ГАПОУ ЧР Опубликовано 09.12.2020 08:18 Administrator Просмотров: 10884
Начинается предновогодняя пора, а это значит, что мы запускаем серию статей, посвященную «новогодним» вопросам в учете. Итак, все мы помним, как в детстве накануне Нового года мамы и папы приносили нам с работы шоколадных зайцев, Дедов Морозов и Снегурочек.
А мы радостно бежали их встречать и мечтали скорее поглотить все эти угощения. Сейчас подобные подарки на предприятиях встречаются реже, но всё же встречаются. Некоторые организации продолжают поздравлять маленьких разбойников своих сотрудников и партнёров с праздниками и в связи с этим несут определённые затраты.
В нашей статье мы рассмотрим, как это верно отразить в программных продуктах 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 и 1С: ЗУП ред. 3.1.
Подарки детям сотрудников
Хочется сначала затронуть некоторые теоретические аспекты данного вопроса. Например, то, что подарки детям никак не связаны с выполнением сотрудников своих трудовых функций и поэтому не являются вознаграждением за труд.
Об этом сказано в статьях 129 и 135 ТК РФ.
Согласно статье 572 ГК РФ безвозмездная передача вещей в собственность другой стороны признаётся дарением и если стоимость этой вещи составляет более 3 000 рублей, то Договор дарения должен быть заключён в письменной форме.
К сожалению, положениями по бухгалтерскому учёту не установлен порядок отражения подарков детям в бухгалтерском учёте, поэтому предприятию необходимо сделать это самостоятельно путём утверждения в учётной политике.
Например, подарки можно учитывать в составе материально-производственных запасов, то есть с использованием счёта 10 или в составе товаров, то есть на счёте 41.
В момент передачи подарков сотрудникам они, как и исчисленная с покупки сумма НДС, списываются на прочие расходы, то есть на счёт 91.02.
В налоговом учёте стоимость безвозмездно переданных подарков не учитывается в расходах при определении налогооблагаемой прибыли. Такая позиция изложена в пункте 16 статьи 270 НК РФ.
При этом следует учитывать, что на основании пункта 1 статьи 146 НК РФ, безвозмездная передача облагается НДС, исходя из этого НДС при покупке и НДС при передаче необходимо исчислять и выделять на отдельные счета: при покупке в дебет счёта 19.03, а при передаче в Кредит счета 68.02.
Важно отметить, что для организаций, находящихся на упрощённой системе налогообложения (доходы минус расходы), законодательно закреплён перечень расходов, которые можно учесть в налоговом учёте. Ознакомиться с ним можно в статье 346.16 Налогового Кодекса РФ. К сожалению, приобретение подарков не входит в этот закрытый список, поэтому учесть данные затраты при УСН так же не получится.
Стоимость подарков не облагается страховыми взносами, так как дети сотрудников не состоят с предприятием в трудовых отношениях, а также подарок не является результатом трудовой деятельности.
А вот касаемо НДФЛ немного иная ситуация: подарки контрагентам, сотрудникам и их детям не облагаются подоходным налогом только при условии, что стоимость полученных физическим лицом в течение года подарков не превышает 4 000 рублей.
Произведём закупку детских подарков в программе 1С: Бухгалтерия. Для этого перейдём в раздел «Покупки» и выберем пункт «Поступление (акты, накладные)».
В открывшемся окне нажмём на кнопку «Поступление» и из выпадающего списка выберем пункт «Товары (накладная)». Заполним данные поставщика и договора и перейдём к табличной части.
В нашем примере мы будем учитывать подарки в составе материально-производственных запасов, поэтому в графе счёт учёта поставим 10.06 и проведём документ. После чего в подвале документа зарегистрируем счёт-фактуру.
Проведённый документ создаст проводки:
Теперь приступим к оплате поставщику. Для этого перейдём в раздел «Банк и касса» — «Банковские выписки» и нажмём на кнопку «Списание». Вид операции следует указать «Оплата поставщику», а затем заполнить данные поставщика, договора, размера оплаты и ставки НДС.
Проведённый документ сформирует проводку: Дт 60.01 Кт 51.
Последним этапом зарегистрируем выдачу детских подарков при помощи документа «Безвозмездная передача» в разделе «Продажи».
Графу «Получатель» не заполняем, на первой вкладке «Товары» при помощи кнопки «Добавить» вносим ранее приобретённые детские подарки, их количество и стоимость, и обязательно проверяем указание счёта учёта – 10.06.
На второй вкладке «Счёт затрат» мы оставляем счёт учёта затрат и счёт учёта НДС – 91.
02 и субконто «Расходы по передаче товаров (работ, услуг) безвозмездно» со снятым флагом «Принимается к налоговому учёту».
В графах «Реализуемые активы» можно выбрать из списка «Номенклатура» и те детские подарки, которые указаны на первой вкладке. После проведения, в подвале документа следует зарегистрировать счёт-фактуру.
Проведённый документ создаст следующие проводки:
В проводках мы видим, что детские подарки списаны на прочие затраты в бухгалтерском учёте и не отражены в налоговом. Также на прочие затраты списан входящий НДС и сделаны проводки по забалансовому счёту НЕ.01.9 на суммы расхождений между бухгалтерским и налоговым учётами.
Если бы наши подарки стоили дороже 4 000 рублей, то нам надо было бы необходимо удержать из доходов наших сотрудников подоходный Налог с суммы, превышающей 4 000 рублей. Для этого нужно сначала создать новый вид «Начисления» в разделе «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты».
В открывшемся справочнике начислений нажмём на кнопку «Создать» и введём наименование «Стоимость подарка». Отметим, что данное начисление облагается НДФЛ по коду 2720, как натуральный доход, не облагается страховыми взносами и не включается в расходы по оплате труда. После чего сохраним данное начисление по кнопке «Записать и закрыть».
- При начислении заработной платы в разделе «Зарплата и кадры» в пункте «Все начисления» сотрудникам, получившим подарки, необходимо будет вручную сделать второе начисление «Стоимость подарка».
- Для этого нужно встать на строку начисления определённому работнику, нажать на кнопку «Начислить» и выбрать соответствующее начисление.
После чего откроется небольшое окошко, в котором нужно будет указать полную стоимость переданного подарка. При этом программа самостоятельно подтянет код вычета 501 в размере 4 000 рублей, то есть необлагаемую сумму. Таким образом налог будет удержан только с 1 000 рублей.
Для анализа начислений нужно нажать на рассчитанные суммы по сотруднику в колонке «Начислено». В строке с начислением натурального дохода обязательно нужно менять дату выплаты на дату выдачи подарков работнику.
Так же для анализа НДФЛ в документе начисления зарплаты можно нажать на рассчитанную сумму подоходного налога и проанализировать начисления. Помимо удержаний из оплаты труда, там же будет отражено удержание из натурального дохода.
Удержание НДФЛ со стоимости подарка в 1С: ЗУП ред. 3.1
Если вы ведёте учёт начислений сотрудников в программном продукте 1С: Зарплата и управление персоналом, то удержание НДФЛ со стоимости подарков, превышающей вычет в размере 4 000 рублей, нужно произвести именно в этой программе.
Для начала проверим настройки. Перейдём в раздел «Настройка», выберем пункт «Расчёт зарплаты» и установим флаг «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия».
- После установки данной галочки в разделе «Зарплата» появляется пункт «Призы, подарки».
При помощи кнопки «Создать» введём новый документ, установим в нём дату выдачи подарка, выберем переключатель «Подарок» и установим флаг «Подарок (приз) исключается из расчётной базы исполнительных листов». Графа «Код дохода» должна быть заполнена кодом «2720 – Стоимость подарков», а код вычета «501». Затем в табличной части нужно указать сотрудников, получивших подарки для детей и их стоимость.
Программой будет применён вычет и налог будет удержан лишь с разницы. После проведения документ по кнопке «Печать» можно вывести на экран «Приказ о поощрении сотрудников» и при необходимости откорректировать его.
Подарки детям контрагентов
Учёт и передача подарков контрагентам, а также их детям ничем существенным не отличается от отражения подарков сотрудникам. Соответственно, вы можете пользоваться инструкциями, описанными выше.
Единственное отличие в том, что стоимость подарков сотрудникам может быть абсолютной любой, а вот стоимость презентов коммерческим предприятиям, а также физлицам, занимающим государственные и муниципальные должности, являющимися государственными и муниципальными служащими или служащими банка России, в связи с их должностным положением и исполнением служебных обязанностей ограничена размером 3 000 рублей. Такое ограничение установлено статьёй 575 Гражданского кодекса РФ.
Помимо уже перечисленных категорий лиц, которым нельзя производить дарение на суммы свыше 3 000 рублей, ещё относятся работники образовательных организаций, медицинских организаций, организаций, оказывающих социальные Услуги, и аналогичных организаций, в том числе организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, гражданами, находящимися в них на лечении, содержании или воспитании, супругами и родственниками этих граждан.
В случае нарушения лимита стоимости подарка, например, чиновнику, он будет обязан передать его своему руководителю для дальнейшей продажи его на аукционе с зачислением средств от его продажи в бюджет.
Если же он утаит факт получения подарка, то за несоблюдение законодательства он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения, а также такие действия могут быть квалифицированы как получение взятки или посредничество при взяточничестве, что наказуемо уже Уголовным Кодексом РФ.
- Автор статьи: Алина Календжан
Учет подарков сотрудникам в бухгалтерском учете
Праздничные сувениры взрослым и новогодние подарки детям работников необходимо оформить в бухучете. В противном случае грозят санкции контролирующих органов, перерасчет налогов и т. д.
Определение подарка
Отдельного закона о выдаче новогодних подарков детям сотрудников и конкретного определения презента нет. Но в соответствии с Трудовым и Гражданским кодексами, устанавливают такие признаки подарка:
- денежная или иная материальная ценность;
- передаваемая в собственность на безвозмездной основе;
- в качестве вознаграждения, не связанного или связанного с трудовой деятельностью (в связи с памятной датой или по итогам года, например).
В этом случае дарителем выступает работодатель, а одаряемым — работник (ст. 191 ТК РФ).
И хотя бухучет и налогообложение новогодних подарков для детей сотрудников в 2021 году нормативные акты конкретно не регулируют, общие правила понятны из толкования действующего законодательства.
Кроме того, периодически контролирующие органы публикуют разъяснения по применению тех или иных правовых норм.
Оформление подарков
Любое решение работодателя в организации оформляется распорядительным актом. В ГК РФ указано, как оформить приобретение сладких новогодних подарков в бюджетном учреждении, в коммерции, в НКО, — отдельным приказом. В некоторых случаях презенты оформляются договором дарения. В соответствии со ст.
574 ГК РФ, письменная форма обязательна, только если дарение осуществляется юридическим лицом и стоимость дара превышает 4000 рублей. Существенным условием такого соглашения является его предмет (ст. 572 ГК РФ). Если одариваемых работников много, соглашение делают многосторонним (ст. 154 ГК РФ).
Дополнительно потребуется составить ведомость о том, что выдача состоялась в действительности.
Общая инструкция, как оформить приобретение новогодних подарков сотрудникам:
- Издать приказ, ознакомить с ним сотрудников под подпись.
- Подготовить ведомость и вручить сувениры.
- Заключить договор дарения (при необходимости).
Для упрощенного договора дарения обязательны следующие реквизиты:
- наименование документа;
- место и дата его составления;
- сведения о сторонах: работодателе и работнике;
- предмет соглашения: описание дара, его стоимость, характеристики;
- подписи.
Учет подарков в бухучете
Вручение сотрудникам отражается записью по сч. 73. Счет 70 использовать некорректно: новогодний подарок в зарплате не учитывается, так как дарение не связано с выполнением трудовых обязанностей.
Приобретение
| Дт 10 Кт 60 | Учтена цена приобретения |
| Дт 19 Кт 60 | Учтен входной НДС |
| Дт 68 Кт 19 | Входной НДС заявлен к вычету |
Есть еще один способ учета подарков в бухгалтерском учете — отнести их стоимость сразу в дебет счета 91 без отражения приобретения на сч. 10.
Учет приобретенных ценностей для детей сотрудников осуществляется за балансом (например, на счете 012 «Подарки и другое имущество»).
Объясняется это тем, что приобретенные материалы не признаются активом, так как организация не ожидает получить от их использования экономические выгоды.
Выдача
Вот как оформить проводки на новогодние подарки детям или самим работникам в организации:
| Дт 73 Кт 41 (10, 43) | Отражена передача одаряемому |
| Дт 91 Кт 73 | Стоимость признана в расходах |
| Дт 91 Кт 68 | Начислен НДС с безвозмездной передачи |
| Дт 70 Кт 68 | Из зарплаты работника удержан НДФЛ с дара свыше 4000 руб. |
| Дт 99 Кт 68 | Отражен постоянный налоговый расход в размере 20% от стоимости дарения, т. к. для налога на прибыль такие суммы в расходы не принимаются |
| Денежные | |
| Дт 73 Кт 50 | Деньги выданы из кассы |
| Дт 91 Кт 73 | Стоимость признана в расходах |
| Дт 70 Кт 68 | Из зарплаты работника удержан НДФЛ с дара свыше 4000 руб. |
| Дт 99 Кт 68 | Отражен постоянный налоговый расход в размере 20% от стоимости дарения |
По правилам учета, если неправильно списали новогодние подарки, отмените некорректную проводку и сделайте правильную бухгалтерскую запись. Обязательно подготовьте акт списания: он является документальным подтверждением операции.
Бухгалтерский учет представительских расходов в 2021 году
Учет представительских расходов в 2021 году вызывает у бухгалтеров немало вопросов. Рассмотрим основы бухгалтерского учета представительских затрат, а также порядок отражения в учете возникающих разниц между бухгалтерским и налоговым учетом в нашей статье.
Представительские расходы — затраты предприятия на проведение переговоров и встреч с потенциальными контрагентами для извлечения экономических выгод, а также проведение совета директоров или иного руководящего состава.
К данной статье затрат относятся расходы:
- на транспортное обеспечение участников мероприятия;
- организацию встреч (завтраки, обеды, буфетное обслуживание и т. д.);
- оплату услуг внештатного переводчика.
Представительские расходы в бухгалтерском учете не нормируемы и в полной мере относятся в состав затрат по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99):
- в дебет счета 44 — в торговой компании;
- дебет счета 26 — в фирмах, занимающихся производством товаров или оказывающих услуги.
Пример
ООО «Азимут» в июне 2021 года провело переговоры с представителями ООО «Батист» о поставке производимой ими продукции и дальнейшем сотрудничестве. На организацию данной встречи было затрачено:
- на транспортные расходы — 2 355 руб. (в т. ч. НДС 392,50 руб.);
- буфетное обслуживание сторонней организацией — 5 400 руб. (включая НДС 900 руб.);
- дегустацию производимой ООО «Азимут» продукции — 12 433 руб.
После официальной части переговоров ООО «Азимут» провело развлекательную программу, в которую входил фуршетный стол и выступление артистов.
Продукты для организации фуршетного стола были закуплены подотчетным лицом в сумме 8 677 руб. Приглашенным артистам было выплачено 35 800 руб.
Рассмотрим основные проводки в бухгалтерском учете.
| Дт | Кт | Сумма | Расчет | Содержание |
| 26 | 60 | 1 962,50 | 2 355 – 392,50 | Отражены транспортные затраты |
| 19 | 60 | 392,50 | Входящий НДС | |
| 26 | 60 | 4 500 | 5 400 – 900 | Отражены затраты на буфетное обслуживание |
| 19 | 60 | 900 | Входящий НДС | |
| 26 | 43 | 12 433 | Списана произведенная продукция на дегустацию | |
| 10 | 71 | 8 677 | Закуплены продукты для фуршета | |
| 26 | 10 | 8 677 | Продукты для фуршета списаны в затраты | |
| 26 | 71 | 35 800 | Отражены затраты на артистов |
Продукты для фуршета можно оформить 2 способами:
- 1-й вариант указан в примере (оприходовать продукты на склад проводкой: Дт 10 Кт 71, а потом, оформив документы на внутреннее перемещение, списать в состав затрат записью: Дт 26 Кт 10).
- 2-й вариант — отнесение затрат на покупку продуктов сразу в состав расходов проводкой: Дт 26 Кт 71.
Таким образом, на проведение мероприятия ООО «Азимут» потратило 63 372,50 руб.
Как учитываются разницы между бухгалтерским и налоговым учетом
Порядок налогового учета представительских затрат регламентирован ст. 264 НК РФ. Список данных расходов закрытый, а сумма строго лимитирована. То есть такие затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль в пределах установленных норм — не более 4% от суммы расходов на оплату труда за отчетный налоговый период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
К представительским нельзя отнести затраты на организацию:
- отдыха;
- развлечений;
- лечения и профилактики заболеваний.
Подробнее о правилах налогового учета представительских затрат читайте в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?».
Что нужно сделать бухгалтеру в конце 2021 года и учесть в начале следующего?
Четвергова Надежда
Ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»
Консультация бухгалтера
Основная работа бухгалтера по составлению бухгалтерской и налоговой, персонифицированной, статистической отчётности начинается сразу после новогодних праздников. Но подготовиться к этому нужно уже сейчас. Подробнее о том, что нужно сделать бухгалтеру в конце года и на что обратить внимание после новогодних каникул, рассказала наш Эксперт Надежда Четвергова.
***
Начнём со свежих новостей под конец года. В ноябре компании и ИП (субъекты малого и среднего бизнеса) получали коронавирусную субсидию. Федеральный Закон от 29.11.2021 № 382-ФЗ с 29 ноября 2021 года уточнил положения о расчёте налога при получении господдержки.
Теперь такие субсидии из федерального или регионального бюджета (кроме средств на компенсацию процентных ставок) не учитывают в доходах по налогу на прибыль.
Ранее в прежней редакции были указаны организации, которые включены в реестр СМСП на 1 марта 2020 года и ведут деятельность в пострадавших отраслях.
Итак, что нужно сделать бухгалтеру до нового года?
- Провести инвентаризацию имущества и обязательств.
- Проверить недостающую первичку.
- Проверить сроки действия приказов и доверенностей.
- Актуализировать лимит по кассе.
- Пересмотреть положения учётной политики на 2022 год в связи с многочисленными изменениями и нововведениями (о них см. ниже).
- Заказать справки о кадастровой стоимости недвижимости.
- Начислить и выплатить зарплату за декабрь.
- Проверить статус работника для определения ставки НДФЛ.
- Проверить соблюдение страховых лимитов.
И многое другое.
Переходим к многочисленным изменениям на будущий год
| Тема | Суть изменений (новшеств) | НПА (официальные письма и разъяснения) | Ссылки на информацию по данной теме, размещённую в СПС КонсультантПюс | Комментарий |
| Бухгалтерский учёт |
С 1 января 2022 года обязательны к применению новые стандарты: 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды» |
Приказ Минфина России от 16.10.2018 № 208н, |
Новогодняя шпаргалка для бухгалтера: учитываем праздничные расходы
Гирлянды, шары, елки — непременные атрибуты Нового года. Правда, расходы на их покупку при налогообложении учесть проблематично. Контролирующие органы и суды не считают такие затраты экономически обоснованными (письмо Минфина от 20.12.2005 № 03-03-04/1/430, постановление ФАС ЗСО от 15.12.2010 № А70-6645/2009).
Если же украшаются помещения, где могут появляться клиенты, обосновать расходы проще. Богатое новогоднее убранство приемной руководителя, переговорных комнат, холлов, фойе может говорить о стабильности компании, а значит, в какой-то мере укреплять ее положение на рынке и увеличивать продажи (п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС МО от 25.11.2009 № КА-А40/12251-09, КА-А40/12251-09-2).
Отражать такие расходы надо по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (постановления ФАС МО от 25.11.2009 по делу № А40-25182/08-129-71 и от 23.05.
2011 по делу № А40-51743/10-90-293). Учитывать их как рекламные неверно, так как новогоднее украшение не соответствует понятию «реклама», приведенному в ФЗ «О рекламе» (постановление ФАС ПО от 01.10.
2009 № А55-1113/2009).
Компании на «упрощенке» ни при каких обстоятельствах не могут учесть расходы на украшение офиса, так как. в п. 1 ст. 346.16 НК РФ такой расход не упоминается.
Украшение торговой точки
Украшение витрин, торговых залов и прилегающих территорий стало корпоративным стандартом торговли. Во многих регионах это обязательно в силу решений местных властей, что снимает проблемы с учетом затрат (постановления ФАС МО от 25.11.2009 по делу № А40-25182/08-129-71 и ВСО от 01.03.2007 № А33-10956/06-Ф02-725/07).
Такие расходы можно учитывать как материальные (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ), ведь фактически речь идет о покупке материалов на производственные и хозяйственные нужды. А значит, учесть такие обязательные затраты можно и при УСН (пп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Открытки
Затраты на печать новогодних открыток и конвертов учитываются как расходы на канцтовары, если они предназначены для поздравления клиентов (пп. 24 и 25 п. 1 ст. 264, пп. 17 п. 1 ст. 346.
16 НК РФ, постановление ФАС МО от 03.09.2013 № А40-22927/12-107-106).
Снизить риск претензий со стороны ИФНС можно, если направлять поздравления с деловой корреспонденцией, например вкладывать в конверт с открыткой акт сверки.
Если же новогодние открытки изготовлены для раздачи покупателям и потенциальным клиентам, затраты учитываются как расходы на рекламу (постановление ФАС МО от 19.08.2009 № КА-А40/7730-09).
Подарки
Затраты на презенты от Деда Мороза для сотрудников и их детей при налогообложении не учитываются: это прямо запрещено Налоговым кодексом (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Расходы на покупку гостинцев для контрагентов и потенциальных клиентов можно учесть, если подарки привлекают внимание покупателей и увеличивают выручку (письмо УМНС России по г. Москве от 22.03.
2004 № 26-12/18582, постановления ФАС МО от 23.01.2013 № А40-45035/12-116-94 и 05.10.2010 № КА-А41/11224-10).
Учесть затраты поможет брендирование — логотип компании-дарителя, включение в комплект визиток, прайс-листов и т.п.
В момент, когда мы передаем подарки работникам и клиентам, к ним переходят права собственности, поэтому нужно начислить НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина от 15.10.2021 № 03-01-10/83519). Одновременно появляется и право принять к вычету налог, уплаченный при покупке (постановление Президиума ВАС РФ от 25.06.2013 № 1001/13).
Счета-фактуры при вручении гостинцев физлицам составлять не нужно.
Чтобы отразить «подарочную» реализацию в книге продаж, может потребоваться бухгалтерская справка-расчет или иной документ со сводными данными по всем презентам.
Минфин в подобной ситуации допускает оформление экземпляра счета-фактуры с прочерками в строках, где приводятся данные о покупателе (письмо Минфина от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).
Подарки ценой не более 4 000 рублей (лимит считается за год в целом) не облагаются НДФЛ. С суммы превышения нужно удержать налог (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Страховыми взносами гостинцы не облагаются независимо от стоимости (п. 4 ст. 420 НК РФ).
Но если цена презента выше 3 000 рублей, контролирующие органы настаивают на оформлении письменного договора дарения (письмо Минфина от 15.10.2021 № 03-01-10/83519).
Корпоратив
Расходы на праздничный корпоратив получится учесть, только если в нем участвуют клиенты или контрагенты. Иначе мероприятие подпадает под п. 29 ст.
270 НК РФ, который запрещает учитывать стоимость культурно-зрелищных мероприятий, посещенных работниками. Да и в принципе сложно доказать, что праздник для сотрудников направлен на получение доходов (п. 1 ст.
252 НК РФ, постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.11.2014 № 18АП-11851/2014 по делу № А76-11084/2014).
Когда же в корпоративе участвуют не только работники, но и представители контрагентов, часть затрат можно провести как представительские расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других фирм, участвующих в переговорах в целях взаимного сотрудничества (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ; постановление ФАС УО от 19.01.2012 № Ф09-91 40/11, ФАС СЗО от 30.07.2009 № А56-17976/2008).
К представительским не относятся затраты на организацию развлечений и отдыха (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Поэтому если решите учитывать затраты на «смешанный» корпоратив, придется четко делить расходы на «переговорные» и «увеселительные». А в тех случаях, когда это невозможно (затраты на артистов или аренду общего для всех зала), полностью проводить расходы за счет чистой прибыли.
Налогоплательщики УСН представительские расходы учитывать не могут (письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).
Как правильно учесть новогодние подарки и не переплатить налоги
Эксперт разбирает 10 кейсов на основе личной практики
Несмотря на все проблемы 2020 года, многие российские компании дарят новогодние подарки и проводят корпоративы.
И то и другое нужно правильно провести по документам, чтобы не переплатить налоги или даже не получить претензии от налоговой. Разберёмся в этом вопросе на примере десяти разных кейсов.
Они условные, но отражают реальные ситуации и вопросы, с которыми сталкиваются предприниматели и компании.
Кейс №1. Подарки собственного производства с логотипом компании неопределённому кругу лицу. Стоят дороже 100 рублей
Сеть супермаркетов решила перед Новым годом поздравить всех своих партнёров: поставщиков, арендодателей и постоянных посетителей. Дела весь год шли хорошо, и владельцы решили не экономить. Поставщикам подарили наборы за 4000 рублей, всем остальным закупили сувениры за 200 рублей. Все подарки брендированные, чтобы все знали, кто их подарил.
Компания оформила:
- договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием компании;
- приказ о раздаче подарков в рекламных целях поставщикам, покупателям, деловым партнёрам;
- договор дарения на подарки дороже 3000 рублей — всё в соответствии с ГК РФ.
Страховые взносы компания не платила, НДФЛ не считала. У сети супермаркетов, которая работает на общей системе налогообложения (ОСНО), получилось уменьшить налог на прибыль. Компания учла расходы на подарки и сократила свою налоговую нагрузку на максимально возможный 1%.
НДС супермаркет тоже посчитал. Компания дарила подарки собственного производства и НДС считала от себестоимости товара.
Что компания сделала не так?
Компания не оформила договоры дарения на подарки дешевле 3000 рублей. Да, делать это необязательно, но мы очень советуем. Если у налоговой возникнут к компании вопросы, эти договоры очень помогут объяснить происхождение трат.
Компания зря не посчитала НДФЛ. На подарки, которые стоят дороже 4000 рублей (причём лимит учитывается с начала года), нужно рассчитать НДФЛ и сообщить об этом в налоговую.
Что касается НДС, обычно этот налог считается от стоимости производства или приобретения подарков без НДС. Но так как у сети супермаркетов своя продукция, налог начисляется на себестоимость.
На подарки нужен счёт-фактура. Одного экземпляра будет достаточно. Лайфхак: хотите платить налог меньше — покупайте подарки у компаний, которые выбрали для себя ОСНО.
Если бы компания была на упрощённой системе налогообложения (УСН) «доходы минус расходы», то компания также могла бы уменьшить для себя налоговую нагрузку за счёт подарков, но не более чем на 1%.
Кейс №2. Подарки с логотипом компании неопределённому кругу лицу. Стоят дешевле 100 рублей
Кофейня перед Новым годом решила порадовать посетителей: за каждые три стакана кофе с собой покупателям дарят попсокеты. Стоит один такой держатель 60 рублей — дёшево и сердито.
Компания решила не думать о лишних документах и просто закупила 500 попсокетов. Кофейня на УСН «доходы минус расходы», так что собственники планировали сэкономить на налогах и учесть затраты на подарки.
Что компания сделала не так?
Кофейня должна была подготовить документы, которые помогут при общении с налоговой. Это договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием компании и приказ о раздаче подарков в рекламных целях. Без этих документов налоговая посчитает, что компания не доплатила налоги. Вдруг это на самом деле товар?
С налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами никаких проблем: их платить не надо. Как организация на УСН, компания поступила здраво: снизила налог, хоть и всего на 1% от выручки — это максимальная ставка.
Если бы руководители бизнеса выбрали ОСНО, принципиальных отличий бы не было. Налог на прибыль разрешается снизить за счёт учёта подарков в статье расходов. Об НДС можно не думать: на подарки стоимостью меньше 100 рублей он не начисляется.
Кейс №3. Подарки неопределённому кругу лиц без логотипа компании
Магазин одежды закупил шапочки для купания и решил дарить их перед Новым годом всем, кто заходит в торговый зал. Так владельцы магазина хотели повысить уровень доверия покупателей. Договоры компания не заключала, сложностей с налогами (компания на УСН) также не испытывала: закупила шапочки — и забыла.
Что компания сделала не так?
В целом довольно странно дарить подарки без логотипа неограниченному кругу лиц. Возможно, есть смысл сделать подарки более узкому кругу. Но раз уж магазин выбрал именно такой путь, нужно было оформить договоры дарения.
Это необязательный пункт, но мы рекомендуем его придерживаться, чтобы не теряться, когда у налоговой возникнут вопросы. Такое бывает нечасто, и, конечно, можно не заморачиваться, понадеявшись на случай.
Но все знают закон Мёрфи: если что-то может пойти не так, оно обязательно пойдёт не так.
НДФЛ был бы смысл считать, только если с начала года магазин одарил кого-то конкретного подарками общей стоимостью от 40000 рублей. Не нужно платить и страховые взносы. На упрощёнке оформить затраты на подарки в статье расходов не выйдет.
Если бы компания была на ОСНО, налог на прибыль за счёт расходов на подарки не уменьшился бы. ЗАТО пришлось бы озадачиться НДС и посчитать его от стоимости покупки шапочки.
Кейс №4. Подарки контрагенту (как юрлицу) или госслужащему. Стоят дороже 3000 рублей
Бумажная фабрика к Новому году захотела порадовать своего главного партнёра — производителя целлюлозы. Владельцы фабрики решили установить во дворе производителя памятник дереву. Стоит он 10 000 рублей, но чего не сделаешь ради поддержания добрых отношений? Подарок оформили на юридическое лицо.
Что компания сделала не так?
Подарила подарок. Гражданский Кодекс РФ запрещает дарить юридическим лицам подарки дороже 3000 рублей. Тот, кто получил подарок, должен всё вернуть — это называется «реституция». Такая же история с подарками для госслужащих, но в этом случае могут заподозрить во взятке.
Кейс №5. Подарок с логотипом компании контрагенту (как юрлицу) или конкретному сотруднику в рамках официального приёма. Стоит дешевле 3000 рублей
Строительная компания устроила вечер, на котором собрала застройщиков, подрядчиков, агентов недвижимости. Всем им фирма приготовила подарки. Презенты получились универсальными: наборы с канцелярией по 1500 рублей каждый.
Компания составила приказ о проведении мероприятия, смету расходов, договор на изготовление сувенирки (вместе с ним счёт-фактуру, накладную и акт) и акт об осуществлении представительских расходов.
Поскольку компания на ОСНО, владельцы предложили бухгалтеру уменьшить налог на прибыль с помощью затрат на предприятие.
Но бухгалтер сказала, что так делать нельзя, и наотрез отказалась что-то менять в привычной работе.
Что компания сделала не так?
Все документы оформлены верно, но важно не забыть после проведения приёма написать отчёт о мероприятии. Ещё раз расскажите о целях мероприятия и каких результатов удалось достичь с его помощью. Чаще всего эти формулировки пересекаются с тем, что написано в приказе. Если набор стоил бы дороже 3000 рублей, понадобился бы договор дарения.
С налогом на прибыль бухгалтер компании сильно ошиблась. Эти расходы можно записать в категорию представительских и тем самым уменьшить налог на прибыль. Сумма должна составлять не больше 4% от фонда оплаты труда.
Если бы фирма была на УСН, записать подарки в статью расходов не получилось бы.
Кейс №6. Подарок контрагенту (как юрлицу) или конкретному сотруднику не в рамках официального приёма и/или без логотипа
Фитнес-клуб решил подарить всем своим партнёрам смеси для приготовления протеиновых блинов. Владельцы закупили смеси по 700 рублей и отправили их курьером. Из документов у фитнес-клуба была только ведомость, по которой отправляли подарки. НДФЛ клуб не рассчитывал, страховые взносы не платил. Взносы в страховую клуб не делал, оплатил только НДС.
Что компания сделала не так?
Помимо ведомости, нужно было составить приказ о раздаче подарков в рекламных целях. Если бы подарок стоил дороже 3000 рублей, тогда ещё и договор дарения.
НДФЛ нужно считать, только если стоимость презентов больше 4000 рублей на человека (считайте подарки за весь год). Рассчитывайте НДФЛ и сообщайте об этом в налоговую.
При дарении юридическому лицу НДФЛ считать не нужно. Компания работает по ОСНО, но в этом случае учесть подарки в статье расходов нельзя. То же самое ждало бы клуб и на УСН.
Кейс №7. Подарки дарятся в рамках трудовых отношений
Адвокатское бюро работает только первый год. Владельцы компании сразу решили, что хотят относиться к своим сотрудникам не как все. Так в трудовом договоре появилась строчка о вознаграждении сотрудников, а вместе с ней — трудовые отношения, обязывающие дарить подарки.
https://www.youtube.com/watch?v=YlwhT8KjpHc
Бюро подготовило приказ о выдаче подарков. Там прописано всё: от причины вручения до списков сотрудников и стоимости подарков. Бюро не забыло и про ведомость, по которой раздало подарки.
От стоимости подарка компания даже посчитала НДФЛ и удержала его с каждого работника, так что прямо в следующую после Нового года зарплату всех ждал сюрприз: она была меньше (на 13% от стоимости подарка).
Страховые взносы адвокатское бюро рассчитало от стоимости всех подарков. Бюро находится на УСН, и у организации получилось уменьшить налог, когда стоимость подарков зачли в расходах.
Что компания сделала не так?
С точки зрения документооборота адвокатское бюро поступило абсолютно правильно. Единственное, к чему здесь возникают вопросы, — рвение руководства документально закрепить право сотрудников на подарки. Такая стратегия рискованна.
Да, в этом году дела у бюро шли отлично и администрация компании сохранила благостное расположение духа. Но может быть и иначе — тогда от былой щедрости не останется и следа.
Изменить локальные нормативные документы, которыми можно регулировать вознаграждения за трудовую деятельность, не получится без согласия сотрудников.
Кейс №8. Подарки дарятся не в рамках трудовых отношений
Салон красоты подготовил подарки своим мастерам. Решение это было спонтанное: в локальных документах компании нет ни слова про поощрение сотрудников. Руководство закупило десять подарков: четыре за 4000 рублей и шесть за 2000 рублей.
Владельцы решили, что подарки сотрудникам — это их внутреннее дело, и не стали оформлять их документально: купили, подарили и забыли. Правда, сообразили удержать НДФЛ со счастливчиков, которым достались подарки за 4000 рублей.
Что компания сделала не так?
Всё пошло не так с момента, когда в компании подумали, что подарки сотрудникам никого больше не касаются. Так можно думать до первых вопросов налоговой.
Нужно было подготовить приказ о выдаче подарков, там прописать причину, имена сотрудников и стоимость подарков. В качестве приложения к договору нужна ведомость с подписями работников, которые уже получили презент.
А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что это жест доброй воли, не связанный с трудовыми отношениями, заключите договоры дарения. Особенно на часть подарков, которая стоит дороже 3000 рублей.
Если заключать десять договоров дарения слишком энергозатратно, можно составить один договор, в котором будет список работников, и приложить ведомость к нему.
Салон работает по упрощёнке: учитывать стоимость подарков в качестве расходов нельзя. Если бы салон работал на ОСНО, налог на прибыль также снизить бы не получилось. Что касается НДС, то здесь стандартная схема: производите товар сами — начисляете налог на себестоимость, закупаете — начисляете на стоимость покупки без НДС.
Кейс №9. На корпоративе будут представители других компаний
Офис крупной аптечной сети не готов отказываться от корпоратива, его же все так долго ждали. Более того, чтобы поднять настроение после непростого года, руководство компании решило устроить грандиозный приём и для коллег по рынку. Администрация сети решила заморочиться и провести корпоратив правильно, со всей документацией — всё-таки коллеги придут.
Оформили приказ, в котором указали цель мероприятия и список работников. Подготовили смету расходов. Подписали акт о фактических представительских расходах. И даже про постпраздничный отчёт не забыли и рассказали, каких целей достигли во время корпоратива. Деловых, конечно же.
Аптечная сеть посчитала НДФЛ каждому участнику корпоратива (работающему в компании), который был прописан в документах. По ОСНО, на которой работает аптечная сеть, получилось учесть расходы на корпоратив как представительские — правда, в рамках 4% от затрат на оплату труда, но тоже приятно.
Вычет по расходам компания заявила с части, которую можно учитывать при расчёте налога на прибыль по нормативу.
Что компания сделала не так?
Компания могла не удерживать НДФЛ. Можно было сделать иначе. Если бы в документах бухгалтер компании не указал расходы на человека, то необходимость в уплате налога на доходы физлиц пропала бы автоматически. Страховые взносы аптечная сеть не заплатила — и это правильно. К НДС и налогу на прибыль тоже никаких вопросов.
Если бы аптечная сеть работала на УСН, то не смогла бы учесть расходы в качестве представительских.
Кейс №10. Компания, которая не захотела в предновогоднем цейтноте готовить все документы
Типография хочет провести корпоратив, а тратить время на бюрократию не хочет. В итоге из документов типография подготовила только договор о проведении мероприятия, счёт на оплату и акт оказания услуг. При этом ни в одном из документов не было списка работников типографии, которые идут на корпоратив.
НДФЛ типография не считала, не удерживала, в налоговую о нём не заявляла. Налог на прибыль уменьшить не пыталась, НДС к вычету тоже не принимала.
Что компания сделала не так?
Типография сделала всё так, как надо! Всё-таки в предпраздничные дни нужно думать о более важных вещах, чем оформление корпоратива. Трёх документов для отчётности хватит. Если в них не указано количество и фамилии сотрудников, стоимость корпоратива на одного человека, то НДФЛ удерживать не нужно. По этой же причине не нужно делать страховые взносы.
Правда, поскольку типография на ОСНО, затраты на корпоратив в расходы не пойдут: недостаточно документации. НДС по расходам к вычету тоже не принимают.