Классификация документов в бухгалтерском учете в 2021 году

Вся документация, образующаяся в ходе деятельности организаций, для удобства ее использования распределяется по определенным признакам в отдельные категории.

Классификация бухгалтерских документов существует с этой же целью.

Например, когда бухгалтер говорит, что у него отсутствуют внешние закрывающие бухгалтерские документы, он имеет в виду группу конкретных документов. Подробнее в статье.

Классификация документов в бухгалтерском учете в 2021 году

Классификация документов в бухгалтерском учете — это структурирование всех входящих, исходящих и внутриорганизационных форм по определенным признакам. Некоторые виды бухгалтерских документов, сгруппированные по таким признакам, представлены в таблице:

Признак Вид Характеристика Примеры
По назначению Распорядительные Содержат распоряжение на осуществление какого-либо факта хозяйственной деятельности, не являются подтверждением совершения такого факта, не служат основанием для отражения такого факта в учете Доверенность, чек на получение денег с рсчета, др.
Оправдательные документы в бухгалтерском учете Подтверждают совершение хозяйственной операции, составляются лицом с полномочиями в момент ее совершения Акты, товарные накладные, ПКО, др.
Комбинированные Сочетание признаков распорядительного и оправдательного в одном, что позволяет сократить документооборот РКО, лимитно-заборная карта, др.
По месту составления Внутренние Оформляются для отражения фактов хозяйственной деятельности внутри организации Кассовые ордера, платежные ведомости, др.
Внешние Для направления в другие организации или поступающие из других организаций Акты, счета-фактуры, товарные накладные, др.
По степени обобщения информации Первичные — это документы первого уровня в бухгалтерском учете Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или сразу по ее окончании Акты, накладные
Сводные Объединяют в себе информацию по фактам хозяйственной деятельности, оформленным первичкой Кассовый и авансовый отчеты, др.
По количеству операций Разовые Содержат информацию об одной или нескольких операциях, совершаемых в одно время ТТН, ПКО
Накопительные Отражают информацию о нескольких операциях, время совершения которых не совпадает Лимитно-заборная карта
По способу заполнения Вручную Составленные от руки Доверенность, акт
Автоматизированно С помощью программ Доверенность, акт
Закрывающие Совокупность официальных бумаг, подтверждающих сторонами факт совершения операции и обязательность ее отражения в учете Акт, накладная, ТТН, др. первичный, счет-фактура (при наличии)

Следует учитывать, что данная в таблице группировка по определенным признакам может иметь уровни подклассификациии. Например, все, что объединено по признаку «По назначению», далее распределяется на:

  • материальные: для отражения движения ТМЦ;
  • расчетные: для оформления расчетов с контрагентами;
  • денежные: документируют факты хозяйственной деятельности с наличными и безналичными расчетами.

Приведенный пример классификации знаком многим бухгалтерам и не является законодательно установленным. Также бухгалтерская служба каждого предприятия для упрощения свой работы может разрабатывать свою классификацию с необходимым количеством подклассов.

Фсбу 27/2021: как теперь работать с документами и документооборотом

До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.

Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.

В конце статьи — видео с вебинара Алексея Иванова и Людмилы Архипкиной по применению нового стандарта.

Классификация документов в бухгалтерском учете в 2021 году

Когда начнёт действовать ФСБУ 27/2021 и кто должен его применять

Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.

Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерский учёт.

Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.

Ещё два исключения.

  1. ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
  2. Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.

На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года. Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Что относится к документам бухгалтерского учёта

Новый стандарт распространяется на две категории документов.

  1. Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые сделки, события или операции, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов.
  2. Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и пассивах компании. Всё перечисленное — это объекты бухгалтерского учёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

Как оформлять документы по новому ФСБУ

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.

Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.

Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период.

  1. При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
  2. При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
  3. При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки.

Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно.

А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.

В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.

Требования к регистрам бухучёта

Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта.

  1. Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
  2. Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
  3. Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
  4. Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
  5. Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
  6. Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
  7. Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

Как составлять и подписывать бухгалтерские документы

При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее.

Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.

Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.

Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.д.

При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП). Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений.

Читайте также:  Компенсация за детский лагерь: основания и условия получения, размер выплат и пример расчета, правила оформления и документы

Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками. Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.

) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).

Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.

Как вносить исправления в бухгалтерские документы

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.

Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные.

Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного.

Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.

Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок.

  1. Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
  2. Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.

Как хранить бухгалтерские документы

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе. Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально.

В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид.

Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.

В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.

Как организовать документооборот

Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить следующее.

  1. Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
  2. Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
  3. Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.

Фсбу 27/2021 в деталях

Подарок для наших читателей — запись вебинара по применению ФСБУ 27/2021. Два часа подробного разбора новаций стандарта, конкретных примеров и ответов на вопросы! Спикеры — известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:

  1. Алексей Иванов — директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело». 
  2. Людмила Архипкина — ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Новый ФСБУ 27/2021 про документы в бухучете: что изменилось

ФСБУ 27/2021 ввел нормативные определения базовых терминов в рассматриваемой сфере:

  • документы бухгалтерского учета — к ним относятся первичные учетные документы (ПУД) и регистры бухучета;
  • документооборот — движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения (например, использования при составлении отчетности или помещения в архив). Документооборот организует руководитель, с тем чтобы объекты своевременно отражались в бухучете и был невозможен несанкционированный доступ к документам.

Требования к реквизитам документов

Стандарт впервые определил, что такое дата составления ПУД. Она определена как дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

Напомним, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В этой связи Стандарт устанавливает новое правило: если дата составления ПУД отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, который оформляется этим документом, то наряду с первой (согласно п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете) указывается и вторая (пп.

 «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Также введено понятие «Оправдательный документ». Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. На основании оправдательного документа в первичный документ включаются обязательные реквизиты. В качестве примеров оправдательных документов названы кассовый чек, судебный акт и др.

Оправдательный документ может не содержать всех реквизитов первичного (и в этом случае не является таковым), однако его реквизиты должны быть включены в ПУД. Однако если в оправдательном документе содержатся все реквизиты первичного учетного документа, он может использоваться в этом качестве, и тогда оформлять отдельный ПУД не нужно.

Отдельно в Стандарте отмечено, что в ПУД можно включать дополнительные (по отношению к обязательным) реквизиты.

Требования к оформлению документов

Стандартом установлены требования к оформлению документов:

  1. Документы бухучета должны быть составлены на русском языке или переведены построчно. Из этого правила появилось исключение: если документ составлен на иностранном языке по закону или правилам страны, где ведется деятельность, построчный перевод не требуется. Перевод нужен будет только для регистра бухучета, если он составлен не на русском языке.
  2. Регистры бухучета должны быть составлены в рублях, а если стоимость объекта бухучета выражена в валюте, то в регистр вносится и валютная сумма.
  3. Одним ПУД можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Например, на основании авансового отчета работника по командировочным расходам сразу отражаются расходы на проживание, оплату проезда, суточные, иные расходы в командировке.
  4. Длящиеся (начисление процентов, амортизации и т.п.) и повторяющиеся (периодические отгрузки товаров и т.п.) можно оформлять ПУД, которые составляются с определенной периодичностью. Эту периодичность организация выбирает сама исходя из существа таких фактов и требования рациональности. Важно лишь, чтобы они были составлены на отчетную дату, то есть чтобы по состоянию на отчетную дату не было не «закрытых» документами фактов и/или периодов.

Как вносить исправления

Порядок исправления документов бухучета (для случаев, когда вообще можно их исправлять) организация должна определить самостоятельно, но с учетом требований стандарта.

Правила для исправления бумажного документа:

  • зачеркиваются неверные данные (текст, сумма и т.п.), и над ними указываются исправленные. Зачеркивать нужно так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;
  • в документ вносится надпись «Исправлено», указываются дата исправления, подписи ответственных лиц и их расшифровки;
  • вносить исправления путем подчисток (замазывания, стирания) нельзя.

Если документ электронный, можно либо использовать такой же порядок, как и для бумажных документов, либо составить новый документ. Однако в новом документе:

  • должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального;
  • должны быть дата исправления, электронные подписи ответственных лиц и их расшифровки (как правило, должности и фамилии с инициалами).

При этом новый документ должно быть невозможно использовать отдельно от первоначального.

Для регистров бухучета предусмотрен дополнительный способ исправления: внесение исправительной записи. Она бывает:

  • сторнировочная — на ту же сумму, что и исходная, или на часть этой суммы, но со знаком минус;
  • дополнительная — на сумму, дополняющую ошибочную до правильной величины.

Хранение документов и доступ к ним

Стандартом установлены отдельные правила хранения документов бухучета:

  1. Хранить их нужно в том виде, в котором они составлены: бумажные — на бумаге, электронные — в электронном виде. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения нельзя.
  2. Хранить документы бухучета и содержащиеся в них данные и размещать базы этих данных нужно в России. Но если законы или правила страны ведения деятельности требуют хранить документы на ее территории, это требование нужно соблюдать.
  3. Порядок доступа к документам бухучета организация должна разработать самостоятельно, причем о предоставлении доступа к ним нужно информировать главбуха или иное лицо, на которое возложено ведение бухучета (либо лицо, которому ведение бухучета передано по договору).
  4. Если документы утрачены или испорчены, следует принять все возможные меры для их восстановления.

О формальностях

В завершение рассмотрим формальные моменты, связанные со вступлением ФСБУ 27/2021 в силу.
Применять новый Стандарт обязательно с 2022 года, но можно принять решение о досрочном применении — для этого потребуется внести соответствующее положение в учетную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

С 2022 года официально утрачивает силу Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (Приказ Минфина России от 30.04.2020 N 184). Но очевидно, что при досрочном применении ФСБУ 27/2021 руководствоваться Положением о документах и документообороте уже нельзя.

С даты начала применения ФСБУ 27/2021 фактически утрачивают силу нормы о документах и документообороте, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Как указал Минфин России в Информационном сообщении от 10.06.2021 N ИС-учет-33, это второе и третье предложения третьего абзаца пункта 9, пункты 12 — 22 этого Положения.

Александр Лавров, аттестованный аудитор

Как работать по ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»

  • Главная ›
  • Статьи ›
  • Как работать по ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»
Читайте также:  Штраф за отсутствие тахографа в 2021 году для юридических лиц

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — новшество в практике российских бухгалтеров. Все неизвестное закономерно вызывает вопросы. Какие изменения содержатся в новом стандарте? В какие сроки и кому его следует применять? Во всем этом следует разобраться подробнее.

Сроки применения

В самом ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» содержится указание на дату, с которой соблюдение его норм становится обязательным, — 1 января 2022 года. Но субъекты хозяйствования вправе начать работать по стандарту уже в 2021 году. Этот момент обязательно нужно отразить в Учетной политике.

Область применения

ФСБУ 27/2021с 2022 года применяется ИП и коммерческими юрлицами. А вот предприятия-«бюджетники» не обязаны использовать стандарт. Отдельные пункты документа не действуют и в отношении финансовых организаций. В самом тексте этих положений содержатся указания на то, что они не распространяются на некоторые виды экономических субъектов.

Суть стандарта

ФСБУ 27 отменяет устаревшие принципы и правила, содержащиеся в прежних нормативных актах по регулированию документооборота на предприятиях. Также документ уточняет действующие нормы и вводит новые понятия. Изменений, в сравнении с прежними инструкциями, не так много. Но они все же есть и требуют внимания.

Основные понятия

ФСБУ 27 2021 «Документы и документооборот»содержит определения двух базовых понятий:

  • документ — первичные бухгалтерские акты и регистры бухучета;
  • документооборот — движение бухгалтерских документов в пределах субъекта хозяйствования с даты их оформления до окончания исполнения (т. е. до момента составления отчетности или сдачи актов в архив).

Требования к первичным документам

Итак, правила составления первичных документов теперь определены ФСБУ 27 2021. Что нового предписывает этот стандарт? На самом деле изменений не слишком много.

Основные требования к «первичке» следующие:

  • документы составляются на русском языке (если необходимо использование иностранного языка, в актах обеспечивается наличие построчного перевода);
  • денежные величины выражаются в рублях (в отдельных случаях и в рублях, и в валюте, но наличие рублевого измерителя обязательно).

Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты:

  • наименование акта;
  • дату оформления;
  • наименование субъекта-составителя;
  • содержание операции;
  • величину натурального и/или денежного измерения сделки;
  • название должности сотрудника, оформляющего сделку и/или ответственного за ее проведение, а также его (или их) Ф. И. О. и подпись.

ФСБУ 27 21 вводит новое понятие — оправдательный документ. Это самостоятельный акт, содержащий информацию о сделке или факте хозяйственной жизни организации, которые и оформляются первичным документом.

Сведения, позволяющие идентифицировать такой акт, обязательно включаются в текст «первички». Сам же оправдательный документ к «первичке» не относится, а лишь используется для ее оформления.

В нем могут и не присутствовать обязательные реквизиты.

ФСБУ «Документы и документооборот» определяет некоторые допущения в отношении первичных документов:

  • несколько связанных между собой событий экономической жизни предприятия можно оформлять единым первичным актом;
  • длящиеся или повторяющиеся события хозяйственной жизни (например, начисление процентов или поставка товаров партиями в разные даты по одному договору) допустимо оформлять не сразу после их свершения, а с определённой периодичностью, наиболее оптимальной для каждого конкретного случая;
  • несколько сделок, совершаемых участником биржевых торгов с разными партнерами, можно теперь оформлять единым документом;
  • в качестве «первички» стандарт ФСБУ 27 2021 разрешает использовать документы, полученные в процессе функционирования организации; необходимое условие — наличие в них обязательных реквизитов: это чеки, договоры, платежные квитанции и т. д.

Первичные документы могут иметь как бумажную форму, так и электронную. Во втором случае обязательно наличие ЭЦП и возможности предоставления копии акта на бумаге.

О бухгалтерских регистрах

ФСБУ 27 21 предъявляет к системе регистров бухучета особые требования. Она должна обеспечивать:

  • полноту данных;
  • хронологический порядок отражения объектов и сделок на счетах;
  • систематичность аккумулирования информации о фактах хозяйственной жизни в бухгалтерском учете;
  • ведение синтетического и аналитического учета;
  • системность накапливания, хронологии и отражения на счетах информации, касающейся экономической жизни организации;
  • достоверность сведений, то есть их соответствие данным «первички»;
  • своевременность отражения информации;
  • юридическую значимость отражаемых актов.

Об исправлении документов

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» допускает исправления не во всех видах актов. Так, например, нельзя корректировать кассовые и банковские документы.

Под запретом исправления с помощью механических средств — ластика, корректора и т. д.

В таблице содержится информация о том, как правильно редактировать «первичку» и регистры.

Наименование документа Способ исправления
Акт на бумажном носителе Неверная запись (сумма или текст) зачеркивается единой чертой. При этом важно, чтобы информация оставалась читаемой. Сверху делается правильная отметка и обязательно пишется слово «Исправлено». Здесь же проставляется дата внесения корректировок и указываются должность и Ф. И. О. лица, ответственного за оформления акта
Бухгалтерский регистр Схема исправлений аналогична той, что предусмотрена для первичной документации. Здесь также возможны следующие варианты корректировки:

  • проставление дополняющей суммы, если первоначально была записана меньшая величина;
  • сторнировочная запись, если первоначальную сумму нужно уменьшить
Электронный документ Вместо ошибочного электронного документа оформляется новый. Причем в нем обязательно должно содержаться указание на то, что он корректирующий. Также в исправительном акте необходимо оставить ссылку на первоначальный документ

Итак, применение ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» становится обязательным для хозяйствующих субъектов с начала 2022 года. Акт меняет прошлые правила: упраздняет устаревшие нормы, вводит новые инструкции и схемы. Основная цель всех этих новшеств — оптимизация документооборота в организациях. Стандарт делает работу с документами более удобной и безопасной.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

© 2006 — 2022 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Новый ФСБУ 27/2021: какие требования обязательны при составлении и хранении документов бухучета

Требования ФСБУ 27/2021 касаются всех организаций и предпринимателей, за исключением тех, кто занят в бюджетной сфере.

Стандарт станет обязательным с 1 января 2022 года, но добровольно его можно начать применять и до указанной даты.

Бухгалтерские документы и документооборот

В пункте 2 ФСБУ 27/2021 закреплено, что к документам бухгалтерского учета относятся первичные учетные документы и регистры бухучета.

Напомним, что все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены первичными документами. Состав таких документов определяет налогоплательщик. Выбранные способы отражения операций и формы первичных документов фиксируются во внутреннем документе, который называется учетная политика. Подробнее см. «Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры».

Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

Под документооборотом в бухучете понимается движение документов в организации или у ИП с момента их составления до завершения исполнения. В частности, до использования для составления бухотчетности, помещения в архив.

Требования к документам

На каком языке составлять документы

Согласно стандарту, документы бухучета составляются на русском языке. Если первичный документ написан на иностранном языке, то он должен содержать построчный перевод.

Исключение — ситуация, когда в месте ведения деятельности за пределами РФ законодательство обязывает составлять документы на языке данной страны.

В таком случае только регистр бухучета должен содержать построчный перевод (п. 5, 6 ФСБУ 27/2021).

Какую валюту указывать в регистрах

По общему правилу суммы в регистрах бухучета указываются в рублях, независимо от места ведения деятельности и от того, какая валюта используется в операции. Но если стоимость объектов бухучета выражена в иностранной валюте, то записи в регистрах делаются одновременно и в валюте, и в рублях (п. 7 ФСБУ 27/2021).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Как составлять «первичку»

Датой составления первичного документа считается день его подписания лицами, совершившими сделку, операцию и ответственными за ее оформление, либо лицами, ответственными за оформление совершившегося события. В документе обязательно указывают дату совершения факта хозяйственной жизни, если она отличается от даты составления (п. 8 ФСБУ 27/2021).

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При составлении «первички» допускается, в частности:

  • оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
  • оформлять длящиеся операции (начисление процентов, амортизация активов и проч.), а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни (например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору) с определенной периодичностью (например, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату.

Помимо обязательных реквизитов (их перечень приведен в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), в «первичку» можно включать дополнительные сведения. При этом установлено, что если первичный документ оформлен на основании другого, то указание на этот оправдательный документ является обязательным (п. 12 и подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Перечень лиц, имеющих право подписывать документы бухучета, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021).

Правильность отражения объектов бухучета в регистрах обеспечивают лица, которые их составили и подписали (п. 11 ФСБУ 27/2021).

Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб‑сервис

Какой электронной подписью заверять «первичку»

Как известно, первичный документ может быть составлен как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Читайте также:  Кс рф указал, что студенты магистратуры могут получать отсрочку от призывной армейской службы

Согласно пункту 17 комментируемого стандарта, виды электронной подписи документов бухучета устанавливаются самой организацией из числа тех, что предусмотрены Федеральным законом от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но только в том случае, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не установлено федеральным законом или нормативным правовым актом.

Если необходимо, чтобы документ завизировали несколько сторон, то вид электронной подписи определяется соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Напомним, что статьей 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрено три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Также см. «Поправки в закон об электронной подписи: облачная ЭП, цифровой нотариус и выдача сертификатов по новым правилам».

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

Как исправлять ошибки в бумажном документе

Также в новом стандарте прописан порядок исправления ошибок в «первичке» и регистрах.

Так, если документ составлен на бумаге, то нужно зачеркнуть чертой неверный текст или сумму и сверху указать корректные сведения. При этом зачеркивать необходимо так, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Замазывать и стирать записи нельзя.

В скорректированном документе нужно написать «Исправлено», проставить дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный документ или ответственных за ведения регистра. Также надо указать их должности, фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).

Как исправлять ошибки в электронном документе

Электронный первичный документ допускается исправлять путем составления нового документа. При этом нужно указать, что он заменяет первоначальный.

Также скорректированный документ должен содержать дату исправления и электронные подписи лиц, которые его составили, с указанием реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 20 ФСБУ 27/2021).

При этом дополнительно установлено, что «средства воспроизведения нового документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального».

Исправлять регистры бухучета можно как сторнировочными, так и дополнительными записями (п. 22 ФСБУ 27/2021).

Хранение документов

Документы бухучета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод бумажной «первички» в электронный вид для последующего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

В случае утраты документов (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи необходимо принять все возможные меры по их восстановлению (п. 27 ФСБУ 27/2021).

Также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица».

Федеральный стандарт бухгалтерского учета в 2021 году

Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФБСУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» — своего рода памятка, содержащая основы основ работы бухгалтера с документацией.

Стандарт — не огромный кодекс, это небольшой документ на 6 страницах, в котором кратко изложены основные требования к документам бухучета.

Что именно регламентирует новый стандарт, кто попадает под его требования, когда ФСБУ начнет действовать? Ответы на вопросы в нашей статье.

Что представляет собой ФБСУ 27/2021?

Новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФБСУ 27/2021 утвержден приказом Минфина 16 мая 2021 года под номером 62н. Документ состоит из 8 страниц, две из которых – текст приказа о введении стандарта и 6 страниц – текст самого ФБСУ.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

Федеральный стандарт бухгалтерского учета состоит из 5 глав и 30 пунктов, в которых кратко и емко изложены современные требования к документам бухучета.

5 разделов ФСБУ 27/2021:

  1. Общие положения.
  2. Требования к документам бухгалтерского учета.
  3. Исправление документов бухгалтерского учета.
  4. Хранение документов бухгалтерского учета.
  5. Документооборот в бухгалтерском учете.

Какие документы ранее задавали правила?

ФСБУ 27/2021 пришел на смену двум документам:

  • «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утверждено Приказом Минфина СССР № 105 около 40 лет назад – 29 июля .1983 года,
  • «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утверждено Приказом Минфина России № 34н более 20 лет назад – 29 июля 1998 года.

Документы-предшественники нового Федерального стандарта были более емкими, например, Положение о бухучете включает в себя 6 глав и 101 пункт.  С начала 2022 года данные документы утрачивают свою силу.

Новый стандарт составления и движения документов внутри компании начнет действовать с 1 января 2022 года. ФСБУ не является революционным документом, он, дополняет и уточняет существующую законодательную базу в вопросе бухучета, а именно – ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что регламентирует ФСБУ?

  • документы бухгалтерского учета, под которыми понимаются первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета;
  • документооборот в бухучете, под которым понимается движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив.

На кого распространяется стандарт?

Федеральный стандарт бухгалтерского учета устанавливает требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, ведущих бухучет.

Исключением являются организации бюджетной сферы, а также кредитные и некредитные финансовые организации, деятельность которых регулирует Центральный банк РФ.

На финорганизации не распространяются ряд пунктов стандарта, а именно 5,6,22. 

Каковы основные требования к документам?

  • документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке,
  • документы, составленные на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский язык,
  • денежное измерение осуществляется в рублях, если факт хозяйственной жизни (ФХЖ) осуществлялся в валюте, то запись производится в валюте и рублях,  
  • в качестве даты составления первичного учетного документа указывается дата его подписания, если дата составления первичного учетного документа и дата совершения сделки отличаются, то указываются обе даты,
  • экономический субъект имеет право включать в документ бухгалтерского учета реквизиты, являющиеся дополнительными к обязательным реквизитам, 
  • записи в бумажных документах бухгалтерского учета должны выполняться при помощи пишущих инструментов, которые обеспечат сохранность записи в течение срока хранения документов. Такими средствами могут быть краска, чернила, шариковая ручка и т.п. Нельзя использовать простые карандаши,
  • при составлении электронных документов должна быть возможность подготовки копий таких документов на бумажном носителе.

Что должна обеспечить система регистров бухгалтерского учета?

  • полноту информации,
  • хронологичность и накапливаемость информации,
  • системность информации,
  • достоверность информации,
  • обоснованность данных,
  • своевременность информации,
  • юридическую значимость.

Поможет ли корректор? Каковы новые правила по исправлению документов?

Разделу об исправлении документов в ФСБУ отведено довольно серьезное место. Главное требование к исправлениям – неверные и исправленные данные должны быть понятны и подкреплены датой, подписями лиц, составивших документ с указанием их должностей, фамилий и инициалов или других реквизитов, позволяющих их идентифицировать.

  • В бумажном документе ошибочный текст зачеркивается, над ним указывается верный текст (или цифровые показатели).  Ошибка зачеркивается прямой линией, так, чтобы неверный текст был виден. Перечеркивать много раз не нужно. Исправление должно сопровождаться надписью: «Исправлено», содержать дату исправления, подписи ответственных лиц с указанием их должностей, фамилий и инициалов.  либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Важно: стирать бритвочкой, замазывать корректором исправления нельзя. Подчистки не допускаются.
  • Исправление электронного документа происходит путем составления нового электронного документа с указанием, что он составлен взамен первоначального электронного документа. В новом документе должна присутствовать дата исправления, электронные подписи лиц, составивших первичный документ с указанием их должностей, фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

Как хранить документы бухучета?

5 правил хранения документов по новому стандарту.

  • Компания обязана хранить подлинники.
  • Храниться документы должны в том виде, в котором они составлены, то есть если изначально документ составлен на бумаге, то хранить надо именно бумажную версию, а не его оцифрованный вариант.
  • Архив должен храниться на территории Российской Федерации.
  • Доступ к архивным документам предоставляется в порядке, установленном компанией и с обязательным уведомлением главного бухгалтера или другого ответственного лица.
  • Если документ теряется или происходит его порча, компания должна восстановить документ.

Применение электронных архивов легко решает задачи по хранению документов. Перевод в электронную форму и организация архива электронных документов позволяет не только обеспечить большую сохранность и экономию по ресурсам, но и гарантирует безопасность и удобство использования.Создайте свой архив со СБИС Архивный электронный документооборот.

Какие требования предъявляет ФБСУ 27/2021 к документообороту?

За организацию документооборота в компании отвечает ее руководитель.

3 главных требования к документообороту:

  • своевременное отражение фактов жизнедеятельности компании,  
  • достоверность данных,
  • защита данных, предотвращение несанкционированного доступа к документам бухучета.

За своевременное оформление документов, соблюдение сроков, достоверность данных отвечают лица, составившие и подписавшие документы.

Соответствовать новому стандарту бухучета проще с электронными помощниками.

СБИС Электронный документооборот позволяет существенно ускорить движение документов в компании, обеспечивает их сохранность, достоверность, кроме того, позволяет значительно сократить расходы на бумагу, комплектующие и т.п.

А СБИС Электронная отчетность позволяет всегда иметь под рукой актуальные формы отчетности, легко заполнять их и быстро и вовремя сдавать в контролирующие органы.

Наши специалисты подберут для вас выгодные тарифы, подключат и настроят СБИС, окажут услуги по сдаче отчетности, выпустят ЭЦП на сертифицированном носителе, ответят на все возникающие вопросы.

Подробнее о том, как СБИС облегчит вам работу с электронными документами, вам готовы рассказать наши специалисты.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *