Должностные обязанности специалиста по кадрам в 2023 году

Должностная инструкция специалиста по кадрам – это необязательный документ. Однако в большинстве случаев утверждение регламента выгодно и для нанимателя, и для нанятого лица. Работник четко понимает круг поставленных перед ним задач, а работодатель может ссылаться на инструкцию в случае применения дисциплинарных взысканий к подчиненному.

Чем занимается кадровая служба?

Кадровая служба или отдел кадров – это структурное подразделение компании, которое отвечает за работу с персоналом и кадровое администрирование.

Кадровики занимаются оформлением приема на работу и увольнения с организации, оформлением кадровой документации, подготовкой локальных нормативных актов, ведением воинского учета и другим.

Если компания большая, как правило, формируется кадровая служба, включающая руководителя службы, главных и ведущих специалистов. Небольшие предприятия могут ограничиться одним-двумя кадровиками.

Зачем нужна должностная инструкция?

Как уже отмечалось выше, должностная инструкция – это необязательный документ, если другое прямо не предусмотрено действующим законодательством. Решение об утверждении регламента принимается генеральным директором.

Наличие должностной инструкции специалиста имеет ряд положительных моментов, например:

1. Должностные обязанности работника максимально конкретизированы, поэтому последний может четко определить перечень своих повседневных задач.
2. Работодатель сможет ссылаться на положения должностной инструкции в случае привлечения работника к дисциплинарному взысканию.
3. Если в компании несколько кадровиков, их обязанности можно разграничить, зафиксировав в должностных инструкциях их участки работы.

Что взять за основу при разработке документа?

При разработке должностной инструкции специалиста по кадрам необходимо учитывать положения трудового законодательства, а также отраслевую специфику деятельности компании.

Помимо этого, существует несколько подзаконных актов, которые можно взять за основу при подготовке документа:

Если речь идет о бюджетных организациях, профстандарт и другие перечисленные нормативные акты нужно обязательно учитывать. В отношении коммерческих компаний действуют другие правила – такие организации сами решают, что именно прописать в должностных инструкциях своих специалистов.

Как оформить должностную инструкцию кадровика?

Существует несколько возможных вариантов.

Первый способ – оформить инструкцию как отдельный документ. Тогда один и тот же регламент может быть актуален для нескольких специалистов при условии, что они выполняют аналогичные трудовые функции.

Второй вариант – представить инструкцию в виде приложения к трудовому договору. В таком случае на каждого работника нужно утвердить отдельный документ.

Структура должностной инструкции кадровика

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

Иногда содержание дополняется такими разделами как «Главные задачи и цели», «Взаимосвязи», «Заключительные положения» и другими.

Содержание документа

Содержание должностной инструкции, как и ее структура, утверждается работодателем. Однако уже из названий разделов можно догадаться, о чем пойдет речь в каждом конкретном блоке.

Таблица №1. Подробное содержание должностной инструкции кадровика.

Название раздела
Содержание

Общие положения	Информация о назначении документа. Порядок назначения лица на должность и увольнения, особенности подчиненности. Требования относительно образования и опыта работы. Необходимые умения и знания.
Главные задачи и цели	Здесь нужно коротко указать, зачем компании нужен такой специалист. Например, для обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.
Должностные обязанности	В этом разделе необходимо детально перечислить все обязанности кадровика.
Права	В этом блоке следует конкретизировать, какими полномочиями наделяется специалист для качественного выполнения своих трудовых функций.
Ответственность	Здесь описываются меры ответственности, что наступают для кадровика в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения должностных обязанностей либо в случае совершения других нарушений.
Взаимосвязи	В этом блоке можно указать, с какими структурными подразделениями компании взаимодействует кадровик, а также очертить механизм такого взаимодействия.
Заключительные положения	В этот раздел нужно включить заключительные пункты общего характера, например, о количестве составленных экземпляров инструкции, о порядке внесения изменений в документ и тому подобное.

Требования к претенденту на должность специалиста по кадрам

Если инструкция составляется для кадровика, занятого в государственных, муниципальных или бюджетных организациях, нужно ориентироваться на профстандарт и другие нормативные акты.

Например, согласно квалификационному справочнику специалистом по кадрам может стать человек, имеющий высшее профессиональное образование. Требования к стажу работы не предъявляются.

При этом кадровик должен знать следующее:

• законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
• трудовое законодательство;
• структуру, специализацию, штат предприятия;
• механизмы определения потребностей в кадрах;
• порядок оформления кадровой документации;
• источники обеспечения организации кадрами;
• правила ведения баз данных о персонале компании;
• правила работы с вычислительной техникой, со средствами связи;
• основы организации труда, экономики, социологии и психологии;

В профстандарте специалиста по управлению персоналом выделено несколько обобщенных трудовых функций, каждой из которых соответствует конкретный уровень квалификации и перечень трудовых задач.

Должностные обязанности

При разработке перечня должностных обязанностей кадровика необходимо учесть специфику деятельности компании, возложенные на работника трудовые функции, наличие и количество других специалистов, выполняющих аналогичные задачи.

Если компания небольшая, то одно и то же лицо может заниматься и кадровым делопроизводством, и деятельностью по обеспечению предприятия персоналом, и организацией труда, и оценкой персонала. В крупных компаниях, где формируются целые отделы кадров, эти функции, как правило, разграничены.

Например, один специалист занимается кадровыми документами, второй – деятельностью по развитию персонала, третий – деятельностью по организации корпоративной соцполитики. Логично, что у всех этих работников будут разные должностные обязанности и права.

Требования для занятия должности также будут отличаться.

Вот примерный список должностных обязанностей специалиста по кадрам:

• комплектование компании кадрами;
• организация подбора, отбора, расстановки кадров;
• изучение и анализ структуры персонала организации;
• информирование персонала о наличии вакансий в компании;
• разработка планов по труду;
• контроль за расстановкой молодых кадров;
• подготовка предложений по развитию персонала;
• анализ состояния трудовой дисциплины;
• контроль за своевременным и правильным оформлением приема на работу, увольнения, выдачей справок о трудовой деятельности, соблюдением правил ведения трудовых книжек;

У кадровиков появились новые обязанности, связанные с последними законодательными изменениями. В частности, речь идет о:

Как подготовить и утвердить должностную инструкцию специалиста по кадрам?

После того как генеральный директор принял решение о необходимости существования подобного документа, назначается лицо, ответственное за разработку проекта должностной инструкции. Эта задача может быть поручена юристу, руководителю отдела кадров либо другому уполномоченному лицу.

Далее проект инструкции направляется на согласование в соответствующие структурные подразделения компании, а после этого – на утверждение гендиректору.

Последний шаг – это ознакомление сотрудника с его должностной инструкцией. Ознакомлять специалиста нужно под роспись с указанием даты ознакомления.

Образцы документов

Скачать образец должностной инструкции руководителя кадровой службы

Источник: «Юридическая азбука»

Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

В законодательстве, регулирующем трудовые отношения, нет упоминаний о таком документе, как должностная инструкция (сокращенно ― ДИ).

Однако, он просто необходим для конкретизации функционала работника, его прав, обязанностей и уровня ответственности.

Если вы не знаете, как должна выглядеть должностная инструкция кадровика в 2021 году, возьмите на вооружение рекомендации из данной статьи.

Назначение кадровой службы

HR-отделы, выполняющие роль подразделения по работе с кадрами, имеют вполне четкий функционал, который и определяет их роль в деятельности предприятий.

В обязанности данной структурной единицы входит решение следующих задач:

1. Подбор и прием на работу персонала.
2. Оформление кадровой документации.
3. Ведение воинского учета.
4. Формирование локальных нормативных актов предприятия.

Кадровая служба может содержать разное количество специалистов, между которыми будет распределен функционал. Обязанности каждого работника можно конкретизировать в должностной инструкции.

Назначение кадровой службы

Требования к ДИ кадровика, актуальные в 2021 году

При определении перечня обязанностей, имеющихся прав и уровня ответственности специалиста по кадрам, стоит учитывать некоторые важные законодательные изменения:

1. В трудовом законодательстве появилось такое понятие, как «электронные трудовые книжки». Оно отражено в части 1 статьи 66 ТК РФ. Основанием для их введения стал Закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Согласно этому документу, работодатель должен составлять для ПФ РФ форму СЗВ-ТД. Эту работу, как и обязательный инструктаж по вопросам перехода на электронные трудовые, можно возложить на специалиста кадровой службы.
2. С 2019 года работники имеют право на получение оплачиваемых отгулов для прохождения диспансеризации. Об этом сказано в нормах закона № 353-ФЗ. Согласно части 1 статьи 185 ТК РФ персонал может получить такой выходной один раз в 3 года, написав соответствующее заявление и согласовав дату с работодателем. Работники предпенсионного возраста ежегодно получают 2 оплачиваемых дня для прохождения диспансеризации. Специалисты кадровой службы отныне должны готовить соответствующие приказы.
3. Изменились сроки хранения кадровых документов. Актуальные нормативы отражены в Приказе Росархива № 236. Вместе с этим ужесточились и штрафы за неисполнение требований по условиям хранения документации. Согласно положениям закона № 341-ФЗ, ответственность для юридических лиц осталось прежней (5-10 тыс. рублей), а для HR-специалистов санкции увеличены до 3-5 тыс. рублей.

Прописывая в должностной инструкции актуальные требования и функционал кадровика, стоит помнить и об ужесточении ответственности за нарушения в области воинского учета. Согласно положениям закона № 132-ФЗ, административные штрафы выросли почти в 3 раза.

Требования к ДИ кадровика, актуальные в 2021 году

Какие разделы должны быть в ДИ кадровика

Должностная инструкция любого персонала, в том числе и специалистов HR-отделов, должна содержать 4 ключевых части:

1. Общие положения.
2. Обязанности работника.
3. Права специалиста.
4. Ответственность.

Как отмечает GR-директор HeadHunter Виталий Терентьев, актуальный закон не содержит рекомендаций по написанию этих разделов. При их составлении работодатели, как правило, берут за образец нормы ЕТКС и действующие профстандарты.

Какие разделы должны быть в ДИ кадровика

Как составить перечень обязанностей кадровика

В данном разделе конкретизируется функционал HR-специалиста.

К примеру, в части «Обязанности» может быть прописано, что кадровик должен:

• осуществлять поиск линейного персонала;
• оформлять документы о приеме на работу;
• вести учет штата организации.

Чтобы максимально полно и корректно отразить обязанности HR-специалиста, можно воспользоваться Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 или квалификационным справочником, который был утвержден Постановлением Министерства труда России № 37 от 21 августа 1998 года. Кроме этого, подойдет профстандарт специалистов, утвержденный Приказом Министерства труда России № 691н от 6 октября 2015 года.

Права специалиста по кадрам

В содержание данного раздела вносится перечень тех прав, которыми работодатель может наделить кадрового специалиста в пределах своих полномочий. Например, стоит прописать, что работник вправе запрашивать и получать от руководителей отделов документы и сведения, нужные ему для исполнения прямых должностных обязанностей.

Права специалиста по кадрам

Ответственность кадровика

В этой части должностной инструкции находят отражения всевозможные виды ответственности работника за неисполнение должностных обязанностей.

Кроме этого, стоит прописать наказание за следующие виды нарушений:

1. Невыполнение требований ГК РФ, ТК РФ и КоАП РФ, связанных с непосредственными должностными обязанностями.
2. Непринятие оперативных мер по пресечению нарушений ТК РФ, создающих угрозу для работы предприятия и персонала.
3. Причинение имущественного или иного материального ущерба организации.
4. Разглашение персональных данных специалистов, числящихся в штате.
5. Несоблюдение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.
6. Невыполнение требований пожарной безопасности, ПВТР.

При составлении этого раздела стоит помнить, что за некоторые нарушения к ответственности привлекаются не только работники кадровой службы, но и предприятие. Например, некорректное составление трудового договора грозит штрафами в размере от 10 до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ответственность кадровика

Заключение

Должностная инструкция кадровика ― это необязательный, но необходимый документ. В нем отражается функционал, права и ответственность специалиста HR-службы.

При составлении должностной инструкции в 2021 году стоит учитывать актуальные поправки законодательства, которые касаются введения электронных трудовых книжек, а также оплачиваемых выходных для прохождения диспансеризации и ужесточения ответственности за несоблюдение требований в области хранения кадровой документации и ведения воинского учета.

Профстандарты для кадровиков с 2021 года

Статья 195.1, посвященная профстандартам работников, в Трудовом кодексе существует достаточно давно — с 2012 года.

Поначалу она давала лишь общее понятие квалификации работника, но в 2015 году эта норма была немного изменена, кроме того, ТК был дополнен еще двумя статьями — 195.2 и 195.

3, регламентирующими разработку и применение профессиональных стандартов. Датой вступления в силу указанных корректив определили 1 июля 2016 года.

С учетом внесенных изменений квалификацией работника признается объем знаний, умений, профнавыков и компетенций. Профессиональный же Стандарт определяется как описание совокупности этих характеристик, необходимых работнику для ведения трудовой деятельности в профессии определенного вида.

По смыслу статьи 195.3 для части видов работ профстандарты будут обязательными. Данные о каждом утвержденном профстандарте вносятся в специальный реестр, размещенный на сайте Минтруда России по адресу: profstandart.rosmintrud.ru. На момент подготовки этой статьи утверждено 1353 профессиональных стандартов, среди которых есть и профстандарт специалиста по кадрам.

Об утверждении профстандарта для кадровиков

Профессиональный стандарт кадровика утвержден приказом Министерства труда и соцзащиты от 06.10.2015 № 691н. При этом название документа звучит как «Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом»».

Сам стандарт состоит из 4 разделов:

1. Общие положения.
2. Описание трудовых функций, входящих в профстандарт.
3. Характеристика общих трудовых функций.
4. Информация об организациях, разработавших профстандарт.

Общие положения профстандарта кадровика

В общих положениях стандартов содержатся основные критерии определения специальности кадрового работника. Профдеятельностью его определено управление персоналом организации, целью деятельности при этом заявлено обеспечение эффективной работы системы управления персоналом для решения задач предприятия.

В группу занятий включены:

• руководители служб управления кадрами и трудовыми отношениями;
• специалисты по кадрам и профориентации;
• специалисты кадровых служб и учреждений занятости.

Общие трудовые функции кадровика

Профстандарт специалиста по управлению персоналом содержит перечень общих трудовых функций, для каждой из которых определен уровень квалификации. Вот эти функции:

1. Ведение документации по учету и перемещению кадров. Требуется квалификация 5 уровня, предполагающего среднее профобразование.
2. Деятельность по обеспечению сотрудниками/персоналом. Необходима квалификация 6 уровня, то есть высшее образование (бакалавриат) и факультативное профобразование (курсы повышения квалификации, переподготовки и т. п.).
3. Работа по аттестации персонала. Требуется 6 уровень квалификации.
4. Проведение обучения и стажировок сотрудников (6 уровень квалификации).
5. Работа по организации труда и оплаты трудовой деятельности сотрудников (квалификация 6 уровня).
6. Организация и внедрение на предприятии корпоративной соцполитики (6 уровень квалификации).
7. Оперативное руководство трудовым коллективом и подразделением организации. Здесь необходим 7 уровень квалификации, предполагающий высшее образование не ниже магистратуры и опыт работы от 5 лет.
8. Стратегическое управление трудовым коллективом организации. Требуется 7 уровень квалификации.

Подробное описание уровней квалификации дано в приказе Министерства труда и соцразвития от 12.04.2013 № 148н, к 2021 году своей актуальности он не утратил.

Каждая из восьми общих трудовых функций представлена перечнем действий, которые надлежит выполнять сотруднику. Помимо этого указаны необходимые знания и умения.

На перечень трудовых действий, включенных в каждую из функций, стоит обратить особенное внимание, так как это практически готовый список должностных обязанностей работника.

Таким образом, перечисленные в профстандарте трудовые действия можно использовать при разработке должностной инструкции для той или иной должности сотрудника отдела кадров.

Чем занимается специалист по кадрам?

К стандартным должностным обязанностям кадровых работников на предприятии обычно относят:

1. Комплектование штата организации сотрудниками требуемых профессий, специальностей и квалификаций.
2. Участие в деятельности по выбору и расстановке кадров.
3. Участие в подготовке локальной документации организации, связанной с кадровой, трудовой и прочей деятельностью.
4. Контроль:
   • за оформлением в положенные сроки трудового перемещения членов трудового коллектива (приема, увольнения, перевода);
   • выдачей справочных документов сотрудникам, касающихся их трудовой деятельности;
   • соблюдением нормативов и порядка хранения и оформления трудовых книжек;
   • заполнением и оформлением прочей кадровой документации организации.
5. Подготовка в срок необходимой отчетности.

Занятые на такой ответственной работе сотрудники должны иметь определенный уровень знаний в требуемой области, профессиональные навыки и опыт работы.

Если ранее работодатель устанавливал необходимые требования к должности самостоятельно и мог предусмотреть какие угодно критерии отбора специалиста, то теперь профессиональные стандарты для кадрового работника установлены на законодательном уровне.

Специалист по кадрам или инспектор по кадрам?

До появления профессионального стандарта для кадровиков чаще всего должности работников кадровой службы именовались либо как «специалист по кадрам», либо как «инспектор по кадрам». На некоторых предприятиях встречались обе эти должности, различие между которыми было в наборе должностных обязанностей, выполняемых работниками.

Профстандарт, определяя общее название должности как «специалист по управлению персоналом», не делает при этом строгих указаний по названию должностей сотрудников отделов кадров.

Так, в добавочных характеристиках общих трудовых функций наименование базовой группы, должности или профессии включает в перечень и специалиста по кадрам, и инспектора по кадрам, и экономиста по кадрам.

При этом каких-то отличий в наборе трудовых функций и действий между специалистом и инспектором документ не делает. Соответственно, можно сделать вывод о равнозначности, устанавливаемой профстандартом для этих должностей.

Роль профстандарта кадровика

Профстандарты в отношении кадровых работников приняты и с 1 июля 2016 года начали действовать по всей России. Означает ли это, что работникам, не соответствующим стандартам, стоит опасаться увольнения?

В настоящее время ни в Трудовом кодексе, ни в Постановлении Правительства № 23 «О правилах по применению профстандартов» от 22.01.2013 не содержится требования уволить неподходящих заявленным критериям сотрудников. Согласно ст. 195.

3 кодекса, стандарты обязательны к применению лишь в том случае, если на законодательном уровне установлены требования к необходимым для работы критериям. Для кадровых работников таких ограничений нет.

Вместе с тем информация из профстандарта может быть использована для установления тарифов оплаты выполненной работы, при прохождении обучения и аттестации сотрудников, разработке должностных инструкций, установления систем оплаты труда или формировании кадрового направления предприятия.

Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

• 10-02-2021
• Наталья Кичина
• 9 минут

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция.

Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию.

Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.

Обязанности кадрового работника

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

• прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
• составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
• уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
• создание локальных нормативных актов;
• подбор, обучение, переобучение персонала;
• учет движения кадров;
• внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
• ведение воинского учета;
• составление другой документации согласно специфике деятельности компании.

Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

Изменения Федерального Закона №493

Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

Изменения Федерального Закона №353

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Ужесточение Федерального Закона №132

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности.

Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке.

Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Федеральный Закон №341

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Прямые выплаты ФСС

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

Новые обязанности, связанные с коронавирусом

В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.

Что нужно вносить в должностную инструкцию

Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.

Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности.

Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.

Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.

Должностная инструкция включает в себя три раздела:

• обязанности сотрудника;
• права работника;
• ответственность.

Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.

В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.

В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь

Должностная инструкция специалиста по кадрам — 2021

Должностная инструкция специалиста по кадрам останется актуальной и в 2021 году. Обязанности кадрового инспектора на разных предприятиях могут отличаться. Об особенностях составления данного документа вы узнаете из нашей статьи.

Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:

Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:

• составление приказов по личному составу;
• ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
• заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
• заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
• прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
• прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
• на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.

Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:

В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.

1. Универсальный кадровый работник.

Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:

• ведение кадрового учета и необходимой документации;
• поиск и подбор персонала.

В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.

Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.

Что включить в должностную инструкцию инспектора отдела кадров

Должностная инструкция кадрового работника, как и другие аналогичные документы, утверждается руководителем организации. Каждое предприятие может самостоятельно разрабатывать должностные инструкции исходя из штатного расписания и особенностей осуществляемой деятельности. Но выделить общие моменты все же можно.

Документ можно разбить на следующие разделы:

Здесь описываются требования, которые предъявляются к данной должности: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения.

1. Непосредственно должностные обязанности.

Проблем с этим разделом у предприятия возникнуть не должно. В нем отражается перечень тех рабочих обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника за его заработную плату согласно трудовому договору.

1. Права кадрового работника.
2. Ответственность.

Важная часть любой должностной инструкции. Необходима для ознакомления сотрудника со степенью его ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прямых обязанностей.

1. Не лишним будет раздел о режиме работы специалиста.

Можно ограничиться фразой: «Режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка». Либо более подробно расписать рабочий график сотрудника. В первом случае работник должен быть ознакомлен с правилами трудового распорядка под роспись.

Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам.

Итоги

Обязанности кадрового специалиста определяются предприятием. Это может быть работник, занимающийся кадровым делопроизводством, менеджер по найму персонала или специалист, совмещающий обе функции.

Должностная инструкция специалиста по кадрам разрабатывается организацией самостоятельно исходя из ее особенностей. Она утверждается личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам в подтверждение его ознакомления с рабочими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2021

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с ми.

Всегда держите под рукой Трудовой Кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой.

Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Внимание! Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате.

Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.

Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.

Подсказка, как избежать штрафов:

• Составьте перечень недостающих положений и правил.
• Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
• Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.

Внимание! При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в Договор все обязательные условия. 

Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д.

Сегодня у коммерческих структур есть выбор из документов в кадровом делопроизводстве: использовать унифицированные формы или разработать собственные бланки.

Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом. 

Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов. 

Среди них:

1. По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
2. По регистрации несчастных случаев на производстве.
3. По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.

Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.

Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями.

Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.).

Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам. 

Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства.

С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании.

Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику. 

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на нормативные документы по кадровому делопроизводству, это требования:

Внимание! Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему электронную трудовую книжку .

Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.

Шаг 11. Организуйте воинский учет.