ГАПОУ ЧР Все компании обязаны хранить большую часть бумажных документов. Таковы правила действующего законодательства. При этом у каждого вида документа есть свой срок, и он довольно внушительный. В текущем году сроки снова изменились. В нашем материале мы подробно расскажем, сколько необходимо хранить документы и какие штрафы грозят, если этого не делать.
Какие изменения произошли в сроках?
Для начала объясним, почему же они поменялись. В налоговом кодексе указано, что это было необходимо для грамотного исчисления и уплаты налогов предпринимателями.
Сегодня законопроект с новыми сроками уже на рассмотрении в Совете Федерации. Если он будет одобрен, то общий срок хранения налоговых документов станет пять лет. Сейчас он составляет четыре года.
Хранить бумаги, касающиеся страховых взносов, стоит так же, как и прежде.
Для каждого вида документа есть свой срок, и прописан он в нормативных актах, например, как в постановлении правительства № 1137. Главное помнить, что указанный в акте срок может отличаться от общего срока, установленного НК. Каждый предприниматель, если он, конечно, не хочет платить Штраф, должен хранить бумажные документы максимальный срок. Это поможет избежать многих проблем.
Сегодня один из самых популярных вопросов среди предпринимателей: “А каковы сроки хранения для электронных документов?”. И не зря, ведь многие компании чаще всего используют именно их.
С точки зрения архивного законодательства, носитель информации не имеет значения, проще говоря, сроки одни и те же.
Но есть один нюанс — вместе с электронным документом необходимо в обязательном порядке сохранять и цифровую подпись, которой он подписан.
Помощником в ведении всех видов отчетности станет программа от Класс365. Она упрощает заполнение документов, исключает ошибки и, кроме этого, помогает контролировать движение финансов в компании. Попробовать в действии полный функционал программы Класс365 для автоматизации бизнеса можно прямо сейчас >>
Зачем нужен перечень сроков хранения?
Главная цель — это показать лицам, которые отвечают за сохранность контролируемых формуляров, сколько времени обеспечивать:
- наличие этих использованных бланков;
- их защиту от несанкционированного изменения;
- их физическую сохранность в неповрежденном и целостном виде.
Типовой перечень сроков хранения документов 2021 года
Основной типовой перечень — это список из приказа Росархива № 236. Именно в нем прописано, какие документы и сколько следует хранить. К этому списку имеется также инструкция по эксплуатации. Перечень представляет собой таблицу, где указаны названия документов и сроки хранения.
Все позиции, которые есть в перечне, в целях систематизации делятся на пронумерованные статьи. В них, в свою очередь, отмечены мелкие структурные и смысловые единицы. Приведем пример.
Седьмая статья списка выделена под документацию в сфере трудовых отношений. Она делится на три группы: организация труда, нормирование и оплата труда, охрана труда.
Это заметно упрощает поиск по длинной и подробной таблице.
Полезно знать: планы проверок на 2021 год по ИНН >>
Локальный акт о сроках хранения документов в 2021 году
Для того, чтобы уточнить все правила по срокам хранения, принятым нашим правительством, внутри каждой компании должен быть свой Нормативный акт. Чаще всего для этих целей применяют Положение об архиве. В нем подробно расписываются сроки, вид документа и т.д.
Контролировать правильность ведения документов вам поможет программа Класс365. В работе программа электронного документооборота ускорит согласование и утверждение документов, заполнит их автоматически на основе имеющейся базы данных. Воспользуйтесь плюсами программы Класс365 уже сегодня >>
Сроки для бухгалтерских документов: таблица
Подобные документы должны храниться в течение пяти лет после отчетного периода. Учетную же политику следует не трогать также на протяжении пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности. Более подробные сроки приведены ниже.
Скачать таблицу >>
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Подобные бумаги хранить необходимо не менее четырех лет, согласно статье 23 НК РФ. Если предприниматель обязан составлять счета-фактуры, то их стоит хранить пять лет. Конкретные сроки по другим видам отчетности приведены в таблице.
Скачать таблицу >>
Кадры: сроки хранения документов в 2021 году
Они считаются одними из самых важных в жизни каждой организации. Поэтому и сроки у подобных бумаг самые длительные. Если документ был оформлен после 2003 года, то трогать его запрещается 50 лет! Для более ранних — срок 75 лет.
Скачать таблицу >>
актуальный список документов при увольнении и штраф за невыдачу >>
Как определить сроки хранения документов в 2021 году
В таблицах приведены сроки хранения, но как понять, с какого моменты следует отсчитывать этот временной отрезок? Здесь все просто. Начальная дата — это 1 января года, идущего после того, в котором завершено соответствующее делопроизводство.
Программа для упрощения ведения отчетности от Класс365 обладает большим набором возможностей и решений для вашего бизнеса. Вы сможете автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении. Попробуйте полную версию программы Класс365 для автоматизации работы прямо сейчас >>
Как поступить, если срок вышел?
Если срок хранения документов в организации вышел, то вы смело можете уничтожить бумаги. Но это не значит, что их можно просто разорвать и выбросить. Следует составить акт, в нем указать перечень утилизируемых документов. Далее эту бумагу подписывают члены комиссии, которую составляет и утверждает руководитель компании. В нее, как правило, входят бухгалтеры, делопроизводители и кадровики. К акту необходимо приложить накладную, по которой документы передали на переработку. Акты храните в организации. Избавиться от документов можно так: передать на переработку, сжечь, измельчить шредером. Не забудьте в акте прописать способ, который вы выбрали.
Штрафы за нарушение сроков
С октября прошлого года года действуют новые штрафы за неправильное хранение документов. Да, кто-то скажет, что суммы не велики, тем более для целой компании. Но стоит понимать, что прежде всего вы портите репутацию своей организации перед контролирующим органом. Не удивляйтесь, если после случая нарушения вас будут проверять постоянно и дотошно.
Итак, если были выявлены нарушения в сроках хранения документов в организации, то ее руководителю не избежать штрафа в пределах от 500 рублей до 10 000 рублей. ИП придется заплатить сумму до 3 000 рублей, а должностному лицу — до 5 000 рублей. Прежние денежные взыскания не превышали 300 и 500 рублей.
Хранение документов — весьма ответственная работа, которую каждой компании нужно выполнять ответственно, ведь в подобных бумагах хранится важная информация о “жизни” организации, ее сотрудниках, налоговых выплатах и т.д. Скачивайте таблицы и всегда помните сроки хранения, тогда никакие штрафы и проверки не будут вам страшны.
изменения проверок малого бизнеса в 2021 году и условия моратория >>
Хранение документов в организации: что и как нужно хранить, какие есть правила
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
- документов налогового учета;
- кадровых;
- бухгалтерских.
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
- Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
- Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
- Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили Договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации
Книга учета доходов и расходов |
| 50 лет
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года |
Расчеты по страховым взносам |
| Постоянно | Устав, положения компании, Протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы о ликвидации компании |
Кадровые документы
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени
Авансовые отчеты |
| 45 лет | Документы о несчастных случаях на производстве |
| 50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года |
Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников |
| Постоянно | Штатное расписание |
| До востребования | Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства |
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
- Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
- Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
- Дальше можно передавать документы в архив.
Образец листа-заверителя
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
- хранить электронные документы минимум на двух разных носителях. Например, на флешке и в облаке или в облаке и на компьютере;
- у компании должны быть программы и технические средства, с помощью которых можно прочитать или скопировать электронные документы;
- соблюдать конфиденциальность при хранении. У посторонних не должно быть доступа к документам;
- проверять раз в 5 лет, в каком состоянии электронные документы. Если за это время обновилось ПО, с помощью которого можно просматривать документы, их нужно перевести в новый формат.
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний |
ст. 15.11 КоАП |
| Грубое нарушение правил учета доходов и/или расходов и/или объектов налогообложения | 10 000 ₽ за один налоговый период
30 000 ₽ — более одного налогового периода |
ст. 120 НК РФ |
| Непредоставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля | 200 ₽ за каждый непредставленный документ | ст. 126 НК РФ, п. 1 |
| Непредставление документов в рамках встречной проверки контрагента | 10 000 ₽ для ИП и юрлиц | ст. 126 НК РФ, п. 2 |
| Непредоставление или несвоевременное предоставление сведений о контрагенте в рамках его встречной проверки | 5000 ₽
20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года |
ст. 129.1 НК РФ, п. 1 |
| Нарушение правил хранения кадровых документов | От 1000 до 5000 ₽ — для ИП
От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц |
ст. 5.27 КоАП, ч. 1 |
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
- Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
- Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
- Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, Юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
Образец протокола решения комиссии о выделении документов к уничтожению
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Пример акта: укажите в нем реквизиты документов, способ уничтожения. Комиссия должна зафиксировать в нем факт уничтожения
Главное
- Если вы хотите хранить документы на бумаге, надо соблюдать все требования к хранению, а через 10 лет сдать их в архив, если срок хранения еще не истек.
- Документы, подписанные электронной подписью, можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по требованию госорганов. Электронные документы надо хранить одновременно на двух носителях, чтобы не потерять их в случае сбоя или ошибки.
Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.
- До 4 месяцев бесплатного обслуживания
- До 500 000 ₽ на сервисы партнеров
- Бесплатная онлайн-бухгалтерия
Подробнее
Сроки хранения документов в организации в 2021 году
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов
С нами все ваши документы под надёжной защитой
Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.
Получить бесплатный доступ
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях | а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянноб) 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически
Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ
Бесплатная консультация по хранению документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.
При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
С 2021-го действуют новые сроки хранения документов
В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2020 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.
| Документы | Сроки хранения |
| Налоговые декларации по всем налогам и сборам | 6 лет |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Реестр сведений о доходах работников, представленных работодателем в ФНС | 5 лет |
| График отпусков | 3 года |
| Книга учёта доходов и расходов на УСН | 5 лет |
| Документы о недостачах, растратах, присвоении | 10 лет после возмещения ущерба |
| Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов | 5 лет после выбытия актива |
| Договоры аренды зданий, помещений | 10 лет после выполнения обязательств |
| Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка | 1 год |
- За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы, установленные Налоговым Кодексом и КоАП. Например:
- — 10 000 рублей в том случае, если налогоплательщик не может представить налоговые и бухгалтерские документы за один налоговый период;
- — 30 000 рублей, когда у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и налоговые документы за несколько налоговых периодов.
- Но, если отсутствие указанных документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, нарушителю будет выставлен штраф в размере 20 % от недополученной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер».
Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее.
Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.
Также вне всяких сроков хранятся электронные документы, которыми пользователь обменивается с контрагентами. Такую документацию надёжно содержит у себя в «облаке» программа «Такском-Файлер». Пользователь всегда может скачать из неё нужный ему документ на свой компьютер.
- Отправить
- Запинить
Новый срок хранения налоговых документов с 2020 года: таблица
Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 о новых сроках хранения документации. Расскажем, какие изменения он привнес в сроки хранения документов налогового учета.
Ключевые нововведения приказа Росархива
Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2020 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.
Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.
Основные изменения:
- счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
- документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
- расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
- реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).
Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.
Сроки хранения налоговых документов: таблица
Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:
| Вид документов | Срок хранения | Пункт по Приказу № 236 |
| Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним | 5 лет с момента погашения долга | 303 |
Документы:
|
5 лет | 304, 306 |
Справки:
|
5 лет | 305 |
| Реестры для расчета земельного налога | 5 лет | 307 |
| Расчеты по страховым взносам: | 308 | |
| годовые | 50/75 лет | |
| квартальные | 50/75 лет | |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет | 309 |
| Налоговые декларации (расчеты) | 5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет) | 310 |
| Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать Налог, регистры налогового учета) по НДФЛ | 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет | 311 |
| Справка о доходах и суммах налога физического лица | 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет. В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим |
312 |
| Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | 313 |
| Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней | 5 лет | 314 |
| Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности | 6 лет | 315 |
| Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период | 5 лет | 316 |
| Счета-фактуры | 5 лет | 317 |
| Книги учета доходов и расходов в рамках УСН | 5 лет | 318 |
| Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним | 5 лет | 319 |
| Журналы, карточки, базы данных учета: | 5 лет | 320 |
|
О новых сроках хранения других документов читайте статьи:
Подводим итоги
- Вступил в силу Приказ Росархива № 236, обновивший сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года.
- Сроки хранения документов налогового учета приведены в п. 4.3 Приказа № 236.