Что такое ОФД для кассовых аппаратов 2023

Когда предпринимателю предстоит подключать онлайн-кассу, он узнает о том, что ему еще нужно заключить Договор с оператором фискальных данных. Коротко их еще называют ОФД. В этой статье отвечаем на самые частые вопросы об операторах фискальных данных.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Прежде чем говорить об ОФД, немного введем в курс по онлайн-кассам. По закону Продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний или ИП.

Пробивать чеки нужно, когда покупатель оплачивает товар наличными, картой или смартфоном. А если покупатель — физлицо без статуса ИП, то при любых безналичных расчетах с ним.

С июля 2019 года на онлайн-кассы перешли почти все предприниматели. Но некоторые получили отсрочку до 1 июля 2021 года. Это ИП, которые работают в сфере услуг или продают товары собственного производства, работают без наемных работников по трудовым договорам.

ИП на патенте, торговцы мороженым в киосках, аптеки в селах могут работать без онлайн-касс бессрочно.

Онлайн-кассы нужно использовать при продаже в офлайн-магазинах и через интернет. У касс две функции:

1. Печатать чек или отправлять на эл. почту покупателя.
2. Хранить данные о расчетах и отправлять их в налоговую.

Как раз для отправки данных нужен оператор фискальных данных.

Как работает оператор фискальных данных

Онлайн-касса выглядит как кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем. Она печатает платежные документы, которые называют фискальными: чеки продажи, возврата, отчеты об открытии и закрытии смены.

Во время каждой продажи фискальный накопитель шифрует и отправляет информацию в налоговую. Упрощенно процесс выглядит так:

1. Покупатель приходит в магазин и что-то покупает. Оплачивает наличными или картой.
2. Продавец пробивает сумму на кассе и выдает покупателю чек. Если это продажа через интернет, касса отправляет этот чек покупателю в СМС или по эл. почте.
3. Фискальный накопитель в этот момент шифрует информацию. А дальше два варианта. Если к кассе подключен интернет, она передает информацию о продаже через ОФД в налоговую. Если интернета нет, фискальный накопитель хранит данные до момента, когда касса подключится к интернету.

Налоговая видит каждую покупку в магазине: что купили, стоимость, время покупки, имя кассира, который выдал чек, — и контролирует доходы предпринимателей.

Кто может работать без ОФД

Фискальный накопитель онлайн-кассы передает информацию через ОФД в налоговую, если есть интернет. Но есть компании, которые не могут подключить онлайн-кассу к интернету: их бизнес находится в труднодоступной местности.

«Труднодоступный район» — это термин из закона. Интернет там работает нестабильно или его вообще нет.

В таких населенных пунктах кассы должны использовать только те компании и ИП, которые торгуют подакцизными товарами. Все остальные — нет. Например, магазину в селе Ключи Алтайского края касса не нужна.

Но продавец все равно обязан выдавать покупателю документ с обязательными реквизитами, который подтвердит расчет.

В законе есть еще термин «отдаленные районы». Интернет там может работать прекрасно, но все дело в численности населения. Если в таких населенных пунктах проживает не больше 10 тысяч человек, то по закону можно работать без ОФД. Например, к отдаленным районам относится деревня Алешино Новгородской области.

Местные магазины используют онлайн-кассы, но они могут работать в автономном режиме, без подключения к интернету. Им не нужно заключать договор с ОФД и оплачивать Услуги оператора. Такие магазины все равно обязаны выдавать документы об оплате с обязательными реквизитами, причем чеки могут быть даже рукописные, на бланках.

Автономный режим нужно настроить во время регистрации кассы. Все данные о продажах хранит фискальный накопитель. Налоговая запрашивает эти данные, когда владелец онлайн-кассы меняет фискальный накопитель или снимает кассу с учета.

Условия и требования к ОФД

Главные обязанности ОФД — обрабатывать и передавать данные в налоговую в режиме реального времени. Но это еще не все, вот что еще делает ОФД:

• защищает данные клиентов от взлома и доступа третьих лиц;
• хранит данные не менее 5 лет с момента поступления чека на сервер;
• помогает налоговой узнавать о нарушениях со стороны продавца;
• предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам ФНС по запросу. Инспекция может удаленно контролировать предпринимателей.

Компания может получить статус ОФД, если получила разрешение от ФНС на обработку фискальных данных и включена в реестр ОФД.

Предпринимателю не нужно знать все требования закона 54-ФЗ к оператору. Достаточно убедиться, что он числится в реестре ОФД. Если оператора нет в списке, с ним нельзя заключать договор. Допустим, вы хотите подключить Платформу ОФД. Открываете реестр на сайте ФНС, находите в нем компанию. Все в порядке, Платформа ОФД есть в списке, можно подключаться:

Так выглядит оператор в реестре ОФД

Некоторые компании не могут работать операторами фискальных данных, даже если соответствуют законодательным и техническим требованиям. Так бывает, если руководителя и бухгалтера компании уволили с предыдущего места работы из-за того, что они раскрыли коммерческую тайну.

Все эти требования предпринимателям тоже помнить не надо, их проверяет налоговая. Если оператор не соответствует требованиям закона, она не выдаст разрешение на обработку данных. Если ОФД перестал соответствовать закону, налоговая аннулирует действующее разрешение.

Как выбрать ОФД

Компании и ИП самостоятельно выбирают ОФД. Это непросто, операторов фискальных данных много, вот лишь малая часть реестра:

Малая часть реестра ОФД

Вот что нужно проверить в первую очередь:

1. ОФД есть в реестре налоговой — это самый важный критерий, без этого заключать договор нельзя.
2. Какие услуги предоставляет ОФД. Например, некоторые помогут подобрать онлайн-кассу, получить электронную подпись, помогут разобраться с регистрацией в налоговой, подключить систему электронного документооборота.
3. Что входит в стоимость обслуживания. Важно, входит ли цена фискального накопителя или его придется покупать отдельно; будет ли оператор по умолчанию отправлять электронные чеки покупателю или за это придется дополнительно платить.
4. Есть ли личный кабинет и какие у него возможности.
5. Круглосуточная поддержка. У некоторых ОФД есть мобильное приложение, в любой момент можно написать в чат и решить проблему.

Операторов на рынке так много, они соревнуются в дополнительных сервисах и услугах для бизнеса. Например, большинство дает скидку при покупке у них онлайн-кассы и фискального накопителя.

Платформа ОФД помогает выбрать Тариф в зависимости от типа бизнеса и опций

Аналитика продаж. Некоторые ОФД предоставляют аналитику показателей продаж, контроль выручки в режиме реального времени, выгрузку отчетов в формате xls.

Личный кабинет. Проверьте, что у ОФД есть личный кабинет. В нем удобно контролировать работу: отслеживать, кто оформлял возврат, когда и на какую сумму. Бухгалтеру удобно сверять сумму фактических приходов с деньгами в кассе, делать отчеты по нужным параметрам.

У некоторых ОФД в личном кабинете можно контролировать состояние онлайн-касс по подразделениям, например по филиалам в разных городах, торговым точкам и даже по каждой кассе отдельно.

Мобильное приложение. С помощью него удобно отслеживать показатели продаж можно прямо с телефона. А если чеки, перестанут уходить всегда можно написать в чат и решить свою проблему.

Все опции могут входить в тариф или оплачиваться дополнительно — проверьте это при подключении к ОФД.

Вместе с онлайн-кассой мы подключаем своим клиентам Платформу ОФД. У этого ОФД есть личный кабинет и мобильное приложение, которые помогают удаленно управлять бизнесом

Сколько стоит подключиться к ОФД

Стоимость услуг у всех ОФД примерно одинаковая: подключить одну онлайн-кассу к оператору можно за 3000 ₽ в год.

Есть разные тарифные планы: на год, три года, месяц или даже на несколько дней.

Чем меньше срок подключения, тем выше будет цена за услуги ОФД в пересчете на один день

На сайте оператора можно выбрать удобный тариф под потребности компании: добавить дополнительные услуги, доплатить за КЭП, фискальный накопитель или онлайн-кассу.

У многих ОФД есть бесплатный пробный период на один или три месяца. Можно поработать с оператором и, если он не подходит, расторгнуть договор и подключиться к другому ОФД.

Как подключиться к ОФД

Подключение к ОФД — один из шагов на пути регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись. Она понадобится, чтобы подписать договор и удаленно поставить онлайн-кассу на учет в налоговой инспекции. Без КЭП придется идти в ИФНС и заполнять заявление. Купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, цена — от 2000 ₽.

Список удостоверяющих центров есть на сайте Минкомсвязи.

Шаг 2. Заключите договор с ОФД. Без договора не получится зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС. Выберите ОФД, зарегистрируйтесь в личном кабинете, оплатите счет. С момента оплаты считается, что договор между вами и ОФД заключен.

Шаг 3. Зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. В личном кабинете используйте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Если есть КЭП, зарегистрировать кассу можно прямо в личном кабинете на сайте налоговой. Ходить в ФНС не придется

Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

При онлайн-регистрации вы заполните заявление по подсказкам на сайте налоговой

Откроется форма «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники», в ней укажите следующее:

• адрес, где будет установлена касса. Выберите его из справочника ФИАС. Это база адресов, которую госорганы считают единственно верной;

Если адреса нет в списке, обратитесь в администрацию района или города, чтобы добавить адрес в справочник, а уже потом регистрируйте ККТ

• название компании;
• сфера деятельности;
• модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или внизу корпуса;
• наименование оператора фискальных данных;
• режим, в котором будете использовать кассу. Если касса будет работать в автономном режиме, не забудьте поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме»;

Если нет подходящего режима, ничего не отмечайте

• модель фискального накопителя — указана в паспорте накопителя;
• номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе;
• ОФД, с которым заключили договор.

Подпишите и отправьте электронное заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится индивидуальный регистрационный номер ККТ.

Регистрационный номер ККТ понадобится на следующем шаге регистрации

Шаг 4. Введите индивидуальный регистрационный номер в свою онлайн-кассу. Как только вы получите регистрационный номер, введите его в онлайн-кассу — на это есть сутки с момента отправки заявления. Если не успеть, придется повторно подавать заявление на сайте налоговой. Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек — он понадобится для отчета.

Шаг 5. Сделайте отчет о регистрации онлайн-кассы. Вернитесь в личный кабинет налоговой, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Напротив вашей кассы — «Отчет о регистрации ККТ». Укажите в нем время получения чека, его порядковый номер и фискальный признак — это 10 цифр на чеке с аббревиатурой «ФП» или «ФПД». Проверьте еще раз данные и нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточка регистрации ККТ будет храниться в вашем личном кабинете на сайте налоговой

Шаг 7. Подключите онлайн-кассу к ОФД. Добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД: откройте вкладку «Подключение ККТ», введите параметры для настройки — у каждого оператора они свои, после нажмите «Регистрация ККТ». Ваша касса синхронизируется с оператором. Все, теперь можно продавать.

Проблема: касса не отправляет чеки в ОФД

Первая причина. Касса не может подключиться к интернету: проблемы на линии у провайдера, неправильные настройки соединения, не оплачен счет за интернет, поврежден роутер или перебит сетевой кабель.

Что делать. Перезагрузите кассу. Если это не помогло, обратитесь к системному администратору или оператору связи, чтобы устранить проблему. Кассир может работать с кассой, даже если нет интернета. Касса сохранит данные на фискальном накопителе и отправит их ОФД, когда соединение с сервером восстановится.

Вторая причина. Касса сломалась или она неверно настроена. Из строя может выйти модуль связи или фискальный накопитель — он действует от 13 до 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Что делать. Обратитесь к техническому специалисту или в сервисный центр. Возможно, придется купить новую кассу или фискальный накопитель. Работать на неисправной кассе нельзя.

Проблема: сервер ОФД временно недоступен по техническим причинам

Причина. Проблемы с сервером ОФД. На чеке появится надпись: «ОФД не отвечает».

Что делать. Проверьте связь с оператором: в меню кассового аппарата выберите «Сервис», затем «Диагностика ОФД».

Касса выдаст бумажный отчет с параметрами подключения онлайн-кассы к провайдеру.

С этим отчетом, информацией о регистрации устройства в ФНС и скриншотом первого неотправленного фискального документа обратитесь к ОФД. Если проблемы со стороны оператора, он должен сам их устранить.

Штрафы за нарушение закона 54-ФЗ

Если предприниматель нарушает Закон 54-ФЗ, он может получить Штраф.

НарушениеШтраф для организацийШтраф для руководителей или ИП

Продавец торгует без онлайн-кассы (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ)	От 75 до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 ₽	От 25 до 50% суммы расчета, но менее 10 000 ₽
Повторное наказание продавца за торговлю без онлайн-кассы, если сумма расчетов составила 1 000 000 ₽ и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ)	Приостановление деятельности на срок до 90 суток	Дисквалификация на срок от 1 до 2 лет
Продавец использует онлайн-кассы, которые не соответствуют требованиям закона 54-ФЗ, или нарушил порядок регистрации кассы, сроки и условия перерегистрации (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ)	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 ₽	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 ₽
Продавец не предоставил информацию и документы о ККТ по запросу налоговой инспекции за три рабочих дня (ч. 5 ст. 14.5 КоАП РФ)	Предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 ₽	Предупреждение или штраф от 1500 до 3000 ₽
Продавец не выдал покупателю кассовый чек или БСО (ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ)	Предупреждение или штраф 10 000 ₽	Предупреждение или штраф 2000 ₽

• До 4 месяцев бесплатного обслуживания
• До 500 000 ₽ на сервисы партнеров
• Бесплатная онлайн-бухгалтерия

Подробнее

Кто может не применять ККТ после 1 июля 2021 года

Онлайн-касса – камень преткновения для многих бизнесменов.

Кассовая реформа, начавшаяся в 2017 году, затронула очень большой сегмент рынка. Если на старте устанавливать контрольно-кассовую технику (ККТ) должны были только крупные компании, то на сегодняшний день это затронуло практически всех.

Однако, не всё так однозначно! Закон 54-ФЗ от 22.05.2003 позволяет некоторым компаниям и ИП не использовать кассы.

Одни получили отсрочку до 1 июля 2021 года, другие вовсе освобождены от применения ККТ.

Разберем всё по порядку.

Основные моменты

Онлайн-касса – это кассовый аппарат нового поколения, который обеспечивает автоматическую передачу данных о чеках в налоговые органы.

Расходы по приобретению и подключению онлайн-ККТ существенные. Итак, нужно:

• Приобрести и настроить онлайн-кассу с фискальным накопителем
• Оцифровать подпись
• Подключить кассу к сети Интернет
• Подключиться к ОФД (оператору фискальных документов)
• Зарегистрировать ККТ в налоговых органах

Если вам требуется консультация специалиста по онлайн-кассам напишите нам в WhatsApp или в чате на сайте.

До 2019 года для ИП действовали кассовые вычеты – льготы при приобретении онлайн-ККТ.

Кто может не применять ККТ

ККТ обязательна при любых расчетах с физлицами за товары, работы, услуги. С юрлицами и ИП – только при платежах наличными, картой или смартфоном (через POS-терминал).

Без ККТ юрлица и предприниматели могут работать только в следующих случаях:

До 1 июля 2021 года ИП без наемных работников на любом налоговом режиме могут не применять онлайн-кассу при:

От использования ККТ освобождены организации и предприниматели в следующих случаях:

• По видам деятельности (п. 2 ст. 2 Закона):
• Продажа газет и журналов (оборот не менее 50%)
• Продажа ценных бумаг
• Питание учащихся
• Рынки без помещений, ярмарки
• Разносная торговля
• Киоски с мороженым и безалкогольными напитками в розлив
• Торговля молоком, маслом, квасом, живой рыбой с цистерн
• Овощи, фрукты и арбузы вразвал
• Прием стеклотары
• Ремонт и окраска обуви
• Изготовление и ремонт ключей и др.
• Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами
• Реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов
• Вспашка огородов и распиловка дров
• Услуги носильщиков на вокзалах и в портах
• Сдача ИП в аренду собственных жилых помещений
• Продажа бахил в розницу
• Деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях
• ИП на патенте кроме розницы, общепита и перевозок.
• Плательщики НПД и др.

На ПСН касса нужна в рознице, общепите и перевозках. При остальных видах деятельности ККТ можно не использовать! Например, при ремонте жилых помещений, оказании услуг по репетиторству, дизайну или разработке ПО.

ИП на упрощенке в общем случае должен использовать кассовый аппарат. Однако в отдельных ситуациях предприниматель, в том числе на УСН, может работать без ККТ.

Например, когда сдает в аренду собственные жилые помещения или продает в киосках мороженое.

БСО и товарные чеки

БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:

• на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
• типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.

Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.

Его выдают:

• вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
• наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.

БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:

• До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
• После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.

Штрафы за работу без кассы

Штраф за неприменение ККТ для организации — от 75% до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб.

Для должностного лица — от 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.

Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?

Рецепты для бизнесаМаркетинг

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель.

По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев.

Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись.

Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени.

В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Пример бюджетной кнопочной кассы, представленной на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки.

Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево.

Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Пример фискального регистратора, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков.

К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов.

К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Пример смарт-терминала, представленного на маркетплейсе онлайн-касс ЮKassa

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи.

Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме.

Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

1. Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

2. Организации и ИП, которые:

3. продают журналы и газеты;

4. предоставляют питание воспитанникам детсадов и учащимся школ во время занятий;
5. торгуют в разнос или на ярмарках;
6. продают безалкогольные разливные напитки или мороженое;
7. ремонтируют обувь
8. и многие другие.

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

1. Купить или арендовать саму ККТ.
2. Купить фискальный накопитель.
3. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте.
4. Зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам нужно будет сформировать заявление на регистрацию в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
5. Настроить и активировать кассу. К любой ККТ прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
6. Завершить регистрацию на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой.

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой.

Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор).

Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• возврат,
• продажа в Кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

1. Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту
2. Возврат прихода — если клиент, например, вернул товар ненадлежащего качества и получил уплаченную сумму обратно.
3. Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
4. Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую.

ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций.

Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

• автономные кнопочные, которые ввиду дешевизны хороши для микробизнеса,
• фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки,
• смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор и устройство для печати чеков.

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.

ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.

Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

• Все ИП с общей системой налогообложения (ОСНО).
• Торговля подакцизным товаром. Если ИП продаёт алкоголь, табак, лекарства и т. д.
• Много продаж. Если ИП пробивает более 200 чеков в день.

• Все ИП с услугами. ИП на любом налоговом режиме, если они оказывают любые услуги.
• Все ИП на спецрежимах. Если ИП занимается торговлей и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), платит единый сельскохозяйственный Налог (ЕСХН) или работает по патенту.

• Отдалённая местность. ИП работает с кассой в автономном режиме из-за труднодоступности связи.
• Сезонный бизнес. У ИП сезонная работа или торговля, но без подакцизных товаров, и мало чеков.
• ОСНО + спецрежимы. Если ИП совмещает общую систему налогообложения и УСН, ЕСХН или патент.

ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.

ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.

ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).

Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.

Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.

Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.

• офлайн-продажи в стационарном магазине;
• пункт выдачи заказов с оплатой;
• услуги с оплатой в офисе.

Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.

Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.

• онлайн-продажи через сайт;
• продажи через мобильное приложение;
• приём платежей курьерами по месту доставки;
• услуги населению с оплатой на выезде;
• продажи и услуги через вендинговые автоматы.

Есть комплект 2 в 1, куда входят кассовый аппарат и облачный модуль, подключённый к сайту. Если клиент оплачивает покупку на сайте, то чек будет отправлен ему на e-mail или в СМС. Когда он платит в магазине наличными или картой, ему выдают бумажный чек.

ИП сам выбирает подходящее решение, но должен учесть все сопутствующие расходы. Кроме покупки или аренды кассового аппарата, придётся оплачивать и фискальный накопитель, регистрацию в налоговой, подключение и настройку, а также услуги оператора фискальных данных (ОФД) по передаче данных, обновление программного обеспечения, интернет-связь.

• Сразу нужно купить кассовый аппарат и фискальный накопитель.
• Сразу заплатить за регистрацию в ФНС, настройку.
• Регулярно платить за услуги ОФД, связь, программное обеспечение.

• Сразу нужно купить фискальный накопитель.
• Сразу заплатить за подключение, настройку.
• Регулярно платить за аренду кассового аппарата, услуги ОФД, связь, программное обеспечение.

• Сразу нужно купить фискальный накопитель.
• Заплатить за регистрацию в ФНС.
• Регулярно нужно платить за сервис, туда уже входит плата за услуги ОФД и за программное обеспечение.

• Ничего покупать не надо.
• Платить нужно только комиссию со всех платежей, проходящих через агента — 2,5–5% от суммы.

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

1. Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. ЗАТО легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
2. Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
3. POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.

КритерииАвтономная кассаСмарт-терминалPOS-система

Стоимость	Самый дешёвый вариант	Стоимость средняя	Комплексное решение дороже
Изменения вслед за законом	Нужно вызывать специалиста для перепрошивки. Иногда, если это невозможно — менять аппарат	Автоматическое обновление ПО	Автоматическое обновление ПО
Скорость работы	Низкая: кассир считает сумму, вносит данные вручную в аппарат	Высокая: интуитивно понятный интерфейс, удобно вводить данные на экране	Очень высокая: вводить данные можно с клавиатуры
Автоматизация, учёт и аналитика	Нельзя подключить к сервисам бухучёта, товароучётной системе, программе аналитики	ПО позволяет всё автоматизировать	Больше возможностей для интеграции с разным ПО

После выбора типа кассы остаётся определиться с моделью. Всего в реестре налоговой — около 200 моделей кассовых аппаратов. Чтобы не запутаться, нужно понимать, как их сравнивать. Вот на какие параметры нужно смотреть.

• От сети: с такой кассой на рынке не постоишь, только рядом с розеткой в магазине, а при выключении света работать нельзя.
• Аккумулятор: придётся учесть время работы без подзарядки.

• Низкая: до 100 чеков, для небольшого бизнеса с малым количеством клиентов.
• Высокая: более 500 чеков, для крупных торговых точек с большой проходимостью.

• Узкая — 44–57 мм: мало информации, подходит для розничных магазинов.
• Широкая — до 80 мм: можно разместить больше данных, подходит для общепита, супермаркетов.

• Мобильный интернет с подключением через GSM.
• Проводной интернет или Wi-Fi.

• Поддерживает: можно продавать маркированные товары/подключиться к ЕГАИС.
• Не поддерживает: нельзя торговать маркированными и подакцизными товарами.

• Есть: можно подключиться к разным программам товароучёта и аналитики.
• Нет: нельзя использовать никакие сервисы и приложения.

Предпринимателю стоит предусмотреть и возможность подключения дополнительного оборудования — сканера штрих-кодов или электронных весов. Например, к кнопочному аппарату многое подключить не удастся — там маловато разъёмов для внешних устройств.

А чтобы работать спокойно уже после выбора кассы, ИП нужно узнать все требования из 54-ФЗ, которые касаются конкретно его бизнеса. И важно не забывать следить за нововведениями, чтобы быть в курсе и подстраиваться под них.

Научим ИП принимать платежи без штрафов

Узнай больше