ГАПОУ ЧР В Бухгалтерии появилась возможность вести электронные трудовые книжки. Также теперь вы можете отправлять в ПФР форму СЗВ-ТД. Читайте подробности в новости.
С 2020 года работодатели обязаны учитывать сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. На основании этих сведений формируются два документа:
- отчет СЗВ-ТД, который работодатель отправляет в ПФР и таким образом передает фонду сведения об изменениях в трудовой деятельности работника;
- форма СТД-Р со сведениями о периоде работы у конкретного работодателя — она выдается работнику по требованию или при увольнении (в Бухгалтерии эта форма появится в ближайшее время).
Также до конца 2020 года работодатель должен собрать у работников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки:
- в электронном виде — тогда работодатель делает запись об этом в бумажной трудовой книжке и отдает ее работнику;
- в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку; также ему придется вести трудовую и в электронном виде, чтобы сдавать СЗВ-ТД, но выдавать сотруднику форму СТД-Р в этом случае не нужно, потому что она заменяет бумажную трудовую книжку.
Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о выборе каждого работника. Эти сведения передаются тоже через СЗВ-ТД.
Электронная трудовая книжка в Бухгалтерии
В Контур.Бухгалтерии электронная трудовая книжка находится в личной карточке сотрудника. Чтобы открыть ее, выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка».
Вкладка с трудовой книжкой есть у тех сотрудников, которые работают по трудовому договору или работали по нему какой-либо период в 2020 году. Если сотрудник работает только по договору ГПХ, такой вкладки нет.
В электронную трудовую книжку вы вносите записи о разных кадровых мероприятиях: приеме на работу, переводе на другую должность, увольнение, смену названия работодателя, а также установление второй и последующих профессий и запрет занимать должность.
Чтобы добавить запись о мероприятии, зайдите во вкладку «Трудовая книжка» нужного сотрудника. Нажмите на кнопку «+ Добавить мероприятие» и выберите мероприятие из раскрывающегося списка.
Если вам нужно внести исправления в электронную трудовую книжку, читайте инструкцию в нашей Справке.
Заявление в ПФР о выборе формы трудовой книжки
Получите от сотрудников заявления о выборе формы трудовой книжки. После этого уведомите о выборе каждого работника Пенсионный фонд.
Для этого выберите вкладку «Сотрудники», нажмите на ФИО нужного сотрудника и в открывшейся личной карточке выберите вкладку «Трудовая книжка». Нажмите на кнопку «+ Добавить заявление».
В открывшемся окне укажите, в каком виде будет вестись трудовая книжка — в электронном или бумажном. Укажите дату заявления. Если заявление уже было отправлено через другой сервис, установите соответствующий флажок. Нажмите «Добавить».
Заявление создано. Оно отправится вместе с формой СЗВ-ТД. После этого статус отправки изменится на «Отправлено».
Подготовка и отправка СЗВ-ТД
Если у сотрудников в трудовых книжках появились новые мероприятия, на вкладке «Главная» вы увидите задачу «Сдать отчет СЗВ-ТД». Срок задачи зависит от мероприятий:
- для приема и увольнения — следующий рабочий день после даты приема или увольнения;
- для отменяющих мероприятий — следующий рабочий день после даты отмены;
- для остальных мероприятий — 15 число следующего месяца.
При подготовке отчета в открывшемся окне выберите отчетный период.
Сервис проверит наличие новых мероприятий или заявлений о выборе формы трудовой книжки, которые еще не были отправлены в ПФР.
- Если новых мероприятий и заявлений нет, сервис сообщит об этом — тогда создавать и отправлять отчет не нужно.
- Если у сотрудников, по которым нужно отправить данные, не указан СНИЛС, сервис сообщит об этом. Нажмите на ФИО и в открывшемся окне укажите СНИЛС.
- Если новые мероприятия и заявления есть и данные СНИЛСов указаны верно, откроется страница с отчетом.
Титульный лист. Все поля заполняются автоматически из реквизитов организации, проверьте их. Изменить данные можно в пункте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации».
Сведения о трудовой деятельности сотрудников. Отображается список сотрудников, по которым нужно передать информацию в ПФР: мероприятия или заявление о выборе формы трудовой книжки.
Чтобы просмотреть подробности, нажмите на ФИО сотрудника — откроется страница с данными сотрудника и всеми мероприятиями, которые были добавлены в личную карточку сервиса, но еще не отправлены в ПФР.
Проверьте, что мероприятия добавлены корректно. Если что-то нужно исправить, то перейдите в личную карточку сотрудника на вкладку «Трудовая книжка» (подробнее читайте в инструкции «Исправления в электронной трудовой книжке»).
Если все данные заполнены верно, нажмите «Далее». Сервис проверит отчет еще раз и сообщит, если обнаружит ошибки. Ознакомиться с ошибками можно в протоколе.
Исправьте ошибки и повторите проверку. Если ошибок при проверке не обнаружено, нажмите на кнопку «Подписать и отправить» внизу страницы. Выберите сертификат для подписи, подпишите и отправьте отчет.
После отправки СЗВ-ТД мероприятия и заявления сменят свой статус на «Отправлено» в личной карточке сотрудника на вкладке «Трудовая книжка».
Власти нашли способ забрать у россиян бумажные трудовые книжки, который удобен всем
10 Ноября 2020 16:58 10 Ноя 2020 16:58 |
Новый законопроект российского Правительства предусматривает хранение в электронных трудовых книжках всех без исключения записей, имеющихся в бумажных версиях этого документа. Действующее законодательство позволяет вносить данные в электронные книжки, сделанные лишь после 1 января 2020 г., а более ранние необходимо хранить в бумажных.
Правительство России внесло на рассмотрение в Госдуму законопроект, позволяющий включать в электронные трудовые книжки весь стаж каждого россиянина, с момента его выхода на первую в его жизни работу. Документ получил название «О внесении изменений в ст.
12 и 16 Федерального закона “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” и ст.
2 Федерального закона “О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”».
Суть данного законопроекта заключается в том, что действующее в России законодательство в отношении электронных трудовых книг предписывает хранение в них записей, начиная с января 2020 г. Информация о местах работ россиян за предыдущие года должна оставаться в бумажной версии трудовой книжки, которую необходимо хранить либо самому работнику, либо его работодателю.
Законопроект был зарегистрирован и направлен Председателю Госдумы 10 ноября 2020 г. Дата его первого чтения на момент публикации материала установлена не была.
Если документ пройдет все три чтения и получит одобрение Совета Федерации наряду с подписью Президента России Владимира Путина, то все данные из бумажных трудовых россиян будут перенесены в электронные.
Даже после полного переноса всех данных в электронную трудовую бумажную лучше на всякий случай сохранить
Важно отметить, что законопроект предусматривает добровольный перенос этой информации – каждый Гражданин России сможет решить, хочет ли полностью перейти на электронную трудовую, или же ему нужнее бумажная.
Как перенести записи
Переносом информации займется Пенсионный фонд России (ПФР). Гражданам достаточно будет обратиться с соответствующим заявлением в ближайшее отделение фонда и после переноса обязательно проверить правильность внесенных данных.
Удостовериться в правильности информации или, наоборот, найти ошибку (или ошибки) можно будет прямо в личном кабинете пользователя на сайте ПФР. Там будет отражена вся электронная трудовая гражданина, и ее же можно найти на портале госуслуг или же в фирменных приложениях этих сервисов.
Существует способ частичного превращения электронной трудовой обратно в бумажную. Для этого можно заказать выписку из нее у последнего работодателя, в ПФР или любом многофункциональном центре (МФЦ).
Как сейчас работают виртуальные трудовые
Закон об электронных трудовых книжках действует на территории России с 1 января 2020 г. и дает работающему населению право выбора – остаться на бумажной трудовой или выбрать электронную. Сделать этот выбор необходимо не позднее 31 декабря 2020 г., плюю нужно поставить в известность работодателя.
Выбор бумажной трудовой означает, что она продолжит храниться в отделе кадров и действовать даже после смены работы. Одновременно с этим работодатель будет заполнять и электронную ее версию.
Как выбрать рабочую станцию для креатива, инжиниринга и исследований
Техника 
При выборе электронной трудовой бумажная версия возвращается работнику, и ответственность за ее хранение перекладывается с работодателя на него. Все новые сведения будут вноситься в электронный вариант.
Если не уведомлять работодателя о том или ином решении, после 31 декабря 2020 г. за ним будет сохранена бумажная книжка. Все перечисленное не затрагивает тех, кто будет впервые устраиваться на работу после 1 января 2021 г. – таким гражданам бумажные трудовые не полагаются, только электронные.
Продвижение закона об электронных трудовых
Закон о внедрении в России электронных трудовых и постепенном переходе на него Владимир Путин подписал в середине декабря 2020 г. Принятие документа заняло менее полутора лет – власти впервые заговорили о нем в начале июля 2020 г. Как сообщал CNews, тогда Правительство России опубликовало решение о разработке системы учета данных о трудовой деятельности работников в России.
Ряду госорганов, так или иначе имеющих отношение к запуску электронных трудовых, было поручено до 29 октября 2018 г.
внести в правительство проекты федеральных законов, регламентирующих формирование и ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде.
Переработке должно было подвергнуться и архивное законодательство с учетом внедрения электронной трудовой книжки. В частности, такие поручения были переданы Минтруду, Минэкономразвития и Минцифры, на тот момент называвшемуся Минкомсвязи
Руслан Рахметов, Security Vision: Прорывные технологии рождаются при быстром принятии решений в сложных обстоятельствах
Безопасность 
Подготовка первого варианта законопроекта об электронных трудовых заняла у властей буквально несколько дней – его представили 19 июля 2018 г., но после этого продвижение изменений в законодательстве, касающихся электронных трудовых застопорилось ровно на год.
В июле 2019 г. на рассмотрение в Госдуму был внесен новый вариант законопроекта о виртуальных трудовых книжках. В сравнении с первым он получил множество изменений, и его рассмотрение, в отличие от первой версии, было молниеносным.
Первое чтение состоялось 17 сентября 2019 г., по результатам которого в законопроект было предложено внести дополнительные поправки – они были готовы ко второму чтению, прошедшему 21 ноября 2019 г.
Третье и последнее чтение законопроекта в Госдуме состоялось 3 декабря 2019 г., а 16 декабря 2019 г.
документ, прошедший проверку Совета Федерации, был подписан Президентом России и стал Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Эльяс Касми
Подписаться на новости Короткая ссылка
Страшное будущее: когда у россиян заберут трудовые книжки — Газета.Ru
Пенсионный фонд оцифровал все трудовые книжки россиян. Предполагается, что с 2020 года электронные трудовые книжки уже начнут действовать. Однако вряд ли от бумажных документов сразу откажутся, говорят эксперты. Не все россияне готовы к новации.
Пенсионный фонд России (ПФР) сообщил, что все 100% сведений о трудовой деятельности россиян прошли оцифровку. Об этом сообщает газета «Известия» со ссылкой на ПФР.
В ведомстве выполнили эту работу, не дожидаясь принятия Госдумой законопроекта об электронных трудовых книжках. Соответствующий документ предполагается внести в весеннюю сессию в Госдуму.
По задумке Минтруда, электронные трудовые будут действовать в течение 2020 года, а уже с 2021 года норма станет обязательной для всех работодателей.
Но при этом предполагается, что, несмотря на введение электронных трудовых книжек, работники смогут использовать бумажный документ и после 2021 года. Для этого нужно будет подать соответствующее заявление.
Как отмечал ранее глава Минтруда Максим Топилин, у человека должно быть право пользоваться бумажной трудовой книжкой столь долго, сколько он сам посчитает нужным.
Оцифровка сведений о трудовой деятельности россиян поможет назначать пенсии нашим согражданам практически полностью без участия человека. К тому же, как указывает издание, это даст выгоду для бизнеса. Так, один рубль затрат на офисное кадровое делопроизводство превращается в 28 копеек при переходе в электронный формат.
Получить оперативный комментарий от ПФР «Газете.Ru» не удалось.
Между тем, на этой неделе заместитель председателя Совета Федерации, секретарь генсовета «Единой России» Андрей Турчак анонсировал внесение законопроекта о внедрении в России электронной трудовой книжки.
Однако, по его словам, документ будет отличаться от предлагаемого Минтрудом.
Так, Турчак предлагает не делать переход на электронные книжки поголовным, а дать гражданам право выбрать между бумажной и электронной книжкой.
О необходимости отказаться от бумажных электронных книжках власти и эксперты говорят давно.
«Как известно, в большинстве стран хорошо знакомые всем у нас в стране трудовые книжки не применяются. По сути, они дублируют информацию, которая есть в трудовом договоре, в служебном контракте и каких-либо иных документах, которые фиксируют факт трудоустройства», — отмечал, в частности, в прошлом году глава правительства Дмитрий Медведев на заседании правительства.
По его словам, ведение электронной трудовой книжки — это не только перевод документа из бумажного в электронный формат.
«Речь идет, что гораздо может быть более важным, о создании базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека», — говорил он. Благодаря этому, при обращении за государственными услугами не нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности, о стаже, поскольку все это будет зафиксировано в базе данных.
При этом, как говорил президент России Владимир Путин, полный отказ от бумажных трудовых книжек в стране будет возможен тогда, «когда к этому будут готовы все граждане». По словам президента, большинство россиян привыкли к бумажным трудовым книжкам, несмотря на развитие современных технологий, и «нужно будет помогать людям осваивать эти технологии».
Как отмечал глава Сбербанка Герман Греф,
бумажные трудовые книжки не удобны ни гражданам, ни работодателям, ни Пенсионному фонду. На заполнение такой книжки уходят «сотни тысяч экочасов», подчеркивал банкир.
«Это неудобно работодателям, мы несем гигантские расходы. Это неудобно и людям, которые должны носиться с этой самой трудовой книжкой, не дай бог ее потеряли. Это неудобно Пенсионному фонду, который это все вручную должен заносить и рассчитывать», — отмечал Герман Греф.
В принципе после перехода на электронную трудовую книжку россиянам станет легче доказывать свой стаж, отмечает аналитик «Финам» Алексей Коренев.
«Сейчас у россиян иногда возникают проблемы с доказыванием стажа, необходимого для начисления пенсии, в той или иной компании. Хорошо, если это госучреждение и восстановить информацию относительно легко.
Однако если человек часто менял работу и компании уже прекратили свою деятельность, то доказать стаж бывает очень тяжело. Если эта информация будет оцифрована, то она уже не потеряется», — говорит аналитик.
При этом, как показывает опыт введения электронных полисов ОСАГО и электронных ПТС на автомобиль, не происходит запрета на использование бумажной версии. Если делать резкий переход, то вряд ли пожилые россияне будут к этому готовы, добавляет он. Так что, скорее всего, будут параллельно существовать бумажные и электронные трудовые книжки.
ТОП-20 вопросов об электронных трудовых книжках и СЗВ-ТД
С 1 января 2020 года начался подготовительный этап перехода компаний и их работников на электронные трудовые книжки (ЭТК). Специалисты «Дельта Финанс» собрали 20 популярных вопросов работодателей и предоставили ответы напрямую от сотрудников ПФР.
1. С 2020 года работодатель вносит данные в форму СЗВ-ТД на основании кадровых изменений. Но как посмотреть данные прошлых лет и предыдущих работодателей у работников с электронной трудовой?
Закон не требует конвертации всей бумажной трудовой. В электронную базу попадают только новые сведения, произошедшие в кадровом пространстве после 1 января 2020 года. По другим периодам подтверждением служит старая трудовая. Поэтому бумажную книжку нужно обязательно сохранить.
2. Менеджер принес заявление о переходе на ЭТК. Когда ему отдать бумажный вариант?
Сразу же — так вы освободитесь от ответственности за ведение и хранение книжки (ст. 66.1 ТК РФ). Однако вы можете продлить срок возврата трудовой локальным актом, но не дольше, чем до 1 января 2021 года.
3. Пока что электронные трудовые книжки работникам не пришлись «по душе» — никто не писал заявлений о переходе. Нужно ли отчитываться по форме СЗВ-ТД в случае кадровых движений?
Да, нужно, даже если все работники остались на «бумаге».
4. Если в декабре 2020 года работники решатся оставить бумажные трудовые, то информацию по СТД нужно подать на всех одновременно до 15 января 2021 года?
Да, если по работникам в течение 2020 года не было кадровых мероприятий.
5. Некоторые лица совмещают несколько должностей в компании. Нужно ли прописывать в СЗВ-ТД и электронной трудовой книжке информацию об оформлении или прекращении внутреннего совмещения?
Нет, не нужно — дополнительный Договор по внутреннему совмещению не составляют. В данном случае электронные трудовые книжки совместителей не нужны.
6. Мы перевели сотрудника на временную работу. Нужно ли отражать эту информацию в СЗВ-ТД?
Нет, не нужно.
7. Нужно ли привести должности в соответствие со справочником ЕТКС?
Если определенным должностям и профессиям положены льготы или предписаны ограничения в соответствии с ТК и ФЗ, то их наименования должны соответствовать единому тарифно-квалификационному справочнику (ПФР, Постановление Правления №730п от 25.12.2019).
8. Нужно ли направлять СЗВ-ТД при смене названия должности сотрудника?
Да, нужно, поскольку такую запись в бумажной трудовой делали и раньше.
9. Сотрудник устроился в компанию в 2013 году, а увольняется — в 2020-ом. За это время его должность не менялась. Что в таком случае нужно указать в СЗВ-ТД и электронной трудовой книжке?
Указывайте все как есть: прием на работу в 2013-ом и увольнение в 2020-ом.
10. В 2018 году работник устроился в ООО «Трио», а в 2020 году компанию переименовали в ООО «Квартет». Запись в трудовой есть. Что указать в СЗВ-ТД при увольнении?
В форме, которую сдает уже ООО «Квартет», необходимо указать прием на работу в 2018-ом и увольнение в 2020-ом. Информация о переименовании уже есть в ПФР и электронных трудовых книжках.
11. В форме СЗВ-ТД есть графа «Код выполняемой функции». Кто ее заполняет и что в ней указывают?
Код прописывают работодатели, которые используют профстандарты. Заполнять графу нужно с 2021 года.
12. Если работник отказался от ведения бумажной трудовой и решил уволиться, работодатель обязан выдать ему справку СТД-Р. Но как быть, если нет возможности вручить справку лично, под подпись?
Обязательно отправьте СТД-Р заказным письмом с уведомлением о вручении.
13. А если работник остался на бумажном варианте, нужно ли выдавать бланк СТД-Р при увольнении?
Нет, не нужно, он будет дублировать аналогичную запись в бумажной трудовой.
14. Перед оформлением сотрудника в штат работодатель видит все записи в бумажной книжке. В случае с ЭТК возможность посмотреть прошлые места работы и причины увольнения отсутствует. Может ли работодатель получить данные из электронной трудовой книжки ПФР сам, без участия работника, чтобы «проверить» его?
Нет, не может. Это персональные данные.
15. Как проверить, что соискатель нигде раньше не работал?
Вы можете предложить соискателю предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если человек нигде раньше не работал, Пенсионный фонд выдаст ему пустой документ. Однако заставлять потенциальный работодатель не имеет права.
16. Что будет, если не сдать СЗВ-ТД?
ПФР передаст информацию в Роструд, а Роструд выпишет Штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).
17. В 2020 году по сотруднику не было никаких кадровых изменений. Заявление о переводе на электронную трудовую книжку работник не писал. Нужно ли подавать какие-то сведения?
Да, до 1 февраля 2021 года нужно направить в ПФР форму СЗВ-ТД с крайней кадровой записью, сделанной до 1 января 2020 года.
18. Как работодателю узнать стаж для больничных по новому сотруднику с электронной трудовой книжкой ПФР?
Если работник перешел на электронный вариант книжки, при найме на работу он предоставит СТД-Р — в этой справке есть весь стаж. При увольнении после 1 января 2020 года документ выдаст прежний работодатель. Аналогичную справку можно получить в ПФР, МФЦ и на портале Госуслуг.
19. Сотрудник работал по срочному договору, а с 1 числа следующего месяца его перевели на постоянное место работы в этой же должности. Что делать?
Ничего. Делать запись в электронную трудовую книжку или предоставлять СЗВ-ТД в таком случае не требуется (Роструд, письмо №1904-6-1 от 20.11.2006).
20. Как ИП без работников уведомить ПФР о выборе бумажной или электронной книжки? Ведь в будущем он может вновь стать наемным работником.
ИП не нужно делать запись в трудовую электронную книжку. Если он решит устроиться по найму, достаточно подать письменное заявление будущему работодателю.
Ведение электронных трудовых книжек под ключ
С 2002 года специалисты компании «Дельта Финанс» оказывают комплексные Услуги кадрового учета. Мы предлагаем ведение электронных трудовых книжек в Москве, а также любую помощь, связанную с переходом на ЭТК, подачей формы СЗВ-ТД и решением конфликтных ситуаций. Пишите или звоните — мы всегда на связи!
Бумажные трудовые книжки работников заберет Пенсионный фонд
После внедрения электронных трудовых книжек ведение и хранение бумажной документации может стать обязанностью сотрудников Пенсионного фонда России. С такой инициативой выступили общественники.
На сайте Российских общественных инициатив опубликована инициатива о новом порядке ведения и хранения трудовых книжек работников. Автор идеи разработал ее в связи с перспективой внедрения в стране электронных трудовых книжек в ближайшей перспективе.
Такие электронные книжки будут представлять собой разделы в едином федеральном реестре, оператором которого будет являться Пенсионный фонд России. Именно ПФР будет аккумулировать данные о трудоустройстве, продвижении по службе и увольнении граждан.
Поэтому автор инициативы предлагает передать ПФР полномочия и по ведению бумажных трудовых книжек, которые сохранятся у тех граждан, не захотевших перейти на электронный вариант.
Автор идеи отмечает, что работодатели не заинтересованы в ведении этого кадрового документа. Как сказано в тексте инициативы:
По сути, трудовая книжка работодателю не нужна — только бремя. Для наемного работника данный документ нужен только для того, чтобы доказывать всем (государству в лице его институтов, работодателям, возможно, родственникам), что ты работаешь и, в случае, например, ошибки в начислении пенсии — требовать пересчета стажа.
Как ПФР будет вести трудовые книжки
Автор инициативы на сайте РОИ считает, что бумажные трудовые книжки россиян должны храниться в ПФР. При первом устройстве на работу человек будет сдавать трудовую книжку работодателю, которую он должен будет передать в территориальное управление ПФР, где будет создан специальный архивный отдел.
Далее, при каждом устройстве на работу предоставлять трудовую книжку работодателю будет не нужно, ведь организация сможет самостоятельно затребовать ее в отделении ПФР для регистрации факта приема на работу. При этом автор идеи хочет предоставить работнику право выбора.
Он сможет сам решить, как поступать с трудовой книжкой на время работы:
- оставить ее храниться у работодателя до момента разрыва трудовых отношений;
- вернуть на хранение в ПФР.
В первом случае при необходимости внесения в трудовую книжку каких-либо сведений работодатели смогут направлять заявку на заполнение трудовой книжки в ПФР, уполномоченные сотрудники которого должны будут выполнить соответствующую запись в ней.
Работодатели выиграют от отсутствия трудовых книжек
Автор идеи отмечает, что если она будет воплощена в жизнь, преимущества получат в первую очередь организации-работодатели. Как сказано в тексте инициативы, они смогут:
- не отвечать за сохранность трудовых книжек;
- не следить за нормативно-правовыми актами о правилах их заполнения;
- не бояться допустить ошибки;
- не исправлять ошибочные записи.
Все эти обязанности возьмет на себя ПФР, который таким образом будет формировать личные дела будущих пенсионеров со всеми документами буквально с начала трудовой деятельности.
Копия трудовой книжки в электронном виде. Как получить?
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Пенсионного фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем.
Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.
1 Трудового кодекса РФ).
Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н).
Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке.
Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата.
Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.
Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.
По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Как сделать копию электронной трудовой книжки
Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р.
По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.
Форма СТД-ПФР
По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-ПФР указываются:
- ФИО гражданина;
- дата его рождения и номер СНИЛС;
- вид трудовой книжки, который он пожелал вести – бумажный или электронный, дата подачи соответствующего заявления.
Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):
- наименование работодателя;
- дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
- трудовая функция гражданина в поименованной компании, ее код (при наличии), структурное подразделение;
- причины расторжения трудового договора;
- документ, на основании которого произведено увольнение;
- признак отмены ранее сделанной записи в электронной ТК.
Справка подписывается уполномоченным лицом ПФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.
Форма СТД-Р
Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-ПФР, но только в отношении его работы на данном предприятии.
Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются.
Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.
В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году
Основным нормативным актом, регулирующим порядок перехода на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ).
Сразу оговоримся, что термин «электронная трудовая книжка» в этом законе не используется — речь идет лишь о возможности отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, так как все сведения о работе теперь будут дублироваться в электронной форме и храниться на серверах Пенсионного фонда.
В связи с этим законодатель разрешил использовать эти сведения вместо бумажной трудовой книжки как при трудоустройстве, так и при обращении за пенсией. Именно эти сведения мы будем называть в дальнейшем «электронная трудовая книжка» или сокращенно «ЭТК».
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Согласно нормам Закона № 439-ФЗ, процесс отказа от ведения бумажных трудовых книжек займет как минимум год. И хотя законодатели привели достаточно подробный алгоритм, которого должны придерживаться работодатели и работники, неясности все равно остаются. Мы подготовили шпаргалку, в которой рассказали, что, как и когда нужно сделать для перехода на ЭТК.
Подготовительные мероприятия
Прежде всего, необходимо проанализировать локальные нормативные акты организации (положения, правила и проч.), а также должностные инструкции работников кадровой службы и бухгалтерии. Если в этих документах упоминаются такие обязанности сотрудников, как ведение, оформление и выдача трудовых книжек, то необходимо внести поправки, вызванные появлением электронных трудовых книжек.
Кроме того, потребуется прописать, как будет организована Процедура перехода на ЭТК.
Это значит, что в соответствующих локальных актах и (или) должностных инструкциях нужно закрепить следующие обязанности должностных лиц: подготовка и раздача (рассылка) работникам уведомлений, сбор заявлений о выборе формы трудовой книжки, выдача трудовых книжек «на бумаге» тем, кто решил перейти на электронный вариант.
На осуществление мероприятий по изменению внутренних документов работодателям отводится весь 2020 год (п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Однако нужно помнить следующее.
Без внесения соответствующих корректив в локальные акты и должностные инструкции, будет сложно (особенно в крупных компаниях) приступить к выполнению остальных этапов перехода на ЭТК, для которых законодатель установил более сжатые сроки.
Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки
Параллельно с работой по изменению локальных актов и должностных инструкций, нужно провести еще одно подготовительное мероприятие.
А именно — разработать и утвердить формы документов, необходимых для выполнения процедуры перехода на электронные трудовые книжки.
Речь идет о форме уведомления работников и о форме заявления, которое должны подать работники. За основу можно взять образцы, приведенные в конце этой статьи.
После того, как подготовительные мероприятия завершены, и нормативная база работодателя приведена в соответствие с новыми положениями трудового законодательства, можно переходить к выполнению основных действий, связанных с введением ЭТК.
Извещаем работников
Этот процесс начинается с направления или вручения каждому работнику письменного уведомления. В него нужно включить две части. Первая — краткое изложение сути изменений в трудовом законодательстве, связанных с появлением электронных трудовых книжек. Вторая — разъяснение работнику его права подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Кого следует уведомить
В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.
Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п. Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником.
То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.
Внешние совместители и дистанционные работники
Отдельно рассмотрим вопрос об уведомлении внешних совместителей. С одной стороны, Закон № 439-ФЗ не делает исключений для этой категории работников.
Но, с другой стороны, в уведомлении нужно указать на возможность выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или представлением сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ. А по правилам статьи 66 ТК РФ оформлять трудовые книжки могут только работодатели по основному месту работы.
Получается, что работодатель «по совместительству» не вправе уведомить сотрудника о выборе между бумажной книжкой и ее электронным вариантом. При этом Закон № 439-ФЗ не обязывает направлять уведомления без данной информации.
Поэтому мы считаем, что извещать внешних совместителей не нужно. Этот вывод можно подтвердить и тем фактом, что представление работником заявления о переходе на ЭТК (в случае, если работодатель все-таки направит уведомление) не повлечет никаких юридических последствий.
Ведь работодатель «по совместительству» не сможет выдать такому работнику бумажную трудовую книжку, как того требует Закон № 439-ФЗ. Ничего не произойдет и в том случае, если работодатель «по совместительству» передаст информацию о выборе работника его «основному» работодателю.
Получение сведений от другой организации не названо в Законе № 439-ФЗ в качестве основания для выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки и переводу его на ЭТК.
Если же совместитель, получивший уведомление, не подаст заявление, то на основании пункта 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ следует продолжить вести его бумажную трудовую книжку.
Но, очевидно, что работодатель «по совместительству» не сможет это сделать.
Таким образом, уведомление внешних совместителей о выборе порядка ведения трудовой книжки не влечет никаких юридических последствий ни для работника, ни для работодателя, а, следовательно, не имеет смысла.
Аналогичная ситуация складывается и с дистанционными работниками, по которым работодатель не ведет трудовые книжки. Напомним, что статья 312.
2 ТК РФ разрешает при заключении трудового договора о дистанционной работе прописать, что сведения о ней в трудовую книжку не вносятся (а если человек устраивается на работу впервые, установить, что трудовая книжка не оформляется).
А значит, если достигнута такая договоренность, работодатель не сможет ни выдать работнику трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК, ни продолжить вести трудовую книжку по прежним правилам. Поэтому полагаем, что включать в список для рассылки уведомлений надо только тех дистанционных сотрудников, по которым работодатель заполняет трудовые книжки.
Составить и распечатать трудовой договор
Тем не менее, поскольку напрямую в Законе № 439-ФЗ не сказано, что указанные категории работников являются исключением, мы все же рекомендуем подготовить по ним уведомления. Это может пригодиться, если практика будет складываться по противоположному сценарию.
Как и в какой срок направить уведомления
Разослать (раздать) уведомления нужно не позднее 30 июня 2020 года (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Порядок направления уведомлений не установлен. Однако очевидно, что работодателю нужно иметь доказательство получения работником этого документа.
Поэтому если уведомление вручается человеку лично, то он должен поставить свою подпись на каком-то документе, который останется у работодателя. Это может быть, например, лист или журнал учета вручения уведомлений, второй экземпляр уведомления, расписка в получении. Также можно направить предусмотренное Законом № 439-ФЗ уведомление по почте с описью вложения.
Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию, где обозначены ФИО работника, адрес, дата. Также желательно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.
Отметим, что уведомления нужно направить всем сотрудникам, которые поступят на работу до 30 июня 2020 года включительно. Это касается и тех работников, которые ранее уже получили такое уведомление, и даже сделали свой выбор, подав заявление по прежнему месту работы.
Должен ли новый работодатель учитывать этот выбор? Все зависит от того, какой способ ведения трудовой книжки предпочел работник. Если он решил перейти на ЭТК, то новый работодатель не должен вести «классическую» трудовую книжку. Направление такому работнику нового уведомления носит чисто технический характер.
Закон № 439-ФЗ никаких исключений на этот случай не сделал, но реальных последствий ни для работника, ни для работодателя это уведомление иметь не будет. Если же человек ранее написал заявление о сохранении бумажного варианта трудовой книжки, и после этого в срок до 30 июня 2020 года сменил место работы, то у него сохраняется возможность изменить свой выбор.
Поэтому новый работодатель тоже должен направить ему уведомление.
Штрафы за неуведомление работников
Невыполнение обязанности по уведомлению сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и о возможности отказа от ведения трудовой книжки на бумажном носителе, обернется для работодателя штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Напомним, что на основании этой нормы размер санкции составляет для ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организации — от 30 000 до 50 000 руб.
При этом нужно учитывать, что штраф за подобное нарушение может налагаться только один раз, вне зависимости от количества работников, которые не получили уведомления (постановление Верховного суда РФ от 09.08.16 № 29-АД16-9).
Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе
Получаем заявления от работников
Каждый работник, получивший уведомление, должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, или намерен сохранить бумажную версию документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
В первом случае сотруднику придется направить в адрес работодателя соответствующее заявление в срок не позднее 31 декабря 2020 года (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Во втором случае заявление можно не подавать — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работник прямо укажет на такой вариант в заявлении, либо если он никак не выразит свое волеизъявления (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Но при этом такой «молчун» в дальнейшем уже не сможет перейти на электронную трудовую книжку (возможности подать заявление после 31 декабря 2020 года у него не будет).
Если же работник осознанно отказался от ЭТК и изъявил желание сохранить бумажную версию трудовой книжки, то он сможет в любой момент передумать, и подать заявление о переходе на электронный вариант. В том числе, это можно будет сделать и после 31 декабря (п.
5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Советуем обратить внимание сотрудников на это положение закона.
Кроме тех, кто выбрал бумажный вариант трудовой книжки, а потом передумал, подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2020 года могут следующие категории сотрудников (если, конечно, они не подали его до этой даты):
- те, кто по состоянию на 31 декабря находился в отпуске, болел, был отстранен от работы или по каким-то другим причинам не выполнял свои трудовые обязанности при сохранении за ними рабочего места;
- те, кто по состоянию на 31 декабря вообще не состояли в трудовых отношениях;
- те, кто по каким-то иным причинам не имели реальной возможности подать заявление в установленный срок.
Во всех этих случаях заявление можно направить только работодателю по основному месту работы.
Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ (заметим, что это положение дополнительно подтверждает правильность сделанного выше вывода об отсутствии необходимости рассылать уведомления внешним совместителям).
Если работодатель «по совместительству» получит подобное заявление после 31 декабря 2020 года, он должен вернуть его сотруднику, указав, что оно может быть представлено только по основному месту работы.
Сведения о выборе формы трудовой книжки нужно будет указывать в ежемесячном отчете СЗВ-ТД (о том, кто и когда должен сдавать этот отчет, см.: «СЗВ-ТД: введен новый отчет, который страхователи будут сдавать в ПФР с 2020 года» и «Утверждена форма СЗВ-ТД»).
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Выдача бумажных трудовых книжек тем, кто выбрал ЭТК
Рассмотрим порядок взаимодействия с работниками, которые указали в заявлении, что хотят перейти на электронную трудовую книжку.
Пункт 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ предписывает в этом случае выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку, в которой имеется запись о выборе ЭТК.
При этом правила внесения такой записи и порядок выдачи трудовой книжки тем, кто отказался от бумажного варианта документа, в настоящее время не установлены. Попробуем разобраться в ситуации, и дать свои рекомендации.
В Законе № 439-ФЗ не определен срок, в течение которого нужно отдать трудовую книжку сотруднику, изъявившему желание перейти на ЭТК, но указано, что после передачи этой книжки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. А значит, в интересах работодателя как можно скорее выдать этот документ.
Сделать это надо до наступления любого из событий, сведения о которых положено вносить в трудовую книжку — перевода, увольнения, поощрения и т.п.
Иначе работодатель окажется перед неразрешимой дилеммой: с одной стороны, он должен вписать эти сведения в бумажную трудовую книжку, так как еще не освобожден от ответственности за ее ведение.
А с другой стороны, — работник уже подал заявление о переходе на электронный вариант трудовой книжки и, значит, в бумажном варианте не должно появляться новых сведений. Поэтому нужно успеть отдать трудовую книжку до того дня, когда в нее придется вносить какую-либо запись.
Таким образом, наш совет: выдать трудовую книжку сотруднику, подавшему заявление о переходе на ЭТК, в максимально короткие сроки. В идеале — непосредственно в день получения такого заявления.
Если заявление поступило от работника, который находится в отпуске или на бюллетене, работает на дому или по другой причине отсутствует в офисе, то решение о порядке выдачи трудовой книжки нужно принимать с учетом конкретных обстоятельств. Но при этом, на наш взгляд, недопустимо пересылать трудовую книжку по почте.
Напомним, что этот способ можно применять при выдаче документов уволенному сотруднику, если имеется его письменное согласие (ст. 84.1 ТК РФ). Однако Закон № 439-ФЗ четко говорит, что трудовую книжку нужно выдать на руки, не предусматривая иных вариантов.
Поэтому, если точно известно, что сотрудник, изъявивший желание перейти на ЭТК, не приступит к работе в ближайшее время, советуем направить ему письменное уведомление о необходимости получить на руки трудовую книжку. Также можно организовать доставку трудовой книжки курьером с передачей документа лично в руки сотрудника.
При этом он должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил этот документ.
Перед выдачей бумажной трудовой книжки, в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Конкретный вид такой записи не утвержден. Поэтому рекомендуем использовать формулировки, предусмотренные в Законе № 439-ФЗ. Соответственно, в трудовую книжку можно внести следующую запись:
«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Поскольку законодательно не установлено иное, данная запись, на наш взгляд, должна оформляться по аналогии с заключительной записью при увольнении сотрудника. Это значит, что сведения о подаче заявления вносятся в графу 3 книжки на строчку, следующую за предшествующей записью, без указания в графах 1 и 2 даты и номера текущей записи. Дату заявления тоже вписывать не надо.
В Законе № 439-ФЗ ничего не сказано о необходимости заверять данную запись подписью работодателя и самого работника. В то же время, на наш взгляд, подобное заверение (в т.ч. с проставлением печати работодателя, при ее наличии) не будет нарушением. После этого в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается заверенная подписью работника отметка о выдаче трудовой книжки.
Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»
Образец уведомления сотрудника
Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт-2019»
(ООО «Лабиринт-2019»)
Менеджеру отдела продаж Илларионову В.П.
24.02.2020 № 12-ЭТК
УВЕДОМЛЕНИЕ