Докладная записка: образец 2023 | скачать форму, бланк

Докладная записка может быть двух видов:

Первая — адресуется лицам в пределах предприятий и составляется на обычном листе формата А4. Ее подписывает составитель. Вторая адресуется организациям высшего уровня и составляется на фирменном бланке предприятия, а подписывает ее руководитель.

По формам они могут быть 3 видов:

информационные;
инициативные;
отчетные.

Первые пишут для того, чтобы сообщить об изменениях в работоспособности самой организации или ее отдельных структурных подразделений. Вторые для выдвижения предложений касательно оптимизации и рационализации рабочих процессов. Третьи для ведения отчетности проделанной работы.

Отличия от служебной записки

Служебная записка внутренний документ организации. Однако, служебная записка отличается тем, что в ней отсутствуют вопросы с выводами и предложениями составителей. При помощи нее излагают информацию о выполнении какой-либо работы. Она направляется от одного должностного лица к другому.

Отличия от объяснительной записки

Объяснительная — также разновидность внутренней документации. В ней составитель объясняет причины совершения какого-либо действия, объясняет факт или случай, происшествие. Она предоставляется высшему должностному лицу.

Особенности составления докладной записки

У любого сотрудника может возникнуть потребность в написании докладной записки. Для этого необходимо знать особенности составления.

Она состоит из:

заголовка;
текста;
отметку о приложении, при его наличии;
подпись составителя;
подпись руководителя;
дата составления.

Как правильно составить

Существуют определенные требования к оформлению документов такого типа. В правильно оформленной докладной должны быть указаны необходимые реквизиты, содержаться наименование организации, перечисление должностных лиц.. Только с их наличием такие формы документов будут иметь юридическую силу.

Правильный образец докладной записки

Скачать докладную записка

Обратите внимание на то, что докладная образец, как и отдельные правовые документы не имеет строгой постановки текста, он пишется в произвольной форме.

Для такого документа важно его содержание, ведь он служит обычным описанием для руководства и передается в отдел кадров. При их наличии документ считается правильно оформленным.

Докладной записки образец бывает 3 видов, но все они начинаются со слов «Довожу до вашего сведения:

О нарушении трудовой дисциплины

Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Чаще всего нарушение трудовой дисциплины или распорядка рабочего дня, штатного расписания является причиной написания такого документа.

Она содержит фамилию и инициалы нарушителя, суть нарушения и предложение о проведении служебного расследования.

Начинается со слов: «Довожу до вашего сведения, что», «Довожу до вашего сведения», «Предлагаю вашему вниманию».

О невыполнении должностных обязанностей

Скачать пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Вторая причина написания при невыполнении должностных обязанностей или внесении изменений в их ход. К нарушению должностных обязанностей относятся и простые ошибки в работе. О невыполнении должностных обязанностей также сообщают в произвольной форме.

О некорректном поведении сотрудника

Скачать пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

Как правило нарушение какого-либо трудового распорядка является одной из причин.

При этом нарушении трудовой дисциплины работник также может составить докладную про некорректное поведение, написав записку со словами довожу до вашего сведения.

Она составляет при некорректном поведении для принятия мер со стороны руководства.

Как должен реагировать руководитель на докладную

При необходимости составляет докладная и передается руководителю. В этом случае он получает необходимые сведения что позволяет ему таким образом у него есть основания для принятия мер, например, урезания заработной платы.

Приказ об изменении выдается руководством. Для принятия решения проводится расследование. А после принятия решения она передается в архив организации.

После этого ее можно найти в списке номенклатурных дел организации или ее структурных подразделений.

Как составить докладную записку (правила, бланк, образец)?

Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.

Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.

Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.

Как зафиксировать факт невыполнения работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Составителем докладной записки может быть:

рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.

Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.

Как написать докладную: правила составления и структура документа

Докладная записка — документ, который должен включать:

сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
наименование: «Докладная записка»;
текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.

Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.

Где ознакомиться с примером докладной записки

Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец докладной записки

Итоги

Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.

Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила и нормы составления Докладной записки (оформляем по образцу)

Активную деятельность любого государственного или коммерческого предприятия невозможно представить без хождения внутренней деловой документации. Именно правильно оформленные информационные документы являются важными опорными элементами при принятии тех, или иных решений, отстаивании интересов организации и отдельных ее сотрудников.

Сегодня мы поговорим об одном из таких документов, называемым докладной запиской, с помощью которого принято доводить до сведения руководства те либо иные факты. Для вас мы подготовили типичные образцы документа и примеры его заполнения.

Докладная записка представляет собой информационно-справочный документ, составляемый в том случае, когда необходимо донести до начальства сведения, например, о положении дел на предприятии, возникших трудовых спорах внутри коллектива, некорректном поведении отдельных сотрудников на рабочем месте (дисциплинарных нарушениях, непозволительном поведении) и т.д.

Считается, что единообразной формы, которой должны соответствовать содержание и оформление записки нет. Это не так, поскольку составление внутренних документов организации регламентировано, по крайней мере, общими правилами написания делового письма.

Записки классифицируются в зависимости от своего содержания на

Информационные (доводящие до сведения руководства определенные сведения);
Инициативные (через них сотрудник передает предложения по улучшению организации);
Отчетные (сообщающие информацию об определенном этапе в деятельности организации);

И, еще одна классификация, на внутренние и внешние – в зависимости от адресата (записка направляется либо одному из руководящих лиц организации или в вышестоящие органы).

Чем отличается служебная от докладной?

Все довольно просто. Служебная – это один большой класс документов, к которому можно отнести записки различного назначения, перемещающиеся внутри предприятия. Докладная это уже подкласс, входящий в класс служебных. В этом и заключается разница между ними.

Схема составления записки на провинившегося сотрудника

Четко регламентированного способа составления записки нет: пишется она либо в свободной форме, либо в соответствии с унифицированным образцом, если таковой зафиксирован локальными нормативными актами организации.

Общее требования к написанию этого документа – соблюдение правил деловой переписки: излагаться информация должна четко, логично, события – в хронологическом порядке, грамотно – без пунктуационных орфографических и стилистических ошибок: если нарушены требования техники безопасности – излагаются факты и их последствия (возможны или уже наступившие), без личностной оценки произошедшего.

При составлении документа в качестве опоры можно использовать национальный Стандарт составления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Важно помнить, что докладная записка – это деловой документ, официально заверенный подписью составителя, поэтому и заполнять его необходимо как официальную бумагу.

Порядок составления документа, в соответствии с правилами оформления официальных бумаг, должен выглядеть следующим образом:

Для написания документа используется фирменный бланк организации. В его отсутствие записку можно составить на листе А4;
В правом верхнем углу указывается адресат в лице руководителя, с указанием должности, фамилии, имени и отчества в родительном падеже. Например, «директору ООО «Организация» Сидорову Ивану Петровичу»;
Под этой записью указываются данные составителя в родительном падеже. Например, «от специалиста отдела контроля качества Иванова Михаила Александровича»;
Ниже, в середине бланка указывается называние документа. Например, «служебная записка о нарушении должностных обязанностей»;
Далее – основная часть, текст, в котором излагаются факты происшествия и указываются данные провинившегося сотрудника (ФИО, должность);
В заключении – подпись составителя с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Грамотный образец в 2021-2022 году

Мы подготовили для вас несколько типичных образцов докладных записок и сейчас вы можете их просто скачать на свой ПК, после чего заменить часть текстовой информации, на свою. Это будет правильно.

Образец в формате WORD, 2021 год

Если вы считаете, что ваших знаний недостаточно, то писать записку не торопимся, читаем статью до конца, запоминаем советы и рекомендации экспертов и применяем их практике.

Хорошо, переходим к практическим вариантам.

Пример 1: Причина / Сотрудник не выполняет профессиональные обязанности (образец)

Каждый из сотрудников организации имеет закрепленные за ним посредством определенных документов (трудового договора, должностной инструкции) должностные обязанности.

При приеме на работу до сотрудника со стороны нанимателя должна быть донесена информация о перечне задач, которые работник он обязан выполнять в соответствии с подписанным им трудовым договором, а невыполнение обязанностей – прямое нарушение этого договора.

Если сотрудник не выполняет поставленные перед ним задачи или создает преграду для выполнения профессиональных обязанностей своим коллегам, то те, в свою очередь, обязаны проинформировать об этом администрацию предприятия или вышестоящее руководство.

Перед тем, как принять меры к провинившемуся, руководство должно убедиться в неправомерности его действий. Например, последний перестал выходить на работу, на основании этого факта была составлена докладная записка.

Обвиненный сотрудник в объяснительной записке указал, что отсутствует (невыход) по причине задержки выплаты зарплаты на 15 дней, о чем предварительно в письменном виде оповестил руководство. Выйдет на работу он только тогда, когда организация выразит свою готовность выплатить необходимую сумму денег.

При этом действия сотрудника, не выходящего на работу, нельзя назвать неправомерными, так как его право не выходить на работу в случае невыплаты зарплаты регламентировано статьей 142 Трудового кодекса РФ.

Теперь наглядный пример.

Директору ООО «ДомСтрой»
Сергееву Сильвестру Павловичу
от руководителя отдела продаж
Дмитриева Ивана Андреевича
Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что 24.10.2020 года находящийся у меня в подчинении сотрудник отдела продаж Иванов Сергей Петрович не выполнил мое требование проконсультировать клиента, желавшего совершить крупную продажу (при этом он являлся единственным не занятым работой сотрудником). Продажа осуществилась только за счет того, что клиента проконсультировал я.

На основании изложенных фактов предлагаю привлечь Иванова И.П. к дисциплинарной ответственности.

Или, более конкретное предложение…

На основании изложенных фактов предлагаю объявить Иванову И.П. строгий выговор.

Руководитель отдела розничных продаж (подпись) Дмитриев И. А.

24.10.2020 г.

Докладная записка о нарушении правил дисциплины входе трудового процесса – наиболее распространенный тип этого документа. Создаваться он должен в том случае, когда начальство необходимо оповестить о нарушении сотрудником норм поведения и правил рабочего процесса.

Иногда составление такой докладной является необходимостью: например, если сотрудник, производящий контроль за осуществлением трудовой деятельности, должен ежедневно составлять отчет о соблюдении рабочего распорядка.

Если сотрудник нарушил внутренний распорядок (предположим, опоздал на работу), то о его проступке необходимо доложить начальству.

Записка может составляться и инициативно, если рабочий коллектив (или одного и работников) не устраивает поведение кого-то из коллег, которое выражается, например, в пренебрежительном отношении к работе или другим людям.

В любом случае, прежде чем наказать провинившегося сотрудника, руководство должно потребовать с него написание объяснительной записки. Этого требует статья 139 Трудового кодекса.

Директору ООО «ДомСтрой»
Сергееву Сильвестру Павловичу
от руководителя отдела продаж
Дмитриева Ивана Андреевича
Докладная записка

Докладная записка

Докладная записка — это документ который составляется с целью информировать руководство компании или структурного подразделения о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Согласно классификатору управленческой документации докладная записка имеет код 0286041 по ОКУД.

Докладная записка может носить только информационный характер. В этом случае записки содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ или мероприятий.

Отчетная докладная записка сообщает о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Этим докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, и направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

Внутренними — направляемыми руководителю структурного подразделения или организации;
Внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции или руководящие структуры.

Как отмечалось, докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или руководителю структурного подразделения.

В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос или ситуация с выводами и предложениями составителя. В свою очередь содержание докладной записки преследует цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Если докладные записки носят информационный характер о ходе выполняемых работ, то они могут составляться регулярно.

Оформляются докладные записки, адресованные руководителю организации, так же как и другие внутренние документы и могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4.

Записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами, и их необходимо оформлять на фирменном бланке организации.
Содержание докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей.

В первой части — констатирующей — излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй части — анализирующей — содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения.

В третьей части — резюмирующей — включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые необходимо предпринять для решения сложившейся ситуации. Анализирующей части в докладной записке может не быть, в этом случае записка состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений составителя записки.

В общем случае докладная записка состоит и следующих элементов:

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

Адресат — ФИО должностного лица которому адресована записка;
Дата составления и номер регистрации документа;
Место составления (географический адрес или наименование структурного подразделения);
Собственно наименование документа — Докладная записка;
Подзаголовок к тексту документа (обычно начинается со слов «О …», «Касательно …»);
Непосредственно текст докладной записки;
Персональные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
Подпись автора — составителя.

Докладная. Образец написания записки

Внутри одного предприятия информация между структурными подразделениями передаётся при помощи информационных и справочных документов. Среди них стоит выделить докладную записку.

Через неё обращаются к вышестоящему руководству с различными сообщениями или с просьбами принять решение по важным вопросам.

Докладная записка хоть и внутренний документ, но имеет свои правила составления в зависимости от рабочих ситуаций и целей.

На выбор три образца бланков здесь

Отображение в законе

В законодательных актах вы не найдёте термин «докладная записка». Виды служебной информации не содержит в себе даже Трудовой Кодекс. Однако докладная записка имеет номер в классификаторе ОКУД – 0286041. Этот вид обмена информацией между работниками одной организации стоит на одном уровне со служебными и объяснительными записками.

Особенности докладных записок

Докладная направляется только в адрес вышестоящего руководства. Это и отличает её от других видов записок внутри одной фирмы. То есть в адрес тех, кто наделён полномочиями принимать важные решения для правильного функционирования деятельности компании. В документе должны присутствовать сведения, которые в зависимости от цели и предложений повлекут за собой определённые действия.

Разница между докладной запиской и служебной

Докладная записка направляется в адрес генерального директора, то есть по своеобразной вертикали. А служебная записка – это обмен информацией между работниками равного статуса. ОКУД не включает в себя сведений о служебных записках, поэтому она составляется работниками по личной инициативе.

Разница между докладной запиской и объяснительной

Объяснительная тоже направляется в адрес вышестоящего руководства, но главным отличием здесь является цель.

То есть дать разъяснения сложившейся ситуации, чтобы сделать вывод о наличии (отсутствии) противоправных действий со стороны работника.

Как и в случае с докладной, генеральный директор будет принимать решение, но это относится лишь к рассмотрению дисциплинарных нарушений. Объяснительная записка отражена в ОКУД и пишется по просьбе начальства.

ВАЖНО! Инициатива к написанию докладной записки может исходить как от работника, так и по требованию уполномоченных лиц в зависимости от ситуации. Этот документ имеет юридическую силу.

Функции докладной записки

Главная цель – передать директору главную информацию, за которой последуют определённые действия. Функции документа могут быть разными:

Урегулировать спорные или конфликтные ситуации между сотрудниками одного статуса или между начальством и подчинёнными.
Решить проблемы как на производстве, так и в административном управлении.
Рационализаторские предложения, способные существенно улучшить работу производства.
Чтобы разрешить долговременные конфликтные ситуации, то есть сообщить о своей позиции.
Выразить несогласие с принятым ранее решением руководства.
Направить жалобу об отказе работников следовать указаниям своего непосредственного начальника.
Направить отчёт о проделанной работе.
Решить вопрос о неправомерной передаче обязанностей.
Довести до руководства случаи нарушения рабочего порядка.
Сообщить о ситуациях, которые повлекли за собой материальный вред или травмы на производстве.
Сообщить об отличительных результатах работы, которые требуют реакции вышестоящего начальства (премии, поощрения, награды).

Классификация докладных записок

При анализе документации любой из организаций, можно обнаружить несколько наиболее часто составляемых докладных.

По содержанию:

информируемая, то есть оповестить руководство о текущем состоянии дел и необходимости принятия решения: выполнение работ (или части), сложные нюансы, варианты разрешения проблемных ситуаций;
отчётная – сообщение об окончании всей работы или её части, а также о просьбе изложить дальнейшие распоряжения или разрешения спорных моментов;
инициативная – составитель докладной излагает свой взгляд на скорое и успешное проведение работ или решения проблемных ситуаций.

По адресату:

внешняя – документ отправляется от имени руководства одной организации в другую;
внутренняя – вышестоящему руководству внутри одной организации.

СПРАВКА! В зависимости от предполагаемого адресата меняется и вид докладной записки. Внешняя записка составляется на фирменном бланке организации.

По фактам:

о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
о недобросовестном выполнении своих должностных обязанностей;
о некорректном поведении, провокации конфликта, оскорблений;
об отличных результатах работы, достойных внимания (поощрения, премия или награда).

Как правильно составить докладную

Инициировать написание записки может любой сотрудник предприятия. Но не стоит забывать о правилах субординации.

На имя генерального директора документ составляет руководитель структурного подразделения. Нижестоящие сотрудники должны сначала обсудить возникающие вопросы со своим непосредственным начальником.

А уже последний, если посчитает необходимым, сообщит об этом в главную дирекцию.

Сотрудникам разрешается напрямую направить документ генеральному директору, но с подписью непосредственного начальника. Исключение – жалоба на начальника подразделения. В этом случае его подпись не требуется.

Структура записки

Структура докладной записки имеет некоторые моменты, которые обязательны к соблюдению:

События, причины, факты, из-за которых пришлось составить докладную. То есть получателю сразу должно быть понятно, что произошло.
Варианты решения проблем и пути выхода из сложившейся ситуации, предлагаемые автором.
Выводы и рекомендации автора.

Оформление

Требования к составлению докладной записки отражены в ГОСТ 6.30-2003. Документы, составленные с ошибками, могут потерять юридическую силу. Соответственно, при возникновении спорных ситуаций, не смогут выступить в качестве доказательственной базы.

Оформление внутренней докладной

Внутренняя докладная пишется как на компьютере, так и собственноручно на листе формата А4. Специальный бланк для неё не предусмотрен. В ней должно быть отражено:

Наименование подразделения, от которого направляется записка. Эти сведения размещают в верхнем левом углу.
Получатель записки (фамилия и инициалы), его должность и наименование подразделения. Указываются в правом верхнем углу.
Название документа должно быть размещено посередине листа (допускается выравнивание по левому краю) и написано заглавными буквами, то есть ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
Ниже указывается дата подписания докладной в формате день, месяц, год арабскими цифрами.
Далее коротко излагается суть записки.
Содержание составляется тремя обособленными блоками.
В конце указывается должность автора, ставится его подпись с расшифровкой.

Оформление внешней докладной

Внешняя докладная записка – это, по сути, исходящий документ, который составляется на фирменном бланке организации. Вышеуказанные сведения в правилах внутренней докладной, распространяются и на внешнюю, но с добавлением нескольких моментов:

Обязательное присутствие сведений об организации-отправителе.
Данные об организации-получателе должны включать в себя наименование организации, индекс и полный адрес.
Обязательно указание города, где был составлен документ.
Подзаголовок, размещаемый ниже названия документа. Например, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, а ниже – «Касательно…» или «О…». То есть читающий сразу поймёт, о чём дальше будет идти речь.
Документу присваивается исходящий номер в канцелярии предприятия.
Обязательное отражение информации о составителе (исполнителе) письма с указанием контактного номера телефона.

Реакция адресата

Адресат внимательно изучают всю информацию, содержащуюся в докладной записке, и принимает решение. Дальнейшие указания он пишет на том же листе докладной. Это решение называется резолюцией, которая обязывает выполнять требования руководства.

Виды докладных записок. Скачать готовые бланки

На практике существует несколько видов докладных, которые чаще всего встречаются в деятельности организаций. Например, сообщение о нарушении трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка, о неисполнении работников своих прямых обязанностей и о недобросовестном поведении.

Докладная записка о нарушении рабочих правил

Наиболее часто встречающий вид докладной записки. Только через неё фиксируется факт дисциплинарного нарушения.

Этот документ является официальным его подтверждением, и поможет применить соответствующие дисциплинарные взыскания по отношению к виновному.

В ней отражаются данные о проступке и о мерах, которые нужно применить. Например, об опоздании или несоблюдения требований администрации.

Скачать бланк – образец докладной записки о нарушении рабочих правил

Докладная записка о неисполнении своих прямых трудовых обязанностей

Такая докладная сообщит вышестоящему руководству, что работник не выполняет (или плохо выполняет) свои прямые трудовые обязанности, отражённые в трудовом договоре и должностной инструкции. В конце документа отражается просьба о дисциплинарном воздействии. Без докладной любые санкции в отношении работника признаются недействительными.

Скачать бланк – образец докладной записки о неисполнении трудовых обязанностей

Докладная записка о некорректном поведении

Уведомить начальство о недопустимом или некорректном поведении сотрудника на своём рабочем месте тоже можно при помощи докладной. Требования к наказанию виновника составляются таким образом, чтобы в будущем подобные ситуации не повторялись.

Обратите внимание, что такую записку может написать и сотрудник на своего непосредственного начальника вышестоящему руководству, когда тот допускает некорректное поведение в отношении своих подчиненных.

Скачать бланк – образец докладной о некорректном поведении

Докладная записка образец бланк

Многим приходилось писать докладную записку, на не все понимают, что это такое, зачем она составляются, куда подаются, и чего можно ей добиться. В этой публикации будем разбираться.

После ее прочтения, Вы будете услышаны руководством. И для этого не нужно будет докрикиваться до высоких кабинетов.

Что такое докладная и зачем ее пишут

И хотя она называется запиской, во-первых это официальный документ. Она может быть направлена в следующие инстанции:

Непосредственному начальнику.
Начальнику смежного подразделения.
Вышестоящему руководству.
Руководителю главенствующего предприятия.

Как видно из списка, возможности у этого документа очень велики. Среди целей служебной записки можно отметить несколько основных:

Отчитаться о происшествии.
Сообщить о нарушениях.
Внести предложение.
Поделиться выводами.

Пишется докладная, как по инициативе сотрудника, так и по требованию начальства. Это зависит от причин ее написания.

Исходя из преследованных целей записки, их можно разбить на три категории:

Инициационная.
Информативная.
Отчетная.

Первый тип преследует цель инициировать определенные действия и решения руководства. Поэтому она содержит предложения о выходе из ситуации или улучшении производственного процесса и быта на предприятии.

Второй тип сообщает о происшествии или разъясняет его обстоятельства. Отчетные докладные записки, как правило, пишутся регулярно и содержат итоги и текущее состояние описываемого процесса.

В зависимости от принадлежности адресата, докладные делятся на внутренние (адресат – сотрудник того же предприятия) и внешние (адресат – сотрудник ведущей организации).

Правила написания докладной

По форме, внешняя и внутренняя докладные записки немного отличаются друг от друга. Например, внутренняя пишется от руки на листе формата А-4, а внешняя – распечатывается на фирменном бланке. Внутреннюю подписывает составляющий сотрудник, а внешнюю – руководитель организации-отправителя.

По содержанию, все докладные обладаю схожим оформлением. Она содержит заголовок, текст и подпись. В заголовке указываются адресат и составитель. Текст состоит из двух частей: в первой описываются причины и предпосылки появления докладной, во второй – выводы и предложения составляющего записку.

Итогом подачи докладной записки является резолюция руководителя. На основании его решения производятся взыскания, поощрение, модернизация производственного процесса, возлагаются обязанности, вносятся изменения в быт коллектива.

Ниже расположен типовой бланк и образец докладной записки вариант которой можно скачать бесплатно.

Служебная записка: как написать, примеры и образцы

Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.

Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.).

Ее автором может быть любой сотрудник компании.

Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.

Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.

Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок.

Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов.

А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Виды служебных записок

Можно выделить следующие разновидности служебных записок.

Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.

Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru Получить через час

Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.

Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.

Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.

Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.

На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной

Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.

16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании.

В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».

Правила составления служебных записок

Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность