Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?

Дата статьи: 30.07.2019

Дайджест DIRECTUM. 80% СЃРѕС‚СЂСѓРґРЅРёРєРѕРІ РІ Р Р¤ переведут РЅР° СЌР»РµРєС‚ронный документооборот
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
Артем Пермяков R&D-директор DIRECTUM
Министерство труда готовится Рє Р±РµСЃРїСЂРµС†РµРґРµРЅС‚ным РїРѕ РјР°СЃС€С‚абам изменениям: РІ 2020 РіРѕРґСѓ начнется массовый переход РЅР° СЌР»РµРєС‚ронный кадровый документооборот. РџРѕ РѕС†РµРЅРєР°Рј экспертов, РѕРЅ Р·Р°С‚ронет 60 РјР»РЅ работающих СЂРѕСЃСЃРёСЏРЅ. Большинство трудовых книжек станут цифровыми, Р° РѕС„ормление заявлений Рё РґСЂСѓРіРёС… документов РІ СЌР»РµРєС‚СЂРѕРЅРЅРѕРј РІРёРґРµ упростится. Что можно перевести РІ «С†РёС„СЂСѓ» уже сейчас Рё РєР°РєРёРјРё РјРѕРіСѓС‚ быть шаги Рє С‚рансформации кадровых процессов, РїРѕРіРѕРІРѕСЂРёРј РІ СЌС‚РѕРј дайджесте.
Кадровое делопроизводство: переходный период
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
«HR-процессы» — ещё РѕРґРёРЅ шаг Рє digital-предприятию
РќРѕРІРѕРµ решение поможет постепенно перевести кадровый документооборот РІ СЌР»РµРєС‚ронный РІРёРґ, сохраняя возможность работы СЃ Р±СѓРјР°Р¶РЅС‹РјРё документами. Снижается трудоемкость HR-процедур Рё СЃРѕРєСЂР°С‰Р°СЋС‚СЃСЏ затраты РЅР° РїРµС‡Р°С‚СЊ, хранение Рё С‚ранспортировку документов.
Чат-боты Рё РјР°С€РёРЅРЅРѕРµ обучение РЅР° СЃР»СѓР¶Р±Рµ HR
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
Менее 3% HR-специалистов используют интеллектуальные инструменты
Р’ РёСЃСЃР»РµРґРѕРІР°РЅРёРё SAP Рё Deloitte приняли участие около 500 человек РёР· 434 СЂРѕСЃСЃРёР№СЃРєРёС… компаний. Самыми «С†РёС„ровыми» оказались организации, РіРґРµ работают более 10 С‚ысяч человек. Чат-боты РІ РєР°РґСЂРѕРІРѕРј делопроизводстве используют уже 4% компаний, Р° 6% применяют РёС… РґР»СЏ РїРѕРґР±РѕСЂР° персонала.
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
Как искусственный интеллект применяется РІ HR-менеджменте
Новые технологии помогают сохранить ценных сотрудников, упростить адаптацию новичков Рё РѕСЂРіР°РЅРёР·РѕРІР°С‚СЊ отработку практических навыков РІ РЅРµСЃС‚андартных ситуациях. Виталий Астраханцев, руководитель проектов развития бизнеса компании DIRECTUM, поделился СЃ РїРѕСЂС‚алом E-xecutive мнением РѕР± РёСЃРєСѓСЃСЃС‚венном интеллекте РІ HR.
Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?
Р�нтеллектуальный РїРѕРёСЃРє РІ HR-процессах. РљРѕРіРґР° Рё РіРґРµ нужен?
Умный РїРѕРёСЃРє РІ РєРѕСЂРїРѕСЂР°С‚РёРІРЅРѕР№ системе поможет найти подходящих кандидатов или облегчить обучение сотрудников, которые ищут документы РІ Р±Р°Р·Рµ знаний. Светлана Гржещук, аналитик DIRECTUM, выбрала актуальные ситуации, РіРґРµ точно пригодится интеллектуальный РїРѕРёСЃРє.

Электронное кадровое делопроизводство, или Как работать с документами по-новому

В России идет эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство. Давайте разбираться, какие плюсы и минусы от перехода в «цифру» для российских компаний

Эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство (ЭКДП) проводится в рамках Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ.

Срок проведения эксперимента: 5 мая 2020 — 31 марта 2021.

Эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова рассказывает о целях и задачах проекта, а также об условиях участия и подготовительных мероприятиях.

Электронный документооборот в кадрах: о переходе

Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?

Кто может присоединиться к эксперименту по переходу на электронный кадровый документооборот?

— Участие в эксперименте — добровольная процедура, присоединиться может любая организация. Для этого надо подать заявление до 1 декабря 2020 года. А вот дату, когда организация примкнет к проекту, каждый работодатель определяет самостоятельно.

Выйти из участия в эксперименте можно в любой момент, направив заявление.

Важно: в эксперименте не могут участвовать дистанционные работники и работники, направляемые временно работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Какие предусмотрены этапы перехода к пилотному проекту по применению ЭКДП?

— Прежде чем подавать заявление в Минтруд, необходимо выполнить перечень обязательных подготовительных мероприятий.

Действия работодателя:

  • Утвердите перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
  • Определите структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
  • Уведомите каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента не позднее чем за один месяц до даты его начала. Важно: расскажите работнику о его праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие. В результате от каждого работника вы получите соответствующее заявление. Будьте готовы к тому, что внутри одного структурного подразделения мнения могут разделиться. Помните, соглашаться или нет на эксперимент — личное право работника.
  • Сформируйте и утвердите список работников, которые написали заявления в пользу участия в эксперименте.
  • Разработайте и примите необходимые локальные нормативные акты. Это может быть, например, положение о порядке проведения эксперимента, положение о видах электронных подписей и порядке их использования работодателем и работником (учитывайте при этом положения ч. 2 и 3 ст. 7 Закона № 122-ФЗ). А также локальный нормативный акт, регламентирующий порядок обработки электронных документов, содержащих персональные данные работников. Рекомендация: информацию о том, что работодателю необходимо отражать в локальных нормативных актах, смотрите в п. 22 Приказа Минтруда России от 14.05.2020 № 240н.
  • Ознакомьте работников под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
  • При необходимости подготовьте и обсудите изменения в коллективные договоры с уполномоченными представителями работников.

После выполнения перечисленных действий можно подавать заявление на участие в эксперименте в Минтруд.

Вести кадровое делопроизводство одновременно в бумажном и электронном виде сложно?

— Нет, здесь главное отслеживать, от каких работников получали согласие на ведение делопроизводства в электронном виде, а от каких нет. Дополнительно контролируйте этот вопрос, чтобы не допустить нарушений в оформлении трудовых отношений.

Эксперимент привязан к какой-либо определенной информационной системе?

— Теоретически у организаций есть выбор: работать в информационной системе «Работа в России» или при помощи своей электронной площадки. Но на практике собственную систему придется адаптировать для использования и хранения электронных кадровых документов, необходимо будет обеспечить возможность ее взаимодействия с «Работой в России».

Важно: работники имеют право в письменном заявлении сообщить о желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Появятся особенности хранения документов при переводе их в цифровой формат?

— Если работодатель использует свою информационную систему, то обязанности по хранению документов возлагаются на него. Порядок хранения должен быть определен в локальном нормативном акте работодателя. Дополнительно это условие должно быть продублировано в трудовом договоре с работником, который выразил желание присоединиться к эксперименту.

Онлайн-курсы для кадровиков

Повышение квалификации и профпереподготовка. Дипломы, удостоверения в Контур.Школе

Посмотреть программы

Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Если будет использоваться система «Работа в России», то обязанности по сохранности документов возлагаются на оператора системы «Работа в России».

Работать в системе «Работа в России» для работодателя менее рискованно, нежели в своей собственной?

— Вопрос неоднозначный. С одной стороны, да. С другой стороны, размещение документов в системе «Работа в России» может повлечь дополнительный надзор и контроль со стороны контролирующих органов. Одно из направлений развития электронного кадрового делопроизводства — автоматизация контрольно-надзорных мероприятий, возможность вести их также в электронном виде.

В цифровой формат надо перенести все кадровые документы?

— Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно. Кто-то ограничит комплект, а кто-то захочет перевести в электронный формат все документы, которые оформляют при трудовых отношениях. 

Исключение: трудовая книжка не участвует в эксперименте. Это связано с тем, что вопросы ее ведения и перехода на формат предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ регулирует Трудовой кодекс и Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Как подписывать электронные кадровые документы?

— Способ подписания документов работодатель устанавливает самостоятельно. Есть нюанс относительно подписи при заключении трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений.

При использовании информационной системы работодателя необходимо:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя;
  • со стороны работника — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифированная электронная подпись;

При использовании системы «Работа в России»:

  • со стороны работника достаточно простой электронной подписи.

​Можно ли сказать, что электронный кадровый документооборот облегчит работу отдела кадров?

— Ответ на вопрос зависит от количества работников, согласившихся участвовать в эксперименте. Может получиться, что в рамках одного структурного подразделения мнения работников разделятся:

  • будут те, кто откажутся от присоединения к эксперименту, и по ним мы продолжим оформлять документы по прежним правилам;
  • и будут те, кто согласятся.

В целом участие в проекте позволит легче ознакамливать с документами, подписывать их в тех случаях, когда закон устанавливает правила о наличии подписи работника или письменной формы, а роспись по ряду причин невозможно получить, например как в период режима повышенной готовности при соблюдении режима самоизоляции.

На кого будут возложены расходы по ведению электронных документов? Кто должен оплачивать расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника?

— Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника несет работодатель (ч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ).

Это дорого для работодателя?

Сертификат ЭП

Получить или продлить в УЦ СКБ Контур

Подробнее

— Это будет зависеть от стоимости информационной системы, в которой будут храниться электронные документы.

Самая большая статья расходов — получение усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи. В среднем ее цена составляет 3 000 руб., и она выдается на определенный срок, например год, потом ее снова нужно продлевать.

Какие плюсы участия в эксперименте для работника и для работодателя?

— Из очевидных плюсов: сократится бумажная волокита, станет больше места для хранения документов на бумаге, работники смогут знакомиться с документами и не приезжать в офис. Будет более гибкий формат регулирования трудовых отношений, не зависящий от территориального нахождения работника и работодателя. 

Особенно выгодно ЭКДП для крупных работодателей — существенно сокращается время на подписание документов.

Какие минусы участия в эксперименте для работника и для работодателя?

— Недоверие к информационным системам, степени их защиты от хакерских атак, большие временные затраты работодателя на подготовительные этапы в части перехода на электронное кадровое делопроизводство, разработку локальных нормативных актов, с которыми также потребуется ознакомление всех работников. В случае использования собственной информационной системы у работодателя появится новая статья расходов на получение усиленных электронных подписей (квалифицированных или неквалифицированных).

Какая ответственность предусмотрена для работодателя?

— Это будет зависеть от ситуации. Есть два сценария.

  1. Работник работает в организации, которая принимает участие в эксперименте по ЭКДП: если у работодателя не будет обязательного документа, наличие которого предусмотрено трудовым законодательством, например приказа о приеме на работу, ГИТ может привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
  2. Работник уволился из организации, которая принимает участие в эксперименте: если работодатель не обеспечил сохранность документов в рамках архивного законодательства, предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ.
Читайте также:  Министерство финансов пояснило, когда можно получать двойной стандартный вычет ндфл

Для чего нам эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство?

— Эксперимент по ЭКДП позволит собрать и оценить плюсы и недостатки перехода на оформление трудовых отношений в цифровом формате.

Для организаций с большим количеством работников, особенно в случае их территориальной удаленности, эксперимент позволит быть более гибкими, мобильными, быстрыми в части решения кадровых вопросов. 

Прекрасно, что законодатели решили сначала протестировать идею на добровольцах. Это поможет учесть возникающие вопросы и проблемы при дальнейшем развитии законодательства в сфере электронного кадрового делопроизводства.

Какие ожидания у кадровиков? Как они восприняли эксперимент?

— Крупные компании с большой численностью работников положительно настроены.

Более того, еще до эксперимента они внедряли элементы кадрового делопроизводства по тем документам, по которым законодательно не установлено требование об ознакомлении работников под роспись.

Эксперимент позволит перевести в «цифру» и важнейшие документы, которые оформляются в трудовых отношениях, и по которым установлена обязанность по наличию ознакомления работников под роспись.

Экспресс-курс в Контур.Школе

Заполнение формы СЗВ‑ТД без ошибок. Практикум

Посмотреть

Малый бизнес к эксперименту относится в основном настороженно, желающих участвовать — мало. И на то есть объективные причины.

В 2020 году, как мы все знаем, кадровики еще осуществляют мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки, появились новые формы отчетности плюс работы прибавилось в части соблюдения требований санитарно-эпидемиологических норм. Времени и сил на мероприятия по переходу на электронное кадровое делопроизводство нет.

Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?

Ваше личное мнение: стоит ли участвовать в эксперименте по переходу на ЭКДП?

— Положительно отношусь к эксперименту. Большинство моих партнеров также выразили желание присоединиться к нему. Если есть возможность значительно упростить документооборот, уйти от сложных волокит с документами, то нужно использовать такую возможность.

Совет: если работодатель подумывает о присоединении к эксперименту, ему стоит поторопиться. Помимо работы с информационной системой, разработки локальных нормативных актов и решения ряда других вопросов нужно успеть уведомить работников не позднее чем за месяц о начале эксперимента. И успеть подать соответствующую заявку в Минтруд до 1 декабря 2020 года.

Переводим кадровый документооборот в «цифру». С чего начать?

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?

Переводим кадровые документы из бумаги в «цифру». С чего начать?

Для чего нужна трансформация?

Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.

Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.

Взгляд сверху

По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.

Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).

С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.

Оцифровка кадров, с чего начать?

Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:

1.     Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).

2.     Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.

Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно.

С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.

Укэп — это дорого!

Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.

В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.

Встать, суд идет

Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:

  •  суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
  • допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.

Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.

Знакомство по новой

Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.

Для этого нужно:

  • утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
  • ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
  • закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.

Положение должно включать:

  • регламент использования сотрудниками электронной почты;
  • сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
  • обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
  • пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.

Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.

Подпись. Электронная. Своя

Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.

Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.

Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.

В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.

Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:

  • зоны ответственности и порядка работы УЦ;
  • правила использования ключей;
  • условия и средства формирования и проверки;
  • порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.

В свою очередь сотрудник должен знать:

  • порядок получения ключей ЭП;
  • где ее применять;
  • какие действия в системе сформируют электронную подпись.

А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.

А проще можно?

Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.

При применении ПЭП предполагается, что:

  • это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
  • ее задача — однозначное определение подписанта;
  • есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
  • как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
  • организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.
Читайте также:  Сроки исковой давности по трудовым спорам в 2021 году

Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.

Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.

Источник: Петербургский правовой портал

Как мы переводим кадровый документооборот в цифру? Опыт Docsvision — Сервисы на vc.ru

В компании «ДоксВижн» для автоматизации работы кадровой службы, кроме классической учетной системы на базе 1С, используется платформа для электронного документооборота Docsvision.

У нас уже полноценно настроены процессы, связанные с оформлением командировок, и полным ходом идёт автоматизация работы с отпусками.

По данным исследования компании Deloitte, мы выбрали самую популярную функциональность для перевода на КЭДО (кадровый электронный документооборот).

{«id»:184721,»gtm»:null}

Например, перевод процесса оформления командировок в электронный вид уменьшил объем документов для согласования.

Теперь с одной заявкой на командировку работают кадры и бухгалтерия, а также секретарь, ответственный за покупку билетов и бронирования гостиниц. Раньше в процессе участвовало два заявления.

Дополнительно система сама проверяет корректные даты оформления командировки с учетом времени в дороге, о котором часто забывают сами сотрудники, отправляющиеся в командировки.

Аналогично уменьшился объем документов, которые мы согласуем в процессе оформления отпусков, с двух до одного.

Также мы настроили автоматические оповещения из системы, поэтому наша кадровая служба больше не делает ручные рассылки уведомлений о начале формирования графика отпусков или о предстоящем уже согласованном отпуске.

Получается, что с системой кадрового электронного документооборота на базе платформы Docsvision мы значительно экономим время в работе с кадрами, упростился контроль каждого процесса и снижена вероятность ошибок. И что не менее важно — счастлив наш отдел по работе с персоналом.

Результаты перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Перевод кадровых процессов в цифру мы начали с базового описания процессов и документов, которые используем в компании в различных ситуациях и задачах. То есть вначале мы составили список наших процессов, а потом описали каждый, указывая документы и сотрудников, участвующих в процессе.

Например, вот так выглядел процесс согласования командировки в организации до перехода на КЭДО

В нашей компании часто говорят, что полный переход на электронный документооборот затруднен не столько законом, сколько привычкой и неуверенностью руководства в юридической значимости электронных документов. Чтобы быть объективными, мы взяли список документов, которые составили на предыдущем шаге, и проанализировали каждый на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

  1. Законодательно перевод в электронную форму* Разрешен* Точно не указано

    * Запрещен

  2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись* Нет, не указано* Прямо не указано

    * Да, требуется

  3. Требования к срокам хранения* Менее 10 лет* Более 10 лет

    * Постоянно

  4. Требования к подписи* Простая электронная подпись* Неквалифицированная электронная подпись

    * Квалифицированная электронная подпись или собственноручная

  5. Судебная практика* Положительная для работодателя* Есть как положительная, так и негативная

    * Судебная практика отсутствует

  6. Требование предоставлять документ в сторонние организации* Отсутствует* Предоставляется в электронном виде* Предоставляется в бумажном виде

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Разделили операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

  1. Низкий риск перевода к КЭДО – документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
  2. Умеренный риск при переводе к КЭДО – группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
  3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.

Теперь осталось разобраться, как и кто будет подписывать документы, связанные с кадровыми процессами, подготовить соответствующие регламенты и новые правила.

Когда мы определились, какие документы мы готовы перевести в электронный вид, то по возможности постарались избавиться от дублирования данных.

Например, нет смысла сотруднику писать отдельно менеджеру по персоналу и секретарю, ответственному за подбор билетов и гостиниц, о предстоящей командировке.

Поэтому по возможности мы упростили процессы согласования и утверждения документов, отказались от нескольких версий документов, если это допускали регламенты.

75% кадровых документов уже можно переводить в электронный вид при должной нормативной подготовке.

В дальнейшем мы планируем отказаться от включения лишней информации в документах, чтобы максимально использовать типовые версии и автоматизировать их обработку.

В нашей компании не было вопроса выбора системы для автоматизации кадрового документооборота. Для организации делопроизводства мы уже давно используем платформу Docsvision, куда легко добавили новые процессы.

Система кадрового учёта не позволяет организовать длительное хранение документов и создать архив.

Такими функциями обладают ECM/BPM-системы, в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

Вот так изменился процесс согласования командировки в организации с переходом на КЭДО

Важно, что нам не пришлось внедрять дополнительное решение, а мы смогли настроить текущую систему. Мы посчитали верным иметь гибкую систему для кадрового документооборота, поскольку изменения в законодательных и нормативных актах будут влиять на уже сложившиеся порядки внутри компании и потребуют нашей адаптации.

75% кадровых документов уже можно переводить в электронный вид при должной нормативной подготовке. Она включает в себя такую документацию:

  • Положение об электронном документообороте.
  • Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
  • Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
  • Регламент по использованию электронной подписи.

Наличие в компании соответствующей нормативной документации о переходе на КЭДО позволит минимизировать риски в судебных спорах, если они возникнут.

Несмотря на то, что мы еще находимся в середине пути по переводу кадровых документов в электронный вид, даже первые результаты оказываются позитивными, поскольку реально упрощается работа кадровой службы и появляется больше возможности для интересных и актуальных задач. Для тех, кто еще сомневается в необходимости перевода документов в цифру или боится, хочется напомнить: «дорогу осилит идущий».

Кадры без бумаги: как переход на «цифру» изменит кадровый ЭДО

Пал один из последних бастионов бумажного документооборота – кадровый. В ноябре 2021 года законодатели утвердили в ТК статью об электронном кадровом документообороте в сфере трудовых отношений. Дан «зеленый свет» использованию цифровых кадровых документов – без их дублирования на бумаге.

 Когда и на каких условиях переходить на КЭДО, весь ли кадровый документооборот подлежит оцифровке, как будут подписываться электронные документы, кто отвечает за наличие у работника цифровой подписи. Ответы на эти вопросы, а также ссылка на вебинар по теме перехода на КЭДО — в нашей статье.

Кадровый ЭДО шел к цифровизации верно, но медленно. Нагрянувшая «удаленка» придала ускорения развитию электронного кадрового документооборота и подтолкнула законодателей принять поправки в Трудовой кодекс о переходе на КЭДО.

Читайте также:  Организациям разрешат платить все налоги заранее

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

Подберем оптимальный тариф ЭДО

На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.

22 ноября, после утверждения Госдумой, Президент РФ подписал Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», согласно которому в ТК появилась новая статья — об электронном документообороте в сфере трудовых отношений. Вторая глава Трудового кодекса дополнена статьей 22, состоящей из трех пунктов.

  • Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
  • Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
  • Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ключевые тезисы ФЗ №377:

  • Электронный кадровый документооборот предполагает работу с документами в электронном виде, без их дублирования на бумаге. Оцифровать можно абсолютное большинство документов, но есть исключения.
  • Работник должен дать письменное согласие на ведение его кадровых документов в электронном виде. Отсутствие документально подтвержденного согласия приравнивается к отказу.
  • Наличие электронной подписи у работника – забота работодателя. Он должен обеспечить ею каждого сотрудника, давшего согласие о переходе на электронный формат кадровых документов.
  • Платформу для КЭДО работодатель вправе выбрать самостоятельно – выбор идет между единой цифровой платформой «Работа в России» и информационной системой кадрового документооборота, которую использует работодатель,
  • Работодатель вправе выбирать способ кадрового ЭДО. Электронный кадровый документооборот пока не является обязательным.
  • В форс-мажорных обстоятельствах (включая эпидемическую ситуацию) работодатель, не перешедший официально на КЭДО, имеет право временно обмениваться с сотрудниками электронными кадровыми документами (в том числе сканами и фотографиями документов) – на основании локального нормативного акта и с последующим представлением документов на бумажном носителе.

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?

КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.

Документы, которые нужно дублировать на бумаге:

  • трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
  • сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
  • акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
  • приказ (распоряжение) об увольнении работника,
  • документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.

На какой электронной платформе вести КЭДО?

Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.

  • Вариант 1: цифровая платформы «Работа в России», Доступ к этой платформе будет также обеспечен через Госуслуги (единый портал государственных и муниципальных услуг). На данный момент портал в процессе активной доработки, к 2023 году все процессы обещают отладить. Особенность данного варианта ведения кадрового учета – он становится достоянием государства, все подписанные электронные документы будут храниться на серверах «Работа в России».
  • Вариант 2: работодатель может выбрать по своему усмотрению другую информационную систему, на которой будет осуществляться кадровый документооборот. Такой системой может стать СБИС Кадровый электронный документооборот.

К информационной системе работодателя предъявляются такие требования: она должна иметь возможность отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России», а в дальнейшем – с сентября 2022 года «коннектиться» с порталом Госуслуг. Работнику предоставляется право отправлять документацию работодателю непосредственно с личного кабинета на Госуслугах. У сервиса СБИС КЭДО перечисленные возможности уже реализованы.

Как правильно оформить переход на КЭДО?

КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.

       1. Локальный нормативный акт.

ЛНК должен содержать:

  • сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
  • порядок доступа к информационной системе работодателя,
  • перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
  • перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
  • срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
  • дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).

       2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО — в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.

       3. Письменное согласие работника.

Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.

       4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.

КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

Где взять работнику ЭП? На этот вопрос законодатели ответили однозначно: «работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование».  Итак, наличие ЭП у сотрудника – это зона ответственности работодателя, решившего перейти на кадровый ЭДО.

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

  • ПЭП — простая электронная подпись,
  • НЭП — усиленная неквалифицированная подпись,
  • КЭП — усиленная квалифицированная подпись,
  • ПЭП госуслуги,
  • НЭП госключ.

У работодателя выбор ЭП небольшой — КЭП в собственной информсистеме и КЭП, НЭП госключ на «Работа в России». Сотрудник может удостоверять электронные документы в информсистеме работодателя при помощи КЭП, НЭП, НЭП госключ, на портале «Работа в России» с помощью КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.

Каждому документу – определенная подпись.

      Виды документов Простая (ПЭП) Неквалифици­рованная(НЭП) Квалифици­рованная (КЭП)
Приказы на отпуска, команди­ровки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.      +      +      +
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).      +      +
Трудовой договор, приказ об увольне­нии, приказ о наказании.      +

При выборе СБИС ЭДО ваши электронные документы синхронизируются с системой.

Сервис СБИС Учет и контроль рабочего времени обеспечит эффективный трудовой процесс, позволит минимизировать сложности, связанные с организацией рабочего времени на «удаленке».

А СБИС Электронная отчетность позволит сдавать всю отчетность, в том числе кадровую, без ошибок и просрочек. Актуальные формы и календарь отчетности всегда под рукой.

Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *