ГАПОУ ЧР Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).
Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек
При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.
В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».
Как заполнять журнал
Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.
Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:
| Реквизит | Как заполнять |
| Колонка № 1 | Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним. |
| Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек | Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) |
| Колонка № 5 | Указывают Ф.И.О. владельца трудовой |
| Графа 6 | Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков |
| Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек | Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой |
| Колонка 8 | Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник |
| Графа 9 | Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место |
| Колонка 10 | Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение |
| Графа 11 | Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа |
| Последние колонки | Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. |
Как вести журнал
Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.
Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.
При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.
Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:
- важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
- страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
- есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.
Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.
Персональные данные владельцев трудовых книжек вносятся в документ без сокращений.
Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.
Также см. «Отправка трудовой книжки по почте при увольнении».
Поле для подписи работника может содержать:
- подпись получателя трудовой книжки;
- пустое место, если работник не явился для получения документов;
- реквизиты акта об отказе в росписи.
Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке здесь.
Книга учета движения трудовых книжек: образец
Книга движения трудовых книжек (ТК) с 1 сентября 2021 года будет вестись по обновленным правилам. Правовые аспекты процесса учета трудовых книжек закреплены новым Приказом Минтруда от 19.05.
2021 г. № 320н. Эти нормы распространяются на бумажные формы документов, а ведением электронных трудовых занимается Пенсионный фонд, который вносит в них все кадровые изменения по данным работодателей.
Кому и зачем нужна книга учета трудовых книжек
Если у предприятия или ИП появляется хоть один наемный работник, который не отказался от бумажной ТК, работодателю придется заниматься оформлением ряда дополнительной документации – заполнять трудовые книжки, заводить книги учета принятых на хранение трудовых, чистых бланков и вкладышей к ним. Плюс надо позаботиться о выделении места для хранения всех этих документов – сейф или металлический шкаф, а, может, и отдельное помещение.
«Книга учета движения трудовых книжек» заводится всеми работодателями. Этот регистр используется наряду с «Журналом учета бланков трудовых книжек» для фиксации сведений о бумажных ТК, находящихся на хранении у нанимателя.
При приеме сотрудников на работу их бумажные трудовые передаются владельцами работодателю (при условии, что ранее не был выбран вариант ведения электронной трудовой и это не первое место трудоустройства).
Ответственное должностное лицо принимает трудовую, делает все необходимые записи в ней в период работы (о приеме, перемещении, награждениях, увольнении).
Для учета принятых на хранение трудовых ведется «Книга учета движения трудовых книжек», купить ее можно в магазинах канцтоваров, альтернативный способ – заказать в типографии или напечатать самостоятельно.
В «Книге учета движения трудовых книжек» отражаются сведения о каждой принимаемой на хранение или вновь выданной бумажной трудовой книжке – дата ее получения специалистом кадровой службы, серия и номер документа, его владелец, также указываются все случаи выдачи ТК на руки (например, при увольнении, при переходе на ЭТК). При первом трудоустройстве в 2021 году и позднее бумажные ТК работникам уже не заводят, но новые бланки могут оформляться сотрудникам в виде дубликата их утраченной (утерянной) трудовой.
Заниматься заполнением книги учета должен специалист, на которого приказом руководителя возложены соответствующие обязанности. По обновленным правилам унифицированной формы журнала больше нет – каждый работодатель разрабатывает и утверждает свой образец учетного документа.
Наниматель может воспользоваться действовавшим до 1 сентября 2021 года шаблоном, создав на его основе собственную форму, также можно применить наработки других работодателей. На текущий момент «Книга учета движения трудовых книжек» (бланк) утверждена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69.
В таком виде шаблон книги обязателен для всех работодателей только до начала сентября 2021 года, дальше наниматели вправе организовать учет на основе собственных форм.
Но журнал по новому образцу должен заводиться при необходимости, то есть работодатели могут продолжать вести учет трудовых в старых книгах до тех пор, пока в них остается место для внесения данных.
Книга учета составляется в произвольном виде. Но имеется ряд обязательных требований к оформлению:
- все страницы (листы) журнала нумеруются;
- книга должна быть прошита (чтобы была возможность отследить исчезновение или несанкционированное вклеивание отдельных листов);
- количество пронумерованных и прошнурованных листов указывается на наклейке, закрепляющей концы нити прошивки, надпись заверяется подписью руководителя и печатью нанимателя (при наличии).
Если книга движения трудовых книжек, скачать которую можно ниже, не ведется работодателем (или ведется с нарушением установленного порядка), к нанимателю могут быть применены меры ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ – предупреждение или административный Штраф.
В шаблон учетного регистра нужно включить следующие реквизиты и графы:
- наименование документа – «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей»;
- наименование работодателя;
- порядковые номера записей;
- дата приема на хранение бумажной трудовой книжки, ее серия и номер, ФИО владельца;
- основания передачи ТК работодателю – реквизиты приказа о приеме работника;
- должностное лицо, ответственное за учет и сохранность трудовых книжек, принимает документы под роспись, для чего целесообразно предусмотреть соответствующий столбец;
- для обозначения факта выдачи трудовых книжек на руки надо дополнить форму колонками для отражения даты выдачи и для проставления подписи получателя документа.
Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляется лицом, ответственным за кадровый документооборот. Этим может заниматься как сам руководитель, так и назначенное им должностное лицо (сотрудник отдела кадров, бухгалтерский специалист, делопроизводитель и др.) – соответствующее решение должно быть подкреплено приказом.
Если при внесении записей в журнал учета допущены ошибки, исправляются они в следующем порядке:
- ошибочные сведения зачеркиваются одной чертой;
- сверху над перечеркнутыми словами вписываются правильные данные;
- рядом с исправлением делается запись «Исправленному верить», которая заверяется подписью ответственного работника (с расшифровкой ФИО).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Книга учета движения трудовых книжек 2022 | Скачать образец
Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.
В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:
- Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
- Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
- Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
- Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
- Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
Общие требования к журналу учета трудовых книжек
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Основные требования к внешнему виду документа:
1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
Инструкция по заполнению книги учета
Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:
| Порядковый номер столбца | Содержание |
| 1 | Проставляется порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ |
| 5 | Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью |
| 6 | Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.
с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков |
| 7 | Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) |
| 8 | Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник |
| 9 | Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк |
| 10 | Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала |
| 11 | Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк |
| 12 | Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) |
| 13 | В зависимости от ситуации:
|
- Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
- В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
- При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Как внести исправления в книгу
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Ответственность за несоблюдение правил учета
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек
Журнал учета трудовых книжек — скачать образец
Законодатель относит трудовые книжки к числу документов, подлинники которых в случае их неистребования владельцем необходимо хранить не менее 75 лет. Такая обязанность работодателя указана в п. 664 разд. 8.
1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
Данный документ распространяет свое действие на деятельность госорганов, любых организаций.
В этом же акте приведен и такой документ, как журнал учета движения трудовых книжек, который должен находиться в сохранности 75 лет (подп. «в» п. 695 разд. 8.1 приказа № 558). Исходя из того, что законодатель упоминает о данном журнале и указывает срок его хранения, его заполнение уполномоченным лицом является обязательным.
Форма журнала по учету и движению книжек установлена приложением 3 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, утверждающим инструкцию по заполнению трудовых книжек. Документ состоит из 13 граф, которые следует заполнять в следующем порядке:
- порядковый номер;
- дата внесения информации в трудовую книжку;
- данные владельца документа;
- серия и номер книжки;
- должность служащего;
- место его работы;
- сведения о приказе, который является основанием для зачисления в штат организации;
- подпись лица, оформившего и выдавшего книжку сотруднику;
- денежные средства, которые были получены за выдачу книжки (если работник приобретал ее на предприятии);
- дата передачи сотруднику (или его представителю) книжки при увольнении;
- подпись гражданина, который получил трудовую на руки (в некоторых случаях допускается ее выдача представителям сотрудника по доверенности, оформленной нотариусом).
Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек вы найдете на нашем сайте.
Порядок ведения журнала учета движения и выдачи трудовых книжек и внесение в него исправлений
Журнал должен быть опломбирован и заверен печатью предприятия с проставлением общего количества страниц. На титульном листе нужно указать дату начала его ведения, а графу с датой окончания оставить незаполненной.
Вносить записи в журнал учета трудовых книжек вправе уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это специалист отдела кадров. В журнале должны быть учтены все трудовые книжки, имеющиеся на предприятии, в том числе вкладыши к ним.
Далее документ сдается в архив и хранится там 75 лет. Специалист отдела кадров заводит новый журнал и оформляет его соответствующим образом.
Заполнять журнал необходимо в строгом соответствии с утвержденной формой. Что касается исправлений, которые работник может делать в документе в случае ошибки, законодатель не установил общих правил по их внесению.
Так как журнал относится к документам строгой отчетности, пользоваться корректирующей жидкостью или зачеркивать ненужную информацию нельзя.
В связи с этим рекомендуется издать локальный акт предприятия, в котором будет отражено, как именно должны вноситься исправления в такого рода документы.
Где бесплатно скачать образец журнала учета трудовых книжек
Журнал можно приобрести в печатных издательствах или книжных магазинах. Так как форма документа утверждена на законодательном уровне, расхождений в этой части быть не может. Разнятся только материалы для изготовления журнала.
При необходимости образец документа можно скачать на нашем сайте либо разработать самостоятельно по форме, утвержденной Минтрудом.
Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать
Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.
Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.
В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Оформление книги учета
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
-
в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.
Если после почтового приглашения Гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.
Если в журнале допущена ошибка
Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:
- перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
- оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.
[3]
Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:
- на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
- полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.
Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.
Книга учета трудовых книжек
Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.
Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.
Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.
Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.
| Книга учета трудовых книжек |
Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.
Образец заполнения книги учета трудовых книжек
Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.
- Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.
- Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.
- В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.
- 2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.
- 5 – полное ФИО работника.
6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.
- 7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.
- 8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.
- 9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.
- 10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.
- 11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.
- 12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.
- Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.
К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.
Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.
Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек
Зачем нужен журнал учета
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Книга учета трудовых книжек
Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.
Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.
Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.
Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.
| Книга учета трудовых книжек бланк скачать бесплатно excel. |
Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.
Образец заполнения книги учета трудовых книжек
Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.
- Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.
- Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.
- В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.
- 2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.
- 5 – полное ФИО работника.
6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.
- 7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.
- 8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.
- 9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.
- 10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.
- 11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.
- 12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.
- Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.
К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.
Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.
Скачать образец документа
Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.
Журнал учета трудовых книжек
На предприятии, где имеются наемные работники, ведется огромное количество документации, в которой отражается порядок взаимоотношений сотрудников с работодателем. Формирование их обязательно.
В число такой документации входит журнал учета трудовых книжек. При его отсутствии контролирующие органы могут привлечь фирму и непосредственного ее руководителя к административной ответственности.
Основная часть производственных и общественных структур в России использует труд наемных работников, с которыми заключаются трудовые договора. На каждого такого сотрудника оформляется трудовая книжка установленного образца. Она является документом строгой отчетности и заполняется согласно нормам действующего трудового законодательства.
Кроме того что работодатель обязан придерживаться строгих правил при заполнении трудовых книжек, он еще должен вести их строгий учет. Осуществляется он посредством ведения Журнала учета трудовых книжек. Данная норма закреплена в п. VI ПП РФ № 225 (от 16.04.2003). Кроме учета самих книжек в журнале фиксируют движение вкладышей в эти книжки.
На крупном предприятии ведением журнала занимается сотрудник отдела персонала. Если таковой в штате не предусмотрен, это может быть любое лицо из администрации предприятия, включая самого непосредственного работодателя. Обязанности по ведению журнала возлагаются на ответственное лицо отдельным Приказом руководителя предприятия или ИП.
Ряд требований предъявляется к техническим характеристикам журнала:
- Учитывая длительный срок хранения данного документа (не менее 75 лет), необходимо оформить на него твердую обложку, которая позволит сохранять журнал в пригодном виде.
- Каждая отдельная страница или целый лист обязательно нумеруются. Делают это с целью предотвращения изъятия записей из журнала.
- Журнал следует прошивать. Плюс он обязательно после прошивки заверяется сургучной печатью. Простой склейкой нитей прошивки бумажной лентой не обойтись. Контролирующие органы при обнаружении такого нарушения наложат на предприятие взыскание.
На задней обложке следует проставлять, так называемую, заверительную запись. Она включает:
- Наименование документа.
- Общее количество страниц или листов (в зависимости от способа нумерации). Нужно указать число цифрами и прописью.
- Дата начала ведения записей в журнале.
- Подпись руководителя предприятия с указанием его должности и ФИО.
Нужно обратить внимание, что расписывается вовсе не ответственное лицо.У него нет таких полномочий.
Использование журнала осуществляется, пока не закончатся все пустые страницы. После журнал передается на хранение и заводится новый.
Что фиксируется в книге учета
В журнале должна отражаться следующая информация о перемещениях трудовых книжек:
- Факт их получения от нового работника.
- Если на работу принимают сотрудника, который ранее нигде не был трудоустроен, фиксируется факт регистрации новой трудовой книжки.
- Создание и выдача дубликата книжки, если предыдущая серьезно повреждена или утеряна.
- Выдача книжки на руки работнику при увольнении или его родственникам при его кончине.
- Если в книжке закончились все страницы, куда вносят записи о ее движении, в журнале делается отметка о заполнении вкладыша.