлатно.

Образец журнала регистрации приказов 2022 года. Бланк для заполнения самому

Организационно-распорядительная документация, издаваемая в организации, подлежит обязательной регистрации. Журнал регистрации приказов в организации является документом, в котором проводится фиксация изданных руководством приказов.

Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации приказовОбразец журнала регистрации приказов

Виды приказов

Вся организационно-распорядительная документация в организации может быть разделена на две больших группы:

  • приказы и распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют трудовые процессы в организации: вводят в действие и отменяют нормативные локальные акты, назначают ответственных лиц, утверждают планы подготовки, графики отпусков и т.п. Эти приказы относятся к документации постоянного срока хранения.

Приказы по личному составу регулируют трудовую деятельность определенного работника: прием и увольнение, перевод на другую должность, уход в отпуск и т.п. Приказы по личному составу в зависимости от вида имеют различные сроки хранения: от 5 лет для приказов по дисциплинарным взысканиям, до 75 лет для приказов о приеме, увольнении и т.п.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в отдельных журналах. Также в организации, как правило, заводятся отдельные журналы для регистрации приказов о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Нумерация приказов

В организации могут быть утверждены особые индексы для регистрации приказов и распоряжений. Эти индексы, как правило, вносятся в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются заново каждый год приказом по предприятию.

Ежегодно нумерация должна начинаться заново, с №1.

Оформление и ведение журнала

Журналы могут вести как в бумажном, так и в электронном виде. При этом регистрация будет осуществляться специальной программой, которая и будет проставлять индекс. Некоторые программы позволяют прикрепить к карточке приказа и его скан-версию.

Если журнал бумажный, то должен быть прошнурован. Листы журнала нумеруются по порядку, и к последнему листу журнала прикрепляется лист с заверительной надписью следующего содержания: «Всего прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

Ответственным лицом за ведение журнала назначается руководитель отдела документационного обеспечения управления (приказы по основной деятельности), руководитель отдела кадров (приказы по личному составу) или иные лица на усмотрение руководства организации. Назначение

На титульном листе журнала указываются:

  • его название;
  • название организации;
  • крайние даты, как правило, в виде надписей «Начат» и «Окончен»;
  • ФИО и должность ответственного за ведение журнала лица.

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации приказов не существует. Организация сама разрабатывает эту форму. Вы можете воспользоваться образцом журнала регистрации приказов, приведенным ниже.

В журнале для регистрации приказов должны иметься следующие обязательные графы:

  1. номер по порядку;
  2. раздел «Год»;
  3. дата и номер приказа;
  4. заголовок приказа;
  5. краткое содержание приказа «О допуске сварщика Иванова И.И. к самостоятельной работе»;
  6. примечания (например, срок исполнения приказа).

Опционально в журнал могут быть добавлены и другие графы, например, «Исполнитель», «Рассылка» (то есть список лиц, которых касается данные приказ и до которых он доведен) и т.п.

Хранение

  • Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности должен быть не меньше срока хранения самих приказов.
  • При составлении внутренней описи в процессе оформления дела с приказами в архив (более подробно об этом можно прочитать в отдельной статье на нашем сайте) следует иметь в виду, что записи в журнале должны в обязательном порядке подтверждаться фактическим наличием приказа в его физическом, бумажном виде.
  • В случае если запись имеется, а сам документ отсутствует, об этом также делается отметка в графе «Примечание».

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *