Как правильно вести кассовую книгу в 2023 году | Скачать бланк, образец

Кассовая книга — документ, в котором регистрируется получение и выдача наличных на кассе компании. Независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы каждый должен заполнить кассовую книгу.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов, являются исключением — им не нужно производить кассовые поступления и расходы, следовательно, им не нужна кассовая книга (статья 4.

1 Директивы Центрального банка 3210-U, дата — 11 марта 2014 г.) .

Необходимо уметь пользоваться правильностью заполнения кассовой книги в соответствии с действующей формой КО-4, утвержденной приказом Государственной статистической комиссии Российской Федерации от 18 августа 1998 г. № 88 (в редакции от 3 мая 2000 г.).

В каких бумажных формах может существовать:

• в обложках
• титульных листах
• бумажных бланках кассовой книги.

Постановление № 88 содержит только общие положения о порядке хранения кассовой книги, в нем еще не сформулированы подробные инструкции по заполнению. Кроме того, при заполнении необходимо соблюдать положения Указания 3210-У Центрального банка Российской Федерации.

Как заполнить кассовую книгу: алгоритм

Персонал, ответственный за заполнение кассовых документов (в том числе кассовой книги), назначается приказом. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер или другие должностные лица, без которых ведением кассовой книги и других кассовых документов может заниматься сам руководитель или лицо, оказывающее бухгалтерские Услуги.

Основанием для внесения записей в кассовую книгу является запрос на получение и выдачу наличных. Заказы пронумерованы по порядку и используются для регистрации каждой квитанции или выдачи наличных. Записи в кассовой книге делаются только за те дни, когда по кассе было движение.

Общий алгоритм заполнения кассовой книги:

1. В начале дня отображается остаток денежных средств, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня;

2. Необходимо производить запись: расходных кассовых ордеров и приходных кассовых ордеров.

3. По окончании рабочего дня в кассовой книге суммируется скорость оборачиваемости доходов и расходов «кассы», отображается остаток на конец дня.

Если движения по кассе днем не происходило, как вести кассовую книгу?

• Такой день не нужно отражать в книге.
• После того, как кассир проверит остаток наличности, наличный оборот и остаток, отображаемый в кассовой книге, кассир подпишет и заверит записи в бухгалтерской книге, а затем перенесет их вместе с наличными деньгами на проверку главному бухгалтеру или менеджеру.
• В кассовой книге, в отличие от кассовых ордеров, исправления ошибок разрешены, но только в том случае, если исправления подписаны и расшифрованы лицом, внесшим изменения, а также указана дата исправления.

Кассовая книга и другие кассовые документы должны храниться в организации не менее 5 лет.

1. При заполнении кассовой книги нужно не забывать про кассовую дисциплину (ее соблюдение предписано всем ИП и ООО независимо от наличия или отсутствия контрольно-кассовой техники)
3. Узнать подробнее

Как заполнить кассовую книгу: образцы заполнения на бумаге

Кассовую книгу можно подготовить как на бумаге, так и использовать электронный формат. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности.

Бланк КО-4 — это журнал, напечатанный в типографии, обработанный вручную или обработанный на компьютере, а затем распечатанный в кассовой книге.

Если книга заполняется вручную, вам необходима нумерация страниц по очереди сшивать кассовую книгу: все листы, прежде чем приступить к работе.

К завязке на обратной стороне обложки приклеивается листок с указанием количества пронумерованных листов, проштампованных и проштампованных и подписанных ответственным лицом и главным бухгалтером.

На титульном листе указывается название компании и срок хранения книги.

Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладного листа и отчеты кассира, каждая из которых имеет одинаковый порядковый номер. Чтобы заполнить вручную, вам понадобится копировальная бумага. Бумага складывается пополам по линии отреза, а по центру кладется «копирка», кассир заполняет составную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а оторванную часть (второй экземпляр) копирует.

Кассовая книга: пример заполнения вручную

В конце дня, после заполнения кассовой книги, оторвите второй экземпляр — кассовый отчет, и приложите все кассовые документы за день.

Кассовую книгу и отчет с кассовым ордером направляют на проверку главному бухгалтеру, который прописывает квитанции и количество полученных расходных материалов в двух экземплярах.

Все подписи на вкладных листах и ​​отчетах кассира должны быть подлинными, а не «копиями».

Так выглядит лист кассовой книги (бланк)

Если кассовая книга оформляется на компьютере, например, в формате word или excel, то заполненная форма в конце дня будет распечатана в двух экземплярах, с подписями кассира и проверена главным бухгалтером. Формируется отчет в конце отчетного периода (годового или квартального) печатная страница проверяется на соответствие рукописной версии. Оформление кассовых документов и первичных документов также производится на компьютере.

Заказать

Электронная кассовая книга: как правильно вести

Другой вариант ведения кассовых операций (кассовой книги) и ведения бухгалтерского учета — использование бухгалтерской программы для электронного хранения бухгалтерской информации. При входе в программу бухгалтерского учета 50 «Касса» автоматически создается кассовая книга.

Листок такой кассовой книги можно в конце дня распечатать и сравнить с предыдущей версией, вам необходимо обеспечить дополнительную защиту для предотвращения несанкционированного доступа и внесения исправлений (допускаются исправления) после подписания. Согласно 2011 г. Согласно Закону от 6 апреля 2016 г.

№ 63-ФЗ электронная кассовая книга подписывается главным бухгалтером с использованию электронных подписей кассиров.

Ответственность за нарушение ведения кассовой книги

Если в кассовых книгах организации запись ведется неправильно или не ведется вовсе, это нарушает порядок проведения кассовых операций и использования «наличных денежных средств». За такие действия статья 1 предусматривает административную ответственность. Статья 15.1 КоАП РФ, а именно:

• Штрафы на должностных лиц — от 4000 до 5000 рублей,
• Штрафы организации — от 40 000 до 50 000 руб.

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

• От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
• От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций)

Узнать подробнее

При каких обстоятельствах самостоятельно занятый предприниматель должен заполнять кассовую книгу?

Действующие законодательные положения позволяют индивидуальным предпринимателям, как правило, не вести кассовые книги (статья 4.6 указаниях Банка России 3210-У от 11 марта 2014 года).

Это правило применяется для индивидуальных предпринимателей, которые ведут учет доходов, расходов и физических показателей.

Поскольку индивидуальные предприниматели так или иначе рассчитывают доходы, расходы или физические показатели на ДОС и УСН, УСН и ПСН, можно считать, что возможность не ведения кассовой книги распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, независимо от их деятельности.

Вместе с тем ИП, несмотря на отмеченные законодательные преференции, в ряде случаев могут иметь объективную потребность в формировании кассовых ордеров (и внесении сведений о них в соответствующую книгу). Это возможно, если:

• Необходимо официально выплачивать работникам социальные пособия — например, пособия по беременности и родам (принятые ФСС пособия по беременности и родам используются для возмещения расходов);
• ИП обязаны выдавать денежные средства ответственным лицам, например, сотрудникам (данные о таких операциях также должны регистрироваться в кассовой книге).

29.12.2021

Как правильно заполнить кассовую книгу

Унифицированный бланк кассовой книги указывается как КО-4 (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). Применять кассовую книгу как в бумажном, так и в электронном виде могут как предприятия бизнеса, так и бюджетные и некоммерческие организации.

С 2013 года ведение кассовой книги не является обязательным, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец также прилагается.

Как заполняется кассовая книга

Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2020 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У).

При отсутствии должности кассира в учреждении за ведение кассовой книги отвечает иной сотрудник бухгалтерии, которого указывает непосредственно руководитель в соответствующем приказе. Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств.

В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга. Ведение кассовой книги в 2020 году можно отразить в следующей обобщенной схеме:

1. Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
2. Приход (поступление) денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в кассовой книге.
3. В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи в кассовой книге должны поступить на проверку главному бухгалтеру.

Перед вами печатный вид кассовой книги. Код формы по ОКУД — 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.

Вот так выглядит бланк кассовой книги, скачать word можете бесплатно.

Скачать

Заполнение кассовой книги

Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:

• на титульном листе кассовой книги отражаются реквизиты организации и ответственное подразделение (при наличии);
• бланк соответствует одному финансовому году;
• каждая страница должна быть пронумерована.

Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.

Некоторые учреждения ведут бланк вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации в графы кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись.

Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку.

Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей кассовой книги. Если в отчетный день совершается множество операций с денежными средствами, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос».

В этом столбце отражаются приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.

Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет кассовую книгу.

Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице.

Также необходимо указывать количество прошитых листов. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов».

Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88).

Как исправлять ошибки

Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.

Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.

Образец заполнения кассовой книги

Скачать

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

• в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
• в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Кассовая книга для онлайн-кассы: нужна или нет, ведение — Контур.Бухгалтерия

В 2021 году почти все организации и предприниматели должны работать с онлайн-кассами — они применяются и для безналичных, и для наличных расчетов. Некоторые документы, которые были нужны для работы с обычной ККТ, больше не понадобятся, но кассовая книга в их число не вошла. Разберемся, как вести кассовую книгу при работе с онлайн-кассой.

Всегда ли нужна кассовая книга при работе с онлайн-кассой

Кассовая книга — это учетный регистр, в который записывают информацию о поступлении наличных в кассу или об их расходовании.

Обязанность вести книгу есть у всех организаций, которые работают с наличными.

Ни один из специальных налоговых режимов, действующих для юридических лиц, от кассовой книги не освобождает — она нужна на ОСНО, УСН и ЕСХН.

Даже если вы будете каждый вечер передавать выручку в банк, книга все равно нужна. Онлайн-касса от ведения кассовой книги тоже не избавит. Но записывать в книгу надо будет только информацию о движении наличных.

Не обязательна книга только для индивидуальных предпринимателей и некоторых обособленных подразделений:

• Предпринимателям она не требуется, потому что у них есть право не соблюдать кассовую дисциплину — не формировать ПКО и РКО и не вести кассовую книгу (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
• Обособленным подразделениям она не нужна, если они не хранят наличные у себя, а после окончания кассовых операций передают их в кассу организации.

Как оформить кассовую книгу

Вести книгу можно на бумаге или в электронном виде. Форма для этого одна — КО-4 (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Всего в указаниях Банка России предусмотрено три способа:

• заполнять на бумаге от руки;
• вести на компьютере и печатать;
• вести в электронном виде.

Для каждого способа есть свои требования.

Кассовая книга от руки

Распечатанные листы кассовой книги нужно прошить и пронумеровать. Это защищает от манипуляций с записями: нельзя будет вырвать один из пронумерованных листов и заменить другим. Заполнять книгу можно только шариковой ручкой или чернилами.

Титульный лист следует заполнить самостоятельно — на нем укажите данные организации и год, на который заведена книга. Записи в книге делайте в двух экземплярах — через копировальную бумагу.

В конце рабочего дня второй отрывной лист с копией записей за весь день (отчет кассира) вырывается из книги и передается на хранение в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами.

Кассовая книга на компьютере

Записи по приходам и расходам наличных ведут в бухгалтерской программе, а она автоматически формирует листы книги и отчеты кассира. Оба листа в конце дня печатают и подписывают кассир и бухгалтер, а затем передают в бухгалтерию вместе со всеми сформированными ПКО и РКО.

В итоге получается две стопки бумаг.

Первая — распечатывается, хранится в течение года, а после его окончания прошивается, заверяется подписью и печатью (при наличии). Это и есть кассовая книга.

Вторая — распечатывается и подшивается вместе с ПКО и РКО за год. Сшивать их в конце года не нужно. Это отчеты кассира, которые будут храниться в бухгалтерии в больших папках.

Электронная кассовая книга

Электронную книгу нужно оформлять с использованием специальных технических средств. Она должна быть защищена от потери данных, искажений или злоумышленников. Для этого книгу подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что подписи понадобятся в том числе главбуху и кассирам.

Еще одна особенность электронной книги — в нее нельзя внести исправления после подписания электронной подписью.

Как вести кассовую книгу

Есть несколько правил, которых нужно придерживаться при работе с кассовой книгой:

1. Заводить новую книгу каждый год;
2. Вносить записи каждый день (не делать этого можно только в дни, когда наличные деньги не поступали и не выдавались);
3. Записи о движении наличных и денежных документов разделять;
4. Все записи вносить на основе приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО);
5. Заверять книгу подписью главбуха организации.

Большинство организаций ведут кассовую книгу на компьютере, печатать ее или хранить в электронном виде — выбор каждого. В ведении помогает бухгалтерская программа: бухгалтер вносит в нее данные по приходным и расходным кассовым ордерам, а программа автоматически формирует книгу. 

Есть способ еще больше облегчить работу бухгалтерии — интегрировать кассовую программу с бухгалтерской. Такая возможность есть в Контуре у сервисов Маркет и Бухгалтерия. Вот как это работает:

1. В онлайн-кассе каждый день формируется отчет о закрытии смены (z-отчет).
2. Маркет передает отчет в Бухгалтерию.
3. Бухгалтерия автоматически принимает z-отчет к учету как ПКО, отражает в КУДиР и заносит в кассовую книгу.

Это помогает делать меньше ошибок, чем при ручном переносе данных из ордеров, а данные из кассы можно сразу же использовать в бухучете и для подготовки отчетности.

Кассир-операционист сдает в кассу организации деньги и отчет о закрытии смены (при необходимости). Если кассиру в начале смены выдавались деньги для размена, то их он должен сдать вместе с выручкой. На эти суммы оформляется ПКО, а приходная запись затем вносится в кассовую книгу.

Пример заполнения кассовой книги. В кассе организации в начале рабочего дня 7 июля 2021 года хранится 23 800 рублей. Кассир Мочалова И. П. получила деньги для размена в сумме 5 000 рублей по РКО № 123.

После окончания смены кассир сформировал z-отчет, по которому выручка магазина за день составила 139 420 рублей. После закрытия магазина кассир сдал в кассу всю выручку и разменные деньги — оформили это ПКО № 142 и № 143.

В кассовой книге будут следующие записи:

Как и сколько хранить кассовую книгу

Кассовую книгу надо хранить минимум в течение пяти лет после окончания года, на который она была заведена.

Организация обязана обеспечить безопасные условия хранения и защиту кассовой книги от изменений.

Могут ли оштрафовать за нарушения в работе

Могут, и достаточно серьезно. Отсутствие кассовой книги и неправильное оформление грозятся стать причиной штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 рублей для организаций и от 4 000 до 5 000 рублей для должностных лиц.

Контролировать ведение кассовой книги должен главный бухгалтер, а в его отсутствие — руководитель. Именно они будут нести ответственность за ошибки, в том числе за ошибки кассиров. Сами кассиры к должностным лицам не относятся и никаких штрафов от налоговой для них не предусмотрено.

Ведите кассовые книги в Контур.Бухгалтерии. Формируйте ПКО и РКО, ведите книгу и выводите на печать. А еще можно подключить интеграцию с Контур.Маркетом и почти полностью автоматизировать процессы передачи данных из кассы в бухгалтерию и формирования отчетности. Все новые пользователи могут протестировать сервис бесплатно в течение 14 дней.

Покупатели нередко возвращают вещи, и кассиру важно знать правильный порядок действий для этого случая. Расскажем, что нужно сделать при возврате товара и какой чек пробивают в разных ситуациях: при полном и частичном возврате, замене, оплате сертификатом и др.

, Елена Космакова

Товары продаются в самых разных условиях: в бутике или супермаркете, с доставкой на дом, на рынке или в интернет-магазине. Для каждого случая подойдет своя касса. Расскажем, как выбрать устройство, на которое можно положиться.

, Елена Космакова

У современных розничных магазинов много особенностей, которые влияют на выбор кассового оборудования.

Не так важно, что вы продаете: одежду, продукты или игрушки для детей, — нужно подобрать кассу, которая сможет работать с широким ассортиментом товаров и, возможно, маркировкой, подстрахует кассира от ошибок и будет легко обрабатывать покупки в период распродаж. Расскажем в статье, как выбрать кассу.

, Елена Космакова

Кассовая книга. Бланк и образец заполнения 2021 года

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.

Как сделать скриншот в Телеграмме в телефоне и компьютере

Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

• приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
• расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002); 
• кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Ведение кассовой книги

Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Как увеличить скорость скачивания файлов в браузерах

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России ).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:

• отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
• распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

В каких странах левостороннее движение машин

Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Лимит остатка в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.

Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.

Выдача и сдача разменной монеты

В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс.

Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги.

Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир.

Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.

5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Какой скорости интернета хватит для домашнего использования

Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один Договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Как удалит смс без темы на телефоне хуавей

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов.

Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания.

Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

• одна остается в книге;
• вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.

Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент.

Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Как оформить кассовую книгу

Вести книгу можно на бумаге или в электронном виде. Форма для этого одна — КО-4 (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88). Всего в указаниях Банка России предусмотрено три способа:

• заполнять на бумаге от руки;
• вести на компьютере и печатать;
• вести в электронном виде.

Для каждого способа есть свои требования.

Кассовая книга от руки

Распечатанные листы кассовой книги нужно прошить и пронумеровать. Это защищает от манипуляций с записями: нельзя будет вырвать один из пронумерованных листов и заменить другим. Заполнять книгу можно только шариковой ручкой или чернилами.

Титульный лист следует заполнить самостоятельно — на нем укажите данные организации и год, на который заведена книга. Записи в книге делайте в двух экземплярах — через копировальную бумагу.

В конце рабочего дня второй отрывной лист с копией записей за весь день (отчет кассира) вырывается из книги и передается на хранение в бухгалтерию вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами.

Кассовая книга на компьютере

Записи по приходам и расходам наличных ведут в бухгалтерской программе, а она автоматически формирует листы книги и отчеты кассира. Оба листа в конце дня печатают и подписывают кассир и бухгалтер, а затем передают в бухгалтерию вместе со всеми сформированными ПКО и РКО.

В итоге получается две стопки бумаг.

Первая — распечатывается, хранится в течение года, а после его окончания прошивается, заверяется подписью и печатью (при наличии). Это и есть кассовая книга.

Вторая — распечатывается и подшивается вместе с ПКО и РКО за год. Сшивать их в конце года не нужно. Это отчеты кассира, которые будут храниться в бухгалтерии в больших папках.

Электронная кассовая книга

Электронную книгу нужно оформлять с использованием специальных технических средств. Она должна быть защищена от потери данных, искажений или злоумышленников. Для этого книгу подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что подписи понадобятся в том числе главбуху и кассирам.

Еще одна особенность электронной книги — в нее нельзя внести исправления после подписания электронной подписью.

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге (п.4.6 указания Банка России №3210-У). 

За отсутствие кассовой книги грозит Штраф (ст. 15.1 КоАП РФ):

•  должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
• компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽.

Как вести кассовую книгу в Экселе

Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.

Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.

• Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности. 
• Скачать шаблон кассовой книги (.xls)
• Скачать образец заполнения (.xls) 

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере.

   Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.

3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать.

   Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).

5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера.

   Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).

6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно.

   В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.

7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Ответственность и штрафные санкции

Если учреждение оперирует денежными средствами, но при этом не ведет кассовую книгу или же заполняет ее с грубыми нарушениями, то такие действия признаются административным правонарушением. Следовательно, административная ответственность ляжет на плечи руководителя (или главного бухгалтера) организации. Действующим законодательством предусматриваются штрафные санкции:

• в отношении юридического лица — в размере от 40 000 до 50 000 рублей;
• в отношении руководящего должностного лица или главного бухгалтера (их ИФНС рассматривает как физлицо) — в размере до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Теги

Кассовая книга (форма КО-4) в 2022 году, скачать бланк (excel, word) и образец заполнения

В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2022 г.).

Кассовый лист:

В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2022 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.

Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».

• Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:
• В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
• В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
• В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.

В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.

В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.

В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.

В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.

Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.