Соглашение об обмене электронными документами с ПФР — образец 2023

Для работы в Контур.Экстерн с Пенсионным фондом сначала следует направить туда регистрационные данные. Заполняются они лишь раз, и в дальнейшем при подаче отчетов сервис самостоятельно будет их подгружать.

На основном экране Контур.Экстерн нужно выбрать пункт «ПФР». Далее возможен один из двух вариантов:

1. Откроется страница «Отправленные отчеты». В этом случае заполнять регистрационные данные не нужно, поскольку это уже было сделано ранее.
2. Откроется страница «Регистрационная информация ПФР». Это означает, что либо сведения еще не направлялись, либо они содержат ошибки:

Форма для направления в Пенсионный фонд регистрационной информации

В форме должны быть заполнены такие поля:

1. УПФР. Указывается код подразделения Пенсионного фонда, в которое организация подает отчетность.
2. УПФР для пенсионных дел. Это поле появится, если УПФР относится к региону, в котором можно подавать макеты пенсионных дел через Контур.Маркет. Нужно указать код подразделения, куда будут направляться макеты.
3. Регистрационный номер. Номер, который страхователю присвоен ПФР.
4. Номер соглашения, Дата соглашения. Подразумевается соглашение об обмене электронными документами, которое страхователь заключил с органом ПФР.

   На сайте Пенсионного фонда можно скачать формы заявления о подключении к ЭДО и соглашение об обмене в системе ЭДО.

5. Сертификат для подписи документов в ПФР. Нужно выбрать сертификат, который будет использован для подписи отчетов. Это должна быть подпись руководителя либо иного лица, на кого оформлена Доверенность на право подписи документов, которые передаются в ПФР.

Заполнение УПФР, регистрационного номера и выбор подписи

Когда все готово, следует нажать «Отправить информацию в ПФР». После этого пользователь сразу может приступать к работе с сервисом: отчитываться перед фондом, направлять туда письма, документы, запросы и так далее.

Внимание! Если изменилась какая-то регистрационная информация или получен новый сертификат ЭЦП, необходимо отправить обновленные данные в ПФР.

Электронный документооборот с ПФР. Подключение документооборота и подписание соглашения в 2021 году | BanksToday

В последние несколько лет в России большинство отчетности сдается в электронном виде. Большинство людей видят в этом только положительные моменты в этом, но некоторые против использовании электронного документооборота. В данной статье мы постарались подробно описать, кому нужен электронный документооборот, а кому нет и как его подключить. А также в чем плюсы и минусы сдачи отчетности через интернет.

Электронный документооборот с Пенсионным фондом – это механизм сдачи отчетности и предоставления пояснений через интернет. Установив специальную программу и купив электронную подпись, компания может направлять любые документы в ПФР и получить ответ в течение 2-3 часов.

Такая программа облегчает труд специалиста отдела кадров, ведь ему не нужно постоянно заполнять одни и те же данные (название предприятия, ИНН/КПП, ФИО работников, коды фирмы и другие). Кроме этого, в программе электронной отчетности всегда располагаются актуальные формы документов.

Для чего это нужно

Еще не так давно – до 2015 года – в Пенсионный фонд нужно было сдавать лишь один вид отчетности для большинства предприятий. Но за последние 2-3 года видов отчетности стало намного больше, причем прибавились не только ежегодные отчеты, но и ежемесячные.

А с 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели с наемными работниками должны сдавать в ПФР отчетность при любых кадровых мероприятиях (прием на работу, переводы внутри фирмы, увольнения). А также отчет по пенсионерам и предпенсионерам.

В связи с многочисленными отчетами, многие компании, даже те, которые могут сдавать отчетность на бумаге, с 2020 года перешли на электронный документооборот с ПФР. Такой способ передачи отчетов намного проще и быстрее. Еще удобно то, что отчет поступает в ПФР в течение нескольких часов и уже можно точно сказать, правильно ли была сдана отчетность или нет.

Стоит отметить, что с 2024 года планируется обязать все организации сдавать отчетность во все фонды только в электронном виде. В настоящее время малый бизнес и микропредпрития все еще могут сдавать некоторые виды отчетности на бумаге.

Как подключить электронный документооборот

Сдавать отчеты в ПФР в электронном виде можно только при помощи специальных программ электронного документооборота и отчетности, таких как «Астрал Отчет», «Контур-Экстерн», «СБиС++ Электронная отчетность» и другие.

Для подключения системы электронной отчетности необходимо обратиться в одну из организаций, предоставляющих подобные Услуги. После этого, выбирается необходимый Тариф в зависимости от применяемого режима налогообложения, количества ведомств, куда будет сдавать отчетность и количества предприятий (одна фирма или консолидированная группа).

В среднем стоимость минимального комплекта системы электронной отчетности равна примерно 5-6 тысячам рублей в год.

Для использования системы электронной отчетности на имя генерального директора оформляется электронная подпись, которой он заверяет все сданные отчеты. Причем не важно, кто в фирме является ответственным лицом за составление отчетности: бухгалтер или главный специалист отдела кадров. Отчетность в обязательном порядке подписывается генеральным директором.

Единственное исключение: если в компании есть другое ответственное лицо. Например, директор компании уехал в отпуск. Правом подписи был наделен исполнительный директор. В этом случае ему оформляется дополнительная личная электронная подпись.

Для подключения системы электронной отчетности понадобятся следующие документы:

• выписка ЕГРЮЛ;
• решение об учреждении юридического лица;
• решение о назначении лица на должность генерального директора;
• приказ о вступлении в должность генерального директора;
• паспорт генерального директора
• другие (по требованию).

Дополнительно, если в компании есть лицо, которое исполняет обязанности генерального директора в периоды его отсутствия, то на него можно также оформить ЭЦП. Для этого необходимо предоставить ксерокопию его паспорта и документы, наделяющие другое ответственное лицо правом подписи.

После установки программы электронной отчетности и установки ЭЦП генерального директора на компьютер, компания должна направить в ПФР «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР».

Если отчетность будет подписываться не генеральным директором, а другим лицом, наделенным правом подписи, то дополнительно в ПФР надо направить «Уведомление о предоставлении полномочий представителя».

Эти заявления обычно обрабатываются в течение суток, после чего предприятие может осуществлять электронный документооборот с ПФР.

Стоит отметить, что если в компании меняется ЭЦП генерального директора (перевыпуск или выпуск новой электронной подписи через другой удостоверяющий центр), то в ПФР надо будет направить новое заявление.

Также, для электронного документооборота рекомендуется заключить соглашение с территориальным органом ПФР. Образец документа вы можете скачать с нашего сайта:

«Соглашение ЭДО с ПФР» Скачать соглашение об электронном документообороте с ПФР

Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет

В любой программе есть свои плюсы и минусы, и электронный документооборот – не исключение.

К плюсам можно отнести:

1. быстроту отправки отчетов;
2. возможность исправления;
3. удобства предоставления отчета;
4. отсутствие бумажных архивов.

Направляя отчет в ПФР, уже через несколько минут он будет принят системой регистрации – то есть, организациям не приходится заранее отправлять отчеты.

Кроме этого, отчет будет проверен в течение 2-3 часов и от Пенсионного фонда придет ответ: положительный или отрицательный протокол.

Следовательно, используя электронный документооборот, компания выигрывает в скорости обработки и принятия документов.

Второй положительный момент – это возможность быстрого исправления допущенных ошибок. Если организация обнаружит недостоверную информацию в отчете, то, несмотря на его принятие Пенсионным фондом, можно сразу же вести корректировку. Причем отредактировать отчет можно неограниченное число раз.

Получив от ПФР отрицательный протокол о принятии отчета можно предоставить уточненный расчет в течение получаса. То есть, не надо будет ждать несколько дней для получения ответа от Пенсионного фонда и факта подтверждения по уточненному отчету.

Никто не станет отрицать, что сдавать отчеты проще через интернет. Например, если у организации подключена онлайн-версия электронной отчетности, то специалист может зайти в программу с любого компьютера, заполнив логин и пароль: как с рабочего места, так и из дома (если сотрудник находится на больничном или работает на удаленке).

Также не стоит забывать и о том, что большинство компаний просит задерживаться на работе своих бухгалтеров в период отчетности, особенно годовой. При наличии возможности составлять отчеты из любого места, бухгалтер может работать из дома, а не задерживаться на рабочем месте.

Ну и конечно же, при сдаче отчетности через интернет, не надо будет стоять в очередях в отделении Пенсионного фонда или на Почте России, что тоже экономит время.

Последний значимый «плюс», о котором бы хотелось сказать – отсутствие бумажного архива.

Поскольку отчеты должны сохраняться в фирме от 3 до 5 лет в зависимости от вида самой отчетности, а некоторые – и до 75 лет (персонифицированный учет).

Понятное дело, что за такой промежуток времени в организации скопиться столько бумажек, что придется выделять место под архив. А если потребуется найти тот или иной документ, то придется перебрать много папок.

С этой точки зрения электронный документооборот с ПФР намного выгоднее, чем бумажный. Все отчеты можно хранить на жестком диске или на сервере, что занимает меньше места.

Есть еще один очевидный положительный момент, который не все замечают. Подключить электронную отчетность намного дешевле, чем сдавать отчеты другим способом. К примеру, в год компания представляет в ПФР как минимум 12 отчетов.

К этому количеству можно прибавить еще около 5 отчетов, так как на предприятии периодически производятся кадровые перестановки. То есть 17 отчетов.

Цена отправки одного заказного письма с уведомлением примерно 130 рублей, а если направлять отчет ценным письмом с описью вложения и уведомлением (как положено), то это будет стоить не менее 250 рублей.

Следовательно, только на сдачу отчетности в ПФР организация заплатит от 2 000 до 4 000 рублей. И это если не брать в расчет отчетность в другие ведомства. А стоимость программы электронной отчетности – от 5 000 рублей в год.

Да, можно отвозить отчеты в ПФР самостоятельно, но на это уйдет много времени, да и стоимость проезда тоже надо оплачивать.

Какие есть минусы?

Но кроме «плюсов», есть и «минусы» электронного документооборота с Пенсионным фондом.

К отрицательным моментам можно отнести:

1. зависимость от доступа в интернет;
2. обязательность технического оборудования и программного обеспечения;
3. электронный формат.

В большинстве случаев все компании скажут, что вышеперечисленные негативные моменты минимальны. Но все же они присутствуют.

Итак, во-первых, предприятия, которые осуществляют электронный документооборот, полностью зависят от наличия интернета.

Если вдруг в компании «забудут» своевременно оплатить доступ к сети, на линии будут проводиться технические или восстановительные работы, то направить отчет в ПФР не получится. Хотя в данном случае можно временно воспользоваться и мобильным интернетом.

Но все же прямая зависимость от интернета – это явно отрицательный момент при использовании электронного документооборота с Пенсионным фондом.

Также нельзя не отметить и тот факт, что установить программу электронной отчетности на устаревшем программном обеспечении практически невозможно.

Точнее саму программу установить можно (или войти в личный кабинет), но вот плагины могут не пропустить электронную подпись.

То есть программное обеспечение будет периодически обновляться в соответствии с новым ГОСТами, и со временем придется покупать новый компьютер или новое дорогое программное обеспечение.

Ну и конечно же – документы существуют только в электронном виде. Сотрудник компании на свое усмотрение может распечатывать все отчеты и Протоколы принятия, но это не обязательно. В настоящее время большинство документов перешли в формат электронных, но страх перед тем, что документы могут потеряться, например, из-за сбоя, никто не отменяет.

Так как российское законодательство пока разрешает некоторым компаниям направлять отчеты в ПФР на бумаге, то руководители могут выбирать, использовать электронный документооборот или нет. Но если у нас в стране введут обязанность, то независимо от желания и предубеждений, организациям все равно придется переходить на новый формат работы с Пенсионным фондом.

Что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, бланк и образец заявления на подключение

Организации и индивидуальные предприниматели в процессе своей хозяйственной деятельности регулярно взаимодействуют с различными государственными органами. Это в полной мере относится к работе с Пенсионным фондом России (ПФР). Объем взаимодействия в данном случае напрямую зависит от количества занятых сотрудников.

Ранее все необходимые отчеты и документы подавались в ПФР в бумажном виде с практически обязательным посещением отделения внебюджетного фонда сотрудниками бухгалтерии.

Однако на сегодняшний день такая необходимость практически отпала, поскольку существует возможность наладить электронный документооборот между организацией и Пенсионным фондом, что крайне удобно как для работников бухгалтерии, так и для сотрудников самого ПФР.

В статье расскажем, что такое соглашение об электронном документообороте с ПФР, как выглядит бланк документа и как можно оформить его.

Общая информация

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2020 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте.

 Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Полезно также почитать: Электронные услуги ПФР

Как оформить соглашение

Порядок подключения к дистанционному документообороту устанавливается в соответствии с регламентом.

Так, в первую очередь, направляется заявление о подключении к электронному документообороту. Его форму можно скачать на сайте Пенсионного фонда.

В заявление необходимо внести следующие сведения:

• наименование органа, куда подается заявление;
• дату, с которой планируется подключение к системе электронного документооборота;
• наименование, ИНН, КПП страхователя, а также его номер в системе;
• информацию о банке, в котором у страхователя открыт расчетный счет;
• среднесписочную численность сотрудников.

В специальном поле указывается информация об удостоверяющем центре, посредством обеспечения которого и будет осуществляться документооборот:

• наименование центра;
• юридический адрес;
• наименование средства криптозащиты информации (данные сведения можно получить у сотрудников удостоверяющего центра).

Справка! Перечень удостоверяющих центров ограничен. Перед заключением договора на обслуживание с каким-либо из них необходимо уточнить, возможна ли подача отчетности в Пенсионный фонд, используя его техническое обеспечение. Кроме этого, сведения об аккредитации удостоверяющего центра можно получить на сайте Минкомсвязи РФ.

Заявление удостоверяется подписью руководителя и печатью страхователя, после чего подается в Пенсионный фонд в трех экземплярах.

Кроме этого, необходимо заполнить и само соглашение. В нем в обязательном порядке прописывается дата и место его заключения. Кроме этого, указывается наименование органа фонда и организации, которая планирует вести электронный документооборот с внебюджетным фондом.

Соглашение представляет собой текстовый документ, каждая страница которого подписывается его сторонами. Раздел «Юридические адреса и реквизиты сторон» требует внимательности при его заполнении.

Так, страхователь вносит следующие сведения о себе:

• наименование;
• адрес;
• телефон (факс при наличии);
• наименование банка обслуживания;
• расчетный счет в банке обслуживания;
• регистрационный номер;
• ИНН/КПП.

После этого соглашение подписывается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Подпись заверяется печатью.

• Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из его сторон.
• После направления бумаг следует ожидать подписания их со стороны Пенсионного фонда.
• Пенсионный фонд вправе оставить заявление без удовлетворения в случае наличия ошибок в подаваемых документах или если Договор заключен с удостоверяющим центром, у которого отсутствует аккредитация.
• Как только организация получила подписанный представителем ПФР экземпляр соглашения можно начинать настройку программного обеспечения для осуществления документооборота.
• Если организация решила сменить удостоверяющий центр, то об этом необходимо проинформировать внебюджетный фонд, который предложит перезаключить соответствующее соглашение.
• Образец заявление в ПФР о подключении к электронному документообороту:

Скачать бланк соглашения с ПФР об электронном документообороте

После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.

Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации.

Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП.

Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.

Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.

При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.

В данной системе реализованы следующие возможности:

• подача отчетов по установленным формам;
• оформление пенсии сотрудникам;
• отправка писем в ПФР;
• сверка данных с ПФР.

Важно! После заключения соглашения для начала работы со СБИС необходимо добавить сведения о документе в систему. К ним относятся дата заключения соглашения и его номер. При невыполнении данного условия система не сможет отправить документы в ПФР.

Важная информация об электронном документообороте в видео: 

Заключение

Чтобы оптимизировать процедуру сдачи отчетности и иных документов в Пенсионный фонд, на практике активно применяется ЭДО между ПФР и организациями.

Для получения возможности отправки электронных документов юридическому лицу или предпринимателю необходимо подать заявление и заключить соглашение с внебюджетным фондом. Только после этого станет возможен дистанционный документооборот, осуществляемый посредством соответствующих систем телекоммуникационной связи.

Как заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР

В ходе своей деятельности организации и индивидуальные предприниматели контактируют с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России. До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате.

Сегодня временные и финансовые затраты компании на взаимодействие с ведомствами можно минимизировать, перейдя на электронный документооборот.

Подробно рассмотрим порядок заключения соглашения об электронном документообороте с ПФР, бланк заявления и особенности его оформления.

Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:

• возможность отправки документации в любой момент времени;
• удобный учёт передаваемых документов;
• сохранность тайны переданных сведений;
• возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
• возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.

В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

• программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
• ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
• услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
• выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис Пенсионного фонда следует обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, чтобы оформить заявку на квалифицированный сертификат для ЭДО с ПФР.

Как организовать подключение к ЭДО с ПФР

Необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР. Для этого потребуются:

• Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
• Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
• Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Чаще всего эти обязанности возлагаются на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет документов направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения. Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по подключению к электронному документообороту подробнее.

Заявление по документообороту с ПФР

Заявление оформляется по шаблону. Заполнению подлежат следующие графы:

• Поле для наименования отделения ПФР, с которым требуется наладить обмен электронными документами.
• Раздел № 1 — заполнение информации об организации: регистрационный номер, наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, данные руководителя, контактные данные.
• Полные банковские реквизиты учреждения, количество работников организации (эта информация приводится по запросу ПФР).
• Раздел № 2 — если заявитель ИП, указываются ФИО, СНИЛС, ИНН, место регистрации и фактического проживания, контакты.
• Раздел № 3 — информация об операторе ЭДО ПФР: наименование компании, адрес, данные о применяемом СКЗИ.

Заявление на подключение страхователя к ЭДО с ПФР подписывает руководитель организации или ИП. При подаче заявления от имени компании необходимо заверить документ печатью

Соглашение по электронному документообороту

Соглашение с ПФР заполняется по типовой форме. Подключение электронного документооборота с ПФР осуществляется по договору, заключённому между страхователем в лице конкретного отделения Пенсионного фонда России и абонентом системы в лице организации или ИП. В документе имеются следующие положения:

• предмет (осуществление электронного документооборота с подробным описанием технологии его осуществления);
• технические условия (приобретение, установка и обеспечение работоспособности ПО и СКЗИ для корректной работы в системе за счёт абонента);
• порядок осуществления обмена электронными документами;
• права и обязанности сторон;
• ответственность сторон;
• порядок смены ключей шифрования и электронной подписи;
• срок действия договора;
• дополнительные условия;
• реквизиты сторон.

В верхней части документа указываются полные наименования территориального фонда ПФР и организации:

• наименование компании;
• должность и ФИО директора;
• регистрационный номер организации;
• нормативный документ, который регламентирует деятельность компании.

В конце документа указываются реквизиты сторон. Важно внимательно отнестись к заполнению договора. Любые неточности приведут к возврату бумаги для её доработки. В этой ситуации дата подключения абонента к системе будет отложена.

Подача документов по цифровому документообороту

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

• поданные документы содержат ошибки и неточности;
• удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить электронный документооборот через систему оператора ЭДО (СЭД).

Подключитесь к Астрал.ЭДО, чтобы организовать документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами. Сервис снабжён набором функций, которые помогут быстро создать и отправить документ, укажут на ошибки в документе в случае их обнаружения. Пользователям 1С будет удобнее подключиться к 1С-ЭДО, который позволяет обмениваться документами без необходимости устанавливать дополнительное ПО. Оба сервиса поддерживают роуминг — технологию, благодаря которой можно взаимодействовать с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО. 1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР | СБИС Помощь

Отчетность через интернет

Чтобы организация могла отправлять отчеты в Пенсионный фонд, заполните и представьте в госорган документы. Они зависят от региона и от того, как вы сдаете отчетность — напрямую или через представителя.

После того как вы заключите соглашение с ПФР, укажите его дату и номер в СБИС (кроме страхователей из Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей — им не нужно заполнять сведения о соглашении).

1. Перейдите в раздел «Отчетность/Куда и что сдавать» или «Учет/Отчетность/Куда и что сдавать» (в зависимости от конфигурации).
2. В фильтре выберите отчитывающуюся организацию.
3. Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение Пенсионного фонда, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.
   • Если ПФ еще не добавлен — нажмите и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужное отделение Пенсионного фонда;
   • Если ПФ добавлен — в строке с названием отделения Пенсионного фонда перейдите по ссылке «Укажите соглашение». Введите номер и дату соглашения. Сохраните изменения.

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

Права и роли

1. Перейдите на вкладку «Куда и что сдавать».
2. В фильтре выберите отчитывающуюся организацию.
3. Добавьте сведения о соглашении. Порядок действий зависит от того, добавлено ли в СБИС отделение Пенсионного фонда, в которое вы собираетесь отправлять отчеты.
   • Если ПФ еще не добавлен — нажмите и выберите «Инспекция ПФ». Укажите номер и дату соглашения. Выберите нужное отделение Пенсионного фонда;
   • Если ПФ добавлен — в строке с названием отделения Пенсионного фонда перейдите по ссылке «Укажите соглашение». Введите номер и дату соглашения. Сохраните изменения.

Любой тариф сервиса «Отчетность через интернет».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Подключение к электронному документообороту с ПФР

Главная|Формы и бланки|Система электронного документа оборота ПФР

Один из вариантов отправки документации по защищенным каналам — это заключить с ПФР договор на электронный документооборот.

Для этого необходимо подписать заявление и соглашение об электронном документообороте. Данные документы необходима представьте в территориальное отделение по месту нахождения организации.

Скачать образцы данных документов Вы можете на нашем сайте. 

• Соглашение об обмене электронными документами с ПФР
• Заявление на подключение к электронному документообороту с ПФР
• Электронный документооборот является прогрессивной и перспективной системой передачи данных:
• — Система обеспечивает высокую достоверность и надежность учета и контроля потока документов, гарантированное соблюдение конфиденциальности передаваемой информации;
• — Система позволяет направлять отчетность с рабочего места страхователя в любой день, в любое время суток;
• — Система позволяет оперативно исправлять ошибки, обнаруженные органами ПФР в представленных документах, с рабочего места страхователя неоднократно за один день;
• — Для бухгалтера отпадает необходимость посещения территориального органа ПФР;
• — При отправке отчетности страхователь получает электронную информацию о результатах приема отчетности;
• — Открывается возможность создания на предприятии электронных архивов всего документооборота с территориальным органом ПФР.
• Вопрос о возможности и порядке представления информации в электронной форме решается территориальным органом Пенсионного фонда совместно с конкретным страхователем и оформляется «Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота».
• 1 . Что необходимо для представления отчетности в Управление ПФР в электронном виде с электронной подписью (далее ЭП):
• — программное обеспечение для создания отчетов в установленных форматах;
• — криптографическое программное обеспечение с реализацией необходимых функций ЭП и шифрования (выработка криптографических ключей, подписание и проверка ЭП на уровне файла, шифрование данных). Данные функции реализуются программным обеспечением, относящимся к категории средств криптографической защиты информации (далее — СКЗИ), и которое при использовании в системе электронного документооборота (далее — СЭД) ПФР должно иметь сертификат ФСБ;
• — услуги удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей ЭП в СЭД ПФР;
• — проведение организационных мер: назначение ответственного лица за организацию использования СКЗИ, оборудование и защита от несанкционированного доступа рабочего места, магнитных носителей криптографических ключей, архивов электронных документов;
• — Заключение «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с районным Управлением ПФР.
• В этих целях потребуется:
• * Обратиться в удостоверяющий центр, выбрать необходимый Вам пакет услуг, получить форму заявки (на изготовление сертификата ключа подписи руководителю), иную документацию.
• * Обратиться в районное Управление ПФР с оформленной заявкой для её согласования и заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».
• * По готовности к началу работы осуществить тестовый обмен сообщениями с Управлением ПФР.

 2. Особенности электронного документооборота в ПФР.

— Сведения индивидуального (персонифицированного) учета, представляемые в Управление ПФР, относятся к категории персональных данных. Их подготовка, пересылка и обработка осуществляется в соответствии с действующим законодательством о защите персональных данных.

— Для представления отчета в Управление ПФР требуется одна ЭП — руководителя организации.

— В соответствии с требованиями федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ использование ЭП лицом, не являющимся её владельцем, недопустимо. Такие действия влекут утрату юридического значения подписанного документа, перевод криптографических ключей в разряд скомпрометированных и отзыв соответствующего сертификата.

Подключение к электронному документообороту с ПФР | Как подключиться к ЭДО с ПФР

Работодатель должен регулярно подавать сведения о стаже и трудовой деятельности своих сотрудников в ПФР.

Отправлять отчетность в ПФР в электронном виде необходимо, если численность застрахованных работников — 25 человек и более. По желанию наладить ЭДО с ПФР можно при любом количестве сотрудников.

ПФР рекомендует переходить на ЭДО и сообщает на своем сайте, что на электронное взаимодействие переведено 80 % страхователей.

Чтобы начать взаимодействовать с Пенсионным фондом онлайн, нужно подключиться к системе электронного документооборота ПФР. Как зарегистрироваться в ней и как представлять сведения персонифицированного учета через интернет, описано в Постановлении Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178п.

Порядок подключения к ЭДО с ПФР

Для регистрации в информационной системе электронного документооборота с ПФР нужно заполнить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту по форме ЗПЭД. Следуйте инструкции:

1.  Войдите в сервис, с помощью которого сдаете электронную отчетность, например, Контур.Экстерн.
2. Найдите в меню раздел, относящийся к регистрации в ПФР.
3. Заполните заявление (ЗПЭД).
4. Руководитель организации-страхователя должен подписать заявление квалифицированной электронной подписью.
5. Отправьте информацию в ПФР.

В сервисе для сдачи отчетности вы сможете отследить статус, когда ПФР примет заявление.

Заново заполнять ЗПЭД нужно, если у организации сменится регистрационный номер страхователя. Также новое заявление понадобится в случае, когда организация переходит к другому оператору услуг.

Что необходимо предоставить для подключения к ЭДО с ПФР

Кроме подачи заявления по форме ЗПЭД, в некоторых регионах России необходимо заключать соглашение об обмене электронными документами в системе ЭДО ПФР по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Чтобы узнать, требуется ли вам оформлять соглашение с ПФР, обратитесь в управление по месту учета или изучите информацию на сайте регионального управления. 

Когда в ответ на заявление вы получите положительный протокол от ПФР, можно отправлять СЗВ-ТД. Для отправки других форм заполните и отправьте в ПФР регистрационные данные в сервисе для сдачи отчетности.

Проверьте регистрационную информацию, заполните недостающие сведения и отправьте в ПФР. Для этого снова понадобится подпись руководителя организации.

Сразу после отправки регистрационной информации можно отправлять электронную отчетность.

• При смене квалифицированного сертификата электронной подписи или изменении других данных нужно заново заполнить форму регистрационной информации и отправить в ПФР.
• Описанный выше способ подходит, если вам удобнее подключиться к ЭДО с ПФР онлайн, без посещения территориального управления. 
• Если у вас нет усиленной квалифицированной подписи и отчетность сдает уполномоченный представитель, вы можете заполнить заявление и соглашение на бумаге и лично передать документы в ПФР. Скачайте образцы:
• Для заполнения заявления понадобятся данные:

• реквизиты организации,
• среднесписочная численность сотрудников,
• сведения об операторе услуг,
• сведения об уполномоченном представителе, если он сдает отчетность.

В соглашении по ЭДО с ПФР нужно указать полное наименование организации-страхователя, реквизиты и регистрационный номер в территориальных органах ПФР. Соглашение закрепляет порядок обмена электронными документами с ПФР, также в соглашении прописаны технические условия ЭДО, ответственность сторон, срок действия и правила расторжения соглашения.

Подключиться к системе ЭДО Диадок

Электронная подпись для ЭДО с ПФР

Для электронного документооборота с Пенсионным фондом России понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Такой же вид электронной подписи применяется для ЭДО с контрагентами и для сдачи налоговой отчетности.

Проверьте, есть ли усиленная квалифицированная электронная подпись у руководителя. Если отправлять отчетность будет бухгалтер или другой сотрудник, то ему понадобятся электронная подпись и доверенность от руководителя.

Для выпуска подписи нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.

Электронная подпись заменяет собственноручную и позволяет обмениваться документами без бумаг.

Использование электронной подписи придает юридическую значимость документообороту и гарантирует неизменность информации с момента подписания.

Благодаря технологиям шифрования электронные документы безопасно передавать — даже если электронную отчетность кто-то перехватит, то не сможет увидеть ее содержание.

Подача документов по цифровому документообороту

После того, как вы подключились к ЭДО с ПФР, можете представлять отчетность в электронном виде. Для этого понадобится специальный сервис, например, Контур.Экстерн. Диадок не подходит для передачи отчетности в контролирующие органы. Но из Диадока можно выгружать документы по требованию контролирующих органов и передавать через тот же самый сервис для сдачи отчетности.

После отправки электронной отчетности страхователь получит квитанцию о доставке документов из управления ПФР. Если допущены ошибки, то они будут указаны в квитанции. Недочеты нужно устранить и снова отправить в ПФР электронную отчетность.

Услуги страхователям предоставляют (список организаций)

Передавать отчетность онлайн разрешено только через операторов услуг, с которыми у территориальных органов ПФР заключены соглашения. Найти список организаций можно на сайте ПФР. Для этого выберите свой регион и найдите раздел, который относится к электронному документообороту с ПФР.

Сайт ПФР: «Электронный документооборот»

Образцы соглашения и заявления об ЭДО с ПФР, правила подключения к электронному документообороту с ведомством и другую полезную информацию вы можете найти на официальном сайте Пенсионного фонда России. Для этого нужно выбрать вкладку «Работодателям» и перейти в раздел «Электронный документооборот».

Новости для страхователей, шаблоны документов, список операторов услуг вы найдете на сайте ПФР, если выберете свой регион.

Особенности для страхователей из разных регионов

В некоторых регионах содержание документов и схема подключения к ЭДО отличаются от стандартного порядка, который мы описали выше. Подробную инструкцию, как перейти на ЭДО с ПФР, и шаблоны документов вы найдете на сайте Пенсионного фонда в разделе своего регионального отделения.

Преимущества электронного взаимодействия с ПФР

При переходе на ЭДО с ПФР организации получают те же выгоды, что и при безбумажном документообороте с контрагентами. Компании экономят время сотрудников и сокращают финансовые издержки. Передавать отчетность через интернет удобнее, чем на бумаге. Для сдачи электронной отчетности не нужно никуда ехать, перепечатывать бумаги в случае ошибки и организовывать архивное хранение.

Основные преимущества электронного взаимодействия с ПФР — это автоматизация процессов, снижение затрат, оперативность при исправлении неточностей.

• В сервисе для сдачи отчетности всегда актуальные формы документов — не нужно самостоятельно искать действующие бланки.
• Подсказки системы и проверка на ошибки помогают сдавать отчетность в ПФР с первого раза.
• Передавать электронную отчетность можно в любое удобное время.
• Документы в электронном виде не теряются.
• Если специалисты ПФР нашли ошибки в документах, в системе их можно оперативно исправить.
• Рутинных операций становится меньше — высвобождается время сотрудников, и их ресурс можно направить на выполнение других задач.
• Организация снижает затраты на бумажный документооборот: экономит на бумаге, расходных материалах, обслуживании принтеров, доставке и содержании архива.

Ответственность страхователя

За нарушение порядка представления сведений в ПФР предусмотрен Штраф в размере 1 000 рублей, Федеральный Закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Отключение от ЭДО с ПФР

Чтобы прекратить электронное взаимодействие с Пенсионным фондом России, страхователю нужно отправить в электронном виде документ «Заявление на отключение от системы электронного документооборота ПФР».

На его рассмотрение отводится два рабочих дня. Затем страхователь получит уведомление о том, что его заявление принято.

Заявление на отключение (ЗОЭД), как и заявление на подключение (ЗПЭД), формируется в системе электронной отчетности.

Подключитесь к Диадоку и используйте все возможности ЭДО. Мгновенно обменивайтесь с контрагентами документами, бесплатно и бессрочно храните их в Диадоке, экономьте на печати и доставке

А если вам нужен только ЭДО с ПФР — оставьте заявку на Контур.Экстерн