Как оформить командировку сотруднику в 2021 году

Марина Баландина, профессиональный бухгалтер

Не всякая служебная поездка сотрудника — командировка. Да и не каждого работника можно отправить в командировку, даже если он не против. А если командировке быть, как оформить ее и рассчитать суточные? Как отразить расходы для налоговой? Полный гайд по командировкам — в этой статье.

«Классический вариант» командировки — это поездка в другую организацию или встреча с партнерами на нейтральной территории. Но и перемещения между подразделениями своей компании тоже признаются командировкой, например:

  • Поездка сотрудника из головного офиса в обособленное подразделение и наоборот, а также из одной обособки в другую. При этом обе обособки могут располагаться в одном городе, например, в разных районах Москвы.
  • Поездка дистанционного работника в головной офис, который находится в другом городе.

Когда поездки не являются командировками

Поездки некоторых работников не признаются командировкой, даже если носят служебный характер:

  • Если у сотрудника в трудовом договоре прописан разъездной характер работы или работа в пути. Не нужно оформлять командировки курьерам, водителям или мастерам на час.
  • Для дистанционных сотрудников в пределах того города, где они постоянно работают. Московская фирма не должна оформлять командировками рабочие поездки торгового представителя по Ярославлю, если он постоянно живет и работает там.
  • Если исполнитель работает по договору ГПХ. Вы можете компенсировать расходы на рабочие поездки исполнителю, но оформлять их как командировки опасно: это признак трудовых отношений.

Кого нельзя направить в командировку

Есть работники, которых нельзя направлять в командировки ни при каких условиях, даже если они согласны:

  1. Беременные сотрудницы.
  2. Работники младше 18 лет (кроме спортсменов и некоторых творческих специалистов).
  3. Работники — иностранцы, временно проживающие или временно пребывающие в РФ, а также ВКС — за пределы той местности, которая указана в разрешении на работу или разрешении на временное проживание. Исключения действуют только для отдельных профессий. За нарушение грозит штраф до 800 тысяч рублей для ИП и ООО или приостановление деятельности до 90 суток.
  4. Инвалиды, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации.
  5. Работники по ученическому договору, если поездка не связана с обучением. Можно направить работника-ученика в командировку для сдачи экзаменов, но нельзя для настройки оборудования у заказчика из другого города.

Издайте локальный акт о командировках (например, Положение о служебных командировках) и ознакомьте с ним под подпись работников, которые ездят в командировки. Это необязательный документ, но с его помощью вы обоснуете расходы на командировки перед налоговой и избежите претензии работников по оплате командировок.

Что прописать в Положении о служебных командировках

  • Какими документами вы оформляете командировку: только приказом или, например, командировочным удостоверением, служебным заданием и отчетом о его выполнении.
  • Какие расходы возмещаете сотруднику и в каком размере. Например, можно установить лимиты по перелетам: сотрудникам возмещается стоимость перелетов экономическим классом, а директору — бизнес-классом.
  • Как возмещаете расходы в нестандартных ситуациях. Например, максимальные суммы возмещения при отсутствии подтверждающих документов.
  • Какие подтверждающие документы и в какие сроки должен представить сотрудник по возвращении из командировки.
  • В какой сумме выплачиваете суточные при командировках по России и за границей. Можно установить разные суммы суточных для разных регионов и для разных должностей.
  • Как оплачиваете дни в командировке. Например, можно предусмотреть доплату до фактического заработка, если средний заработок окажется ниже.

Оформите приказы:

  1. О направлении в командировку. Пропишите, куда и кого направляете, с какой целью и на какой срок. Можно взять унифицированную форму № Т-9 (или № Т-9а для нескольких человек) или разработать и утвердить свой документ.
  2. О продлении срока командировки, если это необходимо. Пропишите основание для продления и новый срок. Командированному работнику направьте уведомление, например, по электронной почте.
  3. Об отзыве из командировки, если нужно досрочно прекратить задание. Пропишите причину отзыва, новую дату окончания командировки и оповестите работника.

Запросите у сотрудника согласие на командировку

Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку без письменного согласия (сначала вы должны письменно уведомить их о праве на отказ от командировки):

  1. Сотрудниц с детьми до 3 лет.
  2. Сотрудников с детьми до 5 лет, если воспитывают в одиночку.
  3. Сотрудников с детьми-инвалидами и тех, кто ухаживает за больными родственниками.
  • Если вы отправите в командировку сотрудницу в положении или не возьмете письменное согласие у сотрудницы с годовалым ребенком, трудовая инспекция при проверке выпишет штраф: для ИП 5 тысяч рублей, а для ООО 50 тысяч.
  • Если сотрудник находится в отпуске, сначала придется оформить отзыв из отпуска по его письменному согласию и только после этого отправить в командировку.
  • Остальные документы можно оформить, если есть необходимость или это прописано в ваших локальных актах:
  • Служебная записка от непосредственного руководителя. В ней, как правило, указывают цель поездки и плановый срок.
  • Командировочное удостоверение (форма № Т-10). Может потребоваться при направлении в загранкомандировку в некоторые страны СНГ. Как подтверждение даты пересечения российской границы для оплаты суточных. Например, при поездке в Белоруссию на машине.
  • Служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Этот документ докажет налоговой, что директор летал в Сочи на переговоры с потенциальным заказчиком, а не отдохнуть. А значит, расходы на командировку обоснованы.
  • Журнал учета командировок. Имеет смысл вести такой журнал, если у вас много сотрудников одновременно направляются в командировки, чтобы не пропустить сроки выплат и оформления авансовых отчетов.
  • Служебная записка работника. Ее составляют в нестандартных случаях. Например, когда сотрудник потерял документы или сломалась машина по пути в командировку.

В СБИС можно оформить командировку в два клика: создать поездку, внести расходы и согласовать у руководителя. СБИС автоматически создаст все необходимые документы, которые нужно заверить электронной подписью. Бухгалтер получает готовый приказ и выплачивает сотруднику под отчет.

  1. До начала командировки выдайте работнику под отчет:
    • Суточные;
    • Стоимость билетов;
    • Стоимость аренды жилья (если работник оплачивает за свой счет);
    • Другие расходы, установленные ЛНА или согласованные директором.

Заранее выплатить сотруднику командировочные расходы — обязанность работодателя. За нарушение грозит штраф для ИП до 5 тысяч рублей, для ООО до 50 тысяч. Некоторые суды считают, что в этом случае придется еще выплатить компенсацию сотруднику, аналогично компенсации за задержку зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015).

  1. В течение 3 рабочих дней со дня окончания командировки получите от сотрудника авансовый отчет с подтверждающими документами. Или составьте авансовый отчет по предоставленным документам.
  • Расходы на проезд:
    • Общественный транспорт: бумажные билеты (ж/д, авиа-, автобусные), электронный авиабилет (распечатка маршрута-квитанции и посадочный талон), электронный ж/д билет (распечатка контрольного купона), багажная квитанция.
    • Такси: чек или квитанция.
    • Личная машина работника: соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, путевой лист, чеки на покупку ГСМ, служебная записка с указанием дат выезда в командировку и возвращения. За использование личного автомобиля выплатите работнику компенсацию.

    Расходы на жилье:

    • Гостиница: ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ;
    • Арендованная квартира: договор аренды и платежный документ.

    Прочие расходы:

    • Связь;
    • Получение загранпаспорта, визы;
    • Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта;
    • Комиссии за обмен валюты;
    • Другие расходы, установленные ЛНА и/или согласованные руководителем. Например, тестирование на COV-19 или плата за выбор места в самолете.

    Подтверждением будут документы об оплате и оказании услуг: счета, чеки, квитанции, договоры, расшифровки услуг связи, справка о покупке валюты.

    Суточные: документальное подтверждение, на что потрачены суточные, не требуется. Сотрудник может потратить их на питание, а может сходить в кино.

Если сотрудник не отчитается по командировке, работодатель вправе удержать выданную ему сумму из заработной платы. Зависшие подотчетные суммы, не удержанные с работника, налоговая признает доходом и начислит НДФЛ.

  1. Выдайте сотруднику перерасход по авансовому отчету или получите от него остаток неиспользованной подотчетной суммы (в кассу или на расчетный счет).

В СБИС сотрудники могут самостоятельно формировать авансовый отчет по командировке в электронном виде и прикреплять сканы подтверждающих документов. Бухгалтеру останется только проверить его и принять к учету. Кроме того, руководитель и бухгалтер могут не только посмотреть, кому и сколько выдано в подотчет, но и проконтролировать сроки предоставления авансовых отчетов.

Как рассчитать суточные

Размер суточных работодатель устанавливает сам в ЛНА. Можно установить разные суммы для разных областей РФ, стран и даже для разных должностей. Обычно суточные подгоняют к лимитам, которые не облагаются НДФЛ и взносами:

  • 700 рублей в день для командировок по России;
  • 2500 рублей в день для загранкомандировок. День выезда из России оплачивают по «российским» нормативам, день возвращения — по «заграничным».

Суточные выплачивают за каждый день командировки, в том числе за выпавшие на командировку:

  • выходные и нерабочие праздничные дни;
  • дни, проведенные в дороге;
  • дни болезни сотрудника;
  • время простоя, даже по вине самого работника.

Не нужно платить суточные:

  1. При однодневных командировках по России. При однодневных загранкомандировках размер суточных сокращается до 50% установленной у вас суммы.
  2. При командировках в местность, откуда работник каждый день может возвращаться к себе домой.

Как рассчитать количество дней командировки

Даты выезда в командировку и возвращения определяйте по билетам или по путевому листу, если сотрудник ездил на машине:

  • транспорт отправляется до 24 часов включительно: день выезда (возвращения) — текущие сутки.
  • транспорт отправляется после 00 часов: день выезда (возвращения) — следующие сутки.

Например, Гусев А. Н. вылетел из Москвы в командировку в Калининград 15.10 в 23:55, а вернулся 17.10 в 00:10 — срок командировки 3 дня: 15, 16, 17 октября.

Время проезда до аэропорта или вокзала включайте в командировку, если они находятся в другом городе. Например, Сорокин О. К. вылетает из Москвы в командировку в Калининград 18.10 в 04:00. Для этого он выехал из Ярославля 17.10 в 22:00. Первый день командировки — 17.10.

Если проездные документы сотрудник потерял, срок командировки считайте по документам на проживание, отметкам в командировочном удостоверении или на основании служебной записки работника.

Порядок оплаты времени, которое сотрудник провел в командировке, зависит от того, чем он занимался в эти дни: работал, отдыхал или болел.

  • Рабочие дни: оплачивайте по среднему заработку. Платить обычную зарплату за время командировки незаконно.

Средний заработок нужно начислить и за дни выезда и возвращения, даже если сотрудник в эти дни работал в офисе. Если средний заработок ниже оклада, вы можете доплатить сотруднику разницу. Но учесть в расходах такую доплату можно, только если она предусмотрена трудовым договором или ЛНА.

  • Выходные и нерабочие праздничные: если сотрудник работал в эти дни (оформлено привлечение к работе в выходные), оплачивайте в двойном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного выходного. Если не работал, оплачивать никак не нужно.
  • Дни болезни по больничному листу: оплатите пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня, за остальные дни пособие выплатит ФСС. За эти дни работнику полагаются суточные и возмещение расходов на жилье (если он не находился в стационаре).
  • Сидоров Н. Н. направлен в командировку с 1 по 31 октября 2021 года с оформлением работы во все выходные дни, приходящиеся на командировку. С 18 по 24 октября у него официально был больничный. Оклад Сидорова 50 тысяч рублей, средний дневной заработок для оплаты командировки 1500 рублей, средний дневной заработок для оплаты больничного 1000 рублей. Заработок за октябрь составит:
    • за 16 рабочих дней: 1500 × 16 = 24 000
    • за 8 выходных дней: 50 000 / 21 × 2 × 8 = 38 095,24
    • за 7 дней на больничном: 3 × 1000 = 3000 (за счет работодателя), 4 × 1000 = 4000 (за счет ФСС)
    • итого работодатель начислит: 65 095,24 рубля.
Читайте также:  Социальная помощь в рязани в 2020 году: льготы, пособия и другие меры соцподдержки для жителей рязанской области, государственные программы и законы

СБИС помогает быстро рассчитать зарплату командировочным сотрудникам. Средний заработок начисляется прямо из того документа, которым оформляли командировку.

При необходимости параметры расчета среднего заработка можно изменить, например, оплатить командировку из суммы оклада.

Если сотрудник работал в выходные, СБИС сам рассчитает ему повышенную зарплату за эти дни по отметкам в табеле учета рабочего времени.

На сумму командировочных расходов можно уменьшить налог на прибыль и налог по УСН с объектом «доходы — расходы». Какие именно расходы можно принять к учету, зависит от системы налогообложения:

  • При ОСНО — любые расходы на командировки, потому что перечень открытый. При методе начисления расходы принимаются на дату утверждения авансового отчета.
  • При УСН — только расходы, перечисленные в НК РФ. К ним относятся суточные, расходы на проезд, аренду жилья, выдачу виз и паспортов, платежи и сборы за право въезда, транзита транспорта. Расходы, оплаченные сотруднику «авансом», принимаются на дату утверждения авансового отчета, перерасход по авансовому — на дату его выплаты сотруднику.

Уменьшить налоги можно на всю сумму командировочных расходов, если выполнены условия:

  • Есть документальное подтверждение. Если сотрудник потерял билеты, вы можете возместить их стоимость на основании ЛНА или решения руководителя, но принять в расходы такое возмещение нельзя.
  • Доказана обоснованность. Важно, чтобы командировка по всем документам имела деловую цель, при этом результат поездки не так важен. Например, можно принять расходы на командировку для переговоров с потенциальным клиентом, даже если по итогу договор не заключен. Доказательствами могут служить договор о намерениях, официальная переписка (приглашение на встречу с одной стороны и подтверждение встречи с другой), протокол встречи.

Компании и ИП на ОСНО могут принять к вычету НДС со стоимости билетов (счет-фактура не нужен) и стоимости проживания (нужен счет-фактура или УПД). Главное условие принятия к вычету НДС — эти расходы должны учитываться по налогу на прибыль.

НДФЛ и взносы

Командировочные расходы (кроме суточных), не облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме, подтвержденной документами. Если документов нет, придется «обложить по полной».

Для суточных документальное подтверждение не требуется, но они не облагаются НДФЛ и взносами только в пределах лимитов:

  • 700 рублей в день для командировок по России;
  • 2500 рублей в день для загранкомандировок.

Если работник сам оплачивает расходы по командировке, они отражаются, как любые подотчетные суммы, через счет 71.

Если расходы оплачивает работодатель, например, сам покупает билеты и бронирует гостиницу, счет 71 не используют.

После предоставления авансового отчета по командировке расходы списывают на счета затрат (20, 25, 26, 44) или счет 91 в зависимости от цели командировки и специфики деятельности.

  • Петрова С. Ю. направили в командировку на 5 дней с 25 по 29 октября. Аванс по командировочным перечислили ему 20 октября на карту — 20 300 рублей (оплата жилья 4 × 3000 (без НДС), суточные 5 × 700, ж/д билеты 4800 (в т.ч. НДС 800). Авансовый отчет сотрудник представил 1 ноября, кроме билетов и чеков гостиницы, к нему приложены чеки на такси на сумму 1000 рублей.Организации и ИП на УСН составляют те же проводки, но без проводок по НДС.

Как оформить командировку сотруднику в 2021 годуКак оформить командировку сотруднику в 2021 годуКак оформить командировку сотруднику в 2021 году

Командировочные 2021: размер, оплата, учет | Изменения командировочных расходов (суточных) в 2021 году — Контур.Бухгалтерия

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки. 

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных.

Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды.

 Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд. 

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей. 

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Как оформить командировку сотруднику в 2021 годуСогласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму  Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г.  № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

  • Командировочное удостоверение;
  • Служебное задание;
  • Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание.

При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда.

Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

С 2022 года электронные больничные стали обязательными, бумажных листков нетрудоспособности больше нет. Прямые выплаты работают во всех регионах, а еще они стали «проактивными». Появились новые формы документов, изменился порядок взаимодействия с ФСС. Расскажем, что в этих условиях делать работодателю.

, Елена Космакова

Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.

, Елена Космакова

Сотрудники, которые отказались от бумажных трудовых книжек и перешли на электронные, при увольнении должны получить от работодателя форму СТД-Р. В ней содержатся сведения об их трудовой деятельности. Расскажем, кому и когда предоставлять сведения, как их заполнять и как исправлять ошибки.

, Елизавета Кобрина

Командировка работника в 2021 году — какие документы оформить

27 ноября

18793

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов. От того, насколько правильно оформлены документы для командировки, зависит обоснование расходов для налоговой инспекции.

Быстрое согласование внутри компании, контроль исполнения поручений — как оптимизировать рутинные задачи, вы узнаете из нашего курса.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

  • беременных женщин — ст. 259;
  • несовершеннолетних — ст.268.
Читайте также:  Образец гарантийного письма по оплате 2021 | Скачать форму, бланк
Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

  • медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
  • запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
  • по ученическому договору — ч.3 ст.203;
  • является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

  • сотрудницы с детьми до 3 лет;
  • одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
  • работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Оформление письменного распоряжения руководителя о командировке регламентируется абзацем 2 п.3 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Совет В организации может быть принят свой порядок оформления распорядительных документов для служебных поездок (абз.6 ч.1, ст.22 ТК). Там же пропишите, какие документы нужны для командировки в соответствии с потребностями и условиями вашей компании.

Документы для командировки в 2021 году:

  • запрос о согласии сотрудника (при необходимости) — согласие/отказ;
  • приказ на командировку;
  • авансовый отчет.

Служебные задания и командировочные удостоверения в настоящее время отменены, но руководитель организации вправе включить требование по оформлению этих документов в ЛНА.

Пример В локальном Положении определите, как правильно оформить командировку, и утвердите документ приказом.

Помимо обязательных реквизитов организации, фамилии и должности работника, в приказе на командировку укажите место, срок и цель поездки. Согласно абз.2 п.7 Положения также фиксируется факт проезда к месту и (или) обратно на служебном / находящемся в собственности работника или третьих лиц (по доверенности) транспорте.

Приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Также с приказом знакомится работник, расписывается в его ознакомлении.

Требований к оформлению распоряжения и других документов для командировки в нормативных актах нет. Организация вправе применять форму № Т-9 или Т-9а для оформления приказа, если командируются несколько человек. Также можно применять свой документ — самостоятельно разработанный и утвержденный.

  • Скачать бланк приказа на командировку
  • Скачать приказ о направлении работников в командировку
  • Скачать командировочное удостоверение, бланк
  • Скачать бланк служебного задания на командировку

В п.10 Положения указано, что работодатель обязан выдать командированному аванс на оплату жилья, расходов на проезд и суточные (п.11, п.25 Положения). Смета расходов составляется бухгалтерией. Основаниями для нее служит стоимость проезда, примерные расходы на жилье, размер суточных. Суточные в командировке рассчитываются исходя из ее длительности.

Если командировка недалеко от места жительства работника и он имеет возможность возвращаться домой каждый день — суточные не выплачиваются. Однако, решение о целесообразности возвращения решается в каждом случае отдельно исходя из дальности, транспортных условий, возможностей отдыха — абз.5 п.11 Положения.

Согласно смете, подписанной главным бухгалтером и руководителем, работнику выдается аванс. В соответствии с п.12 ст.217 НК РФ минимальный размер суточных в командировке — 100 руб, максимальный, не облагаемый НДФЛ:

  • в поездках по России — 700 рублей;
  • в заграничных — 2500 руб.

Выдача денег производится в командировках:

  • по России сообразно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. 

Основание — расходный кассовый ордер 0310002 — форма № КО-2. Расходный ордер оформляется на основе сметы или заявления сотрудника, содержит указание о сумме наличных и сроке, на который они выданы.

Как оформить командировку для гендиректора

С точки зрения трудового законодательства, генеральный
директор — такой же наемный сотрудник, как и все
остальные. Однако оформление командировочных документов для
руководителя компании имеет свои особенности. Рассказываем
по шагам, какие моменты нужно учесть при направлении
в командировку гендиректора.

В первую очередь нужно составить служебную записку
о направлении директора в командировку
и перечислении ему аванса. Для этого нужно приблизительно
подсчитать сумму предстоящих расходов.

В эту сумму надо
включить стоимость билетов, трансфера, жилья, суточные,
а также компенсацию представительских расходов (если
предусмотрены).

Если билеты и отель оплачиваются со счета
компании, то их стоимость не включают
в аванс.

Представительские расходы — это стоимость деловых ужинов,
заседаний, услуг переводчика. На них до командировки
составляется отдельный приказ, где утверждается необходимость
расходов и сумма. Компенсация представительских расходов
должна быть внесена в приказ на командировку
и выплачена авансом.

Служебная записка составляется от лица гендиректора
на его же имя. Получается, он сам себя направляет
в командировку.

2. Оформить приказ о направлении в командировку

Затем нужно сделать приказ на командировку —
по унифицированной форме Т-9 или по форме, принятой
в организации (форма приказа прописывается во внутреннем
положении о командировках). Как и служебная записка,
приказ оформляется на имя гендиректора и подписывается
им же. Документ нужно зафиксировать в журнале регистрации
приказов организации.

Примеры
оформления документов для командировки

3. Составить приказ и доверенность на передачу
полномочий директора другому сотруднику

Во время отъезда директора компания не прекращает свою
деятельность — кто-то должен управлять процессами
и людьми, подписывать документы. Поэтому на время своего
отсутствия генеральный директор выбирает доверенное лицо
и оформляет на него доверенность на передачу
полномочий.

Временно исполняющим обязанности гендиректора может быть выбран
любой сотрудник, но чаще всего им становятся:

  • заместитель директора,
  • технический директор (CTO),
  • соучредитель,
  • главный бухгалтер,
  • руководитель департамента/отдела.

Доверенность составляется в свободной форме
и заверяется печатью организации и подписью генерального
директора.

Что обязательно должно быть в доверенности:

  • имя сотрудника, временно исполняющего обязанности главы
    компании;
  • список полномочий, которыми наделяется замещающее лицо;
  • дата подписания и дата истечения действия
    доверенности.

Одновременно с доверенностью нужно составить приказ
о передаче полномочий гендиректора доверенному лицу. Если
в обязанности доверенного лица до этого не входило
замещение директора, то необходимо составить дополнительное
соглашение к его трудовому договору. Также нужно заручиться
письменным согласием сотрудника исполнять обязанности
директора.

4. Забронировать жилье и купить билеты

При бронировании нужно учесть, что планы руководителя могут
измениться в любой момент. Поэтому стоит покупать билеты
с возможностью обмена и возврата — это позволит
сэкономить в случае внезапного переноса или отмены поездки.
Что касается жилья, то лучше выбирать варианты
с бесплатной отменой брони.

Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом

Сервис Туту Командировки
позволяет купить авиа- и ж/д билеты со счета компании
по безналичному расчету.

Это удобно, так как оформить
бронирование может любой сотрудник, которому выдан соответствующий
доступ — например, помощник руководителя или секретарь. Все
отчетные документы доступны для скачивания.

Также можно
предоставить доступ к бизнес-аккаунту бухгалтеру —
он может прямо в личном кабинете сформировать
и скачать акты сверки.

5. Забронировать авто

Часто в качестве трансфера до/от аэропорта используется
такси. Командированному нужно сохранять чеки на поездки, чтобы
потом получить возмещение расходов.

Иногда на время командировки бронируют автомобиль —
например, если директору нужно съездить в несколько филиалов
предприятия на территории страны или просто много
передвигаться по городу. Важно сохранять все документы:
договор аренды автомобиля, чеки с заправок, чтобы предоставить
в бухгалтерию для отчета.

6. Оформить визу

У каждого консульства свои правила по оформлению виз.
Иногда подать документы на визу вместо гендиректора может
доверенное лицо (например, ассистент). Значит, необходимо оформить
доверенность в соответствии с правилами консульства.

Подавать заявление на шенгенскую визу директор должен
лично, так как нужно сдать отпечатки пальцев. Исключение —
если он уже делал биометрию в течение последних
5 лет. В этом случае передать документы можно
по доверенности.

При оплате визы и других расходов нужно сохранять
чеки — стоимость оформления визы входит в список командировочных расходов
и оплачивается компанией.

К ним относятся документы, подтверждающие
расходы на:

  • жилье (договор об аренде квартиры, счет-фактура, чек ККТ
    об оплате гостиницы, выписку с банковской карты);
  • транспорт (посадочный талон на самолет, чеки ККТ
    из такси или каршеринга, договор об аренде авто
    и и.д.). Подробнее
    об отчетных документах за каршеринг.
  • представительские расходы (чеки за деловые ужины, договор
    аренды зала заседаний и т.д.).

2. Заполнить авансовый отчет

В авансовом отчете нужно прописать суммы выданных
и потраченных средств. На оборотной стороне отчета
впишите названия отчетных документов (чек, квитанция
и т.д.).

3. Отдать отчет и чеки в бухгалтерию

Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней после
возвращения из поездки. После этого бухгалтерия сделает
перерасчет. Если гендиректор что-то оплатил из своих средств,
эти расходы ему обязаны возместить.

* Данная статья носит информационный характер
и может не совпадать с мнением государственных
органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Туту Командировки —
удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок.
С помощью бизнес-аакаунта можно выдавать доступ сотрудникам
на покупку билетов, оплачивать билеты с единого
корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл.
виде. И это еще
не все

Оформление командировки — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Почти каждая компания сталкивается с необходимостью отправлять сотрудников в командировки. Трудовое законодательство постоянно меняется, поэтому важно следить за новыми нормативами и требованиями, в том числе в сфере рабочих поездок. Например, с 2015 года были упразднены служебные задания и командировочные удостоверения, которые были ранее необходимы для служебной командировки.

В этом материале мы рассмотрим порядок оформления командировки в 2021 году и приведем пошаговую инструкцию, как это сделать.

Шаг 1 — Оформление приказа на командировку

Документальное оформление командировки начинается с выпуска приказа. Его можно составить в свободной форме, либо использовать унифицированную форму Т-9. В приказе должны быть отражены следующие сведения:

  • ФИО сотрудника, его должность и подразделение
  • Место назначения
  • Цель поездки
  • Даты поездки
  • Порядок компенсации расходов
Читайте также:  Размер минимального пособия по безработице в 2021 году в России

После выпуска приказа необходимо ознакомить с ним сотрудника под подпись. 

Также нужно внести изменения в табель учета рабочего времени, отметив даты поездки как командировку. 

Шаг 2 — Выплата аванса и суточных

Чтобы получить аванс на оплату билетов и проживания, а также суточные, сотруднику необходимо подать соответствующее заявление. В заявлении следует указать запрашиваемую сумму и срок, на который она выдается (даты командировки).

Сумма аванса рассчитывается на основании текущей стоимости проезда до места назначения и обратно и примерной цены проживания в гостинице за весь период командировки. В эту же сумму включаются суточные, размер которых устанавливается каждой компанией самостоятельно.

Аванс выплачивается сотруднику наличными или перечисляется на карту. В течение трех дней после возвращения из командировки он должен будет отчитаться о потраченных средствах в авансовом отчете. 

Шаг 3 — Бронирование билетов и гостиницы

За бронирование проживания и билетов в разных компаниях могут отвечать разные сотрудники — как сами командированные, так и HR-менеджеры или тревел-координаторы. 

Если сотрудники часто ездят в командировки, то имеет смысл подключиться к корпоративной системе бронирования, например, OneTwoTrip for Business. Это позволит автоматизировать процесс, а также сократить расходы благодаря скидкам и корпоративным тарифам.   

Шаг 4 — Составление авансового отчета

После возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней предоставить авансовый отчет. В отчете следует указать, какая сумма была выдана авансом и сколько из этой суммы было потрачено, а также детализировать статьи расхода (билеты, гостиница, суточные). К отчету необходимо приложить подтверждающие документы — квитанции, чеки и т. п. 

Если сотрудник потратил меньше, чем было выдано, ему нужно будет вернуть оставшиеся средства (однако это не касается суточных, которые сотрудник расходует по своему усмотрению). Если же был перерасход средств, траты были обоснованными и подтверждены документально, то работодатель обязан доплатить сотруднику недостающую сумму.

Командировка сотрудника: документы, суточные, компенсация расходов

На кого не распространяются правила из статьи:

  • на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
  • на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах.

Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д.

Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой. 

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

  • Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.
  • Форма авансового отчёта

????

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Начать обучение

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

  • на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
  • на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
  • на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
  • суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на 08.02.2021

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

  • затраты на проезд;
  • цену проживания;
  • расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

  • возместить расходы из чистой прибыли;
  • удержать НДФЛ с выплат работнику;
  • начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *