ГАПОУ ЧР Электронные трудовые книжки не могут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
1 этап — 2020 год
- Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
- Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
- Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись.
- Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.
Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Образец заявления работника на электронную трудовую:
Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:
2 этап — 2021 год
- Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
- Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
- Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.
Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД
У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя:
Срок подачи — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки.
Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года.
А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату.
В январе 2021 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 15 февраля 2021. В отчёте он укажет:
— информацию о переводе Алисы,
— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.
Если за весь 2020 год у вас не случилось ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД всё равно нужно подать в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.
Почему электронная трудовая — это хорошо
Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.
А эльба поможет?
Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.
Повторим: в общем случае сдавать СЗВ-ТД нужно, только если вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о выборе формы трудовой книжки. Даже если в 2020 году с сотрудником не произошло ни одного кадрового события, до 15 февраля 2021 года нужно отправить отчёт с последним кадровым событием по состоянию на 1 января 2020 года.
Статья актуальна на 08.02.2021
Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
- Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
- Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
- Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную.
Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный Закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ).
После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи.
Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня.
Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своем стаже
Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР
СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).
ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
Подробнее об этом читайте в статье «Сотрудник просит выдать справку СТД-Р. Как это сделать?».
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).
Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.
Требования к заполнению формы
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
Реквизиты работодателя
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или Нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.
Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.
Сведения о работнике
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию.
Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники.
Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:
Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.
Подраздел «Основание»
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).
Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
- Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
- Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции.
За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.
2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.
Как перейти на электронные трудовые книжки
Профиль автора
В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.
С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.
Рассказываем, как это происходит.
Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди.
Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили.
Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.
Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.
В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.
В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.
С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать.
В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты.
У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.
В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.
Если изменения в локальные акты не внесли, Роструд может посчитать предусмотренный порядок работы с трудовыми книжками не соответствующим Трудовому кодексу РФ, выдать предписание внести изменения в акты или даже выписать Штраф.
Разбираемся, как начинать и доводить до конца масштабные задачи Покажите!
Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.
Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:
- О приеме на работу с указанием занимаемой должности.
- О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием должности.
- Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
- О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.
Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:
- если приняли на работу или уволили, то не позднее следующего рабочего дня;
- если перевели на другую работу или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 15 числа следующего месяца.
Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:
- Работодатель не дублирует в отчет все записи из трудовой книжки, внесенные до 2020 года.
- Если он принял сотрудника на работу в 2020 году, первая запись в отчете будет о приеме на работу.
- Если сотрудник уже работал в организации на 1 января 2020 года, в отчет дублировали последнюю запись из его трудовой на эту дату и подали эти сведения, когда впервые сдали отчет.
С 1 августа 2021 года применяется новая форма СЗВ-ТД. Источник: kontur.ru
Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.
Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:
- Вписать в трудовую книжку, что сотрудник отказался дальше ее вести: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: должностное лицо, которое отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации.
- Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
- Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.
Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.
Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:
- сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
- он вообще не подавал никаких заявлений.
Если сотрудник подал заявление до конца 2020 года, работодатель должен был сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.
Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.
Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.
Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно.
Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки.
Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.
Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.
В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.
Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.
Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.
Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:
В справке СТД-Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить предыдущий опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку
Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:
- по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с печатью и подписью;
- при увольнении.
Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.
С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.
Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.
Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.
Электронная трудовая книжка: образец заполнения
Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.
Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:
- в электронном виде на сайте ПФР или через сайт госуслуг;
- в бумажном виде в МФЦ или отделении ПФР на личном приеме.
Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.
Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.
Личные данные подтягиваются из личного кабинета на сайте госуслуг, вводить ничего не нужно, только нажать на кнопку «Подать заявление»
После этого вам на почту отправляют данные
Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.
Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.
- Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
- Бумажные трудовые книжки перестали оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроился на работу.
- До 31 октября 2020 года каждому сотруднику нужно выслать уведомление о возможности выбрать формат трудовой книжки и собрать с них подписи, что уведомление получено.
- Пока от сотрудника не придет заявление, что он отказывается от бумажной трудовой, ее нужно вести, как и раньше.
- В ПФР нужно передавать сведения по форме СЗВ-ТД. Если сотрудника приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 15 числа следующего месяца.
- Если в трудовой деятельности сотрудников никаких изменений не происходит, отчет можно не сдавать. Если ничего не произойдет за весь 2020 год, первый отчет отправляйте к 15 февраля 2021 года, отразив в нем последнюю запись в трудовой книжке на 1 января 2020 года.
Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание работодателям и работникам в 2021 году — Право на vc.ru
В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.
{«id»:250411,»gtm»:null}
Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п.
Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока.
Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.
Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.
То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.
Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.
С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.
Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.
Форма СЗВ-ТД
- сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
- персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
- информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.
Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.
Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:
- когда принимаете сотрудника на работу;
- когда увольняете сотрудника.
Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:
- когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
- когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
- когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).
Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.
Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.
За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.
Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.
- при увольнении — в день увольнения;
- по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.
Форма СТД-Р
Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.
СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.
Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.
Электронные трудовые книжки с 2020 года: всё, что нужно знать о переходе
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться вся та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках. За исключением информации об образовании и награждениях – их в электронном аналоге не будет.
Все данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, которую начали формировать с 2020 года. Для этого работодатели должны будут передавать в ПФР все сведения о кадровых изменениях.
Вся информация по электронным трудовым книжкам за 15 минут в нашем экспертном видео:
Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г. об электронных трудовых книжках вступил в силу с 1 января 2020 года. Закон вносит изменения в Трудовой Кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Трудовой кодекс дополнили статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», где закреплены обязанности работодателей передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР.
Электронную трудовую книжку, в отличие от бумажной, нельзя потерять. Человек всегда сможет получить актуальные и достоверные сведения о своей трудовой деятельности из информационной базы ПФР. Ему не придется делать и заверять копии цифровой трудовой для различных инстанций, плюс станет проще устраиваться на дистанционную работу.
После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.
Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная.
Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР.
Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.
Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.
Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.
2020 год – переходный. В этом году начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности. В связи с этим у работодателей появляются обязанности, о которых расскажем чуть ниже.
Переход трудовых в виртуальное пространство завершится к 01.01.2021 года.
Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.
Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.
Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.
Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте
Учёт от 2100 рублей в месяц
Оставить заявку
Подробно о новом отчете, кто и когда его должен сдавать и как заполнять, мы рассказали в этой статье. Здесь расскажем коротко о главном.
Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.
Вот эти основания:
- Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
- Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
- Работодатель поменял название.
- Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
- По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.
Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.
Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.
Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.
С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.
Заполните и сдайте отчёт СЗВ-ТД онлайн Попробовать бесплатно
При увольнении все работодатели должны будут выдавать работникам, которые отказались от бумажных трудовых, сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также этот отчет нужно будет предоставлять и еще работающим сотрудникам по их требованию.
Подробнее о форме СТД-Р читайте в нашей статье.
Попробовать бесплатно
Расскажем, что в течение текущего года должны сделать все работодатели для корректного перехода на электронные трудовые кникжи.
Шаг 1. Пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. То есть привести в соответствие ту часть документов, где говорится о трудовых книжках. Если в компании есть профсоюз, согласовать изменения с ним.
Шаг 2. Обеспечить техническую готовность отправлять информацию в ПФР в электронном виде (если раньше электронные документы в ПФР не отправляли).
Шаг 3. До 31 октября 2020 года разослать всем сотрудникам организации уведомления об изменениях в законодательстве и о праве выбирать: оставить бумажную трудовую или отказаться от ее ведения. В уведомлении попросите сотрудника письменно сообщить о своем решении до 31 декабря 2020 года.
Заявление нужно передать сотруднику под роспись.
Для удобства и быстроты можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить ее к уведомлению. Сотруднику останется только обозначить свой выбор и подписать.
Шаг 4. До 31 декабря 2020 года собрать с сотрудников заявления об их выборе.
Если вы не получили от сотрудника заявление, автоматически считается, что он выбрал бумажную трудовую, поэтому работодатель обязан продолжать вести ее и дальше. Отказаться от нее сотрудник сможет в любой момент и после 31 декабря 2020 года.
Шаг 5. Выдать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выбрали электронный вариант. Но сразу после получения заявления в 2020-м году не выдавайте, начинайте выдавать только с 1 января 2021 года. До этой даты трудовые еще должны храниться у работодателей, даже если сотрудник уже сделал выбор.
Перед выдачей трудовой сделайте в ней последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Если работник по каким-то причинам не сможет получить трудовую лично, нужно отправить ему письменное уведомление, в котором попросить явиться и получить, или дать разрешение направить ее по почте. Если сотрудник не явится лично и согласия отправить по почте не даст, работодатель обязан хранить трудовую у себя.
Шаг 6. Начиная с февраля 2020 года отправлять в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД при приеме работников, увольнении, переводе или при получении заявлений о выборе способа ведения трудовой. Если в кадрах пока тишь да гладь, и повода для отчета нет, за этот месяц не отправляйте. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.
Ответим на самые часто задаваемые вопросы.
Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.
Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.
Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.
Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:
- у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
- в отделении ПФР, в МФЦ;
- через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).
Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.
Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.
- То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).
- За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.
- За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя – до 5 тысяч.
- Соответствующие поправки в КоАП РФ находятся на рассмотрении (законопроект № 748758-7).
- Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).
Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!
Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.