Чек и товарный чек для авансового отчета в 2023 году

В работе контрольно-кассовой техники грядут изменения – наименование товара в чеке с 2021 года станет обязательным для всех категорий бизнеса. Это серьезная и злободневная тема для предпринимателей. Многие считают требование ненужным и бесполезным, некоторые его просто опасаются.

На самом деле, в требованиях 54-ФЗ с самого начала было указано, что при отбитии кассового чека обязательным реквизитом является наименование товара. Поэтому распоряжение не ново.

Обязательное наименование товара в кассовом чеке с 1 февраля 2021 года

На данный момент наименование продукции в чеке обязательно указывают ИП и ООО на ОСН, а также продавцы подакцизных товаров и маркированных товаров. Для индивидуальных предпринимателей на специальных налоговых режимах действует освобождение от обязательного наименования товара в чеке онлайн кассы, что отражено в № 290-ФЗ от 03.07.2016 пункт 17 статья 7.

С 1 февраля 2021 года данное освобождение перестанет действовать и чеки без наименования товара уйдут в прошлое.

Требования к номенклатуре в кассовом чеке

Современные кассовые аппараты уже давно умеют выводить все реквизиты кассового чека. На плечи предпринимателей ляжет только обязательство вести номенклатурный учет, т.е. вносить номенклатуру для отбития на кассовом аппарате.

Если раньше можно было выбить чек с безликой позицией «Товар» или «Продукты» и указать общую сумму покупки, то теперь в чеке обязательно должны прописываться:

• наименование товара,
• количество товара,
• цена за единицу товара с учетом скидок, наценок и НДС,
• общая сумма по этой позиции.

К номенклатуре предъявляются следующие требования:

• Название товара должно быть максимально понятным покупателю, хотя четких требований пока нет. Лучше писать название производителя. В ближайшем будущем налоговая собирается создать единый справочник товаров, где у каждого товара будет свой код номенклатуры.
• Длина наименования товара ограничена – надо уложиться в 128 символов без пробелов. Поэтому в некоторых случаях потребуется сокращение и желательно хорошо продуманное, ведь название товара или Услуги передается в федеральную налоговую службу.
• Если в момент оплаты наименование товара пока неизвестно, нужно вбить в кассовый чек способ расчета «аванс». Когда товар и количество товара станут известны, пробивается второй чек со способом расчета «полный расчет». Все эти функции есть почти во всех кассовых программах.

Что еще обязательно указывать в реквизитах кассового чека:

1. ИНН и наименование организации (продавца);

2. ФИО кассира;

3. система налогообложения;

4. признак, сумма и форма расчета;

5. номер фискального накопителя;

6. фискальный признак документа;

7. QR-код;

8. код маркировки (для товаров с обязательной маркировкой);

9. регистрационный номер онлайн-кассы и другие.

Также для некоторых видов деятельности предусмотрены дополнительные реквизиты. Например, признак расхода и возврат расхода в чеке должны указывать организации, которые принимают товар и отдают за него деньги (ломбарды, пункты приема лома).

При продаже маркированного товара, должен отражаться признак маркировки в виде буквы М, при продаже табака код маркировки – тег 1162. Для тех кто работает по агентскому договору в чеке должен стоять признак агента.

По разным причинам покупатель может сделать возврат товара. Тогда следует пробить чек с признаком возврат прихода.

По требованию покупателя, чек может быть предоставлен ему в электронном виде.

Если в кассовом чеке нет наименования товара, по новым условиям такой документ будет считаться недействительным. В случае невозможности использования онлайн кассы, чек ККТ заменяет бланк строгой отчетности (БСО) или товарный чек. В этих фискальных документах также требуется указывать наименование товара.

Штраф за отсутствие номенклатуры в чеке с 2021 года

На данный момент санкции за нарушения при применении ККТ – это предупреждения и небольшие штрафы, прописанные в статье 14.5 КоАП РФ. За отсутствие номенклатуры в чеке с 1 февраля 2021 года предупреждением не отделаться – их больше не будет. Прежде всего повысятся размеры штрафов.

Каждый выявленный случай потребует следующих сумм:

• должностное лицо – до 3 000 рублей,
• организации – до 10 000 рублей.

Еще сейчас есть законопроект, который должен вступить в силу с 1 января 2021 года. Согласно ему 54-ФЗ как таковой перестанет существовать, и все требования 54-ФЗ и статьи 14.5 КоАП РФ будут перенесены в Налоговый Кодекс.

После этого за неправильное применение ККТ будут применяться новые виды наказаний, например, блокировка сайта, банковских счетов, автоматических счетов для расчетов и другие.

Также налоговая инспекция сможет осуществлять оперативные проверки и мониторить нарушения до 3-х лет, т. е. если вы отбили чек без указания номенклатуры 5 февраля 2021 года, его могут выявить в феврале 2024 года и попросить разъяснений.

Обязательное наименование товара в чеке. Что делать? С чего начать?

Нравится это или нет, Закон есть, и его надо выполнять. Остается понять – как.

Бытует мнение, что для ведения номенклатуры товара необходима товароучетная (ТУ) программа. На самом деле это не так. По закону использовать ТУ сервис необязательно. Достаточно просто завести каталог товаров в кассе.

Такие кассовые решения особенно актуальны для небольшого бизнеса.

Ведь по-старинке некоторые предприниматели продолжают вести учет в тетрадях и в таблицах Excel, несмотря на то, что сервисы для автоматического подсчета остатков давно перестали быть роскошью и вполне доступны по цене.

Но об этом мы поговорим позже. Давайте сначала разберемся, как же завести базу товаров в кассе, если ее там никогда не было.

Как создать базу товаров в кассе

Итак, чтобы завести базу товаров в кассе есть следующие варианты ввода номенклатуры:

• Загрузка из файла Excel или CSV через личный кабинет кассы. Вы создаете по определенному шаблону таблицу с товарами в файле, заходите в личный кабинет кассы через ваш ПК и загружаете этот файл по инструкции. На саппорте вашей кассы наверняка есть инструкция как это сделать.
• Ввод в онлайн-кассу каждой позиции вручную, поштучно. Открываете в кассе каталог (или справочник) товаров. Создаете карточки на каждый товар и заполняете вручную все предусмотренные там поля. Этот способ, конечно, не такой быстрый, как первый. Но вполне годится, если в каталог нужно докинуть буквально несколько позиций.

В МТС Кассе, кстати, встроен собственный глобальный справочник товаров (ГСТ). Поэтому здесь даже поштучное заполнение каталога проходит весьма быстро. Достаточно просто отсканировать штрих-код нового товара, касса “подцепит” его из ГСТ и заполнит за вас все поля. Кассиру останется только указать ставку НДС, количество товара и его цену.

• Загрузка из товароучетной системы. Этот способ для тех, кто решил сразу взять быка за рога и вместе с номенклатурой наладить учет товаров. Способ очень похож на первый, только товары вы заводите не в личном кабинете кассы, а сразу в товароучетном сервисе. Товароучетную программу нужно выбрать предварительно и со специалистом подключить ее к кассе. Товары из ТУ в кассу перебрасываются автоматически.

Что касается МТС Кассы, то товароучетный сервис отдельно подключать не нужно. Он уже встроен и доступен в личном кабинете. Поэтому, если вы решите перейти на учет остатков немного позже, он уже в вашем распоряжении.

• Загрузка товара из электронных накладных. Это стоит читать, если у вас в продаже маркированные товары или алкоголь. Современные кассовые сервисы интегрированы с ЭДО и ЕГАИС. При приемке электронных накладных, сервис распознает новую позицию, автоматически заводит на нее карточку и ставит на баланс.

Какие именно способы создания базы товаров поддерживает ваша касса зависит от ее кассовой программы.

Как и кто должен заносить наименование товара в чек?

База товаров в кассе уже создана, давайте учится вносить наименование в чек при продаже.

При регистрации онлайн-кассы практически все необходимые реквизиты кассового чека занесены в ККТ, поэтому останется вводить только несколько реквизитов: наименование товара, его количество, цену. Указывает номенклатуру в чеке конечно же кассир при формировании этого фискального документа.

Есть несколько способов занесения товаров в чек:

1. Сканирование штрих кода.Для этого понадобится сканер. Товар в базе должен быть занесен со штрихкодом.

2. Поиск по наименованию товара.Возможен при наличии в кассе умного поиска. Достаточно ввести несколько первых букв и касса найдет нужное наименование.

3. Использование специальной панели для избранных товаров на экране онлайн-кассы.На нее выносятся самые популярные товары, например, хлеб, молоко, водка в конце-концов. Надо просто нажать на соответствующую позицию и касса внесет ее в чек.

4. Голосовой поиск товара.Работает только при использовании кассового приложения на мобильных устройствах.

После внесения наименования товара в чек кассиру останется только указать количество товара и цену. Сумму чека касса подсчитывает сама после формирования фискального документа.

Перечисленные способы занесения наименований товаров в чек доступны не во всех кассах – все зависит от вида кассы и кассовой программы.

Что делать, если в моей кассе все сложно

Да, такое вполне может быть, если у вас автономная касса или фискальный регистратор с очень простой кассовой программой.

В автономной кассе, например, чтобы создать базу товаров скорее всего понадобится специалист и подключение к ПК, да и со способами выбор невелик.

Чтобы внести наименование в чек, придется сначала в карточке каждому товару присвоить свой уникальный номер. А при формировании чека набрать его на клавиатуре.

Другой вариант – сканировать штрих-коды, но они, как вы понимаете, есть не на всех товарах.

Запомнить коды на все товары невозможно, поэтому работать без сканера на автономной кассе с количеством наименований товаров свыше 30 нереально. Но и тут не все гладко, ведь память на автономных кассах сильно ограничена, поэтому уместиться в базу могут не все позиции.

В фискальном регистраторе зачастую с созданием базы проще, но есть только два способа внесения наименования в чек: сканирование и умный поиск.

В смарт-терминалах, как правило, есть все перечисленные способы, за исключением пары нюансов. О них мы расскажем дальше, а пока вернемся к вопросу: Так что же делать, если все сложно с кассой?

Тут варианта два: либо менять кассу на новую, например, на смарт-терминал, либо модернизировать имеющуюся. Новая касса – это недешево. Придется покупать новый ФН и полностью перерегистрировать. Как вариант, кассу можно взять напрокат.

Узнать подробнее

Если у вас автономные кассы, например, Меркурий или Атол, вы можете подключить их к кассовому сервису МТС. В этом случае дело обойдется без замены и перерегистрации кассы. Мы присоединим ее к ПК или ноутбуку с кассовой программой МТС. Так, вы будете работать с любой номенклатурой и даже с маркированными товарами, а если захотите, то и вести товарный учет.

В кассе с фискальным накопителем все намного проще. Там можно просто подобрать другую, более умную кассовую программу. Кстати, в МТС есть кассовое ПО и для ПК, и для ноутбука, и для планшета на любой операционной системе: Windows или Android.

Мне нужна консультация

Дополнительные советы по выбору касс для работы с номенклатурой

Если вы внимательно прочитали предыдущие разделы, скорее всего сделали вывод о том, с каким видом кассы лучше всего связать свою судьбу. Здесь мы поговорим не просто о смарт-терминалах, а о нюансах, по которым они друг от друга отличаются с точки зрения работы с номенклатурой.

1. Ввод номенклатуры и в самой кассе, и в личном кабинете. Увы, в некоторых кассах вы встретите либо первый, либо второй вариант. На самом деле удобно, когда есть оба. Ведь иногда кассиру несподручно останавливать торговлю и нужно, чтобы новые позиции внес другой сотрудник, например, товаровед. Ведь зайти в ЛК кассы можно с любого устройства. Даже с телефона.

2. Обращайте внимание на возможность редактировать карточки товаров в самой кассе, а не только в личном кабинете. Тогда провести небольшую корректировку сможет кассир. Так гораздо быстрее.Опять же эта опция есть только на некоторых ККТ, в том числе на смарт-терминалах МТС Кассы.

3. Большим плюсом будет наличие в кассе дополнительного справочника товаров. Если при сканировании штрих-кода касса не нашла товар в каталоге (забыли завести позицию), она “подцепит” его из своего справочника и создаст карточку для нового товара.МТС Касса работает с собственным глобальным справочником товаров (ГСТ).

4. В современных смарт-терминалах, но далеко не во всех, есть специальная панель с избранными товарами. Если она есть – это дополнительный плюс к удобному поиску.

   Штрих-коды есть не на всех ходовых позициях. А с этой панели вы быстро занесете такой товар в чек.

   Особенность касс МТС в том, что такая панель здесь с картинками, поэтому скорость нахождения товара гарантированно космическая.

5. Даже если платный товароучетный сервис вам сейчас не нужен, онлайн касса с ним лучше, чем без него. Это задел на перспективу – если вдруг ваш бизнес вырастет, у вас будет возможность подключить ТУ сервис. Поверьте, пользы в нем немало, а по цене очень даже доступно.Товароучетная система в кассы МТС уже встроена, подключайте ее в любой момент.

6. Когда товары в каталоге создаются с нуля, удобнее переносить их из таблиц Excel массово, а не по одному. Загрузить товары из таблиц Excel можно только через Личный кабинет кассы, поэтому должна быть возможность работать с файлами Excel.

7. Если вы реализуете товары с обязательной маркировкой, обратите внимание на интеграцию кассы с ЭДО.

Самыми удобными для работы с номенклатурой будут смарт-терминалы и фискальные регистраторы (при условии хорошей кассовой программы). В них можно без проблем самостоятельно вносить необходимые данные. С автономными кассами все сложнее – зачастую для ввода номенклатуры не обойтись без приглашения специалиста и остановки продаж. А это потеря выручки и дополнительные затраты на оплату услуг.

Подобрать кассу

Почему предприниматели выбирают кассы МТС?

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ. О преимуществах смарт-терминалов МТС мы уже неоднократно упоминали по ходу статьи. Осталось сказать немногое:

• оффлайн-режим работы – касса выбьет чек даже без сети интернет, а при появлении связи сама отправит данные в ОФД;
• автоматическое и бесплатное обновление в соответствии с 54-ФЗ;
• круглосуточная техподдержка;
• поддержка приема быстрых платежей, то есть вы сможете принимать безналичную оплату без подключения терминала эквайринга и платить за комиссию всего 0,4-0,7%;

• функционала здесь гораздо больше, чем требует закон. Он доступен даже в базовом тарифе;
• много разных фишек для удобной работы с номенклатурой;
• есть специальное приложение для руководителя, с которым он контролирует торговлю со смартфона.

МТС Касса 5А″ LS

• Экран 5,5″
• Матричный 2D имидж-сканер с лазерным указателем
• Встроенный эквайринг
• Заказать

МТС Касса 5″

1. Экран 5,5″
2. Печать чека за 6 сек
3. Встроенный 1D/2D фотосканер
4. Заказать

MТС Касса 7″

• Экран 7″
• Печать чека за 7 сек
• Подключение сканера, весов
• Заказать

Товароучетная программа МТС

1. Ведёт складской учет
2. Контролирует работу кассира
3. Анализирует торговлю
4. Заказать

МТС Касса 5А″

• Экран 5,5″
• Встроенный 1D/2D фотосканер
• Встроенный эквайринг
• Заказать

Чтобы приобрести правильную онлайн кассу для вашего бизнеса, придерживайтесь определенных важных критериев при ее выборе. Если у вас еще есть сомнения между автономной кассой и смарт-терминалом, вам сюда.

Получить презентацию по МТС Кассe

07.12.2020

Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году

Все организации и ИП, проводящие финансовые операции с наличными, обязаны придерживаться положений кассовой дисциплины. 

Подробнее о том, кто может не применять онлайн-кассы.

Правовое регулирование контрольно-кассовой дисциплины

Все правила эксплуатации кассовой техники и порядок оформления отчётности закреплены в федеральном законе №54 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22 мая 2003 года. 

В законе содержатся:

• сведения о сферах применения ККТ;
• требования к комплектации ККТ;
• требования к кассовому чеку и бланку строгой отчётности;
• обязанности ответственных за ККТ лиц.

Санкции за нарушение контрольно-кассовой дисциплины

Нарушениями в статье № 15.1. КоАП РФ расцениваются следующие действия.

• Нарушение порядка прихода наличных денег в кассу, то есть недонесение денег в кассу, продажа мимо кассы или удержание средств от внесения в кассу.
• Нарушение порядка отчётности о кассовых операциях (незаполненная кассовая книга, отсутствие отчётных документов по движениям денег в кассе).
• Хранение наличных денежных средств в кассе сверх установленного лимита кассы.
• Расчёт с другими организациями или ИП сверх 100 тысяч рублей наличными. 

Лимит 100 тысяч рублей актуален на 2021 год. Ограничение касается ИП, ООО и других типов организаций – при сделке на большую сумму придётся составлять несколько договоров (или оплачивать двумя разными способами, см. пример). Ограничиваются только расчёты наличными.

Какие изменения в 2021 году

Пример: есть сделка между ИП и организацией на 130 тысяч рублей, ИП может внести в кассу организации наличными только 100 тысяч. Остаток в 30 тысяч предприниматель должен будет внести на расчётный счёт организации.

Примечание: ограничение для расчётов наличными по одному договору для МФО и ломбардов отличается – оно составляет 50 тысяч рублей на Договор.

За перечисленные нарушения следует административный штраф: 

• от 4 до 5 тысяч рублей для сотрудников организаций или ИП, ответственных за ККТ;
• от 40 до 50 тысяч для руководителей юридических лиц.

То же наказание следует за нарушение порядка инкассации денег сверх установленного кассового лимита.

Упрощённая кассовая дисциплина

Право вести кассовую дисциплину в упрощённом порядке имеют индивидуальные предприниматели, микропредприятия и субъекты малого бизнеса.

Суть упрощёнки:

• Можно не определять лимит остатка кассы.
• Не нужно вести отчётность: РКО, ПКО, кассовую книгу.

Перейти на упрощённую кассовую дисциплину можно только если в организации или ИП ведётся налоговый учёт.

Операции с кассовым оборудованием

Выдача чеков за покупки

Существует два вида чеков: кассовый и товарный. 

Кассовый чек – фискальный документ, необходимый для отчетности в налоговую инспекцию. Информация, зафиксированная в кассовом чеке, сохраняется на фискальном накопителе и передаётся по сети Интернет в налоговую службу. 

Изменения в 2021 году

С 1 августа 2021 года изменился технический Стандарт формирования фискальных документов и введен их новый формат — ФФД 1.2. Касается он в основном правил продажи маркированных товаров, но перейти на новый формат обязаны все предприниматели. Все о новых префиксах [M] и тегах в чеке читайте в нашей статье о ФФД 1.2.

Кассовый чек необходимо выдавать покупателю при продаже товара или услуги, за исключением ряда случаев, о которых мы подробно говорили в статье Когда ИП может принимать деньги на счет без онлайн-кассы .

Нужно помнить, что если организация получает на расчетный счет денежные средства от покупателей (клиентов) — физических лиц (не индивидуальных предпринимателей) за товары, работы и услуги, то эта организация обязана применять контрольно-кассовую технику и оформлять кассовые чеки. Сделать это необходимо не позднее момента выдачи товара покупателю, начала выполнения работ или оказания услуг.

За невыдачу чека статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф – 2 тысячи рублей для работника и 10 тысяч рублей для руководителя организации или ИП.

Штраф предусмотрен и за некорректное оформление чека, например отсутствие в нем требуемых реквизитов. 

Нововведения в 2021 году

С февраля 2021 года все организации и предприниматели должны указывать в чеке детализированную информацию о проданных товарах или оказанных услугах – их названия и количество. Раньше можно было обойтись только общей суммой покупки в чеке. 

Как заносить номенклатуру в чек, и какие обязательные реквизиты там должны быть читайте в нашем материале.

Товарный чек – документ, который выдается либо вместе с кассовым чеком, либо вместо него, если предприниматель имеет право не применять контрольно-кассовую технику.

Выписывается по требованию покупателя при необходимости конкретизировать характер услуги, или характеристики товара, проданного за наличные деньги. Товарный чек не является бланком строгой отчётности и выдаётся по требованию покупателя.

Пример оформления товарного чека

Все правила оформления и выдачи кассового и товарного чека читайте в нашем материале 

Приход и расход наличных из кассы. Кассовые ордеры

Работает с кассой специально назначенный для этого работник. Он же несёт ответственность за соблюдение контрольно-кассовой дисциплины. Если такой работник отсутствует, то его роль берёт на себя ИП или руководитель юридического лица. 

Любые поступающие наличные деньги, кроме платежей от клиентов, регистрируются с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Как приход расцениваются следующие случаи:

• приход денег в кассу от предпринимателя;
• дневной приход – сумма, полученная от клиентов за день;
• поступления денег от других предпринимателей;
• возврат остатка от выдачи под авансовый отчёт.

Для приходного кассового ордера используется форма 0310001. Формы можно заполнять от руки или с помощью специальных программ:

Скачать форму 0310001 приходного кассового ордера

Чтобы ордер считался действительным, необходимы подписи кассира, главного бухгалтера или доверенного лица. 

В 2021 году выплаты наличными ограничиваются суммой, которая пришла в кассу с банковского счёта. Причём это ограничение затрагивает выплаты из кассы не только ИП и организациям, но и физическим лицам. Существует ряд исключений, на которые не действуют ограничения:

• выплаты заработной платы сотрудникам;
• выплаты за возвраты товаров.

Есть несколько особенностей выдачи заработной платы работникам из кассы

Выплаты зарплат проводятся по расчётно-платёжным ведомостям (или просто по платёжным ведомостям). В них указаны:

• срок выдачи;
• сумма выдачи;
• лицо, которому выдаётся заработная плата.

Образец расчетно-платежной ведомости

Эти ведомости составляются на всех работников, а затем отправляются к бухгалтеру, который производит сами выплаты. При этом составляется единый расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма всех выданных денежных средств. 

Помимо этого, существует отдельный порядок выдачи наличных денег подотчётным лицам и выплат по доверенности.

Подотчётные лица получают из кассы деньги на нужды организации или ИП. Например:

• билеты для командировок;
• расходы на жильё в командировках;
• закупки расходных материалов для организации.

За полученные деньги работник должен отчитаться в течение трёх дней после наступления срока, на который были выданы деньги. Для этого составляется авансовый отчёт. К авансовому отчёту прикладываются чеки или бланки строгой отчётности, подтверждающие факт траты. 

Обычно иностранную валюту вносить в кассу запрещено. Единственным исключением является внесение валюты в кассу для выдачи командировочных работнику, отправляющемуся за границу. Соответственно, и возврат излишков иностранной валюты в кассу после командировки наказываться не будет.

Выплаты по доверенности используются в случае невозможности принимающим лицом получить деньги самостоятельно. Принимающее лицо может послать вместо себя своего представителя, который заберёт выплату. Но для этого у представителя должна быть Доверенность. После выплаты, эту доверенность прикладывают к отчётным документам (РКО, ведомость).

Примечание: Несмотря на то, что деньги являются собственностью предприятия, даже его владелец не может взять их просто так из кассы на собственные нужды. Для этого предприниматель должен сначала внести их на расчётный счёт и снять. Исключение составляют ИП на УСН – они могут брать средства на личные цели под расходный кассовый ордер.

На что же можно тратить деньги прямо из кассы?

Предприниматели, организации	выплата ЗП, в т.ч. по доверенности; выплаты по страховке; социальные выплаты (мат. помощь); оплата товаров, услуг; выдача подотчётным лицам; возвраты; выдача для операций с операторами платежей (банковские платёжные агенты).
Финансовые организации и ломбарды. Потребительские кооперативы (кредитные и сельскохозяйственные)	займы; возврат займов; выплата пеней, штрафов по займам.

Какие деньги можно тратить прямо из кассы?

На указанные в таблице цели можно тратить наличные деньги от:

• деятельности предприятия;
• от страховых премий;
• для второй группы в таблице – выплат по займам, штрафов и пени по займам;
• от паевых взносов (для кооперативов).

Лимит остатка кассы

Организации и ИП имеют право не инкассировать всё содержимое кассы по окончанию рабочего дня, а оставлять некоторую сумму на следующий рабочий день. Это называется лимитом остатка кассы. Лимит нужен для того, чтобы у предпринимателя было чем выдавать сдачу с наличных клиентам и для разного рода расходов на нужды предприятия.

Лимит остатка рассчитывается главным бухгалтером и закрепляется в учетной политике компании.

В дальнейшем организации нужно будет придерживаться этого лимита, ведь за его превышение следует штраф.

Существуют следующие исключения для соблюдения кассового лимита:

• Можно оставлять больше наличности, если на следующий день будут производиться выплаты заработной платы;
• Кассовый лимит не обязательно соблюдать в выходные и праздничные дни, если предприятие в эти дни работает.

Представители малого и микробизнеса не должны назначать лимит остатка кассы и могут оставлять в кассе произвольное количество денег. 

Примечание: микробизнесом считаются предприятия с численностью работников не более 15 человек и оборотом в год не более 120 млн рублей. Малый бизнес – от 16 до 100 сотрудников и оборот от 120 до 800 млн рублей.

• Обычно лимит кассы рассчитывается на год, однако для сезонного бизнеса может считаться и на квартал, так как доход сильно варьируется в зависимости от сезона.
• Хотя и можно устанавливать произвольный лимит кассы, советуем воспользоваться одним из распространённых и проверенных на практике способов расчёта лимита кассы.
• Первый способ – по выручке

Подходит для предпринимателей, работающих в первую очередь с наличными. Рассчитывается следующим образом: (Приход в кассу / Расчётный период) * Период между инкассациями.

1. Приход в кассу это выручка, полученная за определённое время. 
2. Расчётный период – количество рабочих дней, за которые была получена выручка. 
3. Период между инкассациями – количество дней между сдачами денег в банк. 
4. Для ИП и организаций установлен крайний срок инкассации: 7 дней для тех, у кого есть отделение банка, а там где его нет – 14 дней.

Пример расчета

Приход в кассу мы возьмём 2 месяца: март и апрель. Допустим, в марте пришло 100000 рублей., а в апреле 80000 рублей.

Наши магазин в марте и апреле работал 44 дня. Период между инкассациями у нас будет 3 дня. 

Теперь считаем лимит: (100 + 80) / (22 + 22) * 3 = 12,27 тысячи рублей., то есть 12270 рублей.

• Второй способ – по выдаче
• Данный способ будет эффективен для предпринимателей, которые часто выдают деньги под отчёт для покупок товаров или оплаты услуг.
• Считается так: (Сумма выдачи / Расчётный период) * Период между инкассациями.

Предположим, что за лето подотчётникам были выданы такие суммы:

• июнь –15 000 рублей;
• июль – 18 000 рублей;
• август – 10 000 рублей.

Период между инкассациями — 5 дней.

Считаем: (15 + 18 + 10) / (21 + 22 + 22) * 5 = 3,307 тысячи рублей, то есть 3 307 рублей.

Если предприниматель ещё не отработал достаточное количество времени, чтобы определить суммы выдачи или прихода в кассу, то можно их спрогнозировать на первое время, пока не появятся реальные данные.

Документация и отчётность об операциях

Кроме уже упомянутых документов (ПКО и РКО), отчётность по движениям финансов предприятия фиксируется в кассовой книге. Кассир заносит туда ордеры, остаток на начало дня и приход за день. В конце смены данные в книге сравниваются с фактическим наличием средств в кассе с помощью Z-отчёта. 

1. Отчёты делаются только на полученную сумму наличных денег, полученные с покупок безналичные средства (в том числе суммы переведенные по эквайрингу) в приходных ордерах и кассовой книге не отражаются.
2. Кассир заполняет кассовую книгу и заверяет её после рабочей смены, а бухгалтер может проверять книгу за определённый промежуток времени, например – раз в неделю.
3. Ответственность за кассовую книгу ложится на главного бухгалтера, или того, кто исполняет его роль. 

Кассовая книга может вестись в бумажном или электронном виде. В первом случае все отчётные документы печатаются и подшиваются в кассовую книгу. Во втором случае, большинство отчётов формируются автоматически, а кассиру и бухгалтеру нужно будет заверить данные в книге с помощью электронной подписи.

Об особенностях ведения бухгалтерского учёта для ИП и ООО.

Оснащение кассы

Предприниматели при покупке кассового оборудования зачастую обращают внимание только на один параметр – стоимость устройства. 

Такие приобретения впоследствии могут “радовать” своих владельцев невозможностью обновления под актуальное ПО или требуют дополнительных вложений для апгрейда. Что безусловно препятствует соблюдению кассовой дисциплины. 

С кассами от МТС таких казусов точно не произойдёт. В Кассы МТС установлена бесплатная программа собственной разработки, которую разработчики регулярно обновляют под все изменения в законодательстве.

Наши кассы уже готовы к работе с новым форматом фискальных данных и отвечают всем требованиям закона. 

Подробнее об МТС Кассе.

Инкассация

Остаток средств сверх установленного кассового лимита подлежит сдаче в банк. Это и называется инкассацией. У предпринимателей и организаций есть несколько опций для инкассации:

• Заключение договора об инкассации с банком. Обойдётся в 500-800 рублей за один выезд и от 0,1% до 2% от инкассированной суммы. 
• Самоинкассация в отделении банка – внесение денег на расчётный счёт самостоятельно через отделение банка;
• Самоинкассация через банкомат 
• Электронный инкассатор – специальный сейф, который находится в помещении организации. В него вносятся наличные деньги, которые в дальнейшем начисляются на расчётный счёт. Этот сейф также инкассирует банк, но с меньшей периодичностью.

Инкассация через отделение и банкомат обойдётся дешевле обычной инкассации банком: примерно в 0,3% от вносимой суммы. Столько же стоит содержание электронного инкассатора.

Самоинкассация не гарантирует безопасности, ЗАТО стоит дешевле и намного более гибкая по времени, что для предприятий с малым количеством сотрудников очень важно.

Какие чеки приложить к авансовому отчету

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.

2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано.

По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ.

Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца.

Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Требования к документам, подтверждающим расходы

В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2021 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:

• наименование организации и ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
• наименование документа и признак расчета;
• регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
• адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
• номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• ставка и сумма НДС;
• система налогообложения;
• код товара.

Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.

Кассовый чек

Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2021 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:

• наименование покупателя;
• ИНН покупателя;
• страна происхождения товара;
• номер таможенной декларации;
• сумма акциза.

Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.

Товарный чек

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что Продавец не соблюдает кассовое законодательство.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2021 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Чек, полученный в электронной форме

Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.

Кто может не применять ККТ после 1 июля 2021 года

Онлайн-касса – камень преткновения для многих бизнесменов.

Кассовая реформа, начавшаяся в 2017 году, затронула очень большой сегмент рынка. Если на старте устанавливать контрольно-кассовую технику (ККТ) должны были только крупные компании, то на сегодняшний день это затронуло практически всех.

Однако, не всё так однозначно! Закон 54-ФЗ от 22.05.2003 позволяет некоторым компаниям и ИП не использовать кассы.

Одни получили отсрочку до 1 июля 2021 года, другие вовсе освобождены от применения ККТ.

Разберем всё по порядку.

Основные моменты

Онлайн-касса – это кассовый аппарат нового поколения, который обеспечивает автоматическую передачу данных о чеках в налоговые органы.

Расходы по приобретению и подключению онлайн-ККТ существенные. Итак, нужно:

• Приобрести и настроить онлайн-кассу с фискальным накопителем
• Оцифровать подпись
• Подключить кассу к сети Интернет
• Подключиться к ОФД (оператору фискальных документов)
• Зарегистрировать ККТ в налоговых органах

Если вам требуется консультация специалиста по онлайн-кассам напишите нам в WhatsApp или в чате на сайте.

До 2019 года для ИП действовали кассовые вычеты – льготы при приобретении онлайн-ККТ.

Кто может не применять ККТ

ККТ обязательна при любых расчетах с физлицами за товары, работы, услуги. С юрлицами и ИП – только при платежах наличными, картой или смартфоном (через POS-терминал).

Без ККТ юрлица и предприниматели могут работать только в следующих случаях:

До 1 июля 2021 года ИП без наемных работников на любом налоговом режиме могут не применять онлайн-кассу при:

От использования ККТ освобождены организации и предприниматели в следующих случаях:

• По видам деятельности (п. 2 ст. 2 Закона):
• Продажа газет и журналов (оборот не менее 50%)
• Продажа ценных бумаг
• Питание учащихся
• Рынки без помещений, ярмарки
• Разносная торговля
• Киоски с мороженым и безалкогольными напитками в розлив
• Торговля молоком, маслом, квасом, живой рыбой с цистерн
• Овощи, фрукты и арбузы вразвал
• Прием стеклотары
• Ремонт и окраска обуви
• Изготовление и ремонт ключей и др.
• Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами
• Реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов
• Вспашка огородов и распиловка дров
• Услуги носильщиков на вокзалах и в портах
• Сдача ИП в аренду собственных жилых помещений
• Продажа бахил в розницу
• Деятельность в отдаленных и труднодоступных местностях
• ИП на патенте кроме розницы, общепита и перевозок.
• Плательщики НПД и др.

На ПСН касса нужна в рознице, общепите и перевозках. При остальных видах деятельности ККТ можно не использовать! Например, при ремонте жилых помещений, оказании услуг по репетиторству, дизайну или разработке ПО.

ИП на упрощенке в общем случае должен использовать кассовый аппарат. Однако в отдельных ситуациях предприниматель, в том числе на УСН, может работать без ККТ.

Например, когда сдает в аренду собственные жилые помещения или продает в киосках мороженое.

БСО и товарные чеки

БСО – бланки строгой отчетности, применяются при оказании услуг. БСО могут быть изготовлены:

• на кассовом аппарате — должны содержать те же реквизиты, что и кассовый чек;
• типографским способом – могут использоваться только в определенных случаях.

Товарный чек – документ, который подтверждает факт оплаты и отгрузки товара.

Его выдают:

• вместо чека ККТ – в отдельных случаях,
• наряду с кассовым чеком при продаже некоторых товаров.

БСО, изготовленное типографским способом, а также товарные чеки могут заменить кассовые чеки в следующих случаях:

• До 1 июля 2021 года – ИП без найма на любом налоговом режиме, включая УСН, при оказании услуг или выполнении работ, а также торговле товарами собственного производства.
• После 1 июля 2021 года – ИП на патенте (кроме розницы, общепита и перевозок), а также ИП и юрлица при расчетах в удаленных и труднодоступных местностях.

Штрафы за работу без кассы

Штраф за неприменение ККТ для организации — от 75% до 100% суммы расчета без ККТ, но не менее 30 000 руб.

Для должностного лица — от 25% до 50% суммы расчета без ККТ, но не менее 10 000 руб.